ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制研究

朱玉萍

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，充分發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部控制，與信息技術(shù)密不可分。ERP系統(tǒng)是一種先進(jìn)管理工具，集成了信息技術(shù)和控制管理的特點(diǎn)于一身，是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)自動化和信息通信的重要工具。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，如果內(nèi)部控制沒有得到調(diào)整和優(yōu)化，ERP的實(shí)施效果就無法到達(dá)預(yù)期目標(biāo)，也就無法實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo)。本文以某中外貿(mào)易企業(yè)為分析對象，分析該公司當(dāng)前基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制存在的問題，并提出ERP系統(tǒng)下完善內(nèi)部控制的對策建議，為企業(yè)規(guī)范化管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng);企業(yè)內(nèi)部控制;業(yè)務(wù)流程

在社會和經(jīng)濟(jì)不斷日新月異的發(fā)展和進(jìn)步的背景下，ERP在企業(yè)中的應(yīng)用范圍越來越廣。與傳統(tǒng)的管理模式相比，ERP能夠?qū)崟r(shí)并完成企業(yè)的采購、生產(chǎn)、銷售業(yè)務(wù)，并將貨物物流、資金流和信息流進(jìn)行同步進(jìn)行。使企業(yè)內(nèi)部資源信息最終實(shí)現(xiàn)有效的集成和共享。ERP想要提高其效率，企業(yè)規(guī)范的內(nèi)部控制必不可少。在實(shí)際中，很多企業(yè)并沒有進(jìn)行有效的內(nèi)部控制，在一定程度上使ERP的使用效果受到了限制。

一、ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源管理系統(tǒng)的一個(gè)簡稱，作為一種企業(yè)字眼管理系統(tǒng)，其集合了業(yè)務(wù)流程、企業(yè)管理理念、人力物力、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)軟硬件功能。首先，根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程并將其劃分為多個(gè)功能模塊，然后對每個(gè)模塊的流程進(jìn)行排序，并整合和集成每個(gè)模塊的控制節(jié)點(diǎn)。并將其串聯(lián)在一起形成一個(gè)整體。并且要將企業(yè)內(nèi)部控制管理理念滲透在每個(gè)模塊和每個(gè)環(huán)節(jié)的集成和梳理過程中，通過利用ERP，使企業(yè)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源綜合管理。

中國財(cái)政部在2008年6月，頒布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，這是中國內(nèi)部控制發(fā)展中的一個(gè)重要豐碑。它也得到了迅速的發(fā)展和完善。企業(yè)的內(nèi)部控制是基于內(nèi)部部門的加強(qiáng)，工作模塊之間的職責(zé)分工以及它們之間的制衡而產(chǎn)生的。在不斷發(fā)展和進(jìn)步的情況下，企業(yè)也得到了迅速的發(fā)展和完善。

ERP系統(tǒng)使企業(yè)內(nèi)部控制成為可能。依托ERP系統(tǒng)本身的新系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)管理，將企業(yè)的每一個(gè)部門和每一個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效整合，對企業(yè)內(nèi)部各種信息資源進(jìn)行充分完善的利用，對內(nèi)部信息逐步形成控制，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)部控制。本文以使用的oracle系統(tǒng)的內(nèi)部控制為例子，著重研究在ERP系統(tǒng)環(huán)境下對企業(yè)的內(nèi)部控制狀況，圖1為具體系統(tǒng)控制的過程。

二、某中外貿(mào)易企業(yè)ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制存在的問題

（1）ERP系統(tǒng)軟件本身風(fēng)險(xiǎn)分析

除了軟件本身的基本功能模塊外，企業(yè)使用的ERP系統(tǒng)還可以根據(jù)原有業(yè)務(wù)流程的需要和業(yè)務(wù)的特殊性，實(shí)現(xiàn)ERP的一些基本模塊的個(gè)性化開發(fā)。使系統(tǒng)在一定程度上滿足了自身業(yè)務(wù)模式的獨(dú)特性，與此同時(shí)也為系統(tǒng)的不穩(wěn)定性帶來了威脅，它還增加了流程的繁瑣性和底層財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)收集的復(fù)雜性，從而增加了企業(yè)ERP的維護(hù)成本。如有問題發(fā)生，相關(guān)開發(fā)人員必須及時(shí)維護(hù)和維修，防止對企業(yè)造成不必要的損失。

