高校辦公室管理工作探析

【摘 要】 本文闡述了高校辦公室管理工作的相關(guān)內(nèi)容，分析了高校辦公室管理工作中存在的問題，提出了相應(yīng)的對策建議。要實現(xiàn)管理制度化，轉(zhuǎn)變工作理念，增強創(chuàng)新意識，提升創(chuàng)新水平，提升辦公室隊伍的整體素質(zhì)，建設(shè)和完善辦公自動化系統(tǒng)，以推進(jìn)我國高等教育事業(yè)朝向健康、穩(wěn)定的方向發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】 高校辦公室;管理工作;問題;對策

高校辦公室是學(xué)校的綜合辦事機構(gòu)，擔(dān)負(fù)著學(xué)校日常性行政事務(wù)的管理和服務(wù)工作，是學(xué)校行政管理體系的助推器，辦公室工作水平的高低將直接影響到高校管理的運轉(zhuǎn)效率與實效。因此，在一定程度而言，辦公室工作水平的高低也關(guān)乎到高校教育事業(yè)的健康順利發(fā)展。在此背景下，探討辦公室管理工作就顯得十分有意義。

一、高校辦公室管理工作的相關(guān)內(nèi)容

21世紀(jì)，高校的地位和作用與日俱增，其與社會的聯(lián)系也越來越密切。作為承擔(dān)著高校綜合管理工作的辦公室面臨著更多的工作內(nèi)容。

1、緊緊圍繞學(xué)校的中心開展工作

高校辦公室作為直接服務(wù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校中心工作的綜合性協(xié)調(diào)部門，其工作的全局性和中心性是學(xué)校辦公室區(qū)別于其他學(xué)院、部門辦公室的根本特點。學(xué)校辦公室作為學(xué)校工作的中樞部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重要的參謀助手，必須從學(xué)校工作全局的角度出發(fā)，始終服務(wù)于學(xué)校工作中心，切實做好各項協(xié)調(diào)、推進(jìn)、服務(wù)、保障工作，確保學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的有序完成和各階段重點工作的順利、有序開展，努力為學(xué)校的全面發(fā)展而奮斗。

2、以服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)、科研和廣大師生為工作重心

高校辦公室工作的重心是服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)、科研，并以廣大師生為服務(wù)對象，這是高校辦公室工作區(qū)別于其他行政綜合管理辦公室的主要特點。行政管理和教學(xué)科研在當(dāng)前大學(xué)中不可或缺，且有重要的地位。同時，兩者也是相輔相成、互相促進(jìn)的，即高水平的教學(xué)科研，為學(xué)校行政管理工作提供了基礎(chǔ)和目標(biāo)，高水平的行政管理又為教學(xué)科研水平的持續(xù)提高給予了保障和支撐。此外，學(xué)校中的教師隊伍、管理隊伍和學(xué)生隊伍也十分重要，相互促進(jìn)，共同服務(wù)于學(xué)校的整體工作。為了更好地把握服務(wù)的宗旨，更好地服務(wù)于教學(xué)科研和人才培養(yǎng)，為各學(xué)院、機關(guān)部的師生提供規(guī)范、便捷、高效和真誠的服務(wù)，辦公室工作人員付出了辛勤的汗水和智慧。

