淺析辦公室檔案管理工作問(wèn)題及措施

王秀敏

摘 要 文書(shū)檔案是社會(huì)發(fā)展歷程的記載，客觀反映了問(wèn)題的處理過(guò)程、規(guī)范管理及科學(xué)決策的實(shí)施與成果。辦公室的文書(shū)檔案在檔案管理工作中占重要地位，文書(shū)檔案的收集與歸檔從屬一項(xiàng)具有較強(qiáng)技術(shù)性與服務(wù)型的工作。本文主要分析了文書(shū)檔案的管理特點(diǎn)和存在問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞 文書(shū)檔案 檔案管理 問(wèn)題 措施

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文書(shū)檔案是社會(huì)發(fā)展歷程的記載，客觀反映了問(wèn)題的處理過(guò)程、規(guī)范管理及科學(xué)決策的實(shí)施與成果。辦公室的文書(shū)檔案在檔案管理工作中占重要地位，文書(shū)檔案的收集與歸檔從屬一項(xiàng)具有較強(qiáng)技術(shù)性與服務(wù)型的工作。近年來(lái)，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，文書(shū)檔案在各個(gè)單位、各個(gè)公司的各項(xiàng)工作中得到充分的肯定。而只有努力保障文書(shū)檔案的完整性與真實(shí)性，不斷提高檔案立卷的質(zhì)量，才能更好的開(kāi)發(fā)與利用檔案信息的資源，從而為社會(huì)提供更好的服務(wù)。

1當(dāng)前文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1文書(shū)檔案管理制度不規(guī)范

當(dāng)前，許多單位的文書(shū)檔案管理一般都設(shè)置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務(wù)繁重，沒(méi)有及時(shí)將分散在其他科室的文書(shū)檔案資料歸檔;或由于辦公室人員為了方便使用，沒(méi)有及時(shí)將使用完畢的文件歸檔;或其他科室人員對(duì)文書(shū)檔案歸檔沒(méi)有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導(dǎo)致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開(kāi)發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)各個(gè)部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書(shū)檔案的管理，管理意識(shí)薄弱，檔案管理的制度不完善，職責(zé)分工不明確。文書(shū)檔案的管理利用，跟不上單位發(fā)展的新形勢(shì)，文書(shū)檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會(huì)為創(chuàng)造極大的經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)單位管理的科學(xué)規(guī)范。

1.2文書(shū)與檔案工作在銜接上存在著問(wèn)題

文書(shū)檔案工作，即文書(shū)和檔案兩者組成，它們既有區(qū)分也有聯(lián)系，既有分工也有統(tǒng)一。一個(gè)“分體式”的管理體系能夠從根本上實(shí)現(xiàn)在現(xiàn)實(shí)中文書(shū)工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來(lái)，在大多數(shù)單位當(dāng)中，“分塊管理”是文書(shū)和檔案工作中所實(shí)行的管理制度。雖然說(shuō)這種管理制度具備了有效性和科學(xué)性，但在現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中由于文書(shū)人員對(duì)于檔案的意識(shí)較為單薄以及檔案人員對(duì)于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書(shū)工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，沒(méi)能夠真正做到和諧的統(tǒng)一。

2辦公室人員做好文書(shū)檔案管理的措施

辦公室文書(shū)檔案管理工作與辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作直接掛鉤，辦公室文書(shū)管理工作是否到位直接影響著一個(gè)辦公室的業(yè)務(wù)效率和業(yè)務(wù)質(zhì)量，也直接影響著文書(shū)檔案管理工作的效率。由于辦公室文書(shū)檔案種類繁多，管理工作復(fù)雜，我們應(yīng)該從規(guī)范體制、充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、提高人員素質(zhì)等方面入手，做好辦公室文書(shū)檔案管理工作。

2.1完善檔案管理制度，切實(shí)提高文書(shū)檔案管理水平

文書(shū)檔案管理對(duì)一個(gè)單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書(shū)檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書(shū)檔案管理制度深入貫徹實(shí)施，促進(jìn)文書(shū)檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，切實(shí)提高文書(shū)管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)定辦公室人員隊(duì)伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書(shū)工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹(shù)立做好文書(shū)檔案工作的責(zé)任意識(shí)，發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，認(rèn)真地做好文件資料的收集整理工作，進(jìn)行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。

2.2建設(shè)“自動(dòng)化”系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理

在自動(dòng)化環(huán)境下，將實(shí)現(xiàn)淡化文書(shū)和檔案二者界限的效果。所有的文書(shū)將在相應(yīng)設(shè)定的系統(tǒng)下得到統(tǒng)一的體現(xiàn)，文書(shū)的儲(chǔ)存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)，需要考慮的是前期的文書(shū)處理以及后期的歸檔管理工作。將文書(shū)和檔案的信息歸入到相應(yīng)的系統(tǒng)之中，再通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行有效的管理，從而達(dá)到資源共享的作用，并且能夠?qū)崿F(xiàn)文書(shū)、檔案工作合二為一的實(shí)現(xiàn)“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結(jié)合起來(lái)，從根本上實(shí)現(xiàn)文書(shū)處理、檔案管理的一體化。

2.3強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)

作為一名檔案管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識(shí)與扎實(shí)的管理能力。除利用業(yè)余時(shí)間自我學(xué)習(xí)外，還可參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，也要加強(qiáng)兼職檔案管理人員的知識(shí)與技能培訓(xùn)，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書(shū)檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書(shū)檔案的整理、分類、編目、編號(hào)、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。對(duì)于檔案文件的收集期間存在的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向各部門反饋，并要求其修改。對(duì)不熟悉的人員，可給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保辦公室文書(shū)檔案管理工作的順利進(jìn)行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開(kāi)展。同時(shí)也要爭(zhēng)取本單位領(lǐng)導(dǎo)、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開(kāi)展。

3結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。辦公室人員要提高對(duì)文書(shū)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高單位文書(shū)檔案工作的應(yīng)有地位，搞好文書(shū)工作與檔案工作的規(guī)范銜接，加強(qiáng)部門間協(xié)作，做好文書(shū)檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作，樹(shù)立文書(shū)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能提高文書(shū)檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。

參考文獻(xiàn)

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