財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)在永輝超市的應(yīng)用

周雨林 徐月月 李 敏 楊璐馨

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)在連鎖超市運(yùn)行的必要性和可行性

（一）財(cái)務(wù)共享服務(wù)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)是指將企業(yè)原本分散的大量重復(fù)的會(huì)計(jì)核算，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、流程化統(tǒng)一處理，統(tǒng)一到獨(dú)立運(yùn)營的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心中進(jìn)行流程再造、集中化處理。從而降低公司成本，加強(qiáng)集團(tuán)對下屬分子公司的管控，加強(qiáng)集團(tuán)整體的風(fēng)險(xiǎn)管理水平、提高客戶滿意度、創(chuàng)造價(jià)值，最終提升集團(tuán)財(cái)務(wù)管理水平的一種作業(yè)管理模式。財(cái)務(wù)共享服務(wù)越來越多的被運(yùn)用在電信、旅游、運(yùn)輸及物流、零售及餐飲行業(yè)。

（二）必要性與可行性分析

從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型的角度來看，對于大型連鎖超市或大型公司集團(tuán)來說，都有躋身行業(yè)前列的目標(biāo)，更有許多企業(yè)加快兼并重組的步伐，戰(zhàn)略的發(fā)展需要財(cái)務(wù)的強(qiáng)力支持，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理勢在必行。

從經(jīng)濟(jì)效益與信息技術(shù)可行性角度來看，一般大型企業(yè)員工人數(shù)較多，財(cái)務(wù)人員占比較高，故人員成本較高。實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)后，不僅節(jié)約大量人力成本，而且可以將門店用于財(cái)務(wù)辦公的空間騰出來用于經(jīng)營。近年來，我國通訊基礎(chǔ)設(shè)施發(fā)展迅速，財(cái)務(wù)共享服務(wù)是通過互聯(lián)網(wǎng)、電話等遠(yuǎn)程通訊手段進(jìn)行，企業(yè)的ERP 系統(tǒng)也通過互聯(lián)網(wǎng)來傳輸數(shù)據(jù)，所以在信息技術(shù)上是完善的。

二、永輝超市運(yùn)營概況

永輝超市成立于2001年，憑借“生鮮超市、農(nóng)超對接”的獨(dú)特定位，樹立零售行業(yè)藍(lán)海戰(zhàn)略標(biāo)桿。以“競合”理念、生鮮差異化經(jīng)營戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域發(fā)展，在超市賣場和傳統(tǒng)農(nóng)貿(mào)市場的碰撞中，形成具有中國特色的新型零售模式——以經(jīng)營生鮮農(nóng)產(chǎn)品為主、食品、日用品和服裝為輔的“永輝模式”。

隨著我國零售新力量的不斷增長，永輝超市連鎖區(qū)域不斷擴(kuò)大，營業(yè)收入不斷增長。永輝超市已在全國擁有600 家連鎖超市，遍布21 個(gè)省市。根據(jù)公司年度報(bào)告，2017年永輝超市實(shí)現(xiàn)營業(yè)總收入達(dá)585.91 億元，同比增長19.01%。

永輝超市的門店數(shù)量多，業(yè)務(wù)規(guī)模龐大，近幾年的增長速度高達(dá)15%-20%，每日的顧客流量大約160 萬。面對巨額的交易量，如何提高銷售數(shù)據(jù)傳輸、記賬、核算的準(zhǔn)確率以及保證人員的高效運(yùn)作，成為永輝超市擴(kuò)展經(jīng)營和高效進(jìn)行財(cái)務(wù)管理不得不面對的難題之一。因此，提高集團(tuán)的運(yùn)作效率，提升財(cái)務(wù)對業(yè)務(wù)的支持，從而提高利潤水平迫在眉睫。永輝超市決定引進(jìn)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，以此來實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)價(jià)值創(chuàng)造最大化。

三、永輝超市建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的措施

（一）引進(jìn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心

為了解決財(cái)務(wù)難題，永輝超市制定財(cái)務(wù)共享中心的整體架構(gòu)，整個(gè)財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建將分為三部分：雛形搭建、模型完善、服務(wù)提升和持續(xù)改造。由最初部分流程的集中核算，一步步到會(huì)計(jì)核算的全部集中，并持續(xù)對流程進(jìn)行優(yōu)化，使服務(wù)能夠全面提升。如圖1所示：

圖1.永輝超市財(cái)務(wù)共享中心整體架構(gòu)

在2011年底永輝超市上市后，公司進(jìn)行SPA 系統(tǒng)更新，開始財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)。2012年12月，永輝超市第一批財(cái)務(wù)共享中心上線，公司在分布在全國的200 多家分店所在的各大區(qū)，成立完整獨(dú)立的財(cái)務(wù)小組。2013年6月，永輝超市財(cái)務(wù)共享工作初步完成，各大區(qū)的職責(zé)集中于福建總部。2015年年底，永輝超市通過電子簽章和發(fā)票管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商無紙化對賬，優(yōu)化共享中心結(jié)算人員，提高結(jié)算效率和供應(yīng)商滿意度。目前，永輝超市已將應(yīng)付賬款管理、應(yīng)收賬款管理、費(fèi)用管理、資金管理、總賬與報(bào)表等業(yè)務(wù)納入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。

（二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)

1.組織架構(gòu)

永輝超市財(cái)務(wù)的組織架構(gòu)分為三個(gè)層面：總部財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)單元財(cái)務(wù)、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心組成。

表1 永輝超市財(cái)務(wù)共享中心組織架構(gòu)具體職責(zé)

