高層次人才流動(dòng)背景下高校人事檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策

呂鵬娟

摘 要：在人才競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈的形勢(shì)下，高校高層次人才的流動(dòng)日益頻繁。人才的流動(dòng)也意味著人事檔案的流動(dòng)，在人事管理實(shí)踐中，人檔分離、檔案材料審核不嚴(yán)、信息程度不夠、業(yè)績(jī)材料收集不足、對(duì)外籍人才檔案材料收集意識(shí)不強(qiáng)等都是常見(jiàn)的問(wèn)題。這些問(wèn)題的解決一方面依賴于人才流動(dòng)大環(huán)境的改善，另一方面也需要高校在嚴(yán)格檔案審核、加強(qiáng)信息化建設(shè)、豐富材料收集等方面下功夫。

關(guān)鍵詞：高層次人才；人事檔案；檔案管理

隨著高等教育規(guī)模的不斷擴(kuò)大，以及對(duì)人才戰(zhàn)略地位認(rèn)識(shí)的深化，高校對(duì)高層次人才的需求更加緊迫。本就稀缺的高層次人才成為眾多高校爭(zhēng)搶的對(duì)象，高層次人才的流動(dòng)也愈加頻繁。根據(jù)“檔隨人走”的管理原則，人才的流動(dòng)往往也意味著人事檔案的流動(dòng)。本文結(jié)合高校人事管理工作實(shí)際，對(duì)高校高層次人才人事檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行歸納，并提出相應(yīng)的對(duì)策。

1 引進(jìn)高層次人才人事檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題

1.1 人檔分離?！皺n隨人走”“人檔合一”是人事檔案管理的基本原則，但是高校之間對(duì)高層次人才日益白熱化的競(jìng)爭(zhēng)，引發(fā)的人才無(wú)序流動(dòng)，也常常導(dǎo)致“人檔分離”現(xiàn)象的發(fā)生。“人檔分離”又可分為“有檔無(wú)人”和“有人無(wú)檔”兩種情況，前者主要出現(xiàn)在流失人才的原單位，因?yàn)樯岵坏谩胺棚w”人才又無(wú)計(jì)可施，采取扣留檔案這樣的下策；后者主要出現(xiàn)在引進(jìn)人才的現(xiàn)單位，因?yàn)橛萌诵枨蠹逼?，便置人事檔案于不顧。還有一些“海歸”人才因多年在海外求學(xué)工作，回國(guó)后找不到原檔案?！叭藱n分離”造成了人事管理與檔案管理的脫節(jié)，對(duì)正常的人事檔案管理秩序是一種嚴(yán)重的干擾。

1.2 檔案材料審核不嚴(yán)。近年來(lái)，根據(jù)中央組織部有關(guān)規(guī)定，干部人事檔案專項(xiàng)審核工作已經(jīng)在全國(guó)范圍內(nèi)開(kāi)展。但是對(duì)于高層次人才密集的高校來(lái)說(shuō)，干部人事檔案專項(xiàng)審核工作通常只針對(duì)擔(dān)任有領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人員，大量沒(méi)有擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)干部職務(wù)的高層次人才的人事檔案往往在審核名單之外，許多檔案材料缺失、信息有誤等問(wèn)題沒(méi)有引起足夠重視。事實(shí)上，從高校人事檔案管理工作實(shí)際來(lái)看，由于高層次人才一般學(xué)歷層次高，學(xué)習(xí)經(jīng)歷漫長(zhǎng)，學(xué)習(xí)形式多樣，且大多存在轉(zhuǎn)變學(xué)習(xí)院校、轉(zhuǎn)換工作單位的經(jīng)歷，其檔案材料的收集也往往歷經(jīng)多個(gè)學(xué)校、單位的轉(zhuǎn)手，諸如學(xué)歷材料不齊、入黨材料不完備、歷年工資考核材料不全、信息記載不一致等問(wèn)題并不少見(jiàn)。

