大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校內(nèi)部控制建設(shè)探討

劉麗麗 鄒德軍

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，高職院校內(nèi)部控制將會發(fā)生一系列變化，對高職院校內(nèi)部的思維方式和工作方式等產(chǎn)生了重要影響，高職院校內(nèi)部控制部門要充分利用信息化技術(shù)優(yōu)化財(cái)務(wù)控制，加強(qiáng)對內(nèi)部控制制度的建設(shè)?；诖?，本文主要分析大數(shù)據(jù)時(shí)代的高職院校內(nèi)部控制大數(shù)據(jù)制度建設(shè)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;高職院校;內(nèi)部控制

2012年11月29日，財(cái)政部以財(cái)會〔2012〕21號印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（以下簡稱《內(nèi)部控制規(guī)范》）。隨著內(nèi)部控制規(guī)范在高職院校推行，多數(shù)高職院校取得了豐富管理經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，我國進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子化信息等資源成為高職院校教學(xué)科研等各項(xiàng)事業(yè)工作的主要載體。在這種情況之下，大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)的出現(xiàn)也對高職院校內(nèi)部控制工作也產(chǎn)生了重要影響。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校內(nèi)部控制面臨的問題

1.高職院校還沒有完全適應(yīng)《內(nèi)部控制規(guī)范》的各項(xiàng)要求

高職院校實(shí)施《內(nèi)部控制規(guī)范》前，大部分院校財(cái)務(wù)管理實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”。實(shí)施《內(nèi)部控制規(guī)范》后，高職院校內(nèi)部控制管理的主體應(yīng)該是學(xué)校行政管理部門，院校財(cái)務(wù)部門只是對內(nèi)部控制中財(cái)務(wù)部分進(jìn)行日常管理。但實(shí)際上有的院校部門沒有行使日常管理權(quán)，導(dǎo)致許多業(yè)務(wù)管理部門忽視內(nèi)部控制要求?？腕w不全面的問題主要表現(xiàn)為對資產(chǎn)管理不重視。實(shí)施《內(nèi)部控制規(guī)范》前，各部門主要側(cè)重的是對這部分資產(chǎn)的實(shí)物形態(tài)管理，忽視資產(chǎn)形成過程及績效管理。實(shí)施《內(nèi)部控制規(guī)范》后，資產(chǎn)的形成和使用都將納入內(nèi)部控制的范圍，資產(chǎn)嚴(yán)密管理才能達(dá)到內(nèi)部控制規(guī)范的要求。許多高職院校還沒有完全適應(yīng)《內(nèi)部控制規(guī)范》的各項(xiàng)要求，卻立刻面臨大數(shù)據(jù)時(shí)代到來對內(nèi)部控制的沖擊。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代改變了高職院校信息處理方式

傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)溝通是建立在雙方溝通的基礎(chǔ)上，信息溝通會受到時(shí)間、地點(diǎn)、信息傳遞雙方、中介者等因素的影響。而今，隨著大數(shù)據(jù)跨系統(tǒng)、跨平臺技術(shù)的發(fā)展，校內(nèi)部各層級部門之間、學(xué)校與上級主管部門之間等都能依據(jù)大數(shù)據(jù)建立起有效的溝通渠道，現(xiàn)業(yè)務(wù)與管理層面的數(shù)據(jù)共享。高職院校許多教學(xué)科研活動都通過接入數(shù)據(jù)專網(wǎng)及時(shí)獲取多方動態(tài)數(shù)據(jù)，從而降低了信息溝通的成本，避免在信息溝通過程中出現(xiàn)人為的誤差，實(shí)現(xiàn)高職院校各項(xiàng)教學(xué)科研業(yè)務(wù)工作的提質(zhì)增效。

