新形勢(shì)下高校檔案資源整合與共享研究

田濱海

摘 要：高校的檔案信息資源是高校信息的重要來(lái)源，如果能將分散的檔案信息資源集中起來(lái)形成整體化的檔案信息資源，就可以充分開(kāi)發(fā)和利用高校檔案信息資源，從而更好地為學(xué)校服務(wù)。本文通過(guò)對(duì)高校檔案信息資源作用的簡(jiǎn)要分析，提出了高校檔案信息資源整合與共享管理的必要性和高校檔案信息資源整合與共享管理的幾點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息資源；共享研究

基金項(xiàng)目：本文系黑龍江省檔案局科技項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：KDK2018-11）。

普通高等院校是教學(xué)和科研的基地，是培養(yǎng)人才的重要場(chǎng)所。高校檔案的內(nèi)容集教育、科研、管理于一體，是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)不可缺少的豐富的信息資源。在高校需要的各種信息中，檔案信息占的比例較大，是高校信息的重要來(lái)源。只有科學(xué)地對(duì)高校檔案信息資源進(jìn)行管理和利用，才能及時(shí)、迅速地為利用者提供全面、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息，為高校的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。

1 高校檔案信息資源整合與共享的作用

高校檔案信息的來(lái)源主要是學(xué)校各院、系的教學(xué)部門及職能管理部門在行使職權(quán)、處理工作的管理中和教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成、積累的各種文件材料，通過(guò)對(duì)具有保存利用價(jià)值的各種載體的文件材料進(jìn)行整理、組卷，形成了可供查找利用的檔案。同時(shí)，構(gòu)成學(xué)校檔案全宗的內(nèi)容也包括校外單位來(lái)文特別是上級(jí)有關(guān)主管部門、其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門涉及本校的有關(guān)文件。因此，高校檔案信息是一筆極為豐富和重要的信息資源，對(duì)全面了解學(xué)校的歷史和現(xiàn)狀，對(duì)管理、教學(xué)和科研，對(duì)維護(hù)師生員工的利益，對(duì)促進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展，對(duì)服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)等，均起著參考、平整和借鑒的作用。

一是為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。高校檔案信息資源是整個(gè)信息資源的組成部分之一，同眾多的信息資源一起對(duì)社會(huì)的發(fā)展起著重要作用，是保證國(guó)家在科學(xué)技術(shù)、文化等方面可持續(xù)發(fā)展的不可缺少的重要資源。二是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。高校承擔(dān)著許多重大科研課題，進(jìn)行著大量的科研技術(shù)的研究工作，尤其是實(shí)踐性強(qiáng)的基礎(chǔ)性研究工作，形成的科研成果檔案對(duì)服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有很高的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。三是為教學(xué)工作服務(wù)。高校的中心任務(wù)是培養(yǎng)高素質(zhì)的合格人才，需要不斷提高教學(xué)質(zhì)量，進(jìn)行教學(xué)改革和教學(xué)評(píng)估。檔案信息對(duì)此起著借鑒和參考的作用，是檢查教學(xué)、科研和實(shí)驗(yàn)的情況、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、提高教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)，也是開(kāi)展教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)。四是為管理工作服務(wù)。決策離不開(kāi)對(duì)歷史和現(xiàn)實(shí)的掌握和分析，檔案信息是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門進(jìn)行教學(xué)決策和提供事實(shí)依據(jù)的寶貴資源，是管理高校、建設(shè)高校的參考，為制定重大決策及進(jìn)行理論探討和政策調(diào)研等工作提供依據(jù)和借鑒。

五是為現(xiàn)實(shí)需求服務(wù)。檔案信息能提供平整的作用，為學(xué)校、教職工、學(xué)生解決一些關(guān)系切身利益的問(wèn)題，能維護(hù)學(xué)校和師生的權(quán)益。如為土地使用權(quán)屬、基本建設(shè)、財(cái)務(wù)審計(jì)、職稱評(píng)定、出國(guó)留學(xué)、學(xué)歷證明等等提供原始憑證。六是為宣傳教育服務(wù)。高校檔案信息資源是進(jìn)行校史和校情教育的極好教材。根據(jù)檔案信息能全面了解和掌握學(xué)校的發(fā)展歷程、歷史和現(xiàn)狀，對(duì)內(nèi)進(jìn)行教育，激勵(lì)員工士氣。利用檔案信息還可對(duì)外宣傳，樹(shù)立學(xué)校形象，提高學(xué)校知名度，加快學(xué)校發(fā)展。

2 高校檔案信息資源整合與共享的必要性

高校檔案信息資源整合與共享管理就是要打破封閉的狀態(tài)，把校內(nèi)各單位分散的檔案信息資源集中起來(lái)，加工成檔案信息產(chǎn)品，形成綜合化、整體化的檔案信息資源，從而充分發(fā)揮高校檔案信息資源的作用。

高校檔案信息資源整合與共享管理是開(kāi)發(fā)高校檔案信息資源，建立統(tǒng)一的檔案信息服務(wù)的需要。對(duì)高校檔案信息資源進(jìn)行一體化管理是一條符合精簡(jiǎn)、效能、統(tǒng)一的原則，又能達(dá)到宏觀管住、微觀放開(kāi)、延伸范圍的管理新路子。檔案信息資源一體化管理可以大大加強(qiáng)信息的傳遞力度，從而提供高層次、深加工、綜合性決策信息。實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的一體化管理，還可以給學(xué)校節(jié)約一些不必要的人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，充分利用現(xiàn)有的現(xiàn)代化設(shè)備，免去重復(fù)勞動(dòng)，使有限的資源最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

