檔案利用與“黑天鵝事件”

劉東斌 吳雁平

摘 要：檔案利用具備“黑天鵝事件”小概率和不可預測特征，即不經(jīng)常被利用和無法預測。無法預測的不經(jīng)常被利用就構(gòu)成了檔案利用的用少性，檔案利用大都應對的是“黑天鵝事件”。不經(jīng)常被利用是由檔案記憶備忘本質(zhì)決定的，無法預測是由檔案價值不可知決定的。預防“黑天鵝事件”的最好做法，就是用最少成本保存盡可能齊全的檔案，并以熟悉館藏之“不變”，應利用黑天鵝之“萬變”。

關鍵詞：檔案利用；黑天鵝事件；用少性；小概率；不可預測

1 “黑天鵝事件”的來源

心理學上有一個理論，叫做“黑天鵝理論”。這個理論是心理學家納西姆·尼古拉斯·塔勒布（Nassim Nicholas Taleb）發(fā)明的，它源自一個典故：歐洲人觀察了上千年，見到的天鵝全部是白天鵝，因此所有人都認為天鵝都是白的。直到1697年歐洲探險家在澳大利亞發(fā)現(xiàn)了黑天鵝，人們才知道以前的結(jié)論是片面的——并非所有的天鵝都是白色的。只看見一次黑天鵝，就足以推翻上千年來千萬次觀察總結(jié)出來的結(jié)論。納西姆·尼古拉斯·塔勒布用黑天鵝事件特指極其罕見，但一旦發(fā)生影響極其巨大，完全顛覆長期歷史經(jīng)驗而事前卻根本無法預測的重大事件?！昂谔禊Z事件”有兩個主要特征：其一，罕見；其二，無法預測。一句話：小概率且不可預知。

2 檔案利用具備“黑天鵝事件”特征

這里說的檔案利用專指綜合檔案館的檔案利用。

檔案館的檔案利用與“黑天鵝事件”頗相似，同樣小概率且不可預知。檔案館的利用也有兩個主要特征：其一，不經(jīng)常被利用，也就是檔案被利用的機會很少，是小概率的；其二，什么時候被利用是不可知的，無法預測。無法預測的不經(jīng)常被利用就構(gòu)成了檔案利用的用少性，實際上檔案館的利用大都應對的是“黑天鵝事件”，這是由檔案的本質(zhì)特性所決定的。

2.1 檔案館的檔案不經(jīng)常被利用，是由檔案記憶備忘的本質(zhì)決定的。檔案的本質(zhì)是記憶備忘工具，檔案是為了滿足人類記憶備忘的要求而產(chǎn)生的，檔案最基本的功能是記憶備忘。所以說檔案是記憶備忘的工具。對于檔案是記憶備忘的工具的具體認識，可以從對檔案定義的歷史梳理中看出端倪。如，周連寬在《檔案處理法》一書中認為：“所謂檔案，系指處理完畢而存貯備查之公文也?！盵1]伍振華認為：“檔案是備以查考的文獻。”[2]陳兆祦、和寶榮、王英瑋認為：“檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識記錄。”[3]朱玉媛認為：“檔案是記錄和反映國家機構(gòu)、社會組織或個人工作、生產(chǎn)、科研、學習等活動原貌的，按一定規(guī)則組合歸檔，以備查考利用的各種文獻。”[4]從中可以看出盡管隨著對檔案的深入認識，其定義不斷有所變化，但是，其記事備忘的功能卻一直貫穿其中，從“存貯備查”到“備以查考”“保存?zhèn)洳椤?，再到“以備查考”，可以看到檔案記事備忘的功能在檔案定義中是一脈相承、一以貫之的。所謂“備”，《現(xiàn)代漢語詞典》的解釋是“防備”[5]的意思。對于“防”《現(xiàn)代漢語詞典》的解釋是：防備：預防、防澇、以防萬一、謹防假冒等[6]。所謂預防、防澇、以防萬一等，就是預防不經(jīng)常發(fā)生的事，“以防萬一”那就是防止那一萬次里才有可能發(fā)生一次的事。檔案館“保存?zhèn)洳椤钡臋n案就如同汽車的“備胎”一樣，是預防萬一的，“備胎”是不常用的，你見過誰家的汽車天天用“備胎”？檔案館保管檔案重心不是在“用”上，而是重在“防（備）”上。正像有學者說的那樣：“養(yǎng)檔千日，用在一朝?！盵7]顯然，“養(yǎng)檔千日，用在一朝”重心在“養(yǎng)檔”上，也就是檔案的“備”上?！梆B(yǎng)檔千日，用在一朝”與以防萬一，實際是一個意思，都表明檔案館檔案是不經(jīng)常被利用的，也表明檔案利用是小概率的，具有用少的性質(zhì)。

