淺談如何利用信息化技術(shù)提升建筑企業(yè)檔案管理水平

汪莉

摘 要：隨著近幾年計算機科學家技術(shù)在建筑信息管理方面的不斷英雄，傳統(tǒng)建筑中的手工信息管理模式逐漸被更加高效的信息化管理技術(shù)所代替。很多建筑企業(yè)引進信息化的檔案管理系統(tǒng)，使自己企業(yè)的檔案信息管理變得更加高效率。本文就以建筑企業(yè)中的信息化檔案管理為分析對象，通過對信息化檔案管理的作用和傳統(tǒng)檔案管理的不足進行論述，為我國建筑企業(yè)的檔案信息化管理提出合理的解決方案。旨在為建筑企業(yè)的信息化發(fā)展起到一定的促進作用。

關(guān)鍵詞：信息化；建筑企業(yè)；檔案管理

1 檔案信息化建設的重要作用

1.1 提高檔案工作效率

檔案信息管理本身就是一個復雜繁瑣的過程，很多檔案信息都需要進行整理歸納，管理過程中往往需要占用大量的人力和物力，同時檔案管理的目的是為了后期查看的方便快捷。傳統(tǒng)的人工方案管理不管是在管理還是使用都非常繁瑣。采用信息化的檔案管理技術(shù)實現(xiàn)了一次錄入終身使用的效果，再配合搜索軟件和打印工具的建立，相關(guān)人員對于檔案信息的查找使用也會更加快捷。很大程度上降低了企業(yè)中檔案管理的人力物力消耗，使企業(yè)的檔案管理變得高效率、低成本。

1.2 部門職能將保管變成服務

采用信息化的檔案管理技術(shù)后，公司內(nèi)各個部門人員都可以隨時參與到檔案信息的使用開發(fā)中去，解決了傳統(tǒng)檔案管理中權(quán)限管理麻煩的問題，檔案管理部門的職能從傳統(tǒng)的信息保管轉(zhuǎn)換成了為企業(yè)發(fā)展提供信息服務的單位，公司內(nèi)部的信息可以突破地域部門的限制可以隨時進行共享傳播，檔案管理部門成為了企業(yè)信息分享服務的重要內(nèi)容。

1.3 企業(yè)信息的有效記錄存儲

企業(yè)檔案管理的重要目標之一就是實現(xiàn)相關(guān)信息的長期保存。傳統(tǒng)的建筑企業(yè)對于檔案管理采用紙質(zhì)化的管理方式，雖然也可以進行長時間的信息保留，但是會不斷加重檔案管理部門的運行負擔。所以往往都會進行選擇性保留。但使用信息化的檔案管理系統(tǒng)，相關(guān)管理人員的工作內(nèi)容就可以大大減少，借助于云存儲設備的大量使用，檔案管理部門對于各種信息的保留處理都有了很好的途徑。通過采用信息化的檔案管理方式，可以充分實現(xiàn)建筑企業(yè)的信息擴展和工作內(nèi)容的雙重提升。

2 建筑企業(yè)檔案管理信息化管理當中存在的問題

2.1 企業(yè)檔案信息化管理的設備不完善

雖然我國的信息化應用技術(shù)已經(jīng)得到了很好的應用發(fā)展，很多方面都逐步實現(xiàn)了信息技術(shù)的拓展，但是對于相關(guān)的檔案管理一直被我們所忽視，由于建筑企業(yè)的很多人并不是經(jīng)常接觸檔案管理系統(tǒng)。所以我國建筑管理的信息技術(shù)發(fā)展還處于初級階段，很多建筑企業(yè)對于信息技術(shù)的應用都還沒有全面的認識。

