如何做好企業(yè)檔案管理與利用工作

邢麗敏

檔案工作是企業(yè)管理工作重要組成部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。一方面為企業(yè)管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。如何做好企業(yè)檔案管理與利用工作，需要做到以下幾點(diǎn)：

1 提高認(rèn)識(shí)，樹(shù)立檔案管理新觀念

檔案是企業(yè)工作的查考憑據(jù)，是單位各項(xiàng)工作及其管理活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，真實(shí)地記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，是企業(yè)發(fā)展運(yùn)營(yíng)過(guò)程的真實(shí)記錄和見(jiàn)證。通過(guò)檔案能夠了解一個(gè)企業(yè)的成長(zhǎng)歷程、核心價(jià)值和文化氛圍等。檔案室是企業(yè)歷史資料和企業(yè)技術(shù)資料等的庫(kù)存地，記載著企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案部門應(yīng)解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，不能“坐等上門”，而要“大開(kāi)門戶”，培養(yǎng)敢想、敢說(shuō)、敢干的檔案工作人員；不驕躁、不盲從，用科學(xué)的態(tài)度研究管理工作出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題、新事物；加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門的橫向聯(lián)系，積極主動(dòng)地做好檔案管理工作。在實(shí)踐中我們認(rèn)識(shí)到，要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和業(yè)務(wù)部門的配合，檔案部門一方面要?jiǎng)?chuàng)造性地做好自己的工作，另一方面，要多向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，多與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，積極主動(dòng)地做好檔案宣傳工作，使他們了解檔案文件材料的形成、積累、歸檔，為什么要列入工作計(jì)劃、怎樣列入工作計(jì)劃，通過(guò)采取什么措施，使檔案材料形成、積累、歸檔同日常工作一起檢查和考核。從而使檔案管理要求與企業(yè)各業(yè)務(wù)部門的工作達(dá)到協(xié)調(diào)一致。

2 完善基礎(chǔ)設(shè)施，做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，滿足企業(yè)各方面對(duì)檔案工作的需要

隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制轉(zhuǎn)換，企業(yè)檔案內(nèi)容不斷更新，數(shù)量日益增多，企業(yè)檔案部門要做好業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，一是擴(kuò)大檔案材料的收集范圍。進(jìn)一步完善歸檔制度，積極做好各門類、各種載體檔案材料收集工作，防止企業(yè)工程技術(shù)材料及文件的流失，豐富室藏檔案數(shù)量。二是搞好檔案材料的價(jià)值鑒定工作。企業(yè)要成立檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)超期保管的各類檔案進(jìn)行鑒定銷毀工作，保證企業(yè)檔案真實(shí)、完整、精練，有實(shí)用價(jià)值，進(jìn)而優(yōu)化室藏檔案資源。三是搞好檔案整理工作。對(duì)新形成的檔案材料要按照檔案分類方案進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序組合，便于提供利用。四是完善檔案檢索工具體系。檔案室要有豐富的信息存貯量和準(zhǔn)確、高效的檢索手段，需要不斷完善檔案檢索工具和服務(wù)模式，以提升服務(wù)能力，滿足企業(yè)各方面對(duì)檔案工作的需要。

3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源信息化

目前，一些企業(yè)往往將獲得最大經(jīng)濟(jì)效益作為企業(yè)追求的主要目標(biāo)，往往會(huì)更多地注重人力和設(shè)備的競(jìng)爭(zhēng)，而對(duì)企業(yè)的檔案工作重視不夠，認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性要求不強(qiáng)的工作，普通文職人員就能干。事實(shí)上，檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)要求很強(qiáng)的工作，多數(shù)企業(yè)檔案兼職人員遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)專職人員，特別是在小企業(yè)中，檔案人員大部分是兼職，有的甚至身兼數(shù)職，結(jié)果是“兼而不管”現(xiàn)象非常嚴(yán)重。同時(shí)企業(yè)檔案工作人員調(diào)動(dòng)更換也很頻繁。在這種情況下，企業(yè)檔案工作人員就不能夠把檔案管理專業(yè)知識(shí)更好地融入企業(yè)檔案管理中；新的檔案工作人員不清楚如何進(jìn)行收集、整理、登記、移交，只是被動(dòng)地接收，以至于不清楚哪些資料已經(jīng)歸檔，哪些尚未歸檔，即使收集到的資料也是雜亂無(wú)序，分類整理時(shí)無(wú)從下手，工作不能有序開(kāi)展，給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了時(shí)間和質(zhì)量上的問(wèn)題，這也是影響企業(yè)檔案管理和利用工作的重要因素。因此，要有針對(duì)性地舉辦一些短期業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，及時(shí)提高新進(jìn)檔案人員的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)還要適度提高檔案工作人員的待遇和工作環(huán)境，以減少檔案人員流動(dòng)性強(qiáng)更換頻繁等現(xiàn)象。