這就意味著大數(shù)據(jù)時(shí)代下高職院校內(nèi)部控制面臨的信息管理逐漸由多層級管理向扁平管理轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制所基于的數(shù)據(jù)信息比較有限，高職院校面臨著信息不對稱的窘境，所做出的決策往往依賴于經(jīng)驗(yàn)上形成各個(gè)層級匯總的數(shù)據(jù)。高職院校可通過大數(shù)據(jù)獲取教學(xué)科研等各項(xiàng)業(yè)務(wù)最詳細(xì)的過程動態(tài)信息，并根據(jù)過程動態(tài)數(shù)據(jù)分析的結(jié)果制定精準(zhǔn)化的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)?？梢哉f，大數(shù)據(jù)使高職院校內(nèi)部控制信息處理方式發(fā)生了巨大變化。

3.大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校內(nèi)部監(jiān)督途徑發(fā)生變化

大數(shù)據(jù)時(shí)代以后，高職院校內(nèi)部監(jiān)督可分為管理監(jiān)督、業(yè)務(wù)監(jiān)督等。對于各個(gè)業(yè)務(wù)層面工作人員而言，一方面高職院校內(nèi)部控制信息沒有不及時(shí)完整地向外界披露，另一方面業(yè)務(wù)層面各個(gè)內(nèi)部控制信息反饋渠道受阻，導(dǎo)致無法形成一個(gè)良好的監(jiān)督體系。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代改變了高職院校以往管理層面對業(yè)務(wù)層面的單向監(jiān)督路徑，大數(shù)據(jù)時(shí)代要求高職院校內(nèi)部監(jiān)督將是業(yè)務(wù)與管理雙向互為監(jiān)控的路徑。

內(nèi)部控制作為高職院校內(nèi)部管理必不可少的手段，需要順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢，不斷調(diào)整以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代管理手段進(jìn)步的要求。大數(shù)據(jù)時(shí)代所呈現(xiàn)給高職院校管理層面的海量數(shù)據(jù)，這就需要高職院校內(nèi)部控制管理部門開展內(nèi)部控制工作提供多方面數(shù)據(jù)服務(wù)，分析大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校內(nèi)部控制面臨問題的深層次原因，有利于高職院校尋找合適的《內(nèi)部控制規(guī)范》實(shí)施路徑。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代影響高職院校內(nèi)部控制的成因

1.內(nèi)部控制意識淡薄

高職院校領(lǐng)導(dǎo)層往往會將重點(diǎn)放在教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)上，尚未意識到滯后的內(nèi)部控制導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)極易影響各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展，只是簡單地將內(nèi)部控制與審計(jì)混為一談，亦或認(rèn)為內(nèi)部控制是財(cái)務(wù)審計(jì)等部門的工作，未認(rèn)識到內(nèi)部控制的作用是根源性的。由于領(lǐng)導(dǎo)層重視不夠，在高職院校尚未建立起全員內(nèi)部控制意識，最終導(dǎo)致內(nèi)部控制效果不佳。

2.內(nèi)部控制程序不能體現(xiàn)高職院校工作特點(diǎn)

首先，從國家法規(guī)要求來看，實(shí)施《內(nèi)部控制規(guī)范》后，內(nèi)部控制主體發(fā)生變化，由財(cái)務(wù)部門為主的內(nèi)部控制主體轉(zhuǎn)變?yōu)橐詫W(xué)校法人為代表的管理工作構(gòu)成的全面內(nèi)部控制主體。學(xué)校所有教科研管理部門，所有教職工人員都是內(nèi)部控制中途。

其次、許多高職院校沒有考慮實(shí)施《內(nèi)部控制規(guī)范》后內(nèi)部控制工作重點(diǎn)放在內(nèi)部控制環(huán)境、內(nèi)部控制制度制定及執(zhí)行監(jiān)控等基礎(chǔ)性工作上，忽略了內(nèi)控制度運(yùn)行有效是管理層的重要責(zé)任的情況。

