高職院校檔案信息資源開發(fā)研究

趙一驕

摘 要：高職院校承擔培養(yǎng)專業(yè)型、技能型人才的重任，對于高職院校的檔案而言，分為教學檔案、科研檔案、人事檔案等管理內(nèi)容，在高職院校檔案管理的過程如何實現(xiàn)高職院校檔案信息資源促進高職院校建設(shè)與發(fā)展，為高職院校不斷的提升科研能力、教學水平、管理質(zhì)量提供有益的參考和數(shù)據(jù)支持是值得研究的課題。本文對于高職院校檔案信息資源開發(fā)現(xiàn)狀和開發(fā)實現(xiàn)進行研究，在此基礎(chǔ)上提出對策建議。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案；檔案信息資源

1 高職院校檔案信息資源的現(xiàn)狀

高職院校承擔培養(yǎng)專業(yè)型、技能型人才的重任，對于高職院校的檔案而言，分為教學檔案、科研檔案、人事檔案等管理內(nèi)容，在高職院校檔案管理的過程如何實現(xiàn)高職院校檔案信息資源促進高職院校建設(shè)與發(fā)展，為高職院校不斷的提升科研能力、教學水平、管理質(zhì)量提供有益的參考和數(shù)據(jù)支持是值得研究的課題。從高職院校檔案管理的現(xiàn)狀看。一是對高職院校檔案的管理意識薄弱。目前，高職院校檔案管理制度仍不完善，相關(guān)的技術(shù)設(shè)備跟不上院校發(fā)展的要求，最終導(dǎo)致教職工對于檔案的信息化管理意識薄弱。而在檔案管理過程中，對于發(fā)生的新問題不能及時有效的解決，信息更新速度慢，不管是什么樣的檔案處理都只是生搬硬套傳統(tǒng)的檔案管理制度，造成高職院校檔案管理工作出現(xiàn)各種各樣的漏洞。比如，學院一般都是采用電子文檔的形式下發(fā)各種文件，但是有的檔案管理員或者教職工在接收文件之后沒有及時存檔的意識，或者有人以為會再次下發(fā)紙質(zhì)的文檔，所以就順手刪除了文件，之后若是再需要這些文件，只能再次去學院的行政部門索要，十分麻煩。 二是檔案管理人才匱乏。第一，在當今的高職院校檔案信息資源開發(fā)的過程中，檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才嚴重缺乏，大量檔案鑒別、數(shù)據(jù)整理、檔案編研等技術(shù)性強的工作無法順利開展。當前，以信息技術(shù)為支撐的大數(shù)據(jù)分析與檔案管理都精通的人才少之又少。在院校的檔案管理中，很多工作人員沒有或很少接受過院校檔案信息資源的專項培訓，缺乏檔案管理的專業(yè)理論知識和檔案信息資源開發(fā)的基本技能，這些制約因素都在一定程度上影響著檔案信息資源開發(fā)的步伐。更有甚者，許多高職院校根本就不重視院校檔案管理工作，只是在其崗位上象征性的安排一些人，做個閑職，這導(dǎo)致檔案管理的基本要求無法實現(xiàn)，而對于檔案信息資源開發(fā)更是難以開展。第二，有的高職院校檔案管理部門配備的計算機十分陳舊，系統(tǒng)嚴重老化，檔案設(shè)備不足，技術(shù)手段極端落后。三是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)維護不足。在高職院校檔案管理的信息化建設(shè)中，檔案的信息化雖然能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享，但是，高職院校檔案本身存在一定的機密性，在檔案管理過程中，要嚴防黑客以及電腦病毒的入侵。部分高職院校在網(wǎng)絡(luò)維護方面不重視，一旦機密文件被惡意攻擊，只能去找開發(fā)商幫忙解決問題，這種做法不僅為高職院校的檔案管理工作帶來了一定的麻煩，也為院校的檔案機密性埋下隱患，甚至可能給院校外部人員以可趁之機，暴露相關(guān)學生的私隱信息，不能保證學生的人身財產(chǎn)安全。四是數(shù)據(jù)質(zhì)量和標準無法保證。在高職院校檔案管理的信息資源開發(fā)雛形形成之后，當檔案管理人員調(diào)出學生信息，通過仔細的研究、對比、分析，就會發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的檔案管理數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)了很多信息缺失或者信息標準不一致的現(xiàn)象。這種情況對院校檔案管理以及信息篩選工作造成一定的阻礙。

