高校財務(wù)報銷難成因及對策

暢蓓

關(guān)鍵詞：財務(wù)報銷;成因;高校

基金項目：天津市普通高等學(xué)校本科教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革項目：“基于產(chǎn)教融合的經(jīng)管類專業(yè)應(yīng)用型創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式的改革與實踐”（項目編號：171006604B）

中圖分類號：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

收錄日期：2019年3月24日

人才是立國之本，教育是強(qiáng)國之路。在實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化強(qiáng)國進(jìn)程中，國家不斷加大對教育的投入，財政撥款不斷增加，科研經(jīng)費投入力度加大，各項財務(wù)資金來源多元化，導(dǎo)致高校財務(wù)核算報銷工作日趨繁瑣、業(yè)務(wù)更加復(fù)雜。與此同時，高校資金用途的精細(xì)化、規(guī)范化管理，促使財務(wù)報銷審核流程更加嚴(yán)格，給高校財務(wù)管理帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。“財務(wù)報銷難”已經(jīng)成為繁瑣審簽報銷手續(xù)的代名詞。因此，破解高校財務(wù)報銷難的問題，對提升高校財務(wù)科學(xué)、有效管理具有重要的現(xiàn)實意義。

一、高校財務(wù)報銷難成因分析

財務(wù)報銷難的問題主要體現(xiàn)在支出報銷簽批手續(xù)繁瑣、現(xiàn)場報銷等候時間過長、發(fā)票審核不合格易退單、經(jīng)辦人不熟悉報銷流程等。其主要原因如下：

（一）高校相關(guān)財務(wù)制度不完善?！陡叩葘W(xué)校財務(wù)制度》為高校財會從業(yè)提供了宏觀的指導(dǎo)法規(guī)，但對財務(wù)報銷標(biāo)準(zhǔn)的描述較為籠統(tǒng)，使得財務(wù)人員在工作中缺乏明確依據(jù)，很多高校的財務(wù)報銷制度都是靠實際報銷工作經(jīng)驗總結(jié)而來，缺乏統(tǒng)一而完善的報銷審核制度。經(jīng)費管理制度混亂，在普通業(yè)務(wù)支出或者教職員工差旅費報銷時，無計劃的支出會造成無法報銷;審批制度不完善，會造成財務(wù)人員可能無法取得合理合法的原始憑證，從而無法獲取有效信息;預(yù)算制度欠缺，將導(dǎo)致編制預(yù)算無法對應(yīng)具體項目，對資金調(diào)度和使用造成阻礙。缺乏完善和統(tǒng)一的制度，給財務(wù)工作帶來巨大阻礙，審核工作復(fù)雜，財務(wù)人員在核算經(jīng)費使用時的工作量劇增，增加經(jīng)費管理難度。

（二）高校財務(wù)信息化建設(shè)滯后。目前，高校開通網(wǎng)絡(luò)申報報銷平臺可以有效緩解報銷排隊耗時長的問題，但也存在一些弊端。信息化財務(wù)軟件包括財務(wù)預(yù)算、工資、銀行來款及對賬、學(xué)生勞務(wù)費發(fā)放、學(xué)生收費、學(xué)生津補(bǔ)貼查詢、合同管理、憑證綜合查詢、銀企互聯(lián)、公務(wù)卡發(fā)放等功能模塊。但實際可以應(yīng)用到工作中的模塊少之又少，各功能模塊之間相互獨立，無法資源共享。各操作員需要重復(fù)錄入相同的變更信息，有些模塊例如“銀企直聯(lián)”還會因第三方銀行軟件的技術(shù)不支持而無法正式投入使用。而且財務(wù)信息系統(tǒng)與各部門管理系統(tǒng)之間也無法建立有效連接，資產(chǎn)招標(biāo)與采購、科研項目負(fù)責(zé)人審簽、師資隊伍建設(shè)、教務(wù)處教學(xué)系統(tǒng)等，均無法互通有無，未能實現(xiàn)各部門間的信息化溝通與共享。

