水利工程檔案信息化管理措施探究

梁丹

摘 要：水利工程項(xiàng)目檔案管理是水利水電工程建設(shè)、管理的真實(shí)記錄，具有相關(guān)的憑證及依據(jù)作用，特別是新時(shí)代，檔案管理工作發(fā)揮的作用不可替代。本文從水利工程檔案信息化管理方面入手，對管理措施進(jìn)行進(jìn)一步分析，從而為更好的開展水利工程檔案信息化管理，提高管理效率和水平提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案；信息化；管理措施

水利工程檔案信息化是新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展趨勢，如何更好的開展信息化管理，為相關(guān)水利水電工程項(xiàng)目建設(shè)與管理提供最方便、最快捷、最高效的服務(wù)，是當(dāng)今水利工程檔案領(lǐng)域研究的重要課題。

1 搭建水利工程檔案信息化管理平臺

1）全面充實(shí)資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料全覆蓋。水利工程是一套系統(tǒng)工程，從工程立項(xiàng)到建設(shè)完成，再到完成驗(yàn)收涵蓋了大量信息，而檔案工作就是要對工程各個(gè)環(huán)節(jié)都要做如實(shí)的記錄，并歸檔保存。信息化檔案建設(shè)，就是要把水利水電工程各個(gè)環(huán)節(jié)、各類信息，包括工程進(jìn)度信息、工程驗(yàn)收信息等等，要全面統(tǒng)計(jì)在電子信息系統(tǒng)甚至網(wǎng)絡(luò)上，進(jìn)行電子管理。要在開展檔案數(shù)據(jù)錄入工作時(shí)，對水利水電工程各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)梳理，逐一對照，做到無一遺漏，全部覆蓋，以更好的發(fā)揮好檔案信息化管理職能。

2）及時(shí)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，實(shí)現(xiàn)舊文件電子劃轉(zhuǎn)。水利工程系統(tǒng)中，很多資料都是以紙質(zhì)文件、材料或資料留存。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，就必須對紙質(zhì)文件進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)化處理，也就是我們說的檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移工作?？梢岳脪呙鑳x等設(shè)備，將紙質(zhì)文件掃描成電子文檔形式納入到水利工程數(shù)據(jù)庫中，進(jìn)行電子存檔。還要對過去的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，要本著“先進(jìn)后遠(yuǎn)”“先急后緩”“先重后輕”的原則，盡早補(bǔ)齊數(shù)據(jù)短板，實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案資料全覆蓋。

3）嚴(yán)格進(jìn)出關(guān)口，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)動態(tài)管理。要嚴(yán)格按照各項(xiàng)資料的管理期限進(jìn)行，有些檔案資料超出有效期限的，要及時(shí)銷毀剔除，新納入檔案信息系統(tǒng)的，要及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫資源，做到數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，檔案動態(tài)管理。

2 完善水利工程信息化檔案管理體系

1）無縫銜接，上下聯(lián)動。水利水電工程公司不是獨(dú)立單位，是處在產(chǎn)業(yè)鏈中的一環(huán)，有上級管理、監(jiān)管部門和甲方單位，也有下級組成部門、單位和工程承接單位。要做好平臺對接工作，建立信息化檔案平臺的上下聯(lián)動體系，讓水利工程檔案信息可以與上下游單位無縫對接，融入到整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈檔案系統(tǒng)，讓檔案系統(tǒng)有效承接水利工程各個(gè)環(huán)節(jié)工作，讓信息化檔案管理從線性管理到立體化管理方向發(fā)展。

2）分門別類，科學(xué)劃歸。無論是傳統(tǒng)檔案管理，還是現(xiàn)代信息化檔案管理，對于水利工程單位而言，科學(xué)分類是關(guān)鍵。比如，要建立水文水利規(guī)劃系統(tǒng)，招標(biāo)系統(tǒng)，工程技術(shù)管理系統(tǒng)，水利項(xiàng)目建設(shè)系統(tǒng)，監(jiān)理和檢測系統(tǒng)，資金管理系統(tǒng)，CAD編制系統(tǒng)等等單獨(dú)檔案管理單元，每個(gè)單元的流程都形成一套體系，形成橫向到邊、縱向到底的信息化檔案網(wǎng)絡(luò)。

3）精準(zhǔn)操作，標(biāo)準(zhǔn)管理。建立標(biāo)準(zhǔn)化流程系統(tǒng)是檔案信息化管理的總趨勢，要嚴(yán)格遵循《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》，從建檔到歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)都要建立一套科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，通過各項(xiàng)規(guī)章制度的建設(shè)來推動水利工程檔案信息平臺管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行，比如制定統(tǒng)一的關(guān)鍵詞信息標(biāo)準(zhǔn)，目錄信息標(biāo)準(zhǔn)，檢索信息標(biāo)準(zhǔn)等等，讓各個(gè)環(huán)節(jié)都能快速入檔、歸檔、提檔，從而提高檔案管理效率。

3 做好水利工程檔案信息化管理保障

1）架設(shè)網(wǎng)絡(luò)，完善信息檔案管理的硬件搭建。只有配備齊全相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，才能更好的完善水利工程檔案的信息化管理。比如電子查詢閱覽終端、硬件存儲等相應(yīng)設(shè)備，是有效實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的重要保障。同時(shí)，要做好信息化檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)，及時(shí)解決系統(tǒng)出現(xiàn)的bug，確保能為水利工程檔案管理構(gòu)建不斷完善的信息化服務(wù)平臺。

2）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高水利檔案操作的規(guī)范化程度。要提高認(rèn)識，樹立信息化檔案管理的理念。構(gòu)建“1+N”復(fù)合型檔案工作隊(duì)伍，即，一套專門從事信息化檔案管理的班子，和各個(gè)承接部門、領(lǐng)域的檔案管理人員。應(yīng)多加強(qiáng)檔案管理人才培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案管理工作者進(jìn)行信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，有效地提升檔案管理工作者的知識技能水平，提升水利工程檔案的信息化管理水平。

3）嚴(yán)格保密，積極做好檔案安全防范工作。加強(qiáng)水利工程檔案的保密制度建設(shè)，應(yīng)制定有效的保密規(guī)章，確保電子檔案的可識別性、安全性、完整性、真實(shí)客觀性得到有效保證，嚴(yán)防檔案泄密。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，及時(shí)更換電子密鑰，修復(fù)網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，抵御網(wǎng)絡(luò)黑客入侵，并及時(shí)對電子檔案進(jìn)行備份、存檔，避免意外發(fā)生。

4 結(jié)語

在水利事業(yè)飛速發(fā)展的今天，對水利工程進(jìn)行有效的檔案信息化管理十分必要，要積極搭建平臺、完善體系、做好保障支撐，不斷提高水利工程檔案管理效率和水平，推動水利事業(yè)不斷向前發(fā)展。

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