淺談國有企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)

谷燕

【摘 要】隨著信息化時代的到來，信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用到各行各業(yè)中去，成為促進行業(yè)發(fā)展的重要途徑。企業(yè)之間的競爭歸根到底是人才間的競爭，因此將信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的人才管理中，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)就十分重要。本文對國有企業(yè)人事檔案管理信息化的意義進行了研究，并對國企中人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題以及有效策略進行了探討。

【關(guān)鍵詞】國企；人事檔案管理；信息化

一個企業(yè)的人事檔案管理對其經(jīng)濟效益有著直接影響，是企業(yè)人事管理的重要環(huán)節(jié)。國有企業(yè)的人事管理信息化建設(shè)對于國有企業(yè)的改革有著巨大意義，因此國有企業(yè)要對人事檔案管理的信息化建設(shè)加以重視，充分利用信息化技術(shù)，注重人力資源的開發(fā)，提高核心競爭力，實現(xiàn)國企的成功改革。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.實現(xiàn)人才資源效益最大化

要實現(xiàn)人力資源效益的最大化，就要充分發(fā)揮員工們的優(yōu)勢，實現(xiàn)人力資源的整合。進行人事檔案管理信息化建設(shè)，可以為國企進行人力資源管理提供詳細(xì)真實的人事信息，并以此為依據(jù)進行人事調(diào)動，實現(xiàn)員工與職位的高度契合，使人力資源的效益達到最優(yōu)。

2.提高人事檔案管理的效率與質(zhì)量

傳統(tǒng)的人事檔案管理已不能適應(yīng)信息時代的要求，因此有必要加強企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的人事檔案管理沒有先進信息技術(shù)的支持，導(dǎo)致檔案管理的效率和質(zhì)量差，無法對檔案內(nèi)容進行及時更新，因而人事檔案管理無法發(fā)揮它的重要作用。對于國有企業(yè)來說，只有積極加強人事檔案管理信息化建設(shè)，才能與時俱進，提高企業(yè)人事檔案管理的效率和質(zhì)量，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

3.適應(yīng)社會發(fā)展形勢

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，促進了我國信息社會的發(fā)展。信息資源作為社會發(fā)展不可缺少的資源，發(fā)揮著越來越重要的作用。科學(xué)利用信息資源，可以創(chuàng)新人們的生產(chǎn)和生活方式，適應(yīng)現(xiàn)階段社會發(fā)展的需要。國有企業(yè)要搞好人事檔案管理工作，加強人事檔案管理的信息化建設(shè)，充分合理利用人事檔案信息資源，這是適應(yīng)社會發(fā)展形勢的需要。如何將信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理是當(dāng)前國有企業(yè)發(fā)展過程中必須考慮的問題。

二、國企人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.重視力度不足

許多國有企業(yè)的管理者并沒有意識到人事檔案管理信息化對企業(yè)發(fā)展的重要性。他們認(rèn)為檔案信息沒有實質(zhì)性的作用，不把它作為企業(yè)的日常管理工作。因此不提供充足的資金用于檔案信息化建設(shè)，也不重視信息化人才的培訓(xùn)和引進，導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)無法開展。

2.網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不完善

完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)才能為人事檔案管理信息化的實現(xiàn)提供足夠的支持。但由于當(dāng)前企業(yè)的人事檔案信息化管理尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不完善，制約著檔案管理信息化建設(shè)；在網(wǎng)絡(luò)平臺上建立數(shù)據(jù)庫時，沒有考慮到系統(tǒng)整體的協(xié)調(diào)性，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不完整，各部門工作缺乏有效的協(xié)作；在收集檔案信息時，往往存在漏洞或重疊的問題，無法及時更新檔案信息，進而導(dǎo)致人身檔案信息的不完整、不準(zhǔn)確和不及時。

3.缺乏高素質(zhì)檔案管理人員

高素質(zhì)的檔案管理人員是實現(xiàn)人事檔案管理信息化的有效保障。然而當(dāng)前國有企業(yè)中普遍存在著人事檔案管理人員綜合素質(zhì)不強的問題，進而不能滿足新時期對檔案管理人員的高素質(zhì)要求，導(dǎo)致檔案管理信息化進展不順利。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作難度低，管理人員不需要掌握多么復(fù)雜的技術(shù)，而當(dāng)信息化人事檔案管理工作開展時，他們不具備相關(guān)知識和技能，不能實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的熟練掌握，人事檔案信息化工作也就困難重重。

4.人事檔案信息安全防護力度不足

人事檔案具有保密性，在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，必須做好檔案保密工作。然而，由于保護機制的缺乏和網(wǎng)絡(luò)方入侵軟件的落后，人事檔案信息很容易就被病毒破壞或被黑客竊取，檔案信息保護工作面臨著重重困難。

三、國企如何進行人事檔案信息化管理工作

1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)

在國有企業(yè)的改革進程中，建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)是適應(yīng)改革發(fā)展的必然需要。國有企業(yè)要建立一個完善的檔案信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)以多種文件存儲格式為基礎(chǔ)，實現(xiàn)各種辦公軟件的兼容，將紙質(zhì)信息檔案與電子信息檔案相統(tǒng)一，實現(xiàn)雙重備份，以防止其中一份檔案的丟失。同時系統(tǒng)還支持各個部門的工作人員方便快捷的查閱信息、上傳資料，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部運行的高效性。

2.加大信息化投資力度

實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，離不開相應(yīng)的信息技術(shù)和各種軟硬件為基礎(chǔ)，而這些基礎(chǔ)設(shè)施需要大量的資金支持。因此國有企業(yè)的管理層必須要充分認(rèn)識到信息化建設(shè)對其企業(yè)的意義，不能被時刻前進的時代所落下，必須要加大信息化建設(shè)的投資力度，為人事檔案信息化建設(shè)提供強有力的支持。

3.加強專業(yè)人才培養(yǎng)

信息化時代，最需要的就是高精尖的人才。因此國有企業(yè)一定要對現(xiàn)有員工定期進行信息化培訓(xùn)并輔以一定的激勵措施，提高他們的新技術(shù)使用能力；同時還要招聘信息技術(shù)水平高的人才，對他們施以優(yōu)渥的薪資福利，吸引高精尖人才的進入。

4.加強檔案信息化管理

由于信息化的檔案管理面臨著被泄露機密的風(fēng)險，因此國有企業(yè)要加強對人事檔案信息化的安全管理，加強對信息系統(tǒng)操作人員的監(jiān)管和教育，加強對操作權(quán)限的控制，防止信息從內(nèi)部泄漏；還應(yīng)當(dāng)加強檔案安全系統(tǒng)的建設(shè)，建立安全堅固的防護墻，對電子檔案信息進行有效的加密和備份。

四、結(jié)束語

人事檔案的信息化管理是信息時代發(fā)展的必然要求，國有企業(yè)要跟上時代的步伐，建立先進的檔案信息管理制度，實現(xiàn)檔案信息管理的科學(xué)化、信息化、智能化，并以此為基礎(chǔ)，來促進自身的變革。

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