1.3 信息化程度不夠。高層次人才的檔案歸檔材料多，信息量大，借閱頻率高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是依靠人工裝訂、整理、查找、翻看，查閱檔案往往耗時(shí)費(fèi)力，檔案信息的利用也不盡如人意。近年來(lái)，各高校對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的必要性的認(rèn)識(shí)已經(jīng)逐步深化，隨著各種檔案管理系統(tǒng)或軟件的應(yīng)用，檔案信息的程度也在不斷加深。然而，在實(shí)際工作中，由于受到經(jīng)費(fèi)投入不足、信息技術(shù)發(fā)展水平不夠、管理人員專業(yè)化程度不高等方面因素的限制，人事檔案信息化的建設(shè)還有待持續(xù)深入的加強(qiáng)。

1.4 業(yè)績(jī)材料收集不足。作為高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員，高校高層次人才在承擔(dān)大量的教學(xué)工作外，往往還承擔(dān)有相當(dāng)?shù)目蒲泄ぷ魅蝿?wù)，經(jīng)常參與國(guó)內(nèi)國(guó)外的重要學(xué)術(shù)活動(dòng)。其工作范圍和工作性質(zhì)已非傳統(tǒng)的干部身份可以涵括。除了教育背景、職稱職務(wù)、黨團(tuán)活動(dòng)外，實(shí)際教學(xué)、科研工作中產(chǎn)生的教學(xué)評(píng)價(jià)、同行評(píng)議、重要著述、論文、項(xiàng)目、專利等大量業(yè)績(jī)材料都是人才評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。然而，傳統(tǒng)的人事檔案一般不把業(yè)績(jī)材料作為單獨(dú)的歸檔對(duì)象，即便是歸檔的職稱評(píng)聘表格和年度考核表格中有列述，但是仍然很難通過(guò)檔案信息來(lái)了解人才業(yè)績(jī)?nèi)病?/p>

1.5 對(duì)外籍人才檔案材料收集意識(shí)不強(qiáng)。隨著“千人計(jì)劃”“百人計(jì)劃”等海外高層次人才引進(jìn)計(jì)劃的實(shí)施，到各高校任職的外籍人才的數(shù)量越來(lái)越多，但從當(dāng)前高校人事管理工作實(shí)際來(lái)看，對(duì)外籍人才的人事管理基本上只停留在聘用合同簽訂、工資發(fā)放的層面，對(duì)其個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)工作履歷、業(yè)績(jī)考核等材料的收集還未有重視?？梢韵胍?jiàn)，隨著在華外籍人才人數(shù)的增加，工作年限的增長(zhǎng)，其產(chǎn)生的相關(guān)材料在類別和數(shù)量上可能和本國(guó)人才不相上下。從人事檔案管理的角度來(lái)看，對(duì)在華外籍人才進(jìn)行人事相關(guān)材料的收集歸檔工作必須引起相當(dāng)重視。

2 應(yīng)對(duì)策略

2.1 推動(dòng)人才有序暢通流動(dòng)。推動(dòng)人才有序暢通流動(dòng)是解決“人檔分離”現(xiàn)象的關(guān)鍵，而推動(dòng)人才有序暢通流動(dòng)的根本則在于建立現(xiàn)代化的高校人事管理制度。

人事管理制度的“現(xiàn)代化”首先體現(xiàn)在人才理念的現(xiàn)代化。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及用人觀念的轉(zhuǎn)變，“使得過(guò)去以單位來(lái)確定人們身份慢慢轉(zhuǎn)向?qū)ζ渖鐣?huì)價(jià)值的認(rèn)可，人的身份由單位人轉(zhuǎn)向社會(huì)人”。[1]同樣也是“社會(huì)人”的高層次人才，在人才市場(chǎng)上是具有充分的自主選擇權(quán)利的個(gè)體，是具有多重價(jià)值實(shí)現(xiàn)需要的個(gè)體。從一定程度上說(shuō)，人才的流動(dòng)是社會(huì)活力的一種體現(xiàn)。因此，“面對(duì)人才流動(dòng)，不必大驚小怪、草木皆兵，也不應(yīng)用道德去綁架人才、用制度去限制人才，應(yīng)該保持更加包容的心態(tài)，打通人才流動(dòng)的渠道，創(chuàng)新人才流動(dòng)機(jī)制”。[2]

