新時期高校人事檔案的開發(fā)利用策略

趙亮

摘 要：高校人事檔案是學(xué)校組織部門和人事部門等在培育學(xué)校干部和教師隊伍的過程中所形成的真實文件材料，是學(xué)校正確考察和選拔人才的重要依據(jù)，所以開展好對高校人事檔案的開發(fā)利用工作非常重要。不過，在新時期下，如何對高校人事檔案進(jìn)行高效的開發(fā)利用是一項值得思考的問題。就現(xiàn)狀來看，我國多數(shù)高校在人事檔案的開發(fā)利用方面仍存在一些問題，文章主要聯(lián)系實際情況，對新時期高校人事檔案的開發(fā)利用策略進(jìn)行了探討，希望能夠給高校人事檔案工作帶來一點啟發(fā)和助益。關(guān)鍵詞：新時期；高校；人事檔案；開發(fā)利用；策略近年來，隨著我國高校人事制度改革的持續(xù)推進(jìn)，人事檔案工作的重要性也日益凸顯，然而在現(xiàn)實中，仍有很多高校在人事檔案的開發(fā)利用方面比較滯后，從而使人事檔案的價值無法被充分發(fā)揮出來。對此，我們需要盡快找到更加科學(xué)有效的高校人事檔案開發(fā)利用策略，以為高校人事檔案工作改革的深化創(chuàng)造有利的條件。一、高校人事檔案工作的特點高校人事檔案工作是學(xué)校管理工作中的重要組成部分，總結(jié)來說，這項工作主要具有四個特點：一是“真”，即指的在高校人事檔案工作中必須要確保所有人事檔案資料的真實性，保證人事檔案所反映出來的都是真實、客觀的信息，而不能弄虛作假、捏造事實；二是“全”，即指的在高校人事檔案工作中必須要確保人事檔案資料的完整性與全面性，保證將學(xué)校中各個干部和教師的所有相關(guān)資料，具體包括其的基本信息、個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實績、品德作風(fēng)以及政治思想等都詳細(xì)記錄在案，并有序排列，如有新資料要及時進(jìn)行補(bǔ)充，而不能有所缺漏和遺失；三是“活”，即指的高校人事檔案工作的開展必須要靈活化，注重采取動態(tài)管理方式，隨著人事變遷而不斷對資料進(jìn)行更新和補(bǔ)充；四是“密”，即指的在高校人事檔案工作中必須要確保一應(yīng)檔案的機(jī)密性，任何人都不能隨意向外泄露檔案內(nèi)容，如需查閱應(yīng)當(dāng)要嚴(yán)格走完相關(guān)程序。二、高校人事檔案開發(fā)利用的意義（一）為學(xué)校干部教師的考察任用提供科學(xué)的依據(jù)在高校的建設(shè)與發(fā)展過程中，對各類干部和教師人才的需求量非常大，而通過對高校人事檔案的充分開發(fā)利用，能夠使學(xué)校組織部門和人事部門全面掌握各類人才的基本情況，從而更好地考察和任用人才。換言之，高校人事檔案是學(xué)?？疾烊斡萌瞬诺目茖W(xué)參考依據(jù)。正所謂“先要知人，方能善任”，而若想全面“知人”，則首先需要對人才的過去與現(xiàn)在進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，以了解其優(yōu)缺點。這一目標(biāo)的實現(xiàn)，不僅僅是依靠直接對人才的表現(xiàn)進(jìn)行觀察，更需要通過對人事檔案進(jìn)行查閱，如此才能夠更加清晰、明確地認(rèn)識到人才的實際狀況，進(jìn)而保證人才選拔的科學(xué)性，而避免出現(xiàn)憑個人主觀臆斷來選拔人才的情況。（二）為學(xué)校各項管理工作的開展提供有效的服務(wù)現(xiàn)代高校人事檔案工作不僅是一種政治服務(wù)，更是一種教學(xué)、科研及管理服務(wù)。通過對高校人事檔案的充分開發(fā)利用，可以為學(xué)校的人事調(diào)動、聘用、工作調(diào)整以及晉升等提供可靠的依據(jù)。近年來，隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校的建設(shè)發(fā)展速度也越來越快，在此背景下，高校對人才的引進(jìn)成為了一項至關(guān)重要的工作，而高校在引進(jìn)人才的過程中，通過利用人事檔案來更加全面地了解人才的具體情況，可以更好地將檔案資源優(yōu)勢轉(zhuǎn)換為人才優(yōu)勢，從而為高校的發(fā)展創(chuàng)造更有利的條件。（三）切實保證學(xué)校人事檔案工作目標(biāo)的順利完成若想高效地開展高校人事工作，則首先必須要擁有一定數(shù)量的人事檔案信息，所以只有開發(fā)利用好人事檔案，才能夠切實保證學(xué)校人事檔案工作目標(biāo)的順利完成。特別是現(xiàn)階段我國正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵時期，社會對人才的需求日益旺盛，高校也同樣，而高校若想建設(shè)出一支高素質(zhì)的人才隊伍，就必須要開發(fā)利用好人事檔案信息資源。三、高校人事檔案開發(fā)利用中存在的問題（一）人事檔案開發(fā)利用意識不強(qiáng)雖然隨著近年來我國教育事業(yè)的不斷改革和發(fā)展，高校對人事檔案的開發(fā)利用提高了一定的重視，但是從總體上來看，多數(shù)高校依舊人事檔案開發(fā)利用意識不強(qiáng)，特別是與校內(nèi)其他工作相比，人事檔案開發(fā)利用工作顯得較為邊緣化，其價值沒有被充分體現(xiàn)出來。還有些高校的思想觀念非常落后，在人事檔案工作中存在著“重藏輕用”的想法，即只重視對人事檔案的收藏管理，而輕視了對人事檔案的開發(fā)利用，從而使得人事檔案成為了擺設(shè)，而無法真正發(fā)揮出對高校發(fā)展的服務(wù)作用。