最后，實(shí)施《內(nèi)部控制規(guī)范》后，高職院校各個(gè)管理部門沒有從自身業(yè)務(wù)執(zhí)行的角度考慮錯(cuò)誤與舞弊，導(dǎo)致監(jiān)督了其他人員，而忽略了自身部門的責(zé)任。最后，內(nèi)部控制執(zhí)行情況應(yīng)該是學(xué)?？冃Э己酥匾獌?nèi)容，需要考慮相關(guān)制度擬定的效果，也需要考慮相關(guān)內(nèi)部控制執(zhí)行的情況。

3.業(yè)務(wù)分塊管理導(dǎo)致缺乏統(tǒng)一的內(nèi)部控制程序

高職院校內(nèi)部控制涉及的內(nèi)容較多，包括教學(xué)、科研、社會服務(wù)等，且院校普遍采取教學(xué)、科研、社會服務(wù)等業(yè)務(wù)分塊管理的方式。這種管理方式導(dǎo)致有利于行政決策層工作簡化，但是不利于學(xué)校財(cái)務(wù)資源配置效率。從長遠(yuǎn)來看，這就限制了內(nèi)部控制最根本的目標(biāo)是提高高職院校各項(xiàng)資源使用效率。分塊的高職院校各管理部門職能部門各獨(dú)自運(yùn)轉(zhuǎn)，缺乏良好的橫向、縱向溝通機(jī)制，從業(yè)務(wù)執(zhí)行單位來看，同一事項(xiàng)各分塊職能部門的決策重復(fù)，甚至矛盾或是任務(wù)空白，在一定程度上影響了高職院校各業(yè)務(wù)單位執(zhí)行效率，同時(shí)也給貪污舞弊滋生了土壤。

4.內(nèi)部控制團(tuán)隊(duì)信息處理能力不足

高職院校擁有海量的數(shù)據(jù)資源可供相關(guān)人員進(jìn)行分析、決策，而完整、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資源能夠大大提高決策效率與管理質(zhì)量。但是這些資源要么是停留在傳統(tǒng)的記錄方式上，要么僅僅形成單一的數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致信息資源利用率較低。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)的措施

1.建立完善的業(yè)務(wù)流程控制制度

首先，需要建立健全的業(yè)務(wù)差錯(cuò)控制機(jī)制。高職院校業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中內(nèi)部控制發(fā)揮作用的關(guān)鍵點(diǎn)在于控制不可避免地會遇到業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中內(nèi)部或外部的錯(cuò)誤與偏差。其中業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的錯(cuò)誤直接導(dǎo)致內(nèi)部控制管理目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)，業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的偏差將會導(dǎo)致內(nèi)部控制體系理解存在問題。因此內(nèi)部控制需要對業(yè)務(wù)執(zhí)行流程控制，要進(jìn)行錯(cuò)誤與偏差的識別、分析與防范。內(nèi)部控制業(yè)務(wù)流程控制執(zhí)行過程中必須要求重要業(yè)務(wù)相關(guān)人員簽署責(zé)任狀，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

其次，要建立健全的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度。所有涉及經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的業(yè)務(wù)活動必須有事前、事中和事后三階段控制。事前控制的重點(diǎn)是事先資金預(yù)算，必須考核資金預(yù)算的準(zhǔn)確性，落實(shí)相關(guān)業(yè)務(wù)人員編制預(yù)算科學(xué)性和有效性的責(zé)任，要求所有業(yè)務(wù)單位必須參與預(yù)算編制，實(shí)現(xiàn)資源最優(yōu)化配置。事中控制的重點(diǎn)在業(yè)務(wù)執(zhí)行進(jìn)度，對于資金執(zhí)行較為緩慢的項(xiàng)目必須進(jìn)行定期通報(bào)，對嚴(yán)重滯后的項(xiàng)目責(zé)任人追究相關(guān)責(zé)任。事后控制的重點(diǎn)在于資產(chǎn)管理，必須做到所有資產(chǎn)都有專人管理，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，并提交資產(chǎn)績效報(bào)告，對相關(guān)資產(chǎn)管理所涉及到的程序性工作和資產(chǎn)使用績效需要進(jìn)行定期評價(jià)，以便提高資產(chǎn)使用效率。