人事管理制度的“現(xiàn)代化”還體現(xiàn)在用人方式的現(xiàn)代化。從根本上說(shuō)，用人單位與人才的關(guān)系應(yīng)該是友好協(xié)商的基礎(chǔ)上形成的一種契約關(guān)系。根據(jù)《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》的規(guī)定，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)與工作人員訂立聘用合同。聘用合同是事業(yè)單位進(jìn)行人事管理最重要的依據(jù)，用人單位對(duì)人才的所有約束，如聘用期限，聘期工作任務(wù)，解除聘用合同的條件，都應(yīng)該體現(xiàn)在聘用合同的訂立上，而不是簡(jiǎn)單粗暴地拿檔案作為威脅，通過(guò)“扣檔”方式來(lái)阻礙人才的流動(dòng)。此外，在不侵害原單位知識(shí)產(chǎn)權(quán)和合法權(quán)益的前提下，通過(guò)項(xiàng)目聘用、聯(lián)合攻關(guān)、人才租賃等柔性引才的方式，在人才資源競(jìng)爭(zhēng)日趨白熱化的今天，也不失為一種良策。

2.2 嚴(yán)格審核高層次人才人事檔案。近年來(lái)，高校高層次人才到崗不足、多處走穴的現(xiàn)象屢禁不止，學(xué)術(shù)不端、師德敗壞等新聞屢見(jiàn)報(bào)端，背后所映射的各種管理不規(guī)范、不嚴(yán)格、不完善的問(wèn)題，都為高層次人才的人事管理，包括人事檔案的審核工作敲響了警鐘。

應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到高層次人才人事檔案審核的重要性和緊迫性，并建立相應(yīng)的審核制度。不僅是對(duì)新引進(jìn)的高層次人才檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，對(duì)現(xiàn)有的高層次人才檔案也應(yīng)當(dāng)參照干部人事檔案專項(xiàng)審核的工作要求，全方位核準(zhǔn)核實(shí)其教育背景、工作經(jīng)歷、任職資格、獎(jiǎng)勵(lì)或處分、政治方向和政治立場(chǎng)等，并在日常管理中，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)高層次人才有關(guān)檔案材料的收集、整理與歸檔工作。對(duì)審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的檔案材料缺失、不真實(shí)、不一致、不規(guī)范等問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案材料的真實(shí)、完備，從而為高層次人才的評(píng)價(jià)、考核與管理提供可靠依據(jù)。

2.3 加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)。首先，從技術(shù)層面來(lái)講，在數(shù)字化建檔的初始階段，即對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以掃描、拍照等形式進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化和整理，最終形成人事檔案信息庫(kù)的過(guò)程，就要注重技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（如光學(xué)分辨率、文檔格式等）內(nèi)在的統(tǒng)一、規(guī)范，同時(shí)還要保持與其他數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的兼容與開(kāi)放。在后續(xù)維護(hù)階段，也要注重對(duì)初始檔案信息的核查與完善，對(duì)日常新增檔案進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充，防止出現(xiàn)由于技術(shù)方面原因所引起的安全問(wèn)題，嚴(yán)密保障避免信息泄露或丟失。

其次，從管理層面來(lái)看，大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)的建設(shè)由于牽涉部門眾多，管理歸口復(fù)雜，其中涉及的管理權(quán)限分配、信息開(kāi)放程度、信息安全保護(hù)等問(wèn)題都不是單一部門或個(gè)人可以解決的，因此，在實(shí)際工作中，有必要組建專門的工作組，建立協(xié)同辦公的工作機(jī)制，統(tǒng)籌解決信息化建設(shè)中遇到的各種問(wèn)題。