（2）ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全問題

ERP系統(tǒng)主要管理和控制公司整個(gè)業(yè)務(wù)流程生成的數(shù)據(jù)，其核心是對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理，后臺數(shù)據(jù)庫通過網(wǎng)絡(luò)傳輸和重建每個(gè)模塊的數(shù)據(jù)，整合財(cái)務(wù)運(yùn)營。但是，在此過程中，數(shù)據(jù)安全問題也易發(fā)生。一是，人為破壞、系統(tǒng)故障、黑客和計(jì)算機(jī)病毒等，是ERP系統(tǒng)崩盤主要影響因素;二是，外貿(mào)企業(yè)還擁有自己的研發(fā)設(shè)備、團(tuán)隊(duì)、產(chǎn)品，這方面有很強(qiáng)的優(yōu)勢。如果將相關(guān)權(quán)利分配給不應(yīng)分配的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，則數(shù)據(jù)破壞的風(fēng)險(xiǎn)將在一定程度上增加。并可能導(dǎo)致公司的機(jī)密文件數(shù)據(jù)外流，對企業(yè)形成一定負(fù)面影響。此外，該公司使用的先進(jìn)的Oracle系統(tǒng)符合全球數(shù)據(jù)的大規(guī)模整合，此外，還需要匹配內(nèi)存較大的硬盤和CPU，否則會使系統(tǒng)運(yùn)行換嗎，并影響其最終的正常運(yùn)行效果。當(dāng)下企業(yè)最重要的一個(gè)核心問題就是如何保證ERP系統(tǒng)的信息安全性。

（3）ERP系統(tǒng)的操作

由于ERP系統(tǒng)中運(yùn)用了大量的信息化技術(shù)，因此整體操作難度也比較高，這樣操作者的要求也相應(yīng)提高，每一位操作者對模塊的各項(xiàng)操作步驟需要進(jìn)行了解，熟悉與模塊相關(guān)的各個(gè)模塊的處理。 如果發(fā)生非標(biāo)準(zhǔn)操作，則整個(gè)數(shù)據(jù)中會出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤，并嚴(yán)重影響整個(gè)業(yè)務(wù)流程的流量效率。

（4）ERP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)的各個(gè)模塊部分都設(shè)置了相應(yīng)權(quán)限，并且在一些節(jié)點(diǎn)上也設(shè)置了相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)警告和控制，但是對于部分節(jié)點(diǎn)控制和疏導(dǎo)問題，以及一些外部因素和特殊過程問題，并進(jìn)行一定的風(fēng)險(xiǎn)控制，這在一定程度上降低了企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的管理效率。

（5）不規(guī)范的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)

1.采購管理

根據(jù)現(xiàn)有庫存、客戶的實(shí)際需求和銷售部門對未來需求的預(yù)測確定的，是現(xiàn)在企業(yè)普遍存在的采購方法的主要問題，從而導(dǎo)致采購計(jì)劃前面數(shù)據(jù)對準(zhǔn)確性和時(shí)間性的依賴性增加。 如果前端數(shù)據(jù)存在不及時(shí)準(zhǔn)確，會使得采購計(jì)劃無效，最終將影響銷售部門的交付期限，或讓庫存發(fā)生嚴(yán)重的積壓，這將嚴(yán)重的影響都后期的正常運(yùn)行，其損失也就不言而喻了。

2.庫存管理

對系統(tǒng)上線前儲運(yùn)的業(yè)務(wù)和后期發(fā)生退運(yùn)時(shí)，系統(tǒng)無法按正常銷售流程執(zhí)行退貨，僅通過“雜收”的功能將其錄入進(jìn)系統(tǒng)，這也是問題之一。原因是新系統(tǒng)和原始舊系統(tǒng)沒有有效連接。此外，這些退運(yùn)庫存在入庫后，如果想要再次運(yùn)出去，也無法按正常的銷售流程進(jìn)行，并且需要通過系統(tǒng)中的手動模式對合同訂單進(jìn)行銷售，成本的結(jié)轉(zhuǎn)也比較復(fù)雜。這樣不僅流程復(fù)雜，而且由于是手動操作模式，也很容易出錯(cuò)，這極大地使系統(tǒng)庫存中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性受到影響，最終使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)缺乏完整性，最終影響到企業(yè)的正常的順利運(yùn)行。