2.建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境

內(nèi)部控制環(huán)境是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)中層干部和廣大教職工共同構(gòu)成的。高職院校內(nèi)部控制環(huán)境的首要因素是學(xué)校文化建設(shè)，形成良好的內(nèi)部控制文化氛圍，實(shí)現(xiàn)人人按內(nèi)部控制規(guī)則辦事，對出現(xiàn)的新業(yè)務(wù)形態(tài)按內(nèi)部控制原則形成新的內(nèi)部控制制度。高職院校內(nèi)部控制環(huán)境的第二個(gè)因素學(xué)校教科研經(jīng)濟(jì)活動環(huán)境。當(dāng)高職院校面臨嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)壓力，則內(nèi)部控制建設(shè)環(huán)境面臨較大困難。相反，如果高職院校面臨寬松經(jīng)濟(jì)環(huán)境，則比較容易形成良好的內(nèi)部控制環(huán)境。

3.提高相關(guān)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)人員大數(shù)據(jù)處理能力

基于大數(shù)據(jù)的內(nèi)部控制建設(shè)，需要相關(guān)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)人具有現(xiàn)代化的信息處理能力。第一，高職院校的內(nèi)部控制相關(guān)各層次的業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員需要充分使用大數(shù)據(jù)中的各項(xiàng)信息，那么就需要有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理處理能力，以應(yīng)對海量數(shù)據(jù)形成數(shù)據(jù)處理壓力。第二，相關(guān)工作人員大數(shù)據(jù)處理能力培養(yǎng)的重點(diǎn)是大數(shù)據(jù)運(yùn)用能力，促使相關(guān)工作能夠快捷地從海量數(shù)據(jù)中抓取需要的信息。第三，相關(guān)工作人員數(shù)據(jù)處理能力培養(yǎng)的手段是先進(jìn)設(shè)備的使用，比如自動抓取軟件使用、決策程序設(shè)置等等。

4.建立適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)

信息系統(tǒng)是內(nèi)部控制重要要素之一。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息系統(tǒng)發(fā)生了重要變化。信息系統(tǒng)不僅能夠全面記錄業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)執(zhí)行過程中的每個(gè)細(xì)節(jié)，而且能夠借助智能化的軟件系統(tǒng)對大數(shù)據(jù)之間的關(guān)系進(jìn)行深入分析。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)高職院校內(nèi)部控制工作的高效化，必須建立強(qiáng)大的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)。通過建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)強(qiáng)化業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)控，全面約束業(yè)務(wù)執(zhí)行流程，對內(nèi)部控制大數(shù)據(jù)應(yīng)用的提供信息平臺，使內(nèi)部控制信息系統(tǒng)能對各種財(cái)務(wù)、管理方案做出合理合法的監(jiān)控。

參考文獻(xiàn)

1.祁興慧.完善高職院校內(nèi)部控制管理加強(qiáng)大數(shù)據(jù)制度建設(shè).內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2014（11）.

2.李才旺.加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)提高高職院校財(cái)務(wù)管理水平――對某高職院校財(cái)務(wù)狀況調(diào)查與分析.山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2014（5）.

3.廖玉.如何提高高職院校財(cái)務(wù)管理水平──從財(cái)務(wù)崗位職責(zé)、內(nèi)控和工作流程角度研究.管理觀察，2013（29）.

4.曹姝，韓睿.大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)內(nèi)部控制探析.遼寧經(jīng)濟(jì)，2018（07）.

5.陳浩，甘杲峰，周云.大數(shù)據(jù)時(shí)代視角下高校內(nèi)部控制體系的探析.生產(chǎn)力研究，2018（04）.