企業(yè)管理內(nèi)控工作措施研究

王文明

【摘 要】內(nèi)控工作是企業(yè)在新形勢下的重要管理手段，有一套完整的體系。內(nèi)控五要素是內(nèi)控工作的根本，尤其是內(nèi)部環(huán)境和控制活動非常重要，與傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式、觀念有著很多不同，這其中也影響著人的管理觀念，也是傳統(tǒng)管理觀念與新企業(yè)管理觀念之間博弈與替代的過程，是新與舊的挑戰(zhàn)，也是新事物生命力的體現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制；內(nèi)部環(huán)境；控制活動

內(nèi)控工作是企業(yè)管理的重要組成部分，內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

在內(nèi)部控制五要素中，內(nèi)部環(huán)境（治理結(jié)構(gòu)、權(quán)責(zé)分配、內(nèi)部審計(jì)、人資政策、企業(yè)文化）首當(dāng)其沖，它是企業(yè)生存發(fā)展的基礎(chǔ)，由于外部環(huán)境是企業(yè)無法控制的，所以內(nèi)控工作僅討論內(nèi)部環(huán)境因素。本文僅就內(nèi)部環(huán)境和控制活動中的“博弈”略作分析。

一、企業(yè)采購業(yè)務(wù)層面的內(nèi)控措施

（一）職責(zé)分工

（1）請購與審批。企業(yè)物品采購應(yīng)由使用部門根據(jù)其需要提出申請，并經(jīng)分管采購工作的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。

（2）供應(yīng)商的選擇與審批。企業(yè)應(yīng)由采購部門和相關(guān)部門共同參與詢價(jià)程序并確定供應(yīng)商，但是決定供應(yīng)商的人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)審批。

（3）采購合同協(xié)議的擬定、審核與審批。企業(yè)應(yīng)由采購部門下訂單或起草購貨合同并經(jīng)授權(quán)部門或人員審核、審批。

（4）采購、驗(yàn)收與相關(guān)記錄。企業(yè)采購、驗(yàn)收與會計(jì)記錄工作職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，以保證采購數(shù)量的真實(shí)性和采購價(jià)格、質(zhì)量的合規(guī)性，采購記錄的會計(jì)核算的正確性。

（5）付款的申請、審批與執(zhí)行。企業(yè)付款的審批與付款的執(zhí)行職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，付款方式不恰當(dāng)，執(zhí)行有偏差，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。

在上述采購業(yè)務(wù)中，傳統(tǒng)模式下，往往是崗位分離不徹底，重要事項(xiàng)往往由領(lǐng)導(dǎo)確定，召開會議，也是形式。

（二）購買環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及措施

（1）采購申請一般由使用部門提出或由倉儲部門提出，物資供應(yīng)部門根據(jù)申請進(jìn)行采購，金額較大或特殊采購應(yīng)由主管或總經(jīng)理審批。

（2）企業(yè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)。

（3）企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量價(jià)格、交貨及時(shí)性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和綜合評價(jià)，根據(jù)評價(jià)結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整。

（4）企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場情況和采購計(jì)劃，采取招標(biāo)采購、詢價(jià)或定向采購、直接購買等方式合理選擇采購方式。大宗采購應(yīng)當(dāng)采用招標(biāo)招標(biāo)方式，合理確定招標(biāo)范圍標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評標(biāo)規(guī)則；一般物資或勞務(wù)等的采購可以采用詢價(jià)或定向采購的方式并簽訂合同、協(xié)議；小額零星物資或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。

（5）企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、談判采購、詢比價(jià)采購等多種方式合理確定采購價(jià)格。為確保價(jià)格機(jī)制透明，企業(yè)應(yīng)制定合理詢價(jià)程序，并重點(diǎn)了解供應(yīng)商的相關(guān)情況。主要控制措施有：定期了解供應(yīng)商的基本資料；對潛在供應(yīng)商應(yīng)就其質(zhì)量、技術(shù)水平和財(cái)務(wù)狀況的可行性進(jìn)行調(diào)查；對于大宗和重要物品的采購，應(yīng)建立由采購、技術(shù)等部門參與的比質(zhì)比價(jià)體系，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)和售后服務(wù)等，對某些采購可以采用招標(biāo)方式，在滿足采購方物品質(zhì)量、送貨時(shí)間等要求的情況下，以公開方式進(jìn)行，招標(biāo)不能以價(jià)格作為唯一因素；對于零星物品的采購，由于采購量低，價(jià)格也不高，采用上述方式采購成本會過高，一般授權(quán)直接采購，但也應(yīng)形成由獨(dú)立的人員抽樣暗訪制度，就以上各因素確定目標(biāo)價(jià)格并與相關(guān)供應(yīng)商協(xié)商以達(dá)到最優(yōu)價(jià)格。