2.2 什么時候利用檔案是不可知的，是無法預測的。這是由檔案價值的不可知決定的。檔案價值的客觀需要，受政治、經(jīng)濟、軍事、文化、科學技術發(fā)展形勢的制約，什么時候社會需求什么樣的檔案，什么時候什么樣的檔案可以實現(xiàn)其價值都是不清楚的。檔案“利用價值的實現(xiàn)具有不確定性，檔案人員無法預測公眾會利用哪些檔案，何時利用”。[8]對于檔案利用的不確定性早有研究者認識到這一點：檔案利用的不確定性“決定了不一定每一件檔案都會被經(jīng)常利用，不一定所有的工作人員在工作中都會經(jīng)常來利用檔案，也不一定經(jīng)常不斷的有同樣數(shù)量的人來檔案部門使用檔案，因而檔案部門的工作也就不可能經(jīng)常是‘門庭若市，而是有時表現(xiàn)為‘門庭若市，有時又顯得有些‘門前冷落。這完全是一種正?，F(xiàn)象”。[9]按照馬克思主義的認識論是科學的可知論的觀點，客觀世界是可以認識的。對于檔案價值來說也應該是可以認識的。但這是對于整個人類的全部認識過程而說的，而不是針對現(xiàn)代人來說的。檔案價值對于現(xiàn)代人來說又有“不可知的”一面。因為，每一時代的人的認識能力都是有限的，檔案價值是隨著人類社會的發(fā)展逐步顯現(xiàn)和實現(xiàn)而被人們逐漸認識的。對于現(xiàn)代人來說，許多檔案價值是無法認識到的，是不可知的。我們現(xiàn)代人很難準確預測未來社會發(fā)展變化的趨勢，也無法準確預測未來人們的利用需求。當然我們根據(jù)以往的經(jīng)驗，可以對未來的發(fā)展變化預測，但這種預測肯定不可能完全正確。例如，有一個著名檔案學者在1991年就預測，認為：“一定歷史時期的檔案利用要求總要受到當時社會總形勢的影響制約。這是檔案利用及其需求的時代性，也是檔案利用的一條基本規(guī)律。根據(jù)這一規(guī)律，我們可對檔案利用的大致趨勢作出相應的預測：在以經(jīng)濟建設為中心的今天及今后一個相當長的時期里，社會尤其是經(jīng)濟部門對反映經(jīng)濟活動內(nèi)容的檔案及有關科技檔案的利用將是頻繁的?！盵10]這也是當時不少的檔案人預測的。然而，二十幾年過去了，經(jīng)濟、科技等類檔案既沒有被頻繁利用，也沒有形成檔案利用高潮，相反，檔案的利用幾乎一直在低谷中徘徊。還是這位學者在2007年對檔案利用情況的數(shù)據(jù)分析后，不得不認為：“1994-2003年室藏檔案利用率和館藏檔案利用率在總體上共同走低的態(tài)勢，正在向人們發(fā)出這樣一個信號：國家檔案資源不僅在整體上利用得不夠充分，而且也并沒有向著充分利用的方向發(fā)展。檔案界應該從這里清醒地看到國家檔案資源在整體利用上面臨著不容樂觀的嚴峻形勢?！?[11]實際上這是由檔案利用小概率的用少性決定的，并不是什么“利用得不夠充分”“面臨著不容樂觀的嚴峻形勢”。這也再次說明檔案利用或者說檔案價值是不可預測的。著名科學家馮·卡門說過：“科學家預言未來是要冒風險的。因為預測往往會出差錯?！盵12]“黑天鵝事件”的存在也充分說明了人們認知的局限性。因此，對于潛在于檔案之中需要未來社會的發(fā)展以及人們利用需要變化才能顯現(xiàn)出來的檔案價值，即便是檔案大家、天才人物也難以認識到，是預測不到的。事實上，檔案在“什么時間會被利用以及在歷史的長河中被利用的頻率和發(fā)揮作用的大小，這都是檔案職業(yè)無法控制和決定的”。[13]