（三）高校財務(wù)人員配備嚴(yán)重不足。教育事業(yè)的發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，高校教育經(jīng)費增多，教育資金總量成倍增加，導(dǎo)致財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量驟增，對財務(wù)人員的需求日益加大。由于受到招聘人員學(xué)歷、工作經(jīng)驗、編制等各種條件的限制，每年新進(jìn)財務(wù)人員寥寥無幾。導(dǎo)致目前高校財務(wù)人員總量嚴(yán)重不足、人員結(jié)構(gòu)不合理、學(xué)歷學(xué)位較低。實際工作中，現(xiàn)場報銷人員在處理業(yè)務(wù)的同時還需不斷接聽電話解決教職工的各種問題，也需不停接待隨時前來插隊咨詢報銷細(xì)則的經(jīng)辦人，審核到一半的業(yè)務(wù)經(jīng)常被打斷，與此同時還要安撫焦急等待的報銷經(jīng)辦人，長此以往，超負(fù)荷的工作壓力和焦慮的工作環(huán)境加重了財務(wù)人員的心理負(fù)擔(dān)，降低了財務(wù)工作的質(zhì)量和效率。比如天津中德應(yīng)用技術(shù)大學(xué)，在職教職員工人數(shù)由2014年初的498人增長至2019年3月的977人，增長率高達(dá)96.18%。目前，學(xué)校財務(wù)核算科只有4人負(fù)責(zé)報銷，其中3人審核制單，1人核算支出，報銷工作壓力很大。

（四）高校財務(wù)管理人員和報銷人員信息不對稱。財務(wù)制度依照國家新政策和實際工作經(jīng)驗不斷更新和進(jìn)步，教職員工對于新制度、報銷流程、業(yè)務(wù)操作細(xì)則等信息的掌握較為有限。盡管高校財務(wù)部門在第一時間利用校內(nèi)辦公網(wǎng)絡(luò)平臺將財務(wù)制度和報銷流程公開上傳，方便師生及時查閱和學(xué)習(xí)。但教師往往將精力投入在教學(xué)與科研任務(wù)上，對新財務(wù)信息知之甚少。老師由于忙于教學(xué)，往往委托其他老師來咨詢和進(jìn)行票據(jù)傳遞。經(jīng)辦人畢竟不是業(yè)務(wù)當(dāng)事人，對于業(yè)務(wù)并不清楚，一筆報銷業(yè)務(wù)來回跑幾次財務(wù)處，效率極低。

（五）高校財務(wù)報銷簽批環(huán)節(jié)返工率高。領(lǐng)導(dǎo)簽批實行“一支筆”制度，是報銷流程里至關(guān)重要的一環(huán)，也是經(jīng)常出現(xiàn)二次報銷的一環(huán)。經(jīng)辦人將填有開支指標(biāo)的報銷單，根據(jù)金額范圍找各院系、行政部門負(fù)責(zé)人簽字，支出金額較大的需要該項目或部門的分管校領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。高校的中高層公務(wù)繁忙，往往身兼教學(xué)、科研及行政數(shù)職。經(jīng)辦人能找到相應(yīng)負(fù)責(zé)人簽批實屬不易，因高校管理層對財務(wù)政策制度掌握相對有限，簽批的單據(jù)因為不符合財務(wù)制度規(guī)定而被退單，都需再重復(fù)簽批流程，增加簽批環(huán)節(jié)的返工率。

雖然網(wǎng)絡(luò)化報銷系統(tǒng)的實施可以緩解這一矛盾，經(jīng)辦人將簽批完畢的報銷單據(jù)封袋投入投遞箱，再傳遞到財務(wù)審核人員手中，解決了現(xiàn)場排隊耗時長的問題，但財務(wù)人員審核過程中也時常發(fā)現(xiàn)漏簽字，簽錯字的現(xiàn)象，結(jié)果依然是按照制度退單，仍然無法避免重復(fù)簽批，反而耗費更多時間和精力。

