探討加強(qiáng)城建檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

彭利

[摘 要] 作為國(guó)家和城市發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，城建檔案是再現(xiàn)歷史和描繪未來(lái)的重要依據(jù)。社會(huì)的迅猛發(fā)展導(dǎo)致城建檔案信息量迅速增加，所以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信傳播技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等推動(dòng)城建檔案管理信息化建設(shè)順利開(kāi)展是必然趨勢(shì)。對(duì)此，文章主要闡述了城建檔案信息化建設(shè)的必要性，并對(duì)加強(qiáng)城建檔案管理信息化建設(shè)的有效策略進(jìn)行了探討，以期推動(dòng)城建檔案現(xiàn)代化的順利實(shí)現(xiàn)。

[關(guān)鍵詞] 城建檔案；信息化建設(shè)；策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 07. 057

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2019）07- 0141- 02

0 前 言

現(xiàn)階段，城市建設(shè)步伐的加快促進(jìn)了城建檔案管理工作量的加大。相應(yīng)的，調(diào)用、處理和分析這些城市建設(shè)基本信息難度日益加大，這就需要更準(zhǔn)確、全面的城市建設(shè)檔案進(jìn)行維護(hù)、管理、建設(shè)和規(guī)劃。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展下，信息化技術(shù)快捷、準(zhǔn)確、方便的特點(diǎn)逐漸被城建檔案管理部門認(rèn)可，促進(jìn)了城建檔案信息化管理的良好發(fā)展。

1 城建檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 提高工作效率

構(gòu)建一種信息化的檔案管理模式，方便工作人員建立和查詢檔案。當(dāng)前紙質(zhì)檔案的管理加重了管理人員的工作任務(wù)，造成他們承受了較大的工作壓力，很容易發(fā)生錯(cuò)誤[1]。在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以給予工作人員幫助，提高其工作效率，降低工作難度，同時(shí)也使檔案儲(chǔ)存的占地空間得到了節(jié)省。

1.2 使城建檔案管理的服務(wù)更加全面

當(dāng)前，在城建檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用不斷優(yōu)化了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)也影響了檔案機(jī)構(gòu)中的人員設(shè)置，這在整體上對(duì)檔案管理工作的操作效果和服務(wù)性能進(jìn)行了完善。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理可以利用軟件單獨(dú)展開(kāi)操作，有效整合資源。條理化儲(chǔ)存檔案信息可以為用戶展開(kāi)信息查詢和操作提供方便。

1.3 操作效率較高

傳統(tǒng)的城建檔案管理需要在設(shè)備維護(hù)上投入諸多的經(jīng)費(fèi)和人力，是一項(xiàng)十分關(guān)鍵的支出成本；檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，也在一定程度上影響了檔案管理，同時(shí)一些城市的檔案管理制度缺乏完善性，也會(huì)危害城建檔案管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以使檔案管理工作人力工作量得到顯著減少，可以直觀有效地促進(jìn)檔案管理和服務(wù)水平的提高，同時(shí)也使資源的高效配置得到優(yōu)化，增強(qiáng)檔案管理的系統(tǒng)性。

1.4 持續(xù)性更好

傳統(tǒng)的城建檔案儲(chǔ)存和管理方式是在固定的地點(diǎn)存放紙質(zhì)檔案，只要發(fā)生水災(zāi)、火災(zāi)等意外事件，就會(huì)對(duì)檔案帶來(lái)不可預(yù)計(jì)的損失，檔案的安全性、完整性難以得到保證。計(jì)算機(jī)信息化的檔案管理方式是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)云技術(shù)的儲(chǔ)存方式來(lái)進(jìn)行管理的，這樣就能夠保證檔案被分類保存在計(jì)算機(jī)的服務(wù)器中，還可復(fù)制保存在異地，避免了因?yàn)闉?zāi)害事件造成檔案資料損失，使得檔案的保存持續(xù)性更加穩(wěn)定。

2 城建檔案管理信息化建設(shè)的幾大核心要素

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在城建檔案信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施是重要的物質(zhì)保障，其充分體現(xiàn)了城建檔案信息化程度，是城建檔案信息化建設(shè)中不可缺少的重要組成部分，是對(duì)城建檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用和應(yīng)用信息技術(shù)的重要前提。在基礎(chǔ)設(shè)施中檔案信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)揮著極為重要的作用，其是檔案資源共享、信息傳輸?shù)闹匾侄?，是?jì)算機(jī)、通信、檔案信息數(shù)據(jù)密切聯(lián)系在一起后衍生的產(chǎn)物[2]。

