淺析如何將內(nèi)控嵌入ERP流程

杜聯(lián)偉

[摘 要]目前，我國(guó)企業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)始不斷升級(jí)，ERP系統(tǒng)廣泛參與各大企業(yè)的內(nèi)部控制管理。企業(yè)將內(nèi)控嵌入ERP流程可以為綜合管理提供更加專業(yè)化的信息平臺(tái)，同時(shí)也有利于企業(yè)財(cái)務(wù)管理優(yōu)化和創(chuàng)新發(fā)展，帶動(dòng)企業(yè)升級(jí)。依據(jù)企業(yè)的ERP實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)可以發(fā)現(xiàn)，將內(nèi)控嵌入ERP系統(tǒng)需要企業(yè)采取最佳嵌入手段。本文以此為出發(fā)點(diǎn)，首先分析了相關(guān)理論和內(nèi)控嵌入ERP流程的意義，進(jìn)而針對(duì)將內(nèi)控嵌入ERP流程存在的問(wèn)題提出了合理的解決方法，旨在為企業(yè)發(fā)展實(shí)踐提供指導(dǎo)和支持。

[關(guān)鍵詞]內(nèi)部控制；ERP系統(tǒng)；企業(yè)管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.10.031

[中圖分類號(hào)]F270.7；F406.72 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2019）10-00-02

0 引 言

在企業(yè)的現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)的內(nèi)部控制和管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。通過(guò)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展實(shí)踐證明，提升企業(yè)內(nèi)部控制和管理的完善性，對(duì)提升企業(yè)整體資源利用效率及降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)均有重要的保障作用。目前，隨著國(guó)內(nèi)乃至全球經(jīng)濟(jì)的一體化變革，采取切實(shí)有效的內(nèi)控管理改革方案具有不可忽視的現(xiàn)實(shí)意義，將企業(yè)的內(nèi)部控制與管理嵌入ERP流程對(duì)提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力具有重要作用，是提升企業(yè)綜合實(shí)力和可持續(xù)發(fā)展能力的重要舉措?；诖耍疚闹饕槍?duì)企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制管理嵌入ERP流程進(jìn)行全面分析和總結(jié)，希望能為企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展提供理論參考。

1 企業(yè)ERP軟件系統(tǒng)概述

ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃），是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)軟件為基礎(chǔ)，為企業(yè)提供專業(yè)的資源計(jì)劃，同時(shí)為企業(yè)構(gòu)建穩(wěn)定、高效的信息化管理平臺(tái)，是促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化管理發(fā)展的重要媒介。ERP系統(tǒng)以計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)為依托，是企業(yè)各項(xiàng)資源實(shí)現(xiàn)智能化管理的基礎(chǔ)系統(tǒng)。企業(yè)通過(guò)將內(nèi)部控制和管理嵌入ERP系統(tǒng)，可以讓企業(yè)準(zhǔn)確、及時(shí)掌控市場(chǎng)發(fā)展動(dòng)態(tài)，同時(shí)，也可以為企業(yè)提供更加科學(xué)合理的發(fā)展決策依據(jù)，提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)綜合實(shí)力。從企業(yè)未來(lái)發(fā)展的角度分析，ERP系統(tǒng)并不局限于智能化和移動(dòng)性，也結(jié)合大數(shù)據(jù)和云計(jì)算為企業(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值。

2 企業(yè)內(nèi)控嵌入ERP流程的意義

2.1 有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化

依據(jù)價(jià)值管理理論，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，所有的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式探索和管理技術(shù)升級(jí)都為企業(yè)的有限資源價(jià)值提供最大化服務(wù)。依據(jù)價(jià)值增長(zhǎng)理論，企業(yè)在內(nèi)部控制和管理過(guò)程中嵌入ERP流程，是進(jìn)行內(nèi)部控制深層次探索的重要嘗試，有助于幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化，這主要依托ERP的集成化優(yōu)勢(shì)。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)采購(gòu)、制造、銷售、研發(fā)、財(cái)務(wù)、物流及人力資源各項(xiàng)基本活動(dòng)的集成處理，通過(guò)內(nèi)部控制管理手段實(shí)現(xiàn)各活動(dòng)細(xì)節(jié)和各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)和監(jiān)控，確保各項(xiàng)價(jià)值活動(dòng)的開(kāi)展效率和質(zhì)量，最終實(shí)現(xiàn)價(jià)值增值。

2.2 實(shí)現(xiàn)管理分析數(shù)據(jù)的口徑統(tǒng)一

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，口徑矛盾問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，這是由口徑統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)差異所引發(fā)的人力資源浪費(fèi)和經(jīng)營(yíng)效率下降造成的。通過(guò)企業(yè)內(nèi)部控制融合ERP系統(tǒng)，可以有效提升數(shù)據(jù)管理效率，達(dá)到更加統(tǒng)一化的數(shù)據(jù)管理分析，為順利開(kāi)展各項(xiàng)工作奠定基礎(chǔ)。以企業(yè)的“營(yíng)業(yè)收入”統(tǒng)計(jì)部分為例，業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)從業(yè)務(wù)目標(biāo)角度出發(fā)，將銷售折扣部分納入統(tǒng)計(jì)范圍，而財(cái)務(wù)口徑的營(yíng)業(yè)收入則是確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)將內(nèi)控嵌入ERP流程可以實(shí)現(xiàn)各部門(mén)數(shù)據(jù)處理對(duì)接，實(shí)現(xiàn)管理分析數(shù)據(jù)的口徑統(tǒng)一。

