新形勢(shì)下加強(qiáng)保密意識(shí)提高機(jī)要文件管理水平的探究

金杰

【摘要】機(jī)要文件主要是指在其泄露后會(huì)為國(guó)家安全及利益帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p害的信息載體，因此必須要做好機(jī)要文件的管理工作，以此來(lái)提升機(jī)要文件的安全性。目前在新時(shí)期的背景下信息技術(shù)的快速發(fā)展使得文件管理工作也向著現(xiàn)代化、信息化、科技化的方向轉(zhuǎn)變，同時(shí)在復(fù)雜的信息環(huán)境下也為機(jī)要文件的安全性帶來(lái)了一定的威脅，針對(duì)此種情況在新形勢(shì)下必須要不斷的提升保密意識(shí)，并對(duì)機(jī)要文件管理措施進(jìn)行完善，從而可以有效提高機(jī)要文件管理的水平。

【關(guān)鍵詞】保密意識(shí) 機(jī)要文件 管理措施

一、新形勢(shì)下加強(qiáng)機(jī)要文件管理的作用分析

1、機(jī)要文件是重要的資源

機(jī)要文件是黨的路線(xiàn)、方針向企事業(yè)單位傳達(dá)的通道，也是企事業(yè)知識(shí)水平和管理經(jīng)驗(yàn)的積累，是企事業(yè)單位管理工作的基礎(chǔ)和條件，是推動(dòng)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位向前發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。企事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)管理、新產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)和認(rèn)證、技術(shù)人員等都離不開(kāi)機(jī)要文件檔案保存和提供的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)信息，這些信息對(duì)于提升企事業(yè)的知識(shí)水平和管理水平有著重要的意義。

2、機(jī)要文件是提升企業(yè)信用的核心力量

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈的今天，企業(yè)成敗和企業(yè)信譽(yù)密切相關(guān)，機(jī)要文件檔案將成為企業(yè)參與競(jìng)爭(zhēng)的中流砥柱，成為推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心力量。因此。要加強(qiáng)企業(yè)機(jī)要文件檔案的管理力度，提升企業(yè)信用度，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。

二、新形勢(shì)下機(jī)要文件管理工作中存有的不足分析

1、機(jī)要文件保密意識(shí)不足

目前在一些企事業(yè)單位中由于機(jī)要文件保密意識(shí)不足而使得管理工作開(kāi)展存有許多的疏漏問(wèn)題，此種保密意識(shí)的缺失導(dǎo)致機(jī)要文件泄漏的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。并且管理人員保密意識(shí)不足使得其對(duì)相關(guān)的方針政策、法律法規(guī)掌握度不足，因此對(duì)機(jī)要件保密范圍不夠熟悉，因此在管理工作開(kāi)展的過(guò)程中其實(shí)行的保密效果較差，對(duì)于新出現(xiàn)的問(wèn)題和新形勢(shì)下的保密工作不了解。

2、機(jī)要文件有密難保的傾向

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，信息化水平不斷提升，網(wǎng)絡(luò)“黑客”入侵導(dǎo)致的失泄密現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，因此出現(xiàn)機(jī)要文件有密難保的傾向。網(wǎng)絡(luò)“黑客”竊取機(jī)要文件信息主要運(yùn)用高新科技手段，因此需要隨時(shí)觀(guān)察機(jī)要文件信息動(dòng)態(tài)，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度和防范措施。

3、機(jī)要文件機(jī)制不夠健全

現(xiàn)今在新形勢(shì)發(fā)展的背景下對(duì)機(jī)要文件管理工作所提出的要求不斷增多，而在許多企事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中仍然沿用以往的機(jī)要文件管理模式，此種情況使得管理工作的開(kāi)展逐漸無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)今機(jī)要文件工作的需求，而這也增加了機(jī)要文件在實(shí)際管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)。并且還需注意在現(xiàn)有的機(jī)要文件管理機(jī)制中其制度內(nèi)容不夠細(xì)化，這也影響了管理工作在實(shí)際中的落實(shí)效果，制度的不完善使得一些管理內(nèi)容的實(shí)行效力較差，無(wú)法達(dá)到預(yù)期的管理效果。

三、在新形勢(shì)下加強(qiáng)保密意識(shí)提高機(jī)要文件管理水平的措施分析

1、加強(qiáng)機(jī)要文件的保密工作，提高保密意識(shí)

機(jī)要文件的保密工作，是關(guān)乎國(guó)家利益和企事業(yè)單位自身利益的事，要加強(qiáng)全員保密意識(shí)，提高思想覺(jué)悟，將保密意識(shí)落實(shí)到具體工作中去。對(duì)來(lái)文要進(jìn)行登記。文件分發(fā)要準(zhǔn)確，文件傳閱要勤，文件借閱要嚴(yán)把借閱關(guān)，防止漏洞。

