企業(yè)檔案信息化管理分析

施高燕

[摘 要]檔案是企業(yè)工作和管理過(guò)程中必不可少的部分，合理利用檔案能夠推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。如今，隨著時(shí)代不斷發(fā)展，檔案管理已逐步由傳統(tǒng)的管理模式變?yōu)樾畔⒒芾恚绾巫屝畔⒒c檔案管理有效結(jié)合仍存在不少問(wèn)題。本文就目前企業(yè)檔案信息化管理在實(shí)施階段的問(wèn)題進(jìn)行討論，并提出了相應(yīng)對(duì)策，旨在為相關(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案；信息化管理；管理人才建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.10.090

[中圖分類(lèi)號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2019）10-0-02

0 引 言

企業(yè)檔案是企業(yè)各種形式活動(dòng)的縮影，以真實(shí)信息的記錄模式存在，用文字、圖表等形式表現(xiàn)，能夠?yàn)槠髽I(yè)管理、上層決策、人事變動(dòng)、周轉(zhuǎn)資金和改進(jìn)技術(shù)等方面提供信息參考。目前，企業(yè)對(duì)檔案的需求不再是一種傳統(tǒng)模式，已由過(guò)去的檔案、現(xiàn)行文件、圖紙、實(shí)物等模式轉(zhuǎn)換為一種綜合檢索模式，對(duì)傳媒管理模式提出了挑戰(zhàn)，因此，新的現(xiàn)代信息化管理模式將替代傳統(tǒng)的檔案管理模式，能夠滿(mǎn)足檔案使用者快捷、精確、高效、實(shí)用的需求。

1 檔案信息化管理概述

檔案信息化是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置和管理，但前提要在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下提供服務(wù)。檔案信息化具有包括以下幾方面：首先，具備數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；其次，在接收、傳遞、存儲(chǔ)等方面實(shí)現(xiàn)一體化；再次，在信息方面實(shí)現(xiàn)全面共享；最后，檔案管理模式發(fā)生了新變化。

2 檔案信息化管理的特征

2.1 網(wǎng)絡(luò)化

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理與網(wǎng)絡(luò)化工作越來(lái)越密切，利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)管理檔案，可以及大地提高工作效率，能最大限度地節(jié)省檔案信息管理的時(shí)間，節(jié)省人力、物力資源，在保持檔案完整性上體現(xiàn)出更大優(yōu)勢(shì)。

2.2 便捷化

快捷化是檔案信息化管理一個(gè)特征。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，檔案管理人員利用信息設(shè)備通過(guò)掃描檔案信息可以轉(zhuǎn)化為電子信息資料，然后存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，通過(guò)輸入關(guān)鍵詞便能快速搜索，從而能夠有效提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。

3 檔案信息化管理的原則

3.1 規(guī)范性

在具體工作中，檔案管理部門(mén)要規(guī)范檔案管理的具體流程，比如接收數(shù)字化的電子文件，需要制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，否則電子文件的歸檔會(huì)出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象，如果是無(wú)原則性的管理模式，數(shù)字化檔案將在保管、傳遞、利用等方面沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案管理工作一片紊亂。

3.2 安全性

即便網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化給檔案管理帶來(lái)便捷性，但是也存在脆弱性和潛在危險(xiǎn)性。因此，在網(wǎng)絡(luò)安全方面，企業(yè)有必要采取相應(yīng)措施，加強(qiáng)防護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，提高網(wǎng)絡(luò)的安全性。

3.3 效益性原則

檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入很多人力、物力、財(cái)力，必須遵守效益性原則，重視信息化工作的效益。根據(jù)自身的能力、館藏基礎(chǔ)，分析用戶(hù)需求，考慮館藏檔案的利用率；將重要的、利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，從而帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益；利用率不高的檔案則無(wú)須數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。

4 檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

4.1 檔案管理的安全意識(shí)較差

檔案信息管理與其他信息管理工作不同，檔案信息管理中有很多重要文件，特別是一些檔案信息不能泄露，需要保護(hù)，但是在工作中，往往容易被工作者忽略，給檔案信息管理安全帶來(lái)一定隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上保密不嚴(yán)密或者工作者忽略保護(hù)，容易被不法分子盜取信息，甚至有些在網(wǎng)絡(luò)上傳播，造成檔案信息流失，給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

4.2 企業(yè)不重視檔案管理工作

目前，很多企業(yè)的檔案信息管理意識(shí)淡薄，甚至有些企業(yè)沒(méi)有設(shè)置相關(guān)檔案部門(mén)，導(dǎo)致員工檔案信息不全，影響檔案信息管理工作的進(jìn)程。即便有些單位設(shè)置了檔案室，但是對(duì)此重視不夠，在工作開(kāi)展中，很多情況下是為了完成工作，采用了傳統(tǒng)檔案管理模式，忽略了現(xiàn)代化檔案信息建設(shè)工作，工作進(jìn)程緩慢。

4.3 檔案信息化建設(shè)投入不足

檔案信息化建設(shè)需要資金投入，一方面，需要大量的硬件設(shè)備，比如掃描儀、計(jì)算機(jī)以及打印機(jī)等，應(yīng)用這些設(shè)備有利于實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化；另一方面，需要投入相匹配的軟件設(shè)備，應(yīng)用這些軟件設(shè)備方便檔案儲(chǔ)存和管理?？偠灾?，檔案信息化管理不僅需要投入較多的設(shè)備，還需要投入資金，但現(xiàn)階段單位對(duì)檔案信息化管理并不重視，投入較少，影響了檔案信息化管理工作的進(jìn)程。