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的推動(dòng)作用下，各種計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)開(kāi)始在現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)與管理工作中得以應(yīng)用與推廣，對(duì)于企業(yè)檔案的管理與利用工作而言更是如此。這也就意味著傳統(tǒng)模式下企業(yè)檔案的管理與利用工作已無(wú)法與這種先進(jìn)的技術(shù)手段相適應(yīng)，作出一定的改革與調(diào)整也正是企業(yè)檔案資源信息化得以實(shí)現(xiàn)的必然選擇。企業(yè)要推進(jìn)檔案工作的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)，建立一個(gè)檔案從收集、整理、管理到利用的信息化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)行檔案紙質(zhì)和電子“雙套制”接收存檔。實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息化資源能夠最大限度地共享與開(kāi)發(fā)，使企業(yè)檔案管理工作提升到一個(gè)新的水平。

4 增強(qiáng)企業(yè)檔案部門的管理職能，推動(dòng)“三納入”“四參加”工作的落實(shí)

“三納入”“四參加”可以充分發(fā)揮檔案部門的管理職能，保證檔案材料的歸檔率、完整率?！叭{入”是指納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任或崗位責(zé)任制，通過(guò)“三納入”增強(qiáng)了企業(yè)全員檔案意識(shí)；“四參加”是指企業(yè)檔案部門或檔案人員及時(shí)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題審定、基建項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收或引進(jìn)項(xiàng)目驗(yàn)收，負(fù)責(zé)檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。通過(guò)“四參加”可以讓檔案工作人員及時(shí)了解企業(yè)各方面的工作動(dòng)態(tài)，能夠在企業(yè)各個(gè)部門全面進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保了企業(yè)檔案文件和工程技術(shù)材料及時(shí)完整歸檔。通過(guò)“三納入”“四參加”可以促使企業(yè)下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料積累情況同步；驗(yàn)收、鑒定生產(chǎn)技術(shù)成果與驗(yàn)收、鑒定文件材料歸檔情況同步；生產(chǎn)總結(jié)與生產(chǎn)材料完整歸檔同步。從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的“四同步”。

企業(yè)要為落實(shí)“三納入”“四參加”提供良好的條件和環(huán)境，通過(guò)各種措施，使“三納入”“四參加”真正落到實(shí)處。一切事物都是相輔相成的，檔案部門在要求各業(yè)務(wù)部門積極支持配合的同時(shí)，也要主動(dòng)配合各業(yè)務(wù)部門的工作。

5 開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源，搞好優(yōu)質(zhì)服務(wù)

企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)全過(guò)程的系統(tǒng)概況，不僅是對(duì)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)與業(yè)務(wù)往來(lái)情況的說(shuō)明，更是對(duì)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)背景下發(fā)展綜合實(shí)力的概括。檔案工作的目的在于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的利用。企業(yè)檔案部門要搞好“窗口”服務(wù)，實(shí)行延伸服務(wù)，對(duì)于歸檔難度比較大的企業(yè)建設(shè)類項(xiàng)目檔案，從工程的開(kāi)始到結(jié)束，檔案部門可采取跟蹤服務(wù)，以保證檔案材料的齊全、完整。企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目建成后形成的基建檔案，對(duì)以后的生產(chǎn)、維修、技術(shù)改造、改擴(kuò)建等工作起著非常重要的參考和指導(dǎo)作用。

例如，某企業(yè)因丁四設(shè)備庫(kù)嚴(yán)重老化，為保證基地正常安全運(yùn)行，基地地坪、圍墻需重新改造升級(jí)。因?yàn)槎∷幕亟⒛攴菀丫?，原工作人員大部分已退休，找不到原圍墻、地坪的技術(shù)參數(shù)，不能計(jì)算出原圍墻地基、地坪的承載力是否滿足要求。若圍墻拆除重新施工，需投入資金29.1萬(wàn)元。后來(lái)到檔案室查閱丁四設(shè)備基地地質(zhì)資料和原圍墻施工圖紙，經(jīng)驗(yàn)算在原圍墻上加高就可以了，僅需要少量資金。

通過(guò)檔案查閱僅圍墻一項(xiàng)就為企業(yè)節(jié)約一筆不必要的資金投入，提高了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)可度、也贏得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的關(guān)注和支持。檔案人員要根據(jù)需要做好提供利用工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案、資料、技術(shù)信息的一體化服務(wù)在企業(yè)日常運(yùn)行中能得到充分利用。這樣既可以使企業(yè)的各種信息互相補(bǔ)充，互相滲透，構(gòu)成企業(yè)信息的完整體系，又可以充分發(fā)揮企業(yè)綜合信息的整體功能，適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)需要。

（作者單位：平煤建工集團(tuán)建井三處 來(lái)稿日期：2019-01-26）