人事制度改革對人事檔案管理的影響探討

馮瑞文

【摘要】本文通過針對人事改革背景下對人事檔案管理所產(chǎn)生的影響進(jìn)行分析，進(jìn)一步根據(jù)問題提出改進(jìn)工作的方法，為人事檔案管理工作更加高效提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】人事制度;人事檔案管理;改革

伴隨著社會主義市場進(jìn)程的推進(jìn)，對于企業(yè)發(fā)展的要求更加完善科學(xué)，企業(yè)對于人事檔案也越發(fā)重視，促進(jìn)了人事檔案管理的科學(xué)化、制度化與規(guī)范化。人事檔案是個體工作經(jīng)歷的見證，能為用人單位提供較為全面的參考依據(jù)，保證了企業(yè)選擇人才更加可靠科學(xué)，擇優(yōu)錄取。在人事改革政策的推動下，人事檔案管理工作迎來了新的春天，面臨著更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人事檔案內(nèi)容模糊。1950年以后人事制度逐漸在我國建立，經(jīng)過幾十年的發(fā)展，我們國家的人事管理雖取得一定成績，但由于建立時間較晚，以往國民素質(zhì)較低，人事檔案內(nèi)容較為模糊，很多問題已無法考證?，F(xiàn)在已有的檔案內(nèi)容存在較大失真、內(nèi)容不符的情況。比如，出生年月隨意填寫，學(xué)歷填寫不符合真實(shí)情況、參加工作時間隨意填寫。現(xiàn)今有的應(yīng)聘人員為保護(hù)自己個人信息安全，對于自己的人事檔案填寫空白多，非常不利于人事檔案管理的進(jìn)行。

（二）人事檔案資料不全。我們對于人事管理的忽視，使得用人單位沒有專門設(shè)置人事檔案管理的專業(yè)人員。員工人事檔案資料不齊全，員工的履歷以及考核表有些出現(xiàn)沒有加蓋公章的情況，管理不規(guī)范。員工的學(xué)習(xí)證明、獎懲、職稱資料收入不及時或直接缺乏。而造成這種現(xiàn)象的原因是由于企業(yè)不重視人事管理，員工不懂人事檔案管理知識造成的。

（三）人事檔案管理工作方法落后。人事檔案管理是一項具有很強(qiáng)專業(yè)性的工作，人事檔案的保存也需要特殊的保存。我們現(xiàn)在的檔案都是當(dāng)成資料任意疊加擺放，無專業(yè)的人事檔案管理人員，大部分工作都是人工操作完成，沒有實(shí)現(xiàn)員工人事檔案的電子化，耗損時間，工作效率低。

（四）對于人事檔案管理不重視。人事檔案管理工作長期受到人們的忽視，一些政府與企業(yè)單位對于檔案的管理重要性沒有足夠認(rèn)識，管理工作不到位，檔案資料不全。有些單位為了留住人才將員工人事檔案封存不予調(diào)動。這樣不僅使得我們的員工無法自由擇業(yè)，也限制了員工才能的發(fā)揮。另一方面，有些人為尋找新工作而放棄自身原有檔案，建立了新的檔案，致使人事管理混亂。

二、人事檔案管理的改進(jìn)策略

為了實(shí)現(xiàn)人事檔案管理更加高效，促進(jìn)人事管理制度的完善，我們對于管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行以下的改進(jìn)策略：

（一）提高對于人事管理的重視，完善人事檔案管理機(jī)制。提高人事檔案管理意識，企業(yè)加強(qiáng)人事檔案管理的地位，促進(jìn)人們對于人事管理的學(xué)習(xí)。領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)員工進(jìn)行人事方面的學(xué)習(xí)，使員工每個人都具備人事方面的一些知識，提高了人們的人事意識，有助于配合人事工作的完成。設(shè)立專門的人事部門，培養(yǎng)專業(yè)的人事管理人員，使得單位的人事檔案分類更加清晰，工作更加明了。加大對于人事管理的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備幫助進(jìn)行檔案的管理。定期舉辦人事管理的講座以及交流會，組織人事部門進(jìn)行自我工作的反思，交流工作上的想法，促進(jìn)人事管理部門工作的提高。人事改革的重點(diǎn)是全面推進(jìn)員工聘用制，建立良性的招聘與應(yīng)聘機(jī)制，保證企業(yè)與個人之間形成最佳的人員配置方案，使人盡其力，促進(jìn)個人能力的發(fā)揮。人事部門要應(yīng)用科學(xué)的人事管理知識，定期對員工進(jìn)行考核與評價，促進(jìn)員工專業(yè)技能與能力的提高。人事部門要建立全面的招聘機(jī)制，保證企業(yè)人才的充足，確保企業(yè)的穩(wěn)定，建立起完善的招聘機(jī)制，采用內(nèi)部與外部聯(lián)合的招聘機(jī)制，內(nèi)部招聘可以促進(jìn)內(nèi)部員工憑借自己的能力與努力獲取更高職位，有利于企業(yè)的發(fā)展，而且成本小，效率高，員工不用適應(yīng)公司環(huán)境就能快速進(jìn)入工作狀態(tài)。外部機(jī)制招聘方式多樣，比如網(wǎng)絡(luò)招聘、報紙招聘、雜志招聘、企業(yè)網(wǎng)頁招聘、人才市場招聘、校園招聘等，通過外部招聘可以達(dá)到對于公司的宣傳，使企業(yè)更具出知名度，有利于企業(yè)尋找到優(yōu)秀的人才。通過內(nèi)外結(jié)合的招聘機(jī)制，促進(jìn)我們的人事管理的創(chuàng)新，帶給了人事管理更多的工作創(chuàng)新。促進(jìn)人事檔案管理電子化，提高了人事管理的效率，這樣我們可以隨時調(diào)取員工人事檔案，在網(wǎng)上進(jìn)行人事檔案的遷移，極大節(jié)約了時間，降低了員工的勞動成本，保證了人事檔案的安全性，使我們的工作更加便捷。

（二）完善檔案資料，提高檔案管理人員的責(zé)任感。對于現(xiàn)今的人事檔案進(jìn)行補(bǔ)充完善，保證現(xiàn)今的檔案資料完整，內(nèi)容清晰，建立起高效規(guī)范的人事檔案管理體系。通過人們對人事管理知識的提高促進(jìn)了人們對人事工作的配合，管理人員要認(rèn)真對待工作，嚴(yán)禁出現(xiàn)因個人工作失誤造成的檔案資料不齊全，給企業(yè)與員工帶來不便。對于以往的檔案，人事檔案管理人員要盡自己的努力進(jìn)行補(bǔ)充，對于檔案資料不齊全的人員統(tǒng)一進(jìn)行檔案的補(bǔ)充填寫，認(rèn)真考證員工學(xué)歷證明以及職稱情況，保證人事檔案的客觀性。人事管理人員要嚴(yán)格要求自身，能夠公正客觀地對待人事管理工作，提高對于工作的責(zé)任感。

三、結(jié)語

人事檔案管理在當(dāng)今社會越來越重要，其發(fā)展完善的過程更是充滿了挑戰(zhàn)與機(jī)遇，我們要不斷提高人事檔案管理的意識，建立先進(jìn)的人事檔案管理模式，加強(qiáng)對人事管理人員的培訓(xùn)，從而保證人事檔案管理的科學(xué)高效，保障企業(yè)與個人的長足發(fā)展。

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