（二）人事檔案信息傳遞不夠暢通在高校人事檔案的開發(fā)利用過程中，往往會涉及到較多的職能部門，所以只有各部門之間加強(qiáng)聯(lián)系，有效傳遞信息，才能夠確保對高校人事檔案的高效開發(fā)利用。但在現(xiàn)實中，很多高校內(nèi)部的各職能部門之間聯(lián)系不夠緊密，大家各行其是，互相缺乏溝通交流，導(dǎo)致人事檔案信息傳遞不夠暢通，信息也很難實現(xiàn)共享，最終影響了人事檔案開發(fā)利用效率。（三）人事檔案的信息化水平較低先進(jìn)科學(xué)的人事檔案工作手段，是確保人事檔案開發(fā)利用順利開展的前提與基礎(chǔ)。不過，就現(xiàn)狀來看，雖然大部分高校已經(jīng)建立了人事檔案開發(fā)利用信息系統(tǒng)，但是由于影響因素眾多，技術(shù)上的限制也較多，所以并未充分發(fā)揮出信息系統(tǒng)應(yīng)有的作用。還有部分高校人事檔案管理人員自身的信息化操作水平較低，不能夠熟練操作信息系統(tǒng)，這也導(dǎo)致了整體工作效率的低下。四、新時期高校人事檔案的開發(fā)利用策略（一）樹立良好的服務(wù)意識高校人事檔案管理人員首先應(yīng)當(dāng)要樹立良好的服務(wù)意識，充分認(rèn)識到人事檔案工作的服務(wù)性質(zhì)，然后將自身的主觀能動性充分發(fā)揮出來，主動結(jié)合實際情況給檔案利用者提供服務(wù)。高校人事檔案管理人員必須要清楚地認(rèn)識到高校人事檔案的利用規(guī)律與發(fā)展趨勢，主動進(jìn)行資料編研和數(shù)據(jù)分析，如在高校領(lǐng)導(dǎo)班子換屆或機(jī)構(gòu)改革之前主動編制好學(xué)校干部名冊、各級干部分布狀況等，以使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以及時獲取相關(guān)參考信息。（二）創(chuàng)新化檔案管理機(jī)制有效的檔案管理機(jī)制，是開展好高校人事檔案開發(fā)利用工作的前提。學(xué)校人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)要抓住源頭問題，強(qiáng)化收檔責(zé)任意識，建立長效機(jī)制，打好人事檔案管理的基本構(gòu)架。具體來說，首先要規(guī)范化人事檔案的收集、歸檔和鑒別，保證有完備的手續(xù)，表述要準(zhǔn)確、精煉，以確保人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。其次，要提高人事檔案管理信息化水平，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并加強(qiáng)各部門之間的信息資源共享，簡化檢索查閱方式，以提高人事檔案開發(fā)利用效率?？傊?，只有依據(jù)長效的管理機(jī)制及規(guī)范化的人事檔案管理流程，才能夠切實保證對人事檔案的高效開發(fā)利用。（三）豐富人事檔案的內(nèi)容高校人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)要通過多種方式、多種渠道來全面收集學(xué)校人事信息，如在教務(wù)處收集教師們的教學(xué)數(shù)量信息、教學(xué)質(zhì)量信息及科研工作信息，在專業(yè)培訓(xùn)資料中收集教師們的培訓(xùn)信息，在個人業(yè)績考核材料中收集干部和教師們的工作業(yè)績信息，然后再將這些信息充實、詳細(xì)地記錄在案，以豐富人事檔案的內(nèi)容。（四）加強(qiáng)相關(guān)人才的建設(shè)人力資源是第一資源，對于高校人事檔案開發(fā)利用工作來說，人才建設(shè)也是很重要的一方面。無論擁有了多么先進(jìn)的檔案開發(fā)利用手段和設(shè)備，最終仍需要由人來操作完成，所以只有先加強(qiáng)相關(guān)人才的建設(shè)，打造一支專業(yè)化的人事檔案管理人才隊伍，才能夠確保對高校人事檔案的高效開發(fā)利用。尤其要加強(qiáng)對人才的信息化技能培訓(xùn)，使其能夠熟練地操作人事檔案開發(fā)利用信息系統(tǒng)。五、結(jié)語綜上所述，高校人事檔案在高校的組織和人事管理等工作中占據(jù)著十分重要的地位，其不但直接關(guān)系著學(xué)校干部和教師隊伍的建設(shè)，更影響著學(xué)校的辦學(xué)和工作質(zhì)量。因此，只有加快高校人事檔案的開發(fā)利用，才能夠為高校的人才選用提供科學(xué)的依據(jù)，進(jìn)而推動高校各項工作的持續(xù)穩(wěn)定運行。參考文獻(xiàn)[1] 劉子俠.對高校學(xué)生檔案收集整理問題的思考[J].檔案管理，2019（01）：95-96.[2] 劉薇.完善人事檔案管理模式推進(jìn)高校人才資源開發(fā)[J].管理觀察，2018（35）：132-133.[3] 徐玲.高校人事檔案管理存在的問題及應(yīng)對措施研究[J].湖南郵電職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2018，17（04）：98-100.[4] 楊陽.高校人事檔案管理工作的重要性及其措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（23）：115.[5] 賈艷云.新時期高校人事檔案的開發(fā)利用策略探討[J].蘭臺世界，2018（10）：92-94.