2、完善機(jī)要文件管理制度建設(shè)

完善機(jī)要文件管理制度，要建立機(jī)要文件登記制度，對(duì)機(jī)要文件走向要清楚，有據(jù)可查；要強(qiáng)化文件資料管理工作，逐步完善文件資料各項(xiàng)規(guī)章制度，做到職責(zé)分明，操作有序要強(qiáng)化督促檢查制度，在日常工作中，要具體做到以下幾點(diǎn)：定期或不定期檢查機(jī)要人員出勤情況，隨時(shí)了解機(jī)要文件動(dòng)態(tài)；要定期檢查文件的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，并將檢查結(jié)果作為年終考核評(píng)獎(jiǎng)依據(jù)；要每季度檢查文件的查漏情況。通過(guò)平時(shí)的查漏，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以改正因此，完善機(jī)要文件管理制度建設(shè)，是確保機(jī)要文件保密安全的重要屏障。

3、提高機(jī)要人員素質(zhì)，增強(qiáng)職責(zé)意識(shí)

機(jī)要文件是企事業(yè)單位的重要戰(zhàn)略資源，要提高機(jī)要人員素質(zhì)，增強(qiáng)職責(zé)意識(shí)，要牢記自己的工作職責(zé)和肩負(fù)的使命，要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，把具有保存價(jià)值的各種文件、資料收集好，確保歸檔文件的整理質(zhì)量。同時(shí)要學(xué)習(xí)有關(guān)黨的政策、方針、制度，要洞察國(guó)內(nèi)外形勢(shì)，學(xué)習(xí)機(jī)要文件相關(guān)業(yè)務(wù)，做到懂政策、懂制度、業(yè)務(wù)精。要配備相關(guān)硬件設(shè)施，確保機(jī)要工作順利進(jìn)行。同時(shí)也要調(diào)動(dòng)機(jī)要人員工作的積極性和創(chuàng)造性，根據(jù)新形勢(shì)、新任務(wù)，完成機(jī)要工作，適應(yīng)時(shí)代的要求。

4、加強(qiáng)對(duì)機(jī)要文件管理工作的監(jiān)督

在機(jī)要文件管理工作中其會(huì)受到人為、環(huán)境、管理?xiàng)l件等因素的影響，因此為了在管理工作開(kāi)展的過(guò)程中對(duì)其存有疏漏問(wèn)題進(jìn)行預(yù)防，則需要加強(qiáng)對(duì)管理工作的監(jiān)督，這樣才能夠提升管理人員的工作效率及工作質(zhì)量。在監(jiān)督工作中需要定期對(duì)機(jī)要文件管理人員的崗位職責(zé)履行情況進(jìn)行檢查，并明確相關(guān)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，制定相應(yīng)的考察機(jī)制，這樣可以更好的對(duì)機(jī)要文件管理工作開(kāi)展水平進(jìn)行判斷，從而針對(duì)其存有的不足來(lái)進(jìn)行改進(jìn)，達(dá)到提升機(jī)要文件管理工作保密水平的目的。

5、加強(qiáng)機(jī)要文件管理的現(xiàn)代化水平

目前在機(jī)要文件管理工作中信息化建設(shè)已經(jīng)成為其主要的發(fā)展趨勢(shì)，合理的對(duì)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等進(jìn)行應(yīng)用可以有效的提升管理工作的開(kāi)展水平，并且在現(xiàn)代化技術(shù)的支持下還可以增強(qiáng)機(jī)要文件的保密性，為管理工作提供更多的管理措施及管理方法。在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)機(jī)要文件管理現(xiàn)代化建設(shè)需要加強(qiáng)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，為管理工作的開(kāi)展提供必備條件，并且還需科學(xué)的對(duì)機(jī)要文件管理中的安全防護(hù)技術(shù)、保密技術(shù)等進(jìn)行應(yīng)用，可以通過(guò)定期培訓(xùn)的方式來(lái)使管理人員對(duì)現(xiàn)代化辦公技術(shù)進(jìn)行掌握，這樣可以使管理工作中的各項(xiàng)內(nèi)容順利展開(kāi)，為機(jī)要文件保密提供可靠保障。

四、結(jié)語(yǔ)

從上文分析可以看出在新形勢(shì)下需要對(duì)現(xiàn)有的機(jī)要文件管理工作進(jìn)行改進(jìn)及革新，以此來(lái)適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需求。并且在機(jī)要文件管理工作中需要基于保密意識(shí)來(lái)不斷的對(duì)其制度、體系、模式等進(jìn)行完善，從而使企業(yè)或單位可以形成更為完善的機(jī)要文件管理機(jī)制，降低機(jī)要文件在實(shí)際管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)還需對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想意識(shí)、管理技術(shù)等進(jìn)行提升，使其可以更好的應(yīng)對(duì)新形勢(shì)對(duì)機(jī)要文件管理工作所提出的要求。