3.應(yīng)收應(yīng)付管理

ERP系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定企業(yè)應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款的審批限額。如果超出限制，將由第一級審批人審核并批準(zhǔn)，并轉(zhuǎn)移到下一步。如果企業(yè)未能及時(shí)授權(quán)相關(guān)人員，該流程將無法正常運(yùn)行，將超出審批級別，最終導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制失敗。其次，ERP系統(tǒng)為客戶實(shí)施統(tǒng)一的編碼管理。如果是新客戶，運(yùn)營商根據(jù)公司的要求編寫并向相關(guān)部門提交申請，經(jīng)有關(guān)部門審批后，信息管理部門將統(tǒng)一執(zhí)行對客戶代碼維護(hù)，由于現(xiàn)在對客戶代碼都是級別管理，對于大型國外客戶，集團(tuán)有多家子公司，子公司有幾個(gè)單一的狀態(tài)公司，這使得不同的編碼客戶可以輕松地與一些大客戶合作，將導(dǎo)致后期的統(tǒng)計(jì)分析非常不便。

三、某中外貿(mào)易企業(yè)基于ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制的建議

（1）對員工使用ERP的能力進(jìn)行提高

主要有兩個(gè)方面提高員工能力。一是為了使操作過程順利進(jìn)行，我們可以首先編寫盡量詳細(xì)的公司業(yè)務(wù)流程，對相關(guān)員工進(jìn)行培訓(xùn)，使他們盡可能熟悉整個(gè)公司的業(yè)務(wù)運(yùn)作過程，明確掌握自己需要操作的模塊以及其他相關(guān)聯(lián)模塊節(jié)點(diǎn)的操作，如果出現(xiàn)問題，也可以及時(shí)接手，或讓相關(guān)人員和部門處理。二是加強(qiáng)對ERP操作人員的培訓(xùn)，編制每個(gè)模塊的詳細(xì)的操作手冊，使員工熟練掌握自己的操作模塊，從而防止手動操作錯(cuò)誤并影響系統(tǒng)，使員工能夠提供更專業(yè)，更好的為企業(yè)服務(wù)，使企業(yè)在未來的發(fā)展和運(yùn)營中更加靈活。

（2）對ERP系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性進(jìn)行加強(qiáng)

企業(yè)內(nèi)部控制將在很大程度上直接受到ERP系統(tǒng)不安全和不穩(wěn)定的影響。因此，我們首先應(yīng)該加強(qiáng)公司信息管理部門對ERP系統(tǒng)的安全性能的提升，并保護(hù)硬件和軟件的安全。在日常信息系統(tǒng)安全檢查的報(bào)告中，定期進(jìn)行最終數(shù)據(jù)的處理和備份，明確分配內(nèi)部人員的操作權(quán)限，防止ERP系統(tǒng)的損壞，從外部因素和內(nèi)部人為因素進(jìn)行防范。二，企業(yè)提高ERP系統(tǒng)的穩(wěn)定性，需要定期對整個(gè)ERP系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，及時(shí)修復(fù)漏洞系統(tǒng)，并引進(jìn)一些軟件高級專業(yè)人才，從而實(shí)現(xiàn)有效維護(hù)系統(tǒng)，以免給企業(yè)造成不必要的損失。

（3）收、付款管理

1.付款

付款時(shí)，應(yīng)審查倉單，采購合同，訂單，采購發(fā)票和收據(jù)憑單。 系統(tǒng)生成的計(jì)劃匯款明細(xì)表與原始憑證的數(shù)量，金額，產(chǎn)品名稱和單位名稱這些都需要相同。 在審核期間信息不一致且信息不完整，將不會付款。 財(cái)務(wù)人員將在系統(tǒng)中運(yùn)行發(fā)票和支付狀態(tài)并生成相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)。

2.收款

收款是，在系統(tǒng)中設(shè)置逾期警告報(bào)表，并每周向業(yè)務(wù)部門報(bào)告該報(bào)表。 目的是通知業(yè)務(wù)部門及時(shí)跟蹤逾期應(yīng)收賬款。 根據(jù)客戶的特殊性優(yōu)化客戶編號并設(shè)置三個(gè)級別。 收貨地址是第三級，客戶地址是第二級，集團(tuán)是第一級，因此可以滿足不同要求的客戶的統(tǒng)計(jì)需求。