二、完善高校財務(wù)報銷難對策建議

（一）建立健全財務(wù)審核報銷制度。目前，我國高校的財務(wù)制度及相應(yīng)經(jīng)費管理制度有待進(jìn)一步梳理，規(guī)范制度是財務(wù)報銷工作的基礎(chǔ)，完善的規(guī)章制度可以使每一筆出款都有據(jù)可循。根據(jù)工作實踐把現(xiàn)有的財務(wù)制度進(jìn)行修整和匯總，淘汰已經(jīng)不合時宜的舊制度，重新匯總建立新的財務(wù)報銷制度，有利于規(guī)范學(xué)校經(jīng)費的開支和讓財務(wù)人員在進(jìn)行財務(wù)問題解釋時有據(jù)可循。財務(wù)報銷制度可細(xì)化為：財務(wù)業(yè)務(wù)問題解答、報銷業(yè)務(wù)流程、出差業(yè)務(wù)流程、合同業(yè)務(wù)流程、收費業(yè)務(wù)流程。工作中應(yīng)嚴(yán)格按照財務(wù)制度執(zhí)行報銷，制度是紅線，一切觸及紅線的不合理經(jīng)濟(jì)支出予以拒絕支付。項目經(jīng)費支出涵蓋人員支出、公用支出、專項經(jīng)費、科研經(jīng)費、固定資產(chǎn)等，也應(yīng)分別建立完整的財務(wù)報銷審核制度，利用校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)平臺面向全校師生進(jìn)行宣傳推廣，既要保證財務(wù)工作人員熟練掌握本部門制度和報銷流程，又要確保報銷人熟知自己報銷的業(yè)務(wù)相關(guān)手續(xù)，與此同時積極與各部門及各項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行良好溝通，督促管理層對開始指標(biāo)簽批的流程進(jìn)行了解，實行高校財務(wù)制度公開化、透明化管理。

（二）優(yōu)化高校財務(wù)信息共享平臺。高校在優(yōu)化財務(wù)信息化建設(shè)時應(yīng)成立信息化小組，根據(jù)工作中的實際需求，因地制宜地制定符合財務(wù)信息化發(fā)展要求的宏觀規(guī)劃和發(fā)展策略。要求信息化小組的工程師將信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)代碼進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一，在規(guī)范數(shù)字資源的基礎(chǔ)上，使各部門之間可以在統(tǒng)一信息系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)聯(lián)動互通，真正意義上的實現(xiàn)信息化共享平臺，達(dá)到數(shù)字化資源共享的目的。把各部門及二級學(xué)院的信息有效地進(jìn)行串聯(lián)，將全校電子信息透明化，保證數(shù)據(jù)可以準(zhǔn)確及時地實現(xiàn)共享，同時提升高校財務(wù)管理的水平。

（三）推選財務(wù)秘書，彌補(bǔ)財務(wù)人手不足。高校各行政部門和各二級學(xué)院推選一名固定人員為財務(wù)秘書，由財務(wù)人員對其進(jìn)行集中財務(wù)知識指導(dǎo)和培訓(xùn)，其主要職責(zé)是對教職員工提供的原始票據(jù)進(jìn)行歸集整理，檢查報銷的開支指標(biāo)是否允許列支、填寫大小寫金額是否一致和正確、各級簽批手續(xù)是否齊全等。通過信息化辦公，在全校范圍內(nèi)建立財務(wù)秘書聯(lián)絡(luò)群，進(jìn)行電子單據(jù)的傳遞、及時高效的通知相關(guān)財務(wù)報銷文件。財務(wù)秘書作為財務(wù)部門與全校師生的橋梁，節(jié)約了教師的報銷時間，使教職工有更多的時間和精力投入教學(xué)工作中，同時彌補(bǔ)了財務(wù)人手少的不足，節(jié)省了財務(wù)人員的審核答疑時間，提高報銷速度。

（四）增設(shè)財務(wù)志愿者，對報銷發(fā)票進(jìn)行初審。受高校人事編制、部門工作效率、績效考核等諸多限制因素的影響，短時間內(nèi)增加財務(wù)人員編制可能很難實現(xiàn)。為此，財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)可與學(xué)生工作部和經(jīng)貿(mào)管理學(xué)院負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)溝通，由這兩個部門聯(lián)合推選學(xué)習(xí)優(yōu)異、綜合能力強(qiáng)的學(xué)生代表重點培養(yǎng)，由財務(wù)志愿者從事簡單而重復(fù)性強(qiáng)的工作，例如發(fā)票信息是否準(zhǔn)確、多張發(fā)票及原始票據(jù)如何粘貼、如遇打車出行經(jīng)辦人需要怎樣填寫外出事由、網(wǎng)絡(luò)報銷封袋單據(jù)的收集與傳遞等?，F(xiàn)場指導(dǎo)報銷經(jīng)辦人需要辦理的手續(xù)，發(fā)現(xiàn)手續(xù)欠缺或票據(jù)不合格，經(jīng)辦人可及時回去補(bǔ)全，手續(xù)齊全的可繼續(xù)留在現(xiàn)場排隊等候報銷。財務(wù)志愿者對財務(wù)票據(jù)進(jìn)行初審，既有效地解決報銷人排長隊、耗時長的棘手問題，又大大節(jié)省了財務(wù)審核人員的時間，在每天的工作時間內(nèi)辦理更多筆業(yè)務(wù)，大大提高工作效率。