也許會有人說編史修志可以預測，因為檔案館有存史的功能，我國又有編史修志的傳統(tǒng)，而“檔案是方志之骨”（清朝方志學家章學誠語）。雖說，我國有編史修志的傳統(tǒng)，每隔一段時間都會進行編史修志的，而編史修志必然要利用檔案，但是，什么時間啟動編史修志并沒有規(guī)律，也不是由檔案館人所把控的。比如清史的修撰，由于種種原因，到2002年才正式啟動，離1925年10月成立的大量保存清朝檔案的第一歷史檔案館前身——故宮博物院文獻部，已經(jīng)過去了77 年，這恐怕是幾代檔案館人都難預測的。而且，即便是預測到一定會有人在某一時間段內(nèi)因編史修志來利用檔案館的檔案，但是，利用什么檔案、利用多少檔案、有多少人來利用檔案，仍然是無法預測的。這是因為，雖然有“檔案是方志之骨”之說，但是，檔案并非是編史修志的唯一材料。也就是說，因編史修志修撰人來不來檔案館查閱檔案、查閱什么檔案依舊是檔案館人無法控制和決定的，檔案館人依然無法預測。而且編史修志到檔案館來查閱還受其他因素的影響，同樣會使預測失靈?！坝腥苏J為國務院辦公廳《關于進一步加強地方志編撰工作的通知》中明確規(guī)定地方志每20年左右續(xù)修一次，因此每20年左右就會出現(xiàn)一次檔案利用高峰，這種認識是片面的”，這“可用下面事實說明問題。黔西縣志辦1990年編輯出版的黔西縣志92萬字，共在縣檔案館查閱檔案15186卷次，可是在1996年編制的《1988-1996年黔西縣大事記》，此書25萬字，共查閱摘抄檔案2910卷次，但全是在機關檔案室查閱的，沒有到縣檔案館查閱過一次檔案。有了這本大事記，下次編史修志時，至少要減少查閱館藏檔案2910卷次，如果其有關編史修志的資料逐步編輯出臺，那下一次編史修志時利用館藏檔案就難以形成高峰，退一萬步講，即使形成高峰，編史修志利用檔案的卷次也遠遠少于八十年代末這一次編史修志利用檔案的卷次”。[14]還有的學者直接認為：“保存的檔案只能是存史備用，并非一定要用?！薄安⒎且欢ㄒ谩本褪遣豢赡茴A測。[15]“有意思的是，發(fā)明了黑天鵝定律的塔勒布卻告訴我們應對黑天鵝事件的五個基本原則，第一個竟然是‘不要預測，因為黑天鵝何時發(fā)生根本無法預測，能夠預測出來的意外就不是意外。對于不可預測的事情作出錯誤的預測而采取錯誤的行動，只會犯下更大的錯誤?！盵16]

3 檔案利用中的“黑天鵝事件”

“黑天鵝事件”在檔案館的檔案利用中，無論是國家層面還是百姓層面比比皆是。在國家層面案例，例如：

“2008年拉薩‘3·14嚴重暴力犯罪事件發(fā)生后，中央檔案館迅速反應，經(jīng)中央批準陸續(xù)在國家檔案局網(wǎng)站上以視頻形式公布了5個專題檔案，有力地證明了西藏自古就是中國不可分割的一部分。”[17]