（4）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

1.采購管理

基于銷售和生產(chǎn)的原始業(yè)務(wù)模型上，對采購管理系統(tǒng)ERP系統(tǒng)的采購流程進(jìn)行優(yōu)化，并嘗試通過采購部門及時(shí)購買一定數(shù)量的安全庫存，以結(jié)合一線客戶對未來交易市場價(jià)格波動趨勢的實(shí)際需求。這可確保由于外部環(huán)境造成的供應(yīng)短缺或價(jià)格波動。

2.庫存管理

在新ERP系統(tǒng)開發(fā)之前，有必要有效地連接其他舊系統(tǒng)，以便在新ERP系統(tǒng)上線之前，如果有部分退貨清單可以通過正常流程進(jìn)行入庫、倉儲和出庫，從而制作數(shù)據(jù)。 更完整。 在最終批準(zhǔn)完成之前，不允許采取進(jìn)一步措施。 確保最終開票和庫存管理的效率，以避免由于非標(biāo)準(zhǔn)流程權(quán)限導(dǎo)致的庫存數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。

（5）不斷完善ERP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理體系

首先，需要ERP系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)流程進(jìn)行不斷優(yōu)化。 在原有ERP流程的基礎(chǔ)上，結(jié)合各個(gè)模塊可能存在的風(fēng)險(xiǎn)和一些流程中引起的復(fù)雜問題，創(chuàng)建新流程。 使得ERP流程正常運(yùn)行并不斷優(yōu)化，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)控制。 其次，使用企業(yè)的財(cái)務(wù)管理來推動整個(gè)企業(yè)管理。 雖然ERP系統(tǒng)是一個(gè)金融業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)，但它是以財(cái)務(wù)導(dǎo)向?yàn)橹黧w的企業(yè)集成系統(tǒng)，可以為企業(yè)的各個(gè)部門提供財(cái)務(wù)支持，并對財(cái)務(wù)準(zhǔn)確信息進(jìn)行全面分析，同時(shí)對管理成本進(jìn)行全面分析、監(jiān)督和控制。

ERP系統(tǒng)是企業(yè)一種有效的管理平臺。 通過對平臺進(jìn)行設(shè)置，使其充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，并應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部控制管理中，因此，企業(yè)有必要建立和完善企業(yè)內(nèi)部控制管理體系，最大程度上提高風(fēng)險(xiǎn)控制能力，充分實(shí)施ERP系統(tǒng)管理和控制功能，利用它來提升公司的競爭力，以便在內(nèi)外環(huán)境的激烈競爭中保持不敗，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（6）加強(qiáng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對內(nèi)部控制的評價(jià)

外部審計(jì)機(jī)構(gòu)檢查信息系統(tǒng)的開發(fā)，實(shí)施，維護(hù)和操作。并及時(shí)向管理層報(bào)告內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和運(yùn)營雙方發(fā)現(xiàn)的問題。作為獨(dú)立的第三方，他們在進(jìn)行內(nèi)部控制審計(jì)時(shí)更有可能對內(nèi)部控制問題進(jìn)行發(fā)現(xiàn)，這些發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部問題，可以作為改善內(nèi)部控制的有效方法，最終使企業(yè)內(nèi)部的控制水平得以提高。

四、結(jié)束語

總之，在社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，企業(yè)內(nèi)部控制對傳統(tǒng)模式的缺陷進(jìn)行積極的改善，加強(qiáng)對ERP系統(tǒng)的應(yīng)用力度，從而為企業(yè)的創(chuàng)新經(jīng)營，以及提高其競爭力，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展提供助力。企業(yè)相關(guān)管理者要明確的認(rèn)識到ERP對內(nèi)部控制的重要作用，并基于現(xiàn)實(shí)的角度，了解ERP環(huán)境下內(nèi)部控制的優(yōu)勢和功能，對其中存在的不足和缺陷進(jìn)行分析，并結(jié)合實(shí)際的發(fā)展需要，有針對性的提出一些良性的解決對策，只有這樣，企業(yè)內(nèi)部控制的有效性才能夠切實(shí)提高，企業(yè)最終可以完成真正的創(chuàng)新發(fā)展，并增強(qiáng)優(yōu)勢，在激烈的市場競爭中才能永爭前鋒。

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