2.3 加強(qiáng)成本管理優(yōu)化和細(xì)分

目前，很多企業(yè)將“分公司”“項(xiàng)目”“生產(chǎn)部門(mén)”的利潤(rùn)及成本進(jìn)行分開(kāi)核算，主要以業(yè)務(wù)單元和生產(chǎn)基地為劃分依據(jù)。在這種情況下，確認(rèn)核算標(biāo)準(zhǔn)和分配原則成為財(cái)務(wù)工作的重點(diǎn)內(nèi)容，在將內(nèi)控嵌入ERP流程后，可以實(shí)現(xiàn)更加智能化的分類及匯總定義，有效減少后續(xù)統(tǒng)計(jì)工作的復(fù)雜性。通過(guò)嵌入ERP系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部控制可以全面控制生產(chǎn)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)成本，對(duì)比分析系統(tǒng)與標(biāo)準(zhǔn)成本的差異，進(jìn)而了解企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中存在的差異，為企業(yè)進(jìn)行成本控制提供參考依據(jù)。

3 內(nèi)控嵌入ERP流程存在的問(wèn)題

3.1 內(nèi)控推行困難大

目前，我國(guó)很多企業(yè)的管理者對(duì)內(nèi)部控制和管理不夠重視，缺乏健全的內(nèi)控管理制度，對(duì)ERP流程嵌入缺乏認(rèn)識(shí)和了解。部分管理者認(rèn)為在傳統(tǒng)的內(nèi)控系統(tǒng)基礎(chǔ)上融合ERP系統(tǒng)容易沖擊原有的組織構(gòu)架和管理方式，嚴(yán)重阻礙ERP系統(tǒng)順利推行。此外，不同規(guī)模的企業(yè)、所有制結(jié)構(gòu)也存在很大差異?？傊瑹o(wú)論是企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制和管理系統(tǒng)實(shí)施，還是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方案變革，在嵌入ERP流程的過(guò)程中都將面臨一定的實(shí)施難度和投入成本壓力。在企業(yè)內(nèi)控嵌入ERP流程后，很多企業(yè)均表示由于部門(mén)之間的相互約束和有效協(xié)調(diào)不到位，導(dǎo)致實(shí)施進(jìn)展困難。

3.2 信息化人才不足

ERP在國(guó)內(nèi)實(shí)施以來(lái)，已經(jīng)從最初的國(guó)外引進(jìn)發(fā)展到目前的自主開(kāi)發(fā)階段，不僅更加符合國(guó)內(nèi)企業(yè)的自身發(fā)展需要，同時(shí)也集成了多個(gè)不同行業(yè)的ERP流程。例如在醫(yī)藥、餐飲、學(xué)校、物業(yè)管理等各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，這些都離不開(kāi)專業(yè)領(lǐng)域的內(nèi)控人才支持。在企業(yè)內(nèi)控嵌入ERP流程后，依然需要持續(xù)配備專業(yè)的內(nèi)部控制和信息化人才，繼而適應(yīng)企業(yè)管理發(fā)展的需要。但是，目前很多企業(yè)不重視人才的建設(shè)投入，順利實(shí)施后陷入無(wú)人維護(hù)的局面，企業(yè)的自身信息化人才培養(yǎng)成本明顯低于系統(tǒng)二次開(kāi)發(fā)成本。如果基本的信息化人才建設(shè)方面存在較大壓力和困難，實(shí)際操作過(guò)程更加難上加難。

3.3 系統(tǒng)與業(yè)務(wù)聯(lián)系松散

目前，企業(yè)將內(nèi)控嵌入ERP流程中，存在系統(tǒng)實(shí)施與業(yè)務(wù)結(jié)合不緊密的問(wèn)題，很難達(dá)到預(yù)期的內(nèi)控效果及功能。很多企業(yè)在實(shí)施發(fā)展計(jì)劃的過(guò)程中，由于授權(quán)因素以及溝通不暢等問(wèn)題，導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合不緊密，從而會(huì)增加二次開(kāi)發(fā)成本，導(dǎo)致實(shí)際實(shí)施成本上升。因此，在ERP系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，需要針對(duì)特殊審批環(huán)節(jié)設(shè)置控制點(diǎn)，這是確保業(yè)務(wù)與系統(tǒng)順利配合的關(guān)鍵。但是，如果部分企業(yè)的ERP應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)有限，可能會(huì)對(duì)特殊環(huán)節(jié)控制不到位，導(dǎo)致內(nèi)控點(diǎn)形同虛設(shè)。此外，缺乏有效的內(nèi)控評(píng)價(jià)也是影響企業(yè)內(nèi)部控制管理效果的重要問(wèn)題?，F(xiàn)階段，很多企業(yè)都采用內(nèi)部控制的自動(dòng)評(píng)價(jià)機(jī)制，但是在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，企業(yè)通過(guò)發(fā)放問(wèn)卷進(jìn)行內(nèi)部評(píng)價(jià)，然后由各部門(mén)統(tǒng)一填寫(xiě)問(wèn)卷，該方式使內(nèi)控評(píng)價(jià)工作流于形式，很難真正發(fā)揮出作用。