信息時(shí)代醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理探討

宋靜

摘 要 在現(xiàn)代化信息時(shí)代的不斷發(fā)展，也讓傳統(tǒng)的檔案管理形式從傳統(tǒng)的封閉模式逐步的邁向更加開放的模式，這樣也促進(jìn)了信息時(shí)代醫(yī)學(xué)高校電子檔案的管理工作的改革。文章首先分析了信息時(shí)代醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理的現(xiàn)狀、以及相關(guān)的信息時(shí)代醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理存在的問題、提出了信息時(shí)代醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理的新路徑。挖掘電子檔案潛在的資源價(jià)值，給信息時(shí)代醫(yī)學(xué)高校的電子檔案管理發(fā)展提供一定的理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞 信息時(shí)代 醫(yī)學(xué)高校 電子檔案管理

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在醫(yī)學(xué)高校的不斷向前發(fā)展的過程中，在學(xué)校教育教學(xué)的過程中會(huì)積累越來越多的信息檔案，這給高校的檔案管理工作帶來一定的困境。電子檔案和傳統(tǒng)的紙張檔案管理模式是不同的，這就要求從事檔案管理的工作人員不僅要有豐富扎實(shí)的檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，而且還要有計(jì)算機(jī)多媒體的技術(shù)操作能力，才能更好適應(yīng)信息化對醫(yī)學(xué)高校電子檔案工作的管理。

1信息時(shí)代醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理的現(xiàn)狀

對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，一般不需要管理人掌握更多的信息技術(shù)以及新媒體知識(shí)，主要是要具備檔案工作管理細(xì)心、認(rèn)真的能力。然而，現(xiàn)階段，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷推進(jìn)，文章前面也提到檔案管理人員要具備檔案管理知識(shí)和現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。但是，在當(dāng)下檔案管理的工作中，大多都缺少信息化技術(shù)，沒有符合檔案管理要求的復(fù)合型知識(shí)人才。在檔案由封閉式向開放式過度的過程，在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺(tái)的過程中，并沒有實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的社會(huì)服務(wù)目標(biāo)。

2信息技術(shù)對醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理的影響

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，不再是只需管理好單一的紙質(zhì)檔案內(nèi)容信息。隨著科學(xué)技術(shù)的日益繁盛，檔案的數(shù)據(jù)類型多種多樣。一方面，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的不同分為結(jié)構(gòu)和非結(jié)構(gòu)的電子數(shù)據(jù)。另一方面來看，由于載體的不同出現(xiàn)以磁性載體儲(chǔ)存和光盤載體儲(chǔ)存的電子檔案。其存儲(chǔ)方式受到自身特點(diǎn)的影響。由于網(wǎng)絡(luò)容易遭到計(jì)算機(jī)病毒的入侵或者是來自于電腦黑客的攻擊，這就要更加注重電子檔案存儲(chǔ)的安全問題。再加上大數(shù)據(jù)的沖擊，對電子檔案的管理工作就要在全局的視野上，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)的整理和管理。

3信息時(shí)代醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理存在的問題

3.1對電子檔案管理的意識(shí)模糊

在醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理工作中，主要出現(xiàn)的原因就是檔案管理工作意識(shí)淡薄。像是高校的檔案基本都是學(xué)生和教師比較隱秘的資料信息，一些工作人員過度的依賴電腦，將所有的文件信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，對于及其重要的學(xué)校建設(shè)性的文件并沒有備份，風(fēng)險(xiǎn)防范工作沒有做到位，一旦發(fā)生計(jì)算機(jī)病毒的入侵，會(huì)對檔案信息造成不可修復(fù)的危害。

3.2電子檔案管理缺乏規(guī)范化

有些文件可能只能指導(dǎo)現(xiàn)階段教學(xué)工作，但是做教學(xué)工作總結(jié)的時(shí)候需要用到，這就需要對該文件做好電子檔案的歸檔工作，方便后期檔案管理人員的使用。但是往往高校的在對電子檔案歸檔時(shí)，過度地依賴檔案辦公系統(tǒng)，雖然，檔案辦公系統(tǒng)自動(dòng)化的能力較高，但是檔案管理人員在使用的時(shí)候只是將檔案進(jìn)行大致的歸檔處理，沒有明細(xì)。這樣檔案管理人員在后期工作中對用到的文件信息很難從海量的文件中找到。

3.3電子檔案的存儲(chǔ)不安全

高校電子檔案管理工作較為繁雜，工作內(nèi)容覆蓋面廣、工作量大。不僅要存儲(chǔ)教師學(xué)生的各種信息資料、還要保存一些多媒體課件等。工作人員對于課件一類容量較大的內(nèi)容，為了查閱方面可能直接到就存放在計(jì)算機(jī)硬盤上，也沒有進(jìn)行登錄密碼的設(shè)置，當(dāng)計(jì)算機(jī)病毒侵入系統(tǒng)的時(shí)候，導(dǎo)致這些安全級別低的文件被篡改、或者數(shù)據(jù)丟失，不安全的電子檔案的存儲(chǔ)，給高校帶來資源損失。

4信息時(shí)代醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理的新路徑

4.1管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化

要想提高檔案管理工作的效率，高校就要制定科學(xué)管理電子檔案的方案。首先要明確電子檔案管理?xiàng)l例，在制度的保障下，才能對電子檔案的收集、整理、保存、應(yīng)用過程進(jìn)行全局的把控。其次，責(zé)任到人，不管是查閱、借用、歸還都要做好登記，借閱的原因、借閱內(nèi)容、借閱的期限、借閱人等都要進(jìn)行全面的信息登記，預(yù)防檔案信息文件的丟失。

4.2做好電子檔案歸檔的管理工作

醫(yī)學(xué)院校做好電子檔案歸檔的管理工作，一方面要做好檔案歸檔前的信息管理工作，檔案管理人員在電子文件收集整理的時(shí)候，要核查文件信息的完整程度，不能隨意的更改數(shù)據(jù)或者是信息。另一方面，在對電子檔案進(jìn)行歸檔的過程中，對符合要求的電子檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)的輸送，歸檔完成以后，要設(shè)置允許查閱文檔的權(quán)限。將歸檔好的電子文件一式三份，進(jìn)行保存，確保歸檔工作的規(guī)范進(jìn)行。

4.3加強(qiáng)電子檔案的軟硬件的管理

檔案管理部門在對電子檔案的硬件管理的過程中，要保障電子檔案在儲(chǔ)存、輸送過程中的穩(wěn)定性能，優(yōu)化計(jì)算機(jī)的保管的服務(wù)器。計(jì)算機(jī)登錄的時(shí)候必須要有身份核驗(yàn)，電腦系統(tǒng)還要有防火墻、殺毒軟件等，電子檔案或者是計(jì)算機(jī)的管理要注意溫度、濕度外在因素造成潛在的危險(xiǎn)。對于軟件層面來說，用通用的格式對電子文件進(jìn)行保存，專職人員負(fù)責(zé)信息的收集。

5結(jié)語

在信息化方式層出不窮的科技創(chuàng)新環(huán)境下，對高校的電子檔案進(jìn)行優(yōu)化管理成為繁重檔案管理的主要工作重心。這也要求檔案的管理人員要掌握現(xiàn)代化的管理方式、不斷學(xué)習(xí)，更好的推進(jìn)高校檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的工作目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1] 王蓓.信息時(shí)代醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理初探[J].時(shí)代教育，2014（06）：18.

[2] 申昌安.高校數(shù)字檔案資源建設(shè)內(nèi)容與管理的研究[J].青年時(shí)代，2016（06）：293-294.