2 高職院校檔案信息資源開發(fā)的實現(xiàn)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和大數(shù)據(jù)挖掘、分析技術(shù)的深入，高職院校檔案信息資源開發(fā)和利用成為了高職院校檔案管理中所必須開展和解決的問題。高職院校檔案信息資源開發(fā)利用的實現(xiàn)應(yīng)從以下三個基礎(chǔ)方面工作做起。一是在思想上重視高職院校檔案信息資源對于院校建設(shè)的重要作用，對于檔案信息資源開發(fā)利用的目的和意義要有清晰和明確的認識，把檔案管理的內(nèi)容不斷豐富，通過對已有的檔案信息資源的開發(fā)與利用為高職院校的發(fā)展服務(wù)，同時檔案信息資源通過編研、數(shù)據(jù)分析能夠為提升教學水平、管理水平提供有益的信息與數(shù)據(jù)支持，在認識到高職院校檔案信息資源開發(fā)利用的意義的基礎(chǔ)上開展相關(guān)工作，其效率與質(zhì)量能夠得到較好的提升。二是建立和完善高職院校檔案信息資源開發(fā)的環(huán)境，對于檔案信息資源開發(fā)利用的環(huán)境而言，需要從基礎(chǔ)環(huán)境與軟環(huán)境兩個方面進行建設(shè)。在基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)方面，應(yīng)建立能夠滿足檔案信息資源開發(fā)利用的硬件設(shè)施、通訊網(wǎng)絡(luò)、辦公場所等；在軟件環(huán)境建設(shè)方面，應(yīng)開發(fā)與本學校檔案管理相適應(yīng)的開發(fā)軟件，專業(yè)的開發(fā)人員與維護人員等方面的條件。三是引進和培養(yǎng)高職院校檔案信息資源專業(yè)人才，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及檔案管理學科研究的不斷深入，檔案信息資源開發(fā)利用需要有復(fù)合型的人才來實現(xiàn)，在高職院校檔案信息資源開發(fā)利用過程中一方面可以引進相關(guān)專業(yè)人才，通過人才帶動高職院校檔案信息資源開發(fā)利用的起步工作，另一方面可以在本院?，F(xiàn)有人才的基礎(chǔ)上采取走出去請進來的方式加以培訓，使之能夠勝任高職院校檔案信息資源開發(fā)利用工作的要求。

3 對策建議

高職院校是培養(yǎng)專業(yè)化、應(yīng)用化人才的重要基地，在培養(yǎng)專業(yè)化、應(yīng)用化人才的過程中，應(yīng)高度重視高職院校的檔案信息資源開發(fā)利用工作，從檔案信息資源中尋找有價值的教學經(jīng)驗、教學成果、教學內(nèi)容等參考信息和數(shù)據(jù)，為推動高職院校更好、更快、更強的發(fā)展提供決策參考依據(jù)。在高職院校檔案信息資源開發(fā)利用的建設(shè)與實現(xiàn)過程中，一是要建立健全高職院校檔案信息資源開發(fā)利用的制度與規(guī)范，通過高職院校檔案管理制度、管理流程、管理職責、管理規(guī)范等一系列基礎(chǔ)性規(guī)范促進高職院校的教學檔案、科研檔案、人事檔案的管理水平提升，在此基礎(chǔ)上建立健全依托于檔案的信息資源開發(fā)利用制度和規(guī)范，以制度和規(guī)范促進高職院校檔案信息資源開發(fā)和利用的進度。二是強化高職院校檔案信息資源開發(fā)利用的管理，管理是基礎(chǔ)，在高職院校檔案信息資源的開發(fā)利用過程中要強化高職院校檔案信息資源管理工作的質(zhì)量和效率，通過管理提升檔案鑒定、檔案收集、檔案存儲、檔案編研等一系列檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作，為高職院校檔案信息資源開發(fā)利用工作提供夯實的基礎(chǔ)。三是制定和實施統(tǒng)一的檔案管理標準和指標體系，為了能夠更好的進行高職院校檔案信息資源的開發(fā)和利用，實現(xiàn)高職院校檔案信息資源開發(fā)利用過程中的共享應(yīng)建立統(tǒng)一的管理標準與指標體系，形成院系之間、院校之間的檔案信息資源共享。

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