3、與學(xué)校各院系、各部門及社會各界的聯(lián)系

新時代下，大學(xué)已經(jīng)不再是傳統(tǒng)封閉、獨立的機構(gòu)，而是一個溝通社會各界、身兼多種功能的復(fù)合社會組織。大學(xué)與社會日益加強的聯(lián)系在學(xué)校辦公室工作中的突出表現(xiàn)極為明顯。當(dāng)前高校辦公室不僅是學(xué)校內(nèi)部溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐，而且與校外的政府、企業(yè)、地方及社會各界發(fā)生著普遍聯(lián)系，這也是現(xiàn)代大學(xué)發(fā)展的客觀趨勢所致。在校內(nèi)，學(xué)校的各類事務(wù)的上情下達(dá)需要通過辦公室向各院系、各部門進(jìn)行傳遞。對外與社會各界的聯(lián)系也是學(xué)校辦公室的重要職能，如與教育系統(tǒng)內(nèi)的聯(lián)系和教育系統(tǒng)外的聯(lián)系，與上級相關(guān)管理部門之間的聯(lián)系，與兄弟高校、地方部門之間的平行聯(lián)系，與具有項目合作關(guān)系的單位的聯(lián)系和校友、校董關(guān)系的聯(lián)系，等等。這些聯(lián)系形式多樣、范圍廣泛、內(nèi)容豐富，既為高校辦公室的管理工作帶來了發(fā)展機遇，也帶來了挑戰(zhàn)。因此，高校辦公室也要積極探索行之有效的措施，不斷加強和促進(jìn)與社會各界的互動和合作。

二、高校辦公室管理工作存在的問題

隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，辦公室管理中遺留的舊體制、舊思想已經(jīng)無法適應(yīng)新時代下的要求。盡管辦公室管理工作在高校教育事業(yè)發(fā)展和改革中發(fā)揮了重要作用，也取得了一些良好成績，但是也存在著很多不足之處，具體為：

首先，管理機制尚未健全，規(guī)章制度不完善。俗話說：“無規(guī)矩，不成方圓”。辦公室工作任務(wù)多而繁雜，如果沒有健全的管理機制和完善的規(guī)章制度，全校師生員工便無章可循，處于一種松散狀態(tài)，不利于凝聚力的聚集。當(dāng)前，盡管很多院校建立了相關(guān)管理機制和制度，但與實際工作還不相適應(yīng)，導(dǎo)致很多制度形同虛設(shè)，多以經(jīng)驗為主來開展工作，這樣勢必會影響辦公室業(yè)務(wù)水平和帶來安全隱患，所以，建立一套完善的管理機制和規(guī)章制度，并進(jìn)行科學(xué)有效的管理是非常重要的。

其次，工作繁雜，壓力大，突發(fā)情況頻發(fā)。隨著學(xué)校事業(yè)的不斷擴展、各項工作要求的規(guī)范和仔細(xì)，辦公室服務(wù)對象的逐漸增加，使得工作負(fù)擔(dān)不僅繁雜，而且壓力加大。同時新業(yè)務(wù)的不斷出現(xiàn)，也導(dǎo)致了很多突發(fā)情況頻發(fā)，這對做好辦公室管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，但面對突發(fā)問題，若不能夠進(jìn)行及時有效的處理，則會導(dǎo)致辦公室工作處于混亂狀態(tài)，給高校管理工作帶來不利影響。

再次，管理理念不明確，工作積極性不高。高校教育事業(yè)要順利發(fā)展，進(jìn)一步明確辦公室管理理念至關(guān)重要。反之，在開展辦公室業(yè)務(wù)工作中，沒有明確的管理理念，將會導(dǎo)致工作人員工作積極性不高，工作態(tài)度不端正。

最后，辦公室人員水平參差不齊，隊伍整體素質(zhì)有待提高。辦公室工作事務(wù)繁雜，需要工作人員具備較強的洞察能力、扎實的文字能力、敏銳的分析能力、良好的協(xié)調(diào)能力、靈活的應(yīng)變能力、豐富的禮儀知識等多方面、多學(xué)科的知識能力。由于受工作性質(zhì)的影響，很多辦公室工作人員是從機關(guān)干部、輔導(dǎo)員、教師、教輔隊伍選調(diào)，或者留用本校畢業(yè)生而選來的，有的人員雖然具備了較高的專業(yè)素質(zhì)，但對于辦公室工作還不熟悉，難以適應(yīng)崗位要求。加之一些人員還是半路出家，缺乏專業(yè)訓(xùn)練，更加不能適應(yīng)辦公室工作要求，進(jìn)而影響辦公室人員的人際關(guān)系及處理問題的能力。

