大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設探究

王曉麗

摘要：文書檔案作為事業(yè)單位在日常工作中積累的重要文件，其對促進單位的穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展具有積極意義和指導價值，是事業(yè)單位日常管理的關鍵組成部分，本文主要針對大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設進行分析和探究，希望給予我國相關單位以些許參考和借鑒。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；文書檔案；信息化建設

隨著我國信息技術的快速發(fā)展和更新，大數(shù)據(jù)概念應運而生，并且在諸多領域和行業(yè)實現(xiàn)了廣泛應用，對推動行業(yè)發(fā)展起到了關鍵作用，文書檔案作為事業(yè)單位管理的重要內容，在大數(shù)據(jù)背景下，以往的管理手段和管理模式已經難以滿足時代發(fā)展，事業(yè)單位需要基于大數(shù)據(jù)技術開展信息化建設，保證文書檔案管理和使用的完整性、安全性和便捷性，為單位健康發(fā)展提供優(yōu)質的檔案資源服務。

1、基于大數(shù)據(jù)下文書檔案管理信息化的概念

大數(shù)據(jù)中蘊含了海量信息，其記錄人類行為和活動，隨著網絡技術和信息技術的不斷完善，數(shù)據(jù)量不斷增加、利用效率不斷提升，通過對海量數(shù)據(jù)的分析與整理，能夠提升數(shù)據(jù)信息的附加價值和應用價值。

文書檔案是事業(yè)單位在發(fā)展中積累的文檔資源，其以錄像、圖片以及文字等形式為載體，記錄了事業(yè)單位的經濟活動和管理活動，將文書檔案管理中引入信息技術，可以實現(xiàn)其利用、開發(fā)、儲存、整理以及收集等工作環(huán)節(jié)的信息化操作，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性、安全性以及準確性，為事業(yè)單位提供全面而便捷的檔案服務。

2、當前事業(yè)單位文書檔案信息化建設中存在的幾點問題

2.1信息化理念陳舊

當前，事業(yè)單位在開展文書檔案管理中，依然沿用陳舊的管理模式和管理手段，紙質檔案管理依然占據(jù)重要地位，并且存在重視收藏、輕視使用的思想，對信息技術的應用缺乏深入研究，工作人員也沒有嘗試管理手段創(chuàng)新，導致文書檔案難以發(fā)揮其指導價值。

2.2文書檔案損壞嚴重

事業(yè)單位在長期發(fā)展中形成了大量文檔資源，導致庫房負荷不斷加重，管理人員的工作任務持續(xù)增加，檔案人為損壞和自然老化的情況日益嚴重，對文書檔案的完整性和準確性帶來一定影響。同時，由于事業(yè)單位對檔案管理缺乏足夠的重視，信息化建設沒有落實到具體中，文件損壞問題沒有得到改善。

2.3工作人員能力補足

當前，我國事業(yè)單位在開展文書檔案管理中主要沿用“一本賬”、“一套卡”的固化管理手段和方式，工作人員在長期的工作中也形成了固化思維模式，缺乏創(chuàng)新與改革，對信息技術認知不足，自身的專業(yè)素養(yǎng)和信息技術操作水平不符合信息化建設要求，加之事業(yè)單位缺少有效的培訓，工作人員的能力和知識無法獲得及時更新。

3、基于大數(shù)據(jù)視野下事業(yè)單位文書檔案信息化建設的相關途徑

3.1轉變建設理念

理念是指導行為的基礎和前提，事業(yè)單位的主要領導和相關工作人員需要摒棄以往的固化檔案管理模式和理念，積極轉變以及更新信息化管理理念，認識到信息技術對文書檔案管理的重要性和價值，積極配合信息化建設，進而促進各項工作的有序開展。

3.2數(shù)字化開發(fā)與建設

紙質文書檔案不僅對保管環(huán)境具有嚴格的要求，同時在查閱和使用中也較為繁瑣，并且容易在使用中損壞，導致檔案資源缺失。因此，事業(yè)單位要基于大數(shù)據(jù)視野，利用信息技術和計算機技術，以大數(shù)據(jù)為管理環(huán)境，對文書檔案進行數(shù)字化加工和處理，將紙質檔案轉變?yōu)殡娮踊约皵?shù)字化格式，通過數(shù)字檔案的形式為使用者提供優(yōu)質服務。

3.3網絡化開發(fā)與建設

網絡技術具有較強的開放性和共享性，基于大數(shù)據(jù)下的文書檔案管理，事業(yè)單位要充分利用以及發(fā)揮網絡技術的共享優(yōu)勢，通過構建以及完善立體化檔案網絡，對所有文書檔案開展信息化管理和共享，通過信息技術和網絡技術完成文書檔案的打印、復制、下載、組卷、歸檔以及分類等工作，提升文書檔案的利用效率。

3.4加強安全管理

隨著我國科學技術的蓬勃發(fā)展，各種黑客、病毒和木馬的攻擊手段更加高明和隱蔽，文書檔案作為事業(yè)單位在工作中和發(fā)展中積累的重要檔案資源，需要做好安全保護工作。首先，事業(yè)單位領導和相關工作人員需要樹立先進的安全意識，重視文書檔案在歸檔、儲存以及使用中的安全，設置信息化管理系統(tǒng)的訪問權限，嚴禁外部網絡訪問；其次，對管理系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，利用網絡加密安全技術，對文書檔案開展安全化管理；最后，工作人員需要樹立安全意識，在平時工作中定期更新殺毒軟件、進行木馬掃描，及時發(fā)現(xiàn)計算機中存在的病毒和木馬，保證檔案資源安全。

3.5加強人員培訓

在文書檔案管理中，工作人員是開展各項管理行為的主體，其綜合素質和業(yè)務能力關乎到信息化建設的進程和質量，因此，事業(yè)單位要通過各種有效途徑加強工作人員培訓，提升其信息素養(yǎng)、操作能力和職業(yè)素養(yǎng)。首先，事業(yè)單位要定期組織工作人員開展職業(yè)素養(yǎng)教育，端正員工對信息建設的態(tài)度，并且主動投入到相關工作中；其次，要組織開展信息技術操作培訓，保證所有工作人員都可以靈活的使用各種信息設備完成檔案管理的相關工作，提升信息設備的使用效率；最后，培訓中要涉及信息素養(yǎng)、信息技術操作、網絡安全知識以及管理知識等內容，促使工作人員成為 集各個學科知識為一體的復合型、現(xiàn)代化高端人才，為信息化建設提供人才支撐。

4、結語

總而言之，隨著我國社會與經濟的蓬勃發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術已經在諸多領域實現(xiàn)了廣泛應用，文書檔案作為事業(yè)單位發(fā)展的資源支撐，其具有重要的指導價值，因此，事業(yè)單位要迎合時代特點，基于大數(shù)據(jù)視野下開展文書檔案信息化建設，利用信息技術完成文書檔案的利用、開發(fā)、檢索、查詢、傳輸、歸檔以及收集，構建網絡化、安全性以及數(shù)字化的管理體系，為單位發(fā)展提供優(yōu)質的檔案資源服務。

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