信息化時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展

郭文倩

【摘 要】隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作也面臨新的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案工作亟待解決的一個(gè)問(wèn)題。下面文章就對(duì)信息時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展展開(kāi)探討。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案管理；管理創(chuàng)新；檔案信息化

在信息化時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)單位每天都會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息，如何高效合理地利用這些數(shù)據(jù)，這就需要檔案部門(mén)做到高效檔案管理工作。在實(shí)施信息化建設(shè)背景下，文件與檔案管理受到了企業(yè)的一致重視?，F(xiàn)階段，單位要做好檔案的管理，必須正視檔案管理中存在的各種問(wèn)題，采用信息化的手段有效管理檔案，做到檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

一、信息化條件下的檔案工作

在信息化條件下，檔案管理工作從整體到局部、從內(nèi)容到形式、從軟件到硬件等等，各個(gè)方面都需要做出相應(yīng)的變化。例如，信息化改變了信息收集、整理、存儲(chǔ)的方式，以前的檔案都是紙質(zhì)形式，檔案的收集工作主要是將這些紙質(zhì)的文件進(jìn)行梳理、歸納、保存，以供有關(guān)部門(mén)或人員查閱，在信息化條件下，不僅包括紙質(zhì)形式的檔案，還包括大量數(shù)字化形式的檔案，并且，為了實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化，還需要將紙質(zhì)形式的檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式，這使得檔案從收集到存儲(chǔ)的整個(gè)過(guò)程都發(fā)生了變化。不難發(fā)現(xiàn)，以往檔案工作的思維和方式，已經(jīng)難以完全適應(yīng)信息化形式下的檔案工作?？梢哉f(shuō)，信息化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。一方面，信息化手段的應(yīng)用，給檔案工作帶來(lái)了很多便捷，在很大程度上簡(jiǎn)化了檔案工作的流程；另一方面，信息化的應(yīng)用，也給檔案工作提出了新要求，需要檔案工作人員革新觀念、創(chuàng)新技術(shù)，以更好地做好檔案管理與服務(wù)工作。

二、信息化時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展策略

（一）服務(wù)創(chuàng)新升級(jí)

基于信息技術(shù)的檔案管理平臺(tái)應(yīng)當(dāng)是一個(gè)高效服務(wù)、以人為本的平臺(tái)。從檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)看，在檔案管理平臺(tái)中，檔案管理機(jī)構(gòu)可以通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查以及調(diào)研等方式來(lái)了解檔案需求主體的檔案需求，聽(tīng)取檔案需求主體對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)的意見(jiàn)，進(jìn)而為檔案需求主體提供更為優(yōu)質(zhì)和個(gè)性化的服務(wù)，推動(dòng)檔案服務(wù)的創(chuàng)新升級(jí)。從檔案需求主體來(lái)看，在檔案管理平臺(tái)當(dāng)中，需求主體通過(guò)計(jì)算機(jī)、智能手機(jī)等智能終端設(shè)備可以便捷地獲取檔案資源，高效的進(jìn)行檔案檢索和調(diào)檔。因此，單位應(yīng)當(dāng)始終堅(jiān)持檔案資源的服務(wù)性，熊用戶(hù)需求視角出發(fā)，開(kāi)發(fā)新服務(wù)，創(chuàng)新新方式。

（二）檔案管理制度的健全規(guī)范

制度不規(guī)范、條例不合理是企業(yè)檔案管理制度的現(xiàn)狀。隨著社會(huì)的進(jìn)步、科技的發(fā)展，檔案管理不再只停留于紙面文件上，而需要錄入大量數(shù)據(jù)到企業(yè)的資料檔案庫(kù)中。要想提高檔案管理效率，首先就需要制定規(guī)范合理的檔案管理制度，積極引進(jìn)信息化管理技術(shù)，從根本上解決問(wèn)題。企業(yè)應(yīng)對(duì)原檔案管理制度進(jìn)行改進(jìn)，探討其中存在的不足，同時(shí)進(jìn)行改革，用先進(jìn)的管理方式進(jìn)行管理，企業(yè)得到良好發(fā)展。如，將已有的檔案目錄數(shù)字化，將紙質(zhì)文件錄入數(shù)字檔案資料庫(kù)中，建成可供單位員工查閱的內(nèi)部檢索平臺(tái)。

（三）健全檔案管理與服務(wù)隊(duì)伍

雖然，信息技術(shù)的應(yīng)用深深改變了檔案工作的內(nèi)容和形式，但無(wú)論是過(guò)去還是現(xiàn)在，以及可預(yù)見(jiàn)的未來(lái)，“人”始終是檔案工作中不可或缺的重要因素。因此，培養(yǎng)適應(yīng)信息化時(shí)代的工作人員，建立健全檔案工作隊(duì)伍，是創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)工作中不可忽視的重要內(nèi)容。例如，完善原有檔案工作人員的職業(yè)培訓(xùn)制度，使他們充分認(rèn)識(shí)信息化條件下，檔案工作面臨的變化，提高他們的信息技術(shù)素養(yǎng)，以適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理和服務(wù)工作；健全檔案工作隊(duì)伍，配備具有較高信息技術(shù)水平的工作人員，為檔案工作中軟、硬件設(shè)備的更新，以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全等工作，提供必要的人才支持。

（四）做好檔案安全保密工作

檔案安全保密是檔案工作的底線(xiàn)。在深化經(jīng)營(yíng)管理體制機(jī)制改革進(jìn)程中，要更加重視檔案安全保密工作，堅(jiān)持安全第一、預(yù)防為主，要切實(shí)落實(shí)檔案安全保密工作責(zé)任制，健全人防、物防、技防相結(jié)合的檔案安全保密防范工作體系；要充分運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，不斷提高化解風(fēng)險(xiǎn)、防范事故和應(yīng)急處置的能力，確保檔案的絕對(duì)安全。一是做好基礎(chǔ)工作，既要做好實(shí)體檔案保存又要保護(hù)好信息安全，將電子檔案的涉密等級(jí)作為檔案借閱范圍、借閱方式的依據(jù)，控制使用權(quán)限，追蹤電子檔案利用情況。二是恰當(dāng)處理檔案利用與安全保密的關(guān)系。注重“內(nèi)外有別，區(qū)別對(duì)待”，在檔案管理中堅(jiān)持保障性措施，充分發(fā)揮檔案作用的同時(shí)，嚴(yán)格防止出現(xiàn)檔案丟失、損毀、失泄密等現(xiàn)象。

（五）合理利用及更新信息化設(shè)備

當(dāng)前多數(shù)企業(yè)的信息化設(shè)備基本齊全，但現(xiàn)代化管理技術(shù)數(shù)據(jù)龐大，由于數(shù)據(jù)信息處于爆炸式增長(zhǎng)的狀態(tài)中，企業(yè)要想進(jìn)一步提高自身的檔案管理水準(zhǔn)，就必須及時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行合理利用及更新，根據(jù)企業(yè)情況選擇最適合的管理設(shè)備，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行合理利用和及時(shí)更新，資料的存儲(chǔ)與管理得到保證，確保工作不會(huì)因設(shè)備問(wèn)題而受到影響。如，當(dāng)需要某些設(shè)備錄入、整理、檢索內(nèi)容時(shí)，企業(yè)應(yīng)購(gòu)買(mǎi)其設(shè)備來(lái)支持工作。

三、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前信息化時(shí)代創(chuàng)造了更多的機(jī)會(huì)，信息化時(shí)代的檔案館建設(shè)只要把握機(jī)會(huì)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加快信息化建設(shè)，整合館藏資源，創(chuàng)新服務(wù)方式，檔案管理工作信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

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