4.4 企業(yè)檔案管理人員的基本素質(zhì)不高

檔案管理工作人員的素質(zhì)普遍不高，不能滿(mǎn)足工作需求，目前，很多單位的檔案管理人員都不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，也沒(méi)有掌握電子信息知識(shí)，使工作人員在工作中無(wú)法有效開(kāi)展檔案信息化工作，影響工作進(jìn)程，因此，企業(yè)必須要提高檔案工作人員的素質(zhì)。

4.5 工作體制不健全

首先，很多企業(yè)的檔案信息化管理工作缺乏科學(xué)管理制度，工作人員隨便應(yīng)付一下，沒(méi)有真正按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不能保證檔案管理的質(zhì)量。其次，企業(yè)很多制度不規(guī)范，缺乏有效的監(jiān)管機(jī)制，無(wú)法開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，管理進(jìn)度滯后。最后，對(duì)檔案信息化管理進(jìn)程缺乏整體思考，在工作中缺乏明確目標(biāo)，不能發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。

5 企業(yè)檔案信息化管理的措施

5.1 完善工作體系

檔案管理信息化需要完善工作體系。一方面，要明確管理體制，并在日常工作中不斷完善，補(bǔ)充新的規(guī)則和條例；另一方面，要盡可能地完善相關(guān)法規(guī)制度，對(duì)工作加以規(guī)范。同時(shí)，還要建立完善的績(jī)效評(píng)估體系，通過(guò)激勵(lì)的方式促進(jìn)企業(yè)開(kāi)展檔案信息化工作。

5.2 增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)

現(xiàn)代化檔案管理觀念是檔案管理的靈魂。如果檔案人員缺乏現(xiàn)代化檔案管理理念，就無(wú)法開(kāi)展檔案現(xiàn)代化管理。在工作中，檔案管理意識(shí)特別重要，作為檔案管理人員，一旦缺乏了檔案管理現(xiàn)代化頭腦，即使具備現(xiàn)代化管理設(shè)施，也不能有效管理。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，并在檔案管理工作中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)作用，尤其要更新檔案管理者的思想方法，改變落后模式，主動(dòng)為信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。同時(shí)，企業(yè)檔案管理員要積極調(diào)動(dòng)單位職工的積極性，讓他們參與到信息化管理建設(shè)中來(lái)。

5.3 實(shí)現(xiàn)資源共享

要實(shí)施檔案信息化管理，不僅要有相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)、過(guò)硬的技術(shù)支撐，還要建立一整套的規(guī)章制度，把信息庫(kù)建設(shè)和檔案管理結(jié)合起來(lái)，讓基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動(dòng)態(tài)信息統(tǒng)一起來(lái)，更合理地使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，確保信息服務(wù)安全并持續(xù)循環(huán)。

5.4 強(qiáng)化信息管理設(shè)備基礎(chǔ)建設(shè)

完善檔案信息管理設(shè)施是一種安全保障。先進(jìn)的信息管理設(shè)備是檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，在日常檔案管理中，設(shè)施要經(jīng)常維修保養(yǎng)，確保設(shè)備正常使用。為了提高檔案信息化管理水平，單位一定要加大對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入力度，為檔案管理部門(mén)購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的管理設(shè)備，形成一個(gè)設(shè)備齊全且能滿(mǎn)足檔案信息化管理要求的管理設(shè)備系統(tǒng)，有了優(yōu)越的環(huán)境基礎(chǔ)和技術(shù)支持，檔案管理的工作效率會(huì)大大提高，檔案信息化管理進(jìn)程的步伐也會(huì)加快。

5.5 保障信息管理的安全性

檔案信息具有保密性，對(duì)檔案管理安全要求嚴(yán)格。目前，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代及其發(fā)達(dá)，信息化傳播速度快，方便了人們的生活，但容易出現(xiàn)信息泄露等問(wèn)題，威脅信息安全。作為檔案信息管理員，應(yīng)積極改善、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，認(rèn)真做好防火墻技術(shù)，確保內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的安全，對(duì)檔案信息做好訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置工作，建立一個(gè)嚴(yán)密的安全保障體系，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

5.6 加強(qiáng)管理人才建設(shè)

5.6.1 加大人員培訓(xùn)力度

員工作為檔案信息化管理的中堅(jiān)力量隊(duì)伍，企業(yè)要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，采取有效的培訓(xùn)方式，比如交流學(xué)習(xí)或到經(jīng)驗(yàn)豐富的企業(yè)取經(jīng)，開(kāi)展檔案工作人員的檔案管理知識(shí)教育工作，訓(xùn)練他們的實(shí)際操作技能，激發(fā)他們對(duì)檔案管理的積極性。

5.6.2 引進(jìn)管理技術(shù)人才

隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展，開(kāi)發(fā)、使用、維護(hù)各種管理軟件系統(tǒng)都需要具備一定知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人才完成工作。因此，檔案管理部門(mén)有必要從高?；蚱渌髽I(yè)引進(jìn)相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，解決檔案管理的技術(shù)難題。

6 結(jié) 語(yǔ)

檔案信息化管理工作是一個(gè)企業(yè)發(fā)展壯大的基礎(chǔ)工作，作為一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大服務(wù)的檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)很有必要，這不僅能提升企業(yè)檔案管理和利用水平、發(fā)揮檔案的信息功能，同時(shí)還為企業(yè)提供了有效的數(shù)字信息，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)、情報(bào)價(jià)值、評(píng)審價(jià)值等方面，對(duì)一個(gè)企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)運(yùn)轉(zhuǎn)上具有重大的推動(dòng)作用。

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