對(duì)高校檔案信息資源進(jìn)行一體化管理可以有效地保證檔案信息資源利用的更加及時(shí)、更有深度。如科研課題檔案，有關(guān)檔案人可以改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，由對(duì)檔案的終端控制轉(zhuǎn)向前端控制和過(guò)程控制，即更好地把握檔案形成過(guò)程中的每一環(huán)節(jié)，又能充分利用每一環(huán)節(jié)中的研究成果。在將科研成果系統(tǒng)整理、編研成冊(cè)之后，積極尋找與經(jīng)濟(jì)建設(shè)的有機(jī)結(jié)合便可迅速轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，快速地為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。對(duì)于教學(xué)檔案來(lái)說(shuō)，如果能夠與教務(wù)處、學(xué)工部等部門合作的話，那么可以建立一個(gè)完整的畢業(yè)學(xué)生數(shù)據(jù)庫(kù)，其中涵蓋學(xué)歷要求的錄取名冊(cè)、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲情況、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)等等，通過(guò)安全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)路系統(tǒng)，將有關(guān)的信息在網(wǎng)上予以公開(kāi)發(fā)布，這將大大方便利用者的利用。從而也達(dá)到了檔案信息資源一體化管理的目的。

3 高校檔案信息資源整合與共享的幾點(diǎn)措施

1）重視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，架起四通八達(dá)的信息橋梁，使單位內(nèi)部的檔案信息資源和外部的信息資源得到最大限度的交流和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以改變檔案信息資源布局的分散性，方便開(kāi)發(fā)和利用，進(jìn)一步提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。在高校中，有些檔案信息資源布局分散，給利用者帶來(lái)很大的不便。而現(xiàn)在隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)這些問(wèn)題的解決將是輕而易舉的。我們可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把開(kāi)發(fā)的檔案信息制作成網(wǎng)頁(yè)，通過(guò)網(wǎng)站上網(wǎng)傳輸，無(wú)論利用者身處在何處，都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便而容易地查到檔案信息，這就在空間上大大縮短了利用者與檔案的距離。另外，我們還以建立專門的網(wǎng)站，引導(dǎo)利用者和歸檔者到特定的網(wǎng)址獲取或上傳檔案信息。這樣在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)檔案信息資源作一體化的管理使全校的檔案信息資源聯(lián)系起來(lái)，形成一個(gè)內(nèi)容豐富，門類繁多的信息集成系統(tǒng)，為利用者提供高質(zhì)量的服務(wù)，這樣就從根本上解決了檔案分散性的問(wèn)題。

2）重視檔案信息收集的完整性。檔案收集的完整與否會(huì)直接影響整理的質(zhì)量，進(jìn)而影響到檔案的利用效果。高校檔案工作要想滿足學(xué)校發(fā)展的需求，服務(wù)學(xué)校建設(shè)，檔案部門就必須逐步建立起門類齊全、數(shù)量充實(shí)、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富的檔案信息庫(kù)，并注重分析、研究及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，才能發(fā)揮出檔案信息的最大效益。因此，廣泛收集優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源來(lái)進(jìn)一步豐富館藏，可以說(shuō)是高校檔案信息資源整合與共享管理的中心工作。一要做好一個(gè)“廣”字。在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，進(jìn)一步擴(kuò)大接受范圍，把一些散存在各部門的有價(jià)值的各種檔案信息收集上來(lái)，做到收全、存好、活用。二要突出一個(gè)“質(zhì)”字。在收集檔案豐富館藏過(guò)程中，不能片面地追求數(shù)量，必須以質(zhì)量為中心，真正把優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源收集保存好。三要講求一個(gè)“特”字。有特色的東西往往才是最有價(jià)值的。因此，檔案部門要著重做好能夠反映本校特色的檔案的收集工作，逐步建立起內(nèi)容豐富、特色突顯的館藏體系。

3）重視提高專兼職檔案員的素質(zhì)。高校檔案信息資源整合與共享管理注重通過(guò)高校內(nèi)部各部門之間的密切聯(lián)系，使檔案部門及時(shí)把握新產(chǎn)生的信息資源，并在最短的時(shí)間內(nèi)將資源轉(zhuǎn)化為能夠?yàn)閷W(xué)校及社會(huì)服務(wù)的檔案信息，從而更好地發(fā)揮檔案部門的服務(wù)功能。這樣就要求全校的專兼職檔案人員具備很高的檔案素質(zhì)，才能將這個(gè)事業(yè)進(jìn)行到底。高校的檔案工作者們要提高對(duì)高校檔案信息在新的技術(shù)革命和未來(lái)信息社會(huì)中的地位、作用的認(rèn)識(shí)。高校檔案信息在教學(xué)、科學(xué)研究、行政管理、經(jīng)營(yíng)決策等活動(dòng)中，越來(lái)越顯示出巨大的作用和取得的顯著效益，逐漸為社會(huì)各方面所承認(rèn)。所以全體檔案工作者必須按照信息社會(huì)對(duì)檔案資源的需要，做好檔案信息的收集、管理、利用工作。

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