2.4 注重收集業(yè)績(jī)材料。隨著高校人事制度改革的深入推進(jìn)，人事管理由傳統(tǒng)的身份管理轉(zhuǎn)向崗位管理，由行政關(guān)系轉(zhuǎn)向聘用關(guān)系，人事檔案材料的收集也應(yīng)當(dāng)與人事制度改革相適應(yīng)，“不能僅僅局限于對(duì)個(gè)人簡(jiǎn)歷的記錄，還要注重充實(shí)考核、獎(jiǎng)懲、學(xué)歷、職稱聘任、工作實(shí)績(jī)、創(chuàng)造發(fā)明等方面的內(nèi)容，全面反映每個(gè)教職員工承擔(dān)崗位、工作類別、等級(jí)情況，反映對(duì)應(yīng)崗位的基本條件、履行職責(zé)情況及績(jī)效考核情況，任職過(guò)程中的工作創(chuàng)新發(fā)展等方面的情況，反映科研成果、獲得業(yè)績(jī)的情況”，[3]以便人事檔案更加全面直觀地反映個(gè)人工作履行情況的全貌，為人才評(píng)價(jià)提供可靠的依據(jù)。

具體來(lái)說(shuō)，在傳統(tǒng)的干部人事檔案歸檔范圍外，高校高層次人才人事檔案還應(yīng)該將以下幾類材料列為歸檔范圍：（1）圍繞教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生的學(xué)生評(píng)教、教學(xué)研究成果、獎(jiǎng)懲材料；（2）圍繞科學(xué)研究活動(dòng)產(chǎn)生的重要著作、論文、獎(jiǎng)勵(lì)、項(xiàng)目承擔(dān)、發(fā)明專利及參加國(guó)際國(guó)內(nèi)重要學(xué)術(shù)活動(dòng)等材料；（3）在職稱職務(wù)評(píng)定、項(xiàng)目評(píng)審、成果評(píng)獎(jiǎng)過(guò)程中產(chǎn)生的專家評(píng)價(jià)、同行評(píng)議等材料。

由于高層次人才相對(duì)業(yè)績(jī)豐碩，若按照上述要求歸檔，大量的紙質(zhì)檔案材料將對(duì)人事檔案管理工作增加較大的壓力，因此，在現(xiàn)階段實(shí)際工作中，也可以選擇將業(yè)績(jī)材料以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，待人事檔案信息平臺(tái)建成后與其他檔案材料合并一體。

2.5 適當(dāng)展開(kāi)外籍高層次人才檔案新建工作。對(duì)于簽訂長(zhǎng)期聘用合同的外籍高層次人才，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)進(jìn)行檔案新建工作，將外國(guó)人工作許可證、學(xué)歷學(xué)位復(fù)印件、各類人才計(jì)劃申報(bào)材料、聘用合同、聘期考核材料、聘期業(yè)績(jī)材料、入職體檢表等材料作為歸檔對(duì)象，納入人事檔案管理范圍，以便高效、有序地利用檔案材料服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作。

*基金項(xiàng)目：該論文為河南省教育廳2019年度人文社會(huì)科學(xué)一般項(xiàng)目《社交網(wǎng)絡(luò)在高校人才招聘中的應(yīng)用研究》（項(xiàng)目編號(hào)：2019-ZZJH-190）成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉園園.論高層次人才流動(dòng)中人事檔案管理[J].湘潮，2015（9）.

[2]陳健.讓人才有序暢通流動(dòng)[N].人民日?qǐng)?bào)，2017-09-13.

[3]鮑春艷.從人事制度改革看高校人事檔案管理[J].黑龍江檔案，2009（4）.

（作者單位：鄭州大學(xué) 來(lái)稿日期：2019-01-15）