2008年5月12日汶川特大地震發(fā)生后，中央檔案館及時主動地為有關領導同志緊急提供了抗震救災、災后重建方面的檔案資料，供領導同志和有關部門決策參考。

2012年日本演出釣魚島購島鬧劇后，“中央檔案館又公布了歷朝歷代以來釣魚島及位于臺灣與日本之間琉球群島都是中國領土以及其歸屬于中央政府的檔案材料，使全國甚至全球人都在一夜之間看到了那些不可否認的佐證”。[18]

這些案例都是當年的檔案利用典型案例，也都是典型的“黑天鵝事件”。

再來看看百姓層面的案例，例如：

“1988年9月，建平縣統(tǒng)戰(zhàn)部接到臺胞李樹春來信，要求查找家鄉(xiāng)住址及親人。據(jù)李本人提供的住址線索無法在地圖上查到。后來到縣檔案館查閱了原熱河省地圖，查實李樹春的家鄉(xiāng)為內(nèi)蒙古赤峰市敖漢旗金廠溝染下長皋，通過實地查訪，找到了李的家。身患重病的84歲的老父親聽到兒子的消息驚喜萬分，李樹春表示馬上回鄉(xiāng)探親?！盵19]

2002年甘肅“崇信縣赤誠鄉(xiāng)周家寨村老莊溝回民社與國營新窯林場為230畝天然林場權屬問題發(fā)生糾紛，雙方爭執(zhí)不下，領導多次出面調(diào)解亦無濟于事，社干部去檔案館查到70年代縣上關于230畝天然林場劃歸本社的文件，才使問題得以妥善解決”。[20]

2013年蚌埠市開展文化事業(yè)單位改制工作，7月4日，蚌埠日報社印刷廠工作人員鄒女士帶著列了 16個人員名單的介紹信到市檔案館，要求查閱這些人員當年的招工檔案。該廠在這次事業(yè)單位清理中要改制成企業(yè)，為了順利安置好職工，需要把職工個人檔案中缺失的材料補齊。蚌埠市檔案館工作人員根據(jù)鄒女士提供的信息，在市勞動局永久檔案1986年第49卷中找到他們的招工檔案，解決了問題。[21]

這些案例是從《中國檔案年鑒》中由各省報送的典型案例中選的有關百姓層面上的案例，也都是典型的“黑天鵝事件”。

以上的檔案利用，不論是國家層面還是百姓層面，不論是國際國家事務還是家庭事務，不論是單位利用還是個人利用，都不是事先預料到的，更不知道何年、何月、何日、何時會利用。事實上與上述案例中涉及的檔案相同相似相近的，在各級檔案館中都有大量保存，只是并未大量廣泛被利用，利用的僅是其中的很少一部分，是小概率的。

4 應對“黑天鵝事件”的措施

面對“黑天鵝事件”的檔案館檔案利用工作，并非無所事事，也不是不可作為。雖然，“不要預測”“黑天鵝事件”，但是，“不要預測災難不等于不要預防災難，必須謹慎地分析最極端黑天鵝事件發(fā)生的破壞性，并作最充分的預防，這是文明的現(xiàn)代人著手準備著的事情，而且把這事做得越來越精細”。[22]對于檔案館人來說，“就需要用更多的力量做好經(jīng)常的準備工作，不管利用的人多人少，不管人家來不來用，都要作好準備”。[23]要做好準備預防“黑天鵝事件”的最好做法，就是將檔案的“備”發(fā)揮到極致，也就是要用最少成本保存盡可能齊全的檔案，并把整理、編制檢索工具、信息化建設、保管安全做細做扎實，在“用在一朝”時，能夠及時準確提供，也就是所謂的“平時多流汗，戰(zhàn)時少流血”。只有立足館藏，十分熟悉館藏、將檔案貯藏保存之處爛熟于心，熟練運用檢索工具，才能做到“一朝有需”，使命必達。一句話：以熟悉館藏之“不變”，應利用黑天鵝之“萬變”。

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[20]國家檔案局編，中國檔案年鑒2003[M].北京：中國檔案出版社，2004：194.

[21]國家檔案局編，中國檔案年鑒2014[M].北京：中國文史出版社，2017：163.

（作者單位：劉東斌，濮陽市檔案局；吳雁平，開封市檔案局 來稿日期：2019-02-16）