檔案管理工作存在問(wèn)題與對(duì)策

陳冰影

摘 要：社會(huì)不斷的發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)也不斷的完善。檔案管理工作在很多事業(yè)單位也顯得十分重要。檔案管理工作使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以直接了解到公司員工的情況和及時(shí)知道公司的運(yùn)營(yíng)狀況。這些檔案管理工作雖然給我們帶來(lái)便利，但是還存在的一些問(wèn)題，本文主要分析了檔案管理工作的問(wèn)題和如何優(yōu)化它，讓檔案管理工作更好的服務(wù)于事業(yè)單位。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；問(wèn)題；對(duì)策

檔案管理的工作對(duì)任何單位說(shuō)都是十分重要的。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，它可以在檔案中查詢病人以往的病情，可以更好的對(duì)癥下藥；對(duì)于警察局來(lái)說(shuō)，它可以在檔案中調(diào)查出嫌疑人各種資料；以及很企業(yè)、事業(yè)單位面對(duì)人才的選拔都可以根據(jù)檔案來(lái)獲取信息，進(jìn)行下一步的工作。這些工作怎樣做到最好是很多單位需要考慮的問(wèn)題，并且嘗試去解決。本文主要分析了檔案管理工作中存在的問(wèn)題和相對(duì)應(yīng)的對(duì)策。

1 檔案管理的重要性

檔案管理現(xiàn)在應(yīng)用與每個(gè)事業(yè)單位中，因?yàn)樗泻苤卮蟮囊饬x。1）它有利于行政單位的管理。檔案中有事業(yè)單位目前的運(yùn)營(yíng)狀況，以往的業(yè)績(jī)和是否有較高的管理水準(zhǔn)，這些都是重要的參考資料，都可以作為評(píng)判這個(gè)單位是否優(yōu)秀的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于東山再起的事業(yè)單位，可以從檔案中找到之前工作的過(guò)失，避免前車(chē)之鑒，從而找到更適合事業(yè)單位發(fā)展的道路。檔案資料不僅具有還原性和準(zhǔn)確性，還具有法律效應(yīng)，一些單位涉及到訴訟事件，檔案可以發(fā)揮作用，維護(hù)自己公司的權(quán)益。2）它有利于事業(yè)的規(guī)范化。一個(gè)事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中，有很多優(yōu)異的業(yè)績(jī)，這些成績(jī)都會(huì)被記錄在內(nèi)，而檔案管理在其中起到了規(guī)范化的作用。與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合的檔案管理工作，它沒(méi)有傳統(tǒng)檔案管理工作復(fù)雜，嘗試新的管理方法，體會(huì)企業(yè)發(fā)展的情況。3）有利于單位事業(yè)的信息化。目前，信息化的時(shí)代，數(shù)字化檔案是信息化檔案的重要手段，它有著比傳統(tǒng)檔案較高的安全系數(shù)，還增加了信息化發(fā)展，使得檔案管理工作變得靈活，對(duì)相關(guān)人員要進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，了解并掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，從而提高檔案管理工作的效率。4）他有利于促進(jìn)事業(yè)單位的整體發(fā)展。事業(yè)單位很多的活動(dòng)過(guò)程以及成績(jī)都記錄在檔案中，事業(yè)單位可以將上一次活動(dòng)的優(yōu)缺點(diǎn)分析出來(lái)，下一次活動(dòng)盡量做到最好，使團(tuán)隊(duì)中各個(gè)成員都凝聚為公司做貢獻(xiàn)，這樣不僅培養(yǎng)工作人員的責(zé)任心，團(tuán)結(jié)向上的，還可以促進(jìn)事業(yè)單位的整體發(fā)展。5）它具有重要的法律作用。一個(gè)好的事業(yè)單位樹(shù)大難免招風(fēng)，攤上訴訟事件，檔案可維護(hù)公司的權(quán)益，減少不必要的損失。因此，檔案管理者要熟通檔案管理知識(shí)，對(duì)檔案的完全做到相對(duì)應(yīng)的保護(hù)，在一定時(shí)間會(huì)起到它自身的法律作用。

2 檔案管理存在的主要問(wèn)題

2.1 缺乏創(chuàng)新意識(shí)

目前，我國(guó)已成為互聯(lián)網(wǎng)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的時(shí)代，大數(shù)據(jù)背景下的管理檔案工作也應(yīng)用于各行各業(yè)，然而還有一些企業(yè)在運(yùn)用大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理還沿用著傳統(tǒng)檔案管理的模式，阻礙了管理工作的發(fā)展，這是管理手段缺乏創(chuàng)新，要想大數(shù)據(jù)下的檔案管理的工作效率不斷的提升，就要培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，不斷的去突破，這樣事業(yè)單位才能夠穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 工作方法滯后