2.2 檔案信息資源建設(shè)

在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中城建檔案信息占據(jù)著極為重要的位置，對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用是城建檔案信息化以及城建檔案信息化建設(shè)取得成效的重中之重[1]。對(duì)城建檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用的程度直接體現(xiàn)了檔案信息化水平的高低。首先，要運(yùn)用相關(guān)技術(shù)充實(shí)和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)；其次，是數(shù)字化處理現(xiàn)有館（室）藏檔案，借助現(xiàn)代信息技術(shù)壓縮處理并轉(zhuǎn)化城建檔案信息資源，使其變成數(shù)字信息。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，辦公自動(dòng)化的發(fā)展日益迅猛，網(wǎng)絡(luò)的不斷擴(kuò)展和延伸，需要保證城建檔案信息的安全、可靠和真實(shí)，就要把遵循和城建檔案信息化建設(shè)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建立起來(lái)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是城建檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，主要包括電子檔案管理和電子文件歸檔，檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、管理、交換、查詢、存儲(chǔ)、描述和使用等，要逐步建設(shè)成具有中國(guó)特色的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

2.4 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)是采集、加工、管理、處理、存貯、傳遞城建檔案信息的各種應(yīng)用軟件，其從技術(shù)上保障了城建檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，和城建檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度息息相關(guān)，是城建檔案信息化建設(shè)效益的集中體現(xiàn)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)要和各單位辦公自動(dòng)化、局域網(wǎng)建設(shè)保持同步。

3 加強(qiáng)城建檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1 加強(qiáng)意識(shí)，確保檔案數(shù)字信息化建設(shè)的順利開(kāi)展

城建檔案人員要具備城建檔案信息意識(shí)，檔案管理工作的信息化，應(yīng)是以人為中心的信息化，其最終要借助“人”來(lái)推動(dòng)，同時(shí)其主要目的也是為了使“人”得到更好的發(fā)展，從而將檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展實(shí)現(xiàn)，這就要求檔案管理人員把正確的思想意識(shí)樹(shù)立起來(lái)。城建檔案人員的積極主動(dòng)性直接影響著信息化建設(shè)能否得到順利開(kāi)展。城建檔案人員具備了城建檔案信息的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到城建檔案信息化建設(shè)的重要性，才能更好樹(shù)立較強(qiáng)的使命感和責(zé)任心，才可以積極主動(dòng)地投入到城建檔案信息化建設(shè)中，將信息化過(guò)程中的每一項(xiàng)工作做好，主動(dòng)將城建檔案信息融合和滲透展開(kāi)思考，并同其社會(huì)信息一起發(fā)展。不斷增強(qiáng)城建檔案信息化意識(shí)，在城建檔案信息化建設(shè)中可以發(fā)揮積極影響，為城建檔案信息化建設(shè)提供有利條件，促進(jìn)城建檔案信息化技術(shù)水平的不斷提升。

3.2 強(qiáng)化電子文件的采集工作，豐富城建檔案管理信息化內(nèi)容

在新形勢(shì)下城建檔案信息化建設(shè)中，其電子文件主要包括電子文件顯示工具、電子文件承載工具、修改的電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用平臺(tái)、電子文件詳細(xì)內(nèi)容[3]。其中，在構(gòu)建城建檔案電子信息化系統(tǒng)的時(shí)候，應(yīng)不斷加大采集和總結(jié)各類電子文件的力度，以確保城建檔案從以往的紙質(zhì)檔案向數(shù)據(jù)化資料轉(zhuǎn)變。同時(shí)，借助對(duì)城建檔案電子應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行全面維護(hù)，這對(duì)現(xiàn)代城建檔案數(shù)據(jù)資料安全性的提高極為有利，以保證城建檔案資料管理系統(tǒng)運(yùn)行的健康性和穩(wěn)定性，從而將城建檔案的利用效率提高。除此之外，立足于現(xiàn)階段城建檔案信息化數(shù)據(jù)儲(chǔ)存和查閱取材過(guò)程中存在的各種問(wèn)題，需要確保城建檔案電子文件的可理解性、可實(shí)用性和可存取性。對(duì)城建檔案電子保存的標(biāo)準(zhǔn)化格式進(jìn)行制定，保證城建檔案信息的采集和總結(jié)可以和所制定的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)相符，以便于城建檔案資料和數(shù)據(jù)信息的資源共享全面實(shí)現(xiàn)，從根本上把現(xiàn)代城建檔案電子資料的利用空間拓寬。就城建電子文件收集的內(nèi)容，應(yīng)該嚴(yán)格遵循國(guó)家制定的相關(guān)要求，對(duì)城建檔案文件做好備份，有效避免城建檔案信息化管理中發(fā)生誤差，從而對(duì)城建檔案的利用造成影響。

