淺談團場會計檔案管理

葛翠雨

摘 要 會計檔案是團場檔案管理工作中的重要組成部分，隨著兵團綜合配套改革的實施，團場財政體制改革的推進，2018年1月1日新會計檔案管理辦法的施行，團場的會計檔案管理工作中存在著各種新問題，團場應(yīng)采取相應(yīng)的措施，完善團場會計檔案管理工作，為團場各級組織和個人提供完整有用的會計信息。

關(guān)鍵詞 會計檔案 兵團綜合配套改革 措施

會計檔案是各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織在經(jīng)濟管理和會計核算活動中形成的會計核算材料。它是各單位檔案的重要種類之一，也是國家全部檔案的重要組成部分。它不僅僅是開展財務(wù)分析、會計監(jiān)督和改善機關(guān)、企事業(yè)單位經(jīng)營管理等工作的重要依據(jù)，而且是研究經(jīng)濟活動的真實歷史記錄。2018年是兵團綜合配套改革的開局之年，隨著兵團綜合配套改革的推進，為實現(xiàn)團場政企、政資、政事、政社分開，團場財政體制改革也在不斷進行，記載著團場重要經(jīng)濟信息的會計檔案管理至關(guān)重要。

一、會計檔案概述

會計檔案是指單位在會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。它包含兩層含義：會計檔案是會計核算的產(chǎn)物；會計檔案是重要的憑證和史料。

（一）會計檔案的特點

1.外在形式多樣化。會計的賬簿，有訂本式賬（如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬）、活頁式賬（如總賬、明細賬、輔助賬）、卡片式賬（固定資產(chǎn)卡片）之分。財務(wù)報告有文字、表格、數(shù)據(jù)等，紙張有8開、16開、A4。會計電算化形成的電子會計檔案。

2.形成范圍普遍性。凡具備單獨會計核算的單位都會形成會計檔案。

3.檔案類別穩(wěn)定性。基本內(nèi)容成分：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告。

4.材料之間連續(xù)性。原始憑證—會計憑證—會計賬簿—會計報表—財務(wù)報告，這一會計六師是連續(xù)不能間斷的。

（二）會計檔案和文書檔案的區(qū)別

1.產(chǎn)生領(lǐng)域不同。會計檔案產(chǎn)生于各獨立核算單位的生產(chǎn)經(jīng)營資金活動或預算資金活動領(lǐng)域；文書檔案產(chǎn)生于各單位黨務(wù)政務(wù)管理及專業(yè)生產(chǎn)或經(jīng)營管理領(lǐng)域。換言之，有資金來源，就必然有去向，也就必然產(chǎn)生會計檔案。

2.形式不同。會計檔案主要以憑證、賬簿、報表等三種形式出現(xiàn)，三者具有密不可分的內(nèi)在聯(lián)系；文書檔案較多地公文形式出現(xiàn)，具有相對獨立性。

3.立卷方式不同。會計檔案主要以時間、形式特征進行整理立卷；文書檔案則按年度結(jié)合問題立卷或以件為單位進行分類整理。

4.歸檔時間不同。會計檔案應(yīng)在會計年度終了，由會計機構(gòu)整理歸檔并可自行保管一年，期滿后，應(yīng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一管理；文書檔案則應(yīng)在第二年的上半年完成上一年度文件材料的立卷歸檔。

（三）會計檔案和會計資料的區(qū)別

會計檔案是各單位在各項會計核算活動中直接形成的，具有保存價值的歷史記錄；會計資料是各單位為學習通過收集和購買的各種公開或內(nèi)部的會計出版物及復制品。

（四）會計檔案的作用

1.為經(jīng)濟管理提供依據(jù)。會計檔案既是國家檔案的重要組成部分，又是各單位的重要檔案，是記錄和反映國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位開展經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的重要歷史資料和證據(jù)。通過會計檔案，可以反映出各單位開展經(jīng)濟業(yè)務(wù)辦理會計手續(xù)、進行會計核算、執(zhí)行會計制度的情況。

2.是打擊經(jīng)濟犯罪活動的有力工具。會計檔案可以比較詳細地反映出一個單位會計基礎(chǔ)工作規(guī)范中的一些情況，如果一個單位存在會計賬目混亂、手續(xù)不清、資料散失等問題，可以清楚地從會計檔案中體現(xiàn)出來；同時，如果一個單位存在弄虛作假、違法亂紀等活動，也可以從會計檔案中反映和體現(xiàn)出來。

3.是研究經(jīng)濟發(fā)展和財政歷史的可靠史料。會計檔案可以為國家或者單位提供比較詳細、完整的經(jīng)濟、技術(shù)資料，對國家制定宏觀經(jīng)濟政策以及具體經(jīng)濟部門的經(jīng)濟決策具有重要的參考意義。