2.財(cái)務(wù)流程制定

永輝超市對財(cái)務(wù)流程和規(guī)則進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化制定。將原本分散在各個(gè)連鎖店各個(gè)區(qū)域的財(cái)務(wù)活動(dòng)整合在一起。并以績效提升為目標(biāo)，以財(cái)務(wù)共享為手段，通過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一核算處理提高運(yùn)作效率和內(nèi)部控制有效。

圖2.永輝超市財(cái)務(wù)共享中心財(cái)務(wù)流程

比如針對費(fèi)用流程共享，永輝超市先將流程與費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)化，在通過共享服務(wù)中心對報(bào)銷單進(jìn)行規(guī)?；瘜徍耍瑢?shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的分離，保證了財(cái)務(wù)人員的獨(dú)立性，提高了運(yùn)營效率降低了運(yùn)營成本。在收入流程方面，共享中心在規(guī)?；M(jìn)行核對和賬務(wù)工作的基礎(chǔ)上，更好的對資金進(jìn)行管控和監(jiān)督。借助日清日結(jié)的集中審核，能夠做到每個(gè)門店每日資金的實(shí)收與應(yīng)收一致，對資金的收款和入賬全流程進(jìn)行監(jiān)督，提高資金入賬的透明度。永輝超市通過實(shí)行收支兩條線，在公司總部建立資金池，做到最大程度的歸集資金，提高資金的安全性、流動(dòng)性和效益。

3.信息技術(shù)支持

永輝超市自建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心以來，一直在不斷加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)，同時(shí)引進(jìn)SAP 的ERP 系統(tǒng)，并通過運(yùn)用電子簽章以及發(fā)票管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全國應(yīng)付共享無紙化，使對賬的速度和準(zhǔn)確性大大提高。建立完善了發(fā)票管理系統(tǒng)提升發(fā)票匹配和認(rèn)證抵扣率，對發(fā)票進(jìn)行全生命周期的管理。永輝超市通過引入影像及單據(jù)管理系統(tǒng)，進(jìn)行單據(jù)電子化審核、線上派單，將電子單據(jù)與紙質(zhì)單據(jù)相匹配，完善檔案管理制度。

四、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)施效果

1.總部財(cái)務(wù)層面

統(tǒng)籌規(guī)劃決策，戰(zhàn)略升級管理。永輝超市業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大的情況下，提供有力的數(shù)據(jù)后臺支撐，通過對各門店數(shù)據(jù)信息的有效整合進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使計(jì)劃下達(dá)落實(shí)效率提升。去除各門店的直接監(jiān)管，整體財(cái)務(wù)運(yùn)營更加獨(dú)立，更具彈性。永輝攜手美云智數(shù)致力打造云數(shù)據(jù)平臺，用科技賦能零售，增強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，助力公司轉(zhuǎn)型成共享的創(chuàng)新型企業(yè)。

2.業(yè)務(wù)單元財(cái)務(wù)層面

降低運(yùn)營成本，提高盈利能力。用報(bào)銷管理在各門店進(jìn)行流程統(tǒng)一并共享，使用云數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的電子錄入方式，專業(yè)人員流程培訓(xùn)相對集中，減少企業(yè)的人力支出。永輝超市截止2015年供應(yīng)商數(shù)量超過一萬家，數(shù)量繁多，種類雜亂，無紙化的錄入方式減少發(fā)票在途時(shí)間與成本，提高信息準(zhǔn)確率與透明化程度。與供應(yīng)商的統(tǒng)一化交易方式更便于長期溝通合作，提升結(jié)算效率。

3.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心層面

實(shí)現(xiàn)集中管理，便于監(jiān)督管控。將企業(yè)的管理會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)分離開來，流程規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，減輕人為因素影響，更為科學(xué)、客觀、準(zhǔn)確?？偛拷y(tǒng)一平臺日測實(shí)收與應(yīng)收，進(jìn)行日清日結(jié)集中審核，提高監(jiān)管程度，保證到賬金額公開、快速、安全。統(tǒng)一調(diào)度資金，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。永輝超市采用了收支分流的方式，進(jìn)出分開確保資金鏈的完整。

五、永輝超市財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心未來發(fā)展機(jī)遇

（一）財(cái)務(wù)云搭建財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)生翻天覆地的變化。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)處理方法難以應(yīng)對高強(qiáng)度、深層次、寬領(lǐng)域的問題。依托“互聯(lián)網(wǎng)+”，財(cái)務(wù)信息一體化進(jìn)程不斷加快，彌補(bǔ)傳統(tǒng)模式的操作不足。設(shè)計(jì)戰(zhàn)略財(cái)務(wù)中心、業(yè)務(wù)支持中心、財(cái)務(wù)共享中心的“金字塔式”分析模型，借助統(tǒng)一完整的檔案管理制度建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)一體化。

（二）整合應(yīng)有業(yè)務(wù)

永輝超市的財(cái)務(wù)報(bào)告流程依賴于信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行的有效性。相關(guān)的信息系統(tǒng)主要包括財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、門店及物流業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、供應(yīng)商對賬系統(tǒng)等，需要信息技術(shù)部門的強(qiáng)有力支持，加強(qiáng)系統(tǒng)的日常維護(hù)和定期升級，確保復(fù)雜的信息系統(tǒng)有效運(yùn)行。

（三）優(yōu)化共享運(yùn)營

中國零售業(yè)的蓬勃發(fā)展，巨大的消費(fèi)市場、驚人的消費(fèi)能力已經(jīng)成為全球最具潛力、最具發(fā)展、最具競爭力的地方，永輝超市面臨著巨大的行業(yè)挑戰(zhàn)，在實(shí)現(xiàn)專心專注自身發(fā)展的同時(shí)，以差異經(jīng)營、創(chuàng)新發(fā)展為導(dǎo)向，更注重融合共享，加強(qiáng)與國際零售巨頭共存，共同發(fā)展。