3.3 注重開(kāi)放平臺(tái)的搭建，保障檔案信息的可靠性、安全性

資源建設(shè)是檔案信息化的一大核心要素。怎樣確保信息的安全性、可靠性和正確性十分重要，同時(shí)也和檔案信息化利用率以及檔案信息化建設(shè)的成敗息息相關(guān)[3]。同時(shí)，需要在檔案信息化最初階段便把入選的范圍以及成果基本要求確定好，制定并分步驟落實(shí)計(jì)劃，把檔案信息的鑒定工作做好，將應(yīng)急措施制定出來(lái)，運(yùn)用全方位的安全措施，保障檔案信息化安全可靠。在借助局域網(wǎng)等提供信息服務(wù)過(guò)程中，檔案信息化成功不僅可以使多樣性的需求得到滿足、功能齊全，把檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)放性維護(hù)好，又需要運(yùn)用防止病毒入侵和黑客攻擊等安全措施保證檔案信息免受損害，確保檔案信息的長(zhǎng)時(shí)間可持續(xù)利用。

3.4 加大投入力度，鞏固基礎(chǔ)

要想提升檔案管理的信息化水平，必須在資金和人力方面加大投入力度，使信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到不斷加強(qiáng)。第一，要針對(duì)檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施加大投入力度。將檔案信息化資金列入各級(jí)財(cái)政預(yù)算之中，采用逐年投入的方法有效解決基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)維和建設(shè)問(wèn)題。要采用自主解決、外包服務(wù)、合作開(kāi)放等形式，確保檔案信息化的創(chuàng)新性，通過(guò)各種渠道對(duì)信息化科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行籌措。第二，要把檔案信息化建設(shè)必需的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施配備齊全。以管理信息化的技術(shù)要求和實(shí)踐要求為基礎(chǔ)，立足于既和工作需要相符又節(jié)約成本的原則，為檔案管理部門把專門的計(jì)算機(jī)和輔助設(shè)施配備好，如微縮設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)、移動(dòng)硬盤、UPS電源、服務(wù)器、復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、刻錄機(jī)等，構(gòu)建高效安全的檔案局域網(wǎng)絡(luò)，為確保檔案信息化工作順利開(kāi)展和相關(guān)設(shè)施平穩(wěn)安全運(yùn)行創(chuàng)設(shè)有利條件。要第一時(shí)間對(duì)檔案信息化管理軟件進(jìn)行開(kāi)發(fā)和升級(jí)，確保其更加高效、順暢和便捷。

3.5 以人才建設(shè)為支撐，強(qiáng)化城建檔案管理的保障力度

檔案管理工作水平的高低和檔案價(jià)值的發(fā)揮息息相關(guān)，而管理人員的技術(shù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)是直接決定檔案信息管理水平的高低[4]?，F(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展速度越來(lái)越快，在此形勢(shì)下，檔案信息化需要培養(yǎng)一批對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)熟練，又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)，具有數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的人才。城建檔案部門打造一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍，是城建檔案信息化的需要。從當(dāng)前來(lái)說(shuō)，應(yīng)加大培養(yǎng)現(xiàn)有檔案工作者信息化意識(shí)的力度，促進(jìn)檔案人員處理信息能力的提高，對(duì)信息資源管理理論和信息技術(shù)手段進(jìn)行熟練運(yùn)用，科學(xué)管理、有效開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。要將行之有效的培養(yǎng)計(jì)劃制定出來(lái)，給予專、兼職檔案人員鼓勵(lì)，讓其借助在職培訓(xùn)，對(duì)和檔案信息化有關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、現(xiàn)代水利管理技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)等進(jìn)行學(xué)習(xí)，促進(jìn)檔案工作者掌握和運(yùn)用信息技術(shù)能力的提升，以和檔案信息化的發(fā)展相適應(yīng)。

4 結(jié) 語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)前的信息化形勢(shì)下，城建檔案大勢(shì)所趨，也是新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下必須履行好的重要職責(zé)。城建檔案管理部門必須將管理理念轉(zhuǎn)變、加強(qiáng)信息化建設(shè)，推動(dòng)城建檔案事業(yè)更好的發(fā)展。

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