（6）企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況擬定采購合同，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，并按照規(guī)定的權(quán)限簽定采購合同。對采購合同必須按照采購權(quán)限規(guī)定，由各級授權(quán)人進(jìn)行審核，審核同意后，才能加蓋合同專用章。

（7）企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的采購驗(yàn)收制度，確定檢驗(yàn)方式，由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員對購買貨物（勞務(wù)）進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明，對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報(bào)告，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)查明原因，及時(shí)處理。為了達(dá)到控制目的，驗(yàn)收入庫的職能必須由獨(dú)立于請購、采購和會計(jì)部門的人員來承擔(dān)。

（三）付款環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制措施

（1）企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審核程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定及時(shí)辦理付款。企業(yè)在付款過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審查采購發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。

（2）企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施。

（3）企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對采購活動的會計(jì)系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況，請購申請、采購合同、采購?fù)ㄖ?、?yàn)收證明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù)、款項(xiàng)支付等情況，確保會計(jì)記錄與倉儲記錄核對一致。企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專人通過函證等方式，定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款，應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。

（4）企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件，退貨手續(xù)，貨物出庫，退貨貨款、回收等做出明確規(guī)定，并在與供應(yīng)商的合同中明確退貨事宜，及時(shí)收回退貨貨款。

二、內(nèi)部控制機(jī)制對企業(yè)的主要作用

（一）有利于企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控，保護(hù)企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全。

內(nèi)部控制機(jī)制它由很多形式與方方面面的內(nèi)容組成，對企業(yè)管理具有一定的時(shí)效性，對于企業(yè)的管理不僅是決策者要有清晰、靈活的頭腦、學(xué)會用聯(lián)系與發(fā)展的眼光看待問題、順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求、在尊重客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上更要充分發(fā)揮人的主觀能動性，這樣才會更好的對企業(yè)進(jìn)行有效地管理。建立完備的內(nèi)部控制機(jī)制不僅可以提高企業(yè)防控風(fēng)險(xiǎn)的能力，還可以有效地減少貪污、挪用公款等現(xiàn)象的產(chǎn)生，保證企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全。

（二）有利于企業(yè)信息溝通，提高信息報(bào)告質(zhì)量。

企業(yè)的決策者或者管理者的重大決定來源于精準(zhǔn)的信息報(bào)告，內(nèi)部控制機(jī)制可以形成暢通的信息溝通方法與可靠的信息數(shù)據(jù)，只有準(zhǔn)確、詳細(xì)的信息報(bào)告，決策者或者管理者才可以作出正確的判斷與決定。有效地進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營管理，同樣企業(yè)也要加強(qiáng)對公司與人員的管理制度建立。在信息技術(shù)不算發(fā)展的時(shí)代下，信息隨處都可以獲得，企業(yè)會利用各種手段來得到對自己有利的信息數(shù)據(jù)，所以信息安全應(yīng)該要格外注意，信息安全不僅需要技術(shù)手段更新需要管理者的方法，建立完善的信息保護(hù)制度，保障企業(yè)管理工作有效進(jìn)行。在對人員的管理過程中，注意不可以侵犯到個(gè)人信息，防止企業(yè)以管理為名侵犯個(gè)人的隱私權(quán)，防止個(gè)人信息被濫用，同時(shí)各大企業(yè)應(yīng)該確立哪些組織或者個(gè)人可以研究、挖掘數(shù)據(jù)信息。良好的信息溝通與信息報(bào)告，是公司有效治理的主要手段，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供安全、可靠的信息保障?？茖W(xué)的內(nèi)部控制機(jī)制不僅要建立有效的信息渠道與程序，還要對信息安全進(jìn)行分析與管理。

（三）有利于調(diào)動員工的積極性，提高企業(yè)的生產(chǎn)效率

內(nèi)部控制機(jī)制主要是針對人的管理而應(yīng)用的，企業(yè)建立完備的內(nèi)部控制機(jī)制，對員工采取權(quán)責(zé)統(tǒng)一、賞罰分明的措施，充分調(diào)動員工的積極性，遵循“人及其用，物盡其用”的原則，對企業(yè)的員工采取賞罰分明的辦法，可以激發(fā)員工對工作的熱情與創(chuàng)造性，提高工作效率?？茖W(xué)的內(nèi)部控制機(jī)制為企業(yè)提供高素質(zhì)與工作能力強(qiáng)的人員，為企業(yè)的發(fā)展提供人才資源，促進(jìn)企業(yè)的長久發(fā)展。

三、結(jié)語

當(dāng)下，在內(nèi)控推進(jìn)過程中，要大力推進(jìn)新理念，要敢于打破傳統(tǒng)模式，勇于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，創(chuàng)造一個(gè)人人心中有內(nèi)控，內(nèi)控時(shí)刻為人人的企業(yè)環(huán)境。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 彭炎. 內(nèi)部控制信息系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)控管理中作用[J]. 微型機(jī)與應(yīng)用，2016，（09）：80-81.