此外，隨著高校教育水平的不斷提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校也正進(jìn)入一個全方位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，但是在開展辦公室工作中，還過多地依靠傳統(tǒng)的工作方法和模式，還沒有建設(shè)完善的高校辦公室辦公自動化系統(tǒng)，不利于辦公室工作效率的提高。

三、提升高校辦公室管理工作水平的幾點建議

辦公室是一個既有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用，又有傳遞信息、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手作用，其職能和地位特別重要。當(dāng)前，在新形勢下，為了更好地發(fā)揮高校辦公室的重要作用，更好地服務(wù)于教學(xué)、科研工作，服務(wù)于高校的教育發(fā)展事業(yè)，需要做好以下幾點。

1、加強制度化管理

有效的辦公制度是高校辦公室工作開展的基礎(chǔ)。具體來說，就要結(jié)合學(xué)校的發(fā)展要求和具體情況，建立健全相關(guān)機制和規(guī)章制度，以提高管理水平，保證工作秩序的正常運行，讓辦公室的每一項工作都有章可循、有規(guī)可依;強化以人為本、全心全意為師生服務(wù)的管理理念，建立既能約束又能激勵的競爭機制和政策，營造人盡其才、才盡其用的工作環(huán)境，激勵、調(diào)動工作人員的主觀能動性和創(chuàng)新意識;規(guī)范辦事程序，明確辦事的先后次序、具體步驟和基本要求，從根本上杜絕越級、推諉、扯皮現(xiàn)象;明確職責(zé)分工，實現(xiàn)目標(biāo)管理和考核，必須按照每個人的職責(zé)和任務(wù)作出明確而具體的規(guī)定，制定定量的目標(biāo)和要求，實現(xiàn)績效考核的公正性。同時，還要健全相應(yīng)的獎懲制度，避免閑人無所事事，忙人不可開交的現(xiàn)象，從而促進(jìn)健康的辦公室競爭氛圍，提升辦公室工作效率。

2、轉(zhuǎn)變工作理念

新時代下，因循守舊、墨守成規(guī)、思想保守、開拓創(chuàng)新意識不強、縮手縮腳，是做不出成績，創(chuàng)不出業(yè)績的。要生存，要發(fā)展，就必須對新事物、新問題有敏銳的意識和洞察力，有獨創(chuàng)性的見解。對于舊問題，就必須突破瓶頸，從新的角度去思考問題、解決問題。具體到高校辦公室工作人員，就要轉(zhuǎn)變以往被動式服務(wù)管理理念，形成主動的服務(wù)管理理念，從而為高校教學(xué)、科研和廣大師生提供更多角度、更多層次的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3、增強創(chuàng)新意識，提升創(chuàng)新水平

創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達(dá)不竭的動力。隨著時代的發(fā)展，各個行業(yè)都在力求創(chuàng)新發(fā)展，這對于高校辦公室管理工作也不例外。長期以來，高校辦公室工作都是瑣碎事、繁雜事。工作人員經(jīng)常按照領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，主動性較差，長此以往，會形成被動從屬、謹(jǐn)小慎微的思維定勢，這對辦公室工作創(chuàng)新、辦事效率提升都很不利。因此，增強創(chuàng)新意識、提升創(chuàng)新水平十分關(guān)鍵。具體而言：一是要與時俱進(jìn)，培養(yǎng)具有創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力的人才;二是變封閉性思維、單向性思維、守成性思維為開放性思維、多向性思維和創(chuàng)新性思維，形成新的發(fā)展觀，明確和掌握各種服務(wù)訴求，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)形成決策和學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮好參謀助手職能;三是提升創(chuàng)新水平，勇于實踐，在具體實際工作中大膽跳出經(jīng)驗主義的條條框框，運用創(chuàng)新的思維和能力，探索解決遇到的各種問題，從而取得工作成效。

4、提升辦公室隊伍的整體素質(zhì)