我國(guó)檔案管理在一起企業(yè)單位還沒(méi)有受到完全的重視，領(lǐng)導(dǎo)和管理工作人員對(duì)于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的新型模式暫時(shí)還無(wú)法接受，大部分的工作人員對(duì)此產(chǎn)生了一些消極影響，使得工作方法滯后。影響了檔案管理的實(shí)效性，阻礙了事業(yè)的發(fā)展。事業(yè)單位想要發(fā)展的好，應(yīng)該先讓領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理，然后對(duì)管理工作人員進(jìn)行賞罰分明，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，并推動(dòng)工作向前發(fā)展。

2.3 信息化建設(shè)不完善

新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)技術(shù)比較發(fā)達(dá)，對(duì)檔案工作管理的要求也極高，要將發(fā)展的道路實(shí)現(xiàn)多元化。檔案工作原理也逐漸信息化，信息化的檔案工作原理，還沒(méi)有具體實(shí)施的制度，還需不斷的完善。信息化建設(shè)突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案記錄的模式，它出現(xiàn)了很多以視屏，圖片，音頻等一些新的形式去做檔案管理工作，它降低了檔案工作時(shí)的難度，但是由于它未應(yīng)用于全部事業(yè)單位，還是因?yàn)楣芾碇贫却嬖谥恍﹩?wèn)題，所以需加強(qiáng)并不斷完善信息化建設(shè)。

2.4 人才問(wèn)題突出

檔案管理存在的最主要的問(wèn)題就是管理人員。管理人員不僅要有與其相關(guān)的管理知識(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有一定的了解和簡(jiǎn)單基本操作，還要責(zé)任心和耐心。而現(xiàn)在是社會(huì)管理工作崗位的人員有的素質(zhì)低下，有的不會(huì)專業(yè)知識(shí)，有的是走后門(mén)進(jìn)來(lái)工作的，對(duì)于他們來(lái)說(shuō)上班輕松還有工資，根本認(rèn)識(shí)不到管理工作的重要性，面對(duì)檔案管理工作的要求和工作量，讓他們覺(jué)得繁瑣，削弱了他們工作的積極性，使得檔案管理工作效率不高。

3 檔案管理的優(yōu)化策略

3.1 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的流程和方式

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的背景下，企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作的同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)工作的流程和方式。這樣才可以提升檔案事業(yè)管理。加強(qiáng)檔案管理工作就是把相對(duì)凌亂的檔案文件整理起來(lái)，便于之后展開(kāi)工作。它的原則是要保留原來(lái)的文件，和各文件之間的聯(lián)系，以便于日后管理運(yùn)用。檔案管理工作的具體流程是要先制定整理方案，然后不同宗全都各自劃分開(kāi)來(lái)，然后進(jìn)行具體的工作。

3.2 建立健全檔案管理制度

在面對(duì)目前所發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，并不是預(yù)期的那么理想，最主要的原因是檔案管理制度不夠完善。要想提高檔案管理工作的效率，首先是根據(jù)某單位的實(shí)際情況去建立一套合理的規(guī)章制度。并且也可以在實(shí)際的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中完善檔案管理制度。不管什么時(shí)候，都要與時(shí)俱進(jìn)，現(xiàn)在是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，這樣工作的效率和準(zhǔn)確性都一同提高。還在運(yùn)用傳統(tǒng)模式管理檔案的單位，也應(yīng)該建立一套與時(shí)俱進(jìn)的管理制度，提高工作質(zhì)量。

3.3 提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平與管理人員自身的素質(zhì)有著密切的聯(lián)系，需要從工作崗位中培養(yǎng)管理人員的專業(yè)能力，保證管理工作人員的水平發(fā)展有待提高，來(lái)保證工作的穩(wěn)定性。

3.4 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理信息化是檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，為公司提供服務(wù)，從傳統(tǒng)模式紙質(zhì)版的檔案實(shí)體轉(zhuǎn)變成檔案以信息為重心的過(guò)程。在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，它的準(zhǔn)確性很高，工作效率也很高，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作不能滿足現(xiàn)代形式的要求。所以各部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，多加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

4 結(jié)語(yǔ)

不管是傳統(tǒng)的檔案工作管理模式還是大數(shù)據(jù)背景下檔案工作管理的模式，它不僅對(duì)企業(yè)自身事業(yè)有積極作用，還對(duì)社會(huì)起到了不小的作用。所以各企業(yè)以及事業(yè)單位都必須重視起檔案管理工作，知道檔案管理工作的重要性，面對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題要及時(shí)進(jìn)行處理。領(lǐng)導(dǎo)在挑選管理人員時(shí)，要挑選具有檔案管理方面的知識(shí)和具備基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識(shí)的員工。調(diào)動(dòng)員工的積極性，并培養(yǎng)員工創(chuàng)新意識(shí)，將管理工作做到最好。

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