繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的路徑

李濤

摘 要：在新時期，高校檔案館開始朝著信息化發(fā)展，數(shù)字檔案館現(xiàn)已成為高校發(fā)展必然趨勢，其中繼續(xù)教育作為我國教育事業(yè)不可或缺的部分，其對于人才發(fā)展以及社會穩(wěn)定有著積極意義，在此過程中，在對檔案進(jìn)行管理時，應(yīng)該重視信息化建設(shè)，引入新技術(shù)，對檔案人員系統(tǒng)培訓(xùn)，使其在具備良好素質(zhì)的基礎(chǔ)上，能夠熟練操作現(xiàn)代技術(shù)，確保檔案信息準(zhǔn)確性，推動繼續(xù)教育可以穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：繼續(xù)教育；檔案管理；信息化建設(shè)

繼續(xù)教育檔案會包含眾多有價值的信息，對于高校發(fā)展有著重要影響，在信息時代，檔案人員也應(yīng)該跟隨時代步伐，運(yùn)用信息技術(shù)相關(guān)手段來工作，科學(xué)的管理檔案資料，因此，高校要給予支持，對現(xiàn)有檔案情況進(jìn)行信息化建設(shè)，提高管理水平。

一、檔案管理信息化建設(shè)的重要性

無論是對高校還是現(xiàn)代企業(yè)來說，檔案庫都保存著很多有用資料，其不僅可以為其他人員提供參考依據(jù)，讓其有據(jù)可查，還能增強(qiáng)對重要資料以及數(shù)據(jù)的保存，但在傳統(tǒng)檔案管理期間，檔案人員通過人工方式來開展管理工作，有的檔案年限較為久遠(yuǎn)，使得檔案內(nèi)容出現(xiàn)失真，影響了檔案價值的發(fā)揮。但在新形勢下，通過對檔案工作進(jìn)行信息化方面的建設(shè)，一方面可以提高對檔案內(nèi)容保護(hù)力度，另一方面能夠使檔案人員工作量得到減輕，提高工作效率。具體來說：其一，便于保存信息資源。采取信息化手段來建設(shè)檔案，可以使檔案載體形式發(fā)生很大轉(zhuǎn)變，達(dá)到數(shù)字化效果，例如，傳統(tǒng)檔案大多都是紙質(zhì)，在保存方面較為困難，需要檔案人員按照一定類別進(jìn)行歸納、整理[1]，但信息化建設(shè)有所不同，工作人員能夠把海量的檔案信息存儲在計算機(jī)或者硬盤中，工作人員通過硬盤就能查找所需的資料，這樣既可以提高對原始材料的破壞，防止由于多次翻閱或者查找，導(dǎo)致材料出現(xiàn)損壞，還能對檔案進(jìn)行備份，避免材料出現(xiàn)丟失。其二，便于共享信息資源。各大高校都有自己的校園網(wǎng)以及信息管理系統(tǒng)，在信息化建設(shè)期間，檔案人員可以有機(jī)整合信息資源，不僅便于對資源的共享，讓校內(nèi)師生都能了解信息資源，還能提高對檔案資源的利用率，以此提升應(yīng)用價值。高校可以先在本校實(shí)行資源共享，當(dāng)技術(shù)日益成熟后，可以加強(qiáng)與其他高校的合作，拓展本校信息資源，從而豐富檔案信息。

二、目前繼續(xù)教育檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）信息化建設(shè)投入不足

從目前繼續(xù)教育情況分析，其開始進(jìn)入普遍化階段，在各地區(qū)得到普及，使得教育規(guī)模也日益擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)逐漸增多。有的學(xué)校把關(guān)注點(diǎn)放在校園建設(shè)方面，缺乏對檔案管理重視程度，所投入的資金相對較少，導(dǎo)致信息化水平不高，使得檔案管理在發(fā)展時受到很大程度限制[2]。如果繼續(xù)教育學(xué)校不能在信息化建設(shè)上撥款，也就使檔案部門無法更換硬件設(shè)備，造成軟件技術(shù)更為缺乏，與現(xiàn)代化檔案有著很大差距。信息化建設(shè)最為重要的前提條件就是要有硬件以及軟件支持，但缺乏資金投入，使得信息化建設(shè)流于表面，不能在繼續(xù)教育檔案中得到很好的體現(xiàn)。

（二）檔案管理人員水平不高

從目前檔案人員素質(zhì)情況來看，綜合素質(zhì)整體偏下，有的檔案人員由于年齡較大，不能在其他部門工作，所以調(diào)到檔案部門，管理水平不高。而這些年齡偏大的檔案人員在思想觀念方面較為保守，對新知識接受以及理解具有一定困難，在信息化建設(shè)階段，對于檔案人員素質(zhì)有著比較高的要求，無論是從知識結(jié)構(gòu)還是實(shí)踐能力方面，都需要其各項(xiàng)技能相對突出，這樣才能確保信息化建設(shè)得以穩(wěn)步進(jìn)行。但在此期間，如果檔案人員不能起到幫扶作用，很可能會影響信息化建設(shè)不能正常開展，不利于檔案工作的執(zhí)行。

（三）信息化管理安全性問題突出

盡管信息化建設(shè)有一定優(yōu)勢，但與此同時也會使繼續(xù)教育檔案面臨安全問題，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)泄露[3]。繼續(xù)教育檔案往往涉及一些重要信息，這就需要高校加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的保護(hù)，設(shè)置防火墻，避免檔案信息處于安全隱患下。但在實(shí)際檔案管理時，領(lǐng)導(dǎo)層經(jīng)常忽視安全問題，使得檔案人員安全意識不高，不能全面的保護(hù)檔案信息，頻繁出現(xiàn)信息泄露，導(dǎo)致高校損失嚴(yán)重。安全管理可謂是檔案管理中重要內(nèi)容，只有重視檔案安全管理，才能提高對系統(tǒng)保護(hù)程度，防止非檔案人員進(jìn)入系統(tǒng)。