目前，很多建筑企業(yè)雖然已經(jīng)引入了相關(guān)的計算機管理系統(tǒng)，很多檔案信息都可以進行智能化的掃描錄入，但是信息化的管理系統(tǒng)更多的相關(guān)智能終端為之服務。所以，現(xiàn)階段很多企業(yè)的信息化管理只是簡單的為用戶提供了檔案的查詢方式。缺少相關(guān)的直接提取和瀏覽設備。對于檔案信息的實際學習使用還需要用戶進行親自尋找，所以企業(yè)信息管理部門對于信息化技術(shù)的應用還需要不斷進行探索發(fā)展。

2.2 建筑企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)重管理輕服務

很多建筑企業(yè)的信息化管理都是采用了相關(guān)管理系統(tǒng)的直接引進，解決了傳統(tǒng)檔案管理中的復雜繁多的管理方式，通過檔案管理信息技術(shù)的使用，很多檔案的收集、分類、整合都得到了很好的提升。各種檔案都得到了高效的管理發(fā)展。但是對于企業(yè)內(nèi)部人員對檔案信息的使用發(fā)展，卻一直不受檔案管理部門的重視，僅僅局限于對檔案管理的高效運行上。殊不知檔案信息化管理的最終目的就是要更好的為企業(yè)發(fā)展提供服務。很多檔案管理系統(tǒng)員工對檔案信息的查詢使用和共享創(chuàng)新不予重視。這就是典型的管理與服務不相對稱的問題。其實為企業(yè)服務才是檔案館的發(fā)展方向，企業(yè)人員得不到良好、快捷的檔案管理體驗，再好的信息化檔案管理也都無濟于事。所以企業(yè)應該調(diào)整信息化檔案管理的發(fā)展方向，使之更好為企業(yè)發(fā)展服務才是檔案信息化管理的中心。

3 建筑企業(yè)檔案信息化管理措施

3.1 采用企業(yè)檔案信息的電子化、數(shù)字化管理

建筑企業(yè)進行檔案管理的信息化發(fā)展，首先就要進行相關(guān)建筑項目信息的電子化處理，摒棄掉傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容。進行檔案管理的數(shù)字化改革。主要包含兩方面的內(nèi)容：一是對于企業(yè)內(nèi)原有檔案信息的重新錄入，借助于相關(guān)信息設備進行掃描相關(guān)的紙質(zhì)檔案信息，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息進行轉(zhuǎn)化，并進行歸納整理，開發(fā)出原有檔案的新價值，將原有的檔案內(nèi)容進行標準化的設計整合，提高其使用分享價值。二是從現(xiàn)在開始進行檔案收集方式的改革，各種建筑項目信息東西電子檔案內(nèi)容進行保存方式，建立與信息化檔案管理內(nèi)容相適應的檔案信息制造收集檔案，從檔案源頭進行相關(guān)檔案信息收集的信息化改革。有效減少企業(yè)管理部門的工作壓力，同時減少相關(guān)的檔案資源的管理浪費，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、電子化發(fā)展創(chuàng)新。

3.2 建立健全的檔案管理的運行機制

建筑企業(yè)的信息化管理想要實現(xiàn)全面發(fā)展。相關(guān)管理制度的建設是其中最為重要的部分，能夠直接對檔案的信息化管理起到有效的推進，對于檔案館信息化系統(tǒng)管理制度的建立需要做好三方面的內(nèi)容。首先就是建立企業(yè)中管理人員的工作改進，信息化的檔案管理中管理人員作為主體部分，是檔案管理信息化的發(fā)展關(guān)鍵，對檔案管理人員的相關(guān)管理內(nèi)容進行改進使其更適應信息化的管理內(nèi)容。其次做好信息化管理的硬件建設。

4 結(jié)束語

信息化的管理需要建立在一定的計算機應用技術(shù)上，所以建筑企業(yè)要進行與自身檔案管理相適應的信息技術(shù)系統(tǒng)的應用發(fā)展。為檔案的信息化管理提供較好的環(huán)境資源。最后做好信息化檔案管理的用戶服務建設，檔案管理采用信息化的管理模式就是為了使用戶享受到很好的檔案使用體驗，完善信息化檔案管理內(nèi)容的建設終端。

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