二、團場會計檔案管理中存在的問題

（一）團場會計檔案管理工作體制不規(guī)范

會計檔案工作主要包括會計檔案的收集、整理（分類、組卷、編目、排序）、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、移交等工作?！稌嫏n案管理辦法》第四條規(guī)定，財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作，共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導。縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會計檔案工作，并對本行政區(qū)域內(nèi)會計檔案工作實行監(jiān)督和指導。第五條規(guī)定單位應(yīng)當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。單位的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員所屬機構(gòu)（以下統(tǒng)稱“單位檔案管理機構(gòu)”）負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構(gòu)代為管理會計檔案。兵團綜合配套改革后，檔案管理工作歸口到農(nóng)場黨政辦，黨政辦公室主要負責黨委、行政工作、法制工作、機要工作、政研工作、檔案工作、保密工作、機關(guān)事務(wù)管理工作。檔案工作主要負責團機關(guān)各部門檔案資料的收集、整理、歸檔、管理、利用及統(tǒng)計等工作；負責連隊和社區(qū)建檔指導工作。因團場黨政辦業(yè)務(wù)繁多，原管理檔案人員退休或調(diào)崗，新管理檔案人員業(yè)務(wù)不熟練，致使檔案管理工作銜接不暢，團場會計檔案管理工作體制不規(guī)范。

（二）團場會計檔案管理制度不健全

團場體制改革后，實現(xiàn)團場政企、政資、政事、政社分開，團場執(zhí)行政府職能，各部門管理范圍和職責都在不斷完善中，團場會計檔案管理工作沒有將檔案工作和會計工作明確分工，存在責任劃分不清的問題，主要原因在于團場的會計檔案管理制度不健全。

（三）團場會計檔案管理人員水平較低

兵團推進綜合配套改革，為了充分體現(xiàn)團場政企、政資、政事、政社分開，大團場成立財政局，小團場成立財政所，其人員編制為公務(wù)員，主要職責為財政管理等；下設(shè)團場核算中心，人員編制為事業(yè)單位人員，主要負責各行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)核算等。團場會計人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，斷層情況嚴重，有會計基礎(chǔ)、學歷高的大學生不愿留在團場，能干事會干事的基層會計人員沒有平臺，最基礎(chǔ)的會計工作現(xiàn)有人員做不好，會計人員的基礎(chǔ)工作無法跟進，會計檔案收集整理工作滯后。團場檔案管理部門與財政部門就會計檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、移交等工作沒有具體的職責分工，管理檔案人員的水平較低。

三、完善團場會計檔案管理應(yīng)采取的措施

（一）健全團場的會計檔案管理工作體制

團場黨政辦公室明確自己的工作范圍，把會計檔案和文史檔案管理工作全部納入管理范圍，認真梳理檔案管理工作，統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理，維護會計檔案的完整和安全，便于社會各方面對會計檔案的利用，健全團場的會計檔案管理工作體制。

（二）完善團場檔案管理制度和管理部門的工作職責

團場黨政辦公室建立一套標準的會計檔案管理制度，分清檔案部門和財政部門的工作職責，確實做好會計檔案管理工作，積極學習國家《檔案法》等法律法規(guī)，結(jié)合新舊《會計檔案管理辦法》完善電子會計檔案歸檔的規(guī)定、會計檔案保管期限的規(guī)定、會計檔案的鑒定銷毀程序等。

（三）提高團場會計檔案管理人員綜合素質(zhì)

會計檔案收集工作是會計檔案工作的起點，也是保證會計檔案齊全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它是通過歸檔制度將分散于財務(wù)部門和會計個人手中的會計核算專業(yè)資料集中起來，實行統(tǒng)一管理；會計檔案的整理是將零散和需要進一步條理化的會計核算材料，通過科學的分類、組卷、排列、編目，組成一個有序體系的過程。會計檔案的收集、整理工作需要團場會計人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識，為確保會計檔案資料的真實完整，必須提高團場會計人員的專業(yè)素質(zhì)，同時還需提高會計人員的綜合能力。會計人員配合檔案管理人員整理好歸檔材料，檔案管理人員需準確理解和把握《會計檔案管理辦法》內(nèi)容和要求，提高自己的綜合素質(zhì)。

四、結(jié)語

團場會計檔案管理中，團場應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理，加大領(lǐng)導對會計檔案管理的重視程度，在互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟的發(fā)展中大力推動會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息，發(fā)揮會計檔案管理工作的實效性。

（作者單位為六運湖農(nóng)場核算中心）

參考文獻

[1] 中華人民共和國財政部.國家檔案局令第79號——新檔案管理辦法[Z]. 2015-12-11.