三、加強(qiáng)繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑

（一）加強(qiáng)對信息化建設(shè)的投入

繼續(xù)教育院校應(yīng)該對信息化建設(shè)給予一定關(guān)注，對其進(jìn)行資金方面的投入，把信息化建設(shè)作為學(xué)校規(guī)劃中的一部分，這樣才能保證信息化建設(shè)能夠順利進(jìn)行。首先，從政策方面來看，學(xué)校要推行檔案信息化政策，讓檔案人員觀念以及意識得到轉(zhuǎn)變，了解信息化建設(shè)對于學(xué)校檔案工作的重要性，這樣既可以創(chuàng)建出良好的信息化氛圍，讓檔案人員受到感染，還能促使檔案人員主動獲取信息知識[4]，提高綜合素養(yǎng)。其次，從資金投入層面分析，學(xué)校要根據(jù)檔案室情況撥發(fā)資金，更新硬件設(shè)備，并引入新的軟件技術(shù)，與此同時，要成立專門機(jī)構(gòu)，由機(jī)構(gòu)人員來管理檔案建設(shè)資金，一方面可以對專項(xiàng)資金實(shí)時管理，避免資金浪費(fèi)，確保資金用于信息化建設(shè)，另一方面能夠使檔案管理各項(xiàng)工作穩(wěn)步開展，讓檔案管理可以真正服務(wù)于學(xué)校。

（二）加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)

高校應(yīng)該基于現(xiàn)有狀況對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)，使檔案人員個人知識結(jié)構(gòu)不斷完善，增強(qiáng)其認(rèn)知水平，能夠正確看待檔案管理這一份工作，這樣才能在工作中投入較多精力，全身心為繼續(xù)教育檔案服務(wù)[5]，進(jìn)一步提升繼續(xù)教育社會地位。首先，高校要先制定較為科學(xué)的檔案人員培養(yǎng)計劃，對培訓(xùn)課程進(jìn)行全面設(shè)置，確保課程與檔案人員自身情況相匹配，提高培訓(xùn)課程內(nèi)在價值，讓檔案人員能夠從培訓(xùn)課程中有所收獲，這樣才不辜負(fù)檔案管理培訓(xùn)工作的開展。其次，制定考核機(jī)制。根據(jù)檔案人員工作情況進(jìn)行科學(xué)考核，并把其與福利待遇緊密聯(lián)系，一方面能夠增強(qiáng)檔案人員危機(jī)感，使其產(chǎn)生一定競爭力，另一方面可以促使檔案人員認(rèn)真工作，不斷獲取新知識，提高個人能動性。最后，重視繼續(xù)教育。高校也應(yīng)該對檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育，一般情況下，繼續(xù)教育的手段包括：其一，半脫產(chǎn)培訓(xùn)。檔案部門負(fù)責(zé)人要積極鼓勵檔案人員繼續(xù)深造，到專業(yè)學(xué)府接受高等教育，獲取碩士學(xué)位，在繼續(xù)教育過程中，檔案人員一方面會接受系統(tǒng)的知識，提高信息技術(shù)能力，另一方面可以讓其思想意識發(fā)生很大轉(zhuǎn)變，提高職業(yè)素養(yǎng)。其二，學(xué)術(shù)交流會。各高校經(jīng)常會聘請一些專家及學(xué)者進(jìn)行演講或交流，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)該號召檔案人員積極參加，聽取專家前沿的思想，并與其他檔案人員進(jìn)行交流，談?wù)摴ぷ鹘?jīng)驗(yàn)，促使檔案管理水平得到提升。

（三）加強(qiáng)對電子文件的管理

繼續(xù)教育檔案要想實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，離不開電子文件，這就需要檔案人員嚴(yán)格把控電子文件，對其進(jìn)行全面監(jiān)管，避免由于人為因素造成檔案信息失真。首先，檔案人員在平時管理時，要密切排查檔案內(nèi)容，尤其是重要的檔案資料，要給予特別關(guān)注，確保檔案信息完整性。其次，檔案人員要具有創(chuàng)新意識，通過信息手段管理檔案，在實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的同時，確保其安全性。但在此期間，需要檔案人員保證電子文件安全，防止人為對其進(jìn)行修改，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)誤差，使得重要數(shù)據(jù)發(fā)生丟失。最后，高校要健全制度，全面規(guī)定檔案管理工作，這樣既可以讓檔案人員了解那些事情不能做，避免做出損害學(xué)校利益的相關(guān)事件[6]，而且能夠使檔案人員根據(jù)崗位職責(zé)進(jìn)行工作，例如，可以對歸檔時間進(jìn)行明確規(guī)定，讓檔案人員自覺遵守，為信息化建設(shè)打下良好基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

在現(xiàn)代社會中，信息化建設(shè)現(xiàn)已成為繼續(xù)教育檔案主要內(nèi)容之一，支持信息化建設(shè)不僅可以提高檔案管理效率，讓檔案人員高效完成檔案工作，還有利于繼續(xù)教院校發(fā)展，使其與現(xiàn)代教育相接軌，確保繼續(xù)教育事業(yè)得到良性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 姬鵬華.論繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2016，03：51.

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[3] 王曉蕾.關(guān)于繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，08：90.

[4] 梁小蘭.信息時代優(yōu)化高校繼續(xù)教育檔案管理研究[J].機(jī)電兵船檔案，2018，03：26-28.

[5] 李松.試論高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀及對策[J].科技信息，2010，20：387-388.

[6] 蒙海理.高校成人教育檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2013，02：17.