（五）加強(qiáng)與其他部門關(guān)于審批權(quán)限的溝通，減少信息不對稱。高校財務(wù)業(yè)務(wù)往往需要幾個部門聯(lián)動配合完成，財務(wù)部門只是根據(jù)審批文件最后進(jìn)行審核付款。高校財務(wù)報銷人員主要分為校領(lǐng)導(dǎo)、行政部門中層、二級學(xué)院負(fù)責(zé)人、科研項目負(fù)責(zé)人及師生。根據(jù)報銷業(yè)務(wù)的不同主要分為教育事業(yè)支出業(yè)務(wù)和科研經(jīng)費支出業(yè)務(wù)，為了減少信息不對稱，應(yīng)對不同報銷人進(jìn)行分別培訓(xùn)。校領(lǐng)導(dǎo)、行政部門中層、二級學(xué)院負(fù)責(zé)人、科研項目負(fù)責(zé)人掌握報銷簽批權(quán)限，應(yīng)普及財務(wù)簽批制度、教學(xué)經(jīng)費收支管理規(guī)定、科研項目支出管理辦法、經(jīng)濟(jì)類支出合同審簽權(quán)限，以便簽批過程中更好地了解自身職責(zé)、明確各項經(jīng)費的使用規(guī)范、正確使用簽批權(quán)限。學(xué)校教職員工主要負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)經(jīng)辦，應(yīng)熟知各種業(yè)務(wù)的報銷流程和注意事項，通過對財務(wù)信息的學(xué)習(xí)，可以熟練掌握根據(jù)業(yè)務(wù)類型和總金額找到相應(yīng)開支指標(biāo)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審簽，以便能夠得心應(yīng)手地處理報銷業(yè)務(wù)。明確自己的權(quán)利和義務(wù)便于更順利地開展報銷工作，減少因信息不對稱而造成的“耗時長”問題，有效地避免經(jīng)辦人重復(fù)簽批，同時也提高了財務(wù)報銷工作的效率。

（六）加強(qiáng)財務(wù)政策宣傳力度，展開財務(wù)相關(guān)知識宣講會。首先，利用信息化辦公建立學(xué)校財務(wù)處網(wǎng)頁，將與日常工作相關(guān)的財經(jīng)法規(guī)、財務(wù)制度、報銷申請表單等文件上傳，方便全校師生學(xué)習(xí)和下載。當(dāng)制度或者申請單有調(diào)整時，第一時間通過校辦公室面向全校進(jìn)行通知。將財務(wù)各類業(yè)務(wù)報銷流程“制度上墻”掛在財務(wù)報銷大廳，同時制作宣傳冊下發(fā)二級學(xué)院和各行政部門方便師生隨時查閱。建立財務(wù)微信公眾號，上線財務(wù)處手機(jī)大廳，包含學(xué)生學(xué)費查詢、教職工工資查詢、財務(wù)最新通知等實用功能，宣傳推廣財務(wù)知識;其次，定期開展財務(wù)報銷宣講會，從基礎(chǔ)的票據(jù)粘貼方法、大小寫規(guī)范書寫、報銷申請表填寫須知，到報銷流程、網(wǎng)絡(luò)報銷平臺報銷操作方法等進(jìn)行宣傳普及。增強(qiáng)與二級院系與各行政部門間的溝通、透明化財務(wù)信息、規(guī)范報銷票據(jù)、糾正報銷盲點、減少二次報銷，進(jìn)而提高財務(wù)工作效率，減輕報銷矛盾。

總之，我國高校財務(wù)報銷問題由來已久，如何利用各種資源提高財務(wù)報銷工作效率，是徹底解決“財務(wù)報銷難”的根本問題。

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