努力建設(shè)一支高素質(zhì)的工作隊伍，是做好辦公室工作強有力的保障。一是要樹立終身學(xué)習(xí)的進(jìn)取意識，加強理論學(xué)習(xí)。堅持用馬克思中國化的最新研究成果武裝頭腦，堅定政治信仰，自覺用科學(xué)發(fā)展觀來指導(dǎo)實踐工作，將科學(xué)理論作為強大精神的支柱和動力源泉;勤于積累和總結(jié)。因為有了雄厚的知識積累，才能做到厚積薄發(fā);要學(xué)會思考。學(xué)而不思則罔，思而不學(xué)則殆，只有學(xué)會思考，才能將感性的東西理性化，將零散的東西系統(tǒng)化;要勇于實踐。理論指導(dǎo)實踐，實踐又對理論起著決定作用，在工作實踐中增長知識，鍛煉才能，用實踐來檢驗學(xué)習(xí)的效果，從而實現(xiàn)學(xué)以致用、學(xué)用相長、不斷進(jìn)步的工作目標(biāo)。二是培養(yǎng)無私奉獻(xiàn)的精神。沒有吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的精神是很難做好辦公室工作的。高校辦公室工作包羅萬象、承擔(dān)了大量繁雜的事務(wù)和政務(wù)，這就需要培養(yǎng)辦公室人員窮且益堅、不失青云之志的任勞任怨、忘我奉獻(xiàn)精神。同時，辦公室人員還要嚴(yán)于律己，保持清正廉潔，不以權(quán)謀私，以良好的形象和出色的工作業(yè)績來實現(xiàn)自身的價值。三是增強辦公室人員的心理承受力。一個人的素質(zhì)如何，往往決定著業(yè)務(wù)素質(zhì)的發(fā)揮。辦公室人員應(yīng)該具備良好的心理素質(zhì)，學(xué)會在各種復(fù)雜的事物面前始終保持理智、清醒的本領(lǐng)。努力做到遇大事而不亂、遇急事而不慌張、遇難事而不回避、辦理瑣事而不心煩、壓力再大而不煩躁、打擾再多而不埋怨，始終保持良好的心理狀態(tài)，并以積極、飽滿的工作熱情和姿態(tài)面對領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生和各種辦公室事務(wù)。四是重視對辦公室工作人員的培訓(xùn)工作，加強對校辦業(yè)務(wù)部門培訓(xùn)信息的掌握，建立相關(guān)人員外出培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)的工作機制，通過外出培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)不斷開拓工作人員的視野，提升素質(zhì)，增強辦公能力。

5、建設(shè)和完善高校辦公室辦公自動化系統(tǒng)

隨著計算機、通信技術(shù)的不斷發(fā)展和有效融合，以及網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用和發(fā)展，信息的處理和傳遞突破了時間和地域的局限，這不僅改變著人們的生活方式和思維，還影響著高校的管理模式。為了適應(yīng)這一趨勢，建設(shè)和完善高校辦公室辦公自動化系統(tǒng)尤為重要。如：借助計算機網(wǎng)絡(luò)，實施辦公室網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)辦公要素數(shù)字化和全程跟蹤、記錄、歸納，這樣既能很好地提高辦公效率，又能緩解辦公室工作的繁重和管理人員不足的問題。同時，建設(shè)和完善辦公自動化也有助于各部門的協(xié)同一致、加強合作，從而為辦公室管理工作走向定性管理和定量管理相結(jié)合的科學(xué)管理軌道提供更加科學(xué)的依據(jù)。同時需要注意，在建設(shè)和完善高校辦公室辦公自動化系統(tǒng)中，要加強領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任分工明確，準(zhǔn)確定位、有序推進(jìn)，軟硬結(jié)合、全力保障，加強防范措施，確保網(wǎng)絡(luò)運行安全。

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【作者簡介】

張新婭（1969—）女，漢族，陜西商州人，陜西學(xué)前師范學(xué)院幼兒教育學(xué)院助理研究員，主要研究方向：教育管理.