新時期高校教學(xué)秘書隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)思考

王晶晶 楊曉星 趙金萍 柳云 戴曉暉

摘 要 雖然高校教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊(duì)伍中最基層管理人員，但是教學(xué)秘書在教學(xué)管理系統(tǒng)中發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，本文根據(jù)新時期高校教學(xué)管理工作的具體要求，具體分析教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)中現(xiàn)在存在問題，對高校教學(xué)秘書隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)進(jìn)行思考。存在問題包括隊(duì)伍缺乏專業(yè)化、職業(yè)壓力大、無創(chuàng)新意識、職業(yè)發(fā)展困難、知識更新不足等問題。

關(guān)鍵詞 教學(xué)秘書 隊(duì)伍建設(shè) 專業(yè)化

中圖分類號：G451.8 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2019.03.006

Abstract Although teaching secretaries are the most basic managers in the teaching management team， teaching secretaries play a key role in the teaching management system. According to the specific requirements of teaching management in the new era， this paper specifically analyses the existing problems in the construction of teaching secretaries team， and ponders on the professional construction of teaching secretaries team in colleges and universities. The existing problems include lack of professionalization， high professional pressure， lack of innovative consciousness， difficulties in career development and insufficient knowledge updating.

Keywords teaching secretaries； team construction； specialization

高校的中心工作是教學(xué)工作，而教學(xué)管理工作是支撐教學(xué)工作的基礎(chǔ)工作，高校教學(xué)工作能否順利的運(yùn)行，直接影響高等教育教學(xué)的發(fā)展。高校教學(xué)工作能否順利運(yùn)行，教學(xué)管理人員起著舉足輕重的作用，然而教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊(duì)伍中最基層的管理人員，其扮演實(shí)施者、協(xié)調(diào)者、服務(wù)者的角色，同時，教學(xué)秘書在教學(xué)秩序穩(wěn)定、人才培養(yǎng)、培養(yǎng)過程的教學(xué)改革的深化、質(zhì)量保障中等方面起著關(guān)鍵作用，[1]是教學(xué)管理不可缺少的部分。因此，高校教學(xué)秘書的綜合能力與自身素養(yǎng)的高低、隊(duì)伍建設(shè)的制度保障是否健全是直接影響學(xué)校教學(xué)工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵因素。所以，擁有一支政治覺悟高、人員穩(wěn)定、業(yè)務(wù)強(qiáng)、創(chuàng)新意識強(qiáng)同時擁有豐富的專業(yè)知識與技能的高素質(zhì)教學(xué)秘書隊(duì)伍對于提高高等教育管理的質(zhì)量具有重大理論和現(xiàn)實(shí)意義。

1高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的重要性和必要性

教學(xué)秘書的主要工作職責(zé)，協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)制定與修訂教學(xué)計(jì)劃，將教學(xué)計(jì)劃編制到課表中，科學(xué)合理、統(tǒng)籌兼顧的制定與調(diào)整課表，認(rèn)真制定避免造成教學(xué)事故；輔助教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行中期檢查、年終檢查、師生座談、教學(xué)質(zhì)量的評估等教學(xué)管理工作；做好領(lǐng)導(dǎo)的助手，嚴(yán)格把關(guān)教材的征訂與發(fā)放，避免漏訂、多訂、重復(fù)訂等問題；落實(shí)本部門教師的請假、調(diào)課、補(bǔ)課事宜，上報(bào)教務(wù)處、通知涉及學(xué)院班級；做好各類考試報(bào)名、監(jiān)考工作的安排，考試的報(bào)名通知到各班級，準(zhǔn)確無誤的匯總報(bào)名情況上報(bào)教務(wù)處，各類考試需要提前安排好班級與考場，監(jiān)考人員需要提前通知到每位相關(guān)人員。每學(xué)期教師的工作量核算，落實(shí)下達(dá)各類教學(xué)文件和通知，以及各類教學(xué)突發(fā)事件的應(yīng)對和處理，都需要教學(xué)秘書認(rèn)真細(xì)致的對待，近年來，教育部制定了關(guān)于普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評估的一系列要求、實(shí)施方法，著力推進(jìn)教育部本科教學(xué)審核評估工作，[2]評估工作的開展，教學(xué)文檔的存檔越來越健全、規(guī)范，收集原始材料，將其歸檔，如培養(yǎng)方案、課程大綱、畢業(yè)設(shè)計(jì)、實(shí)踐報(bào)告、試卷材料、成績冊都需要有序的歸檔。教學(xué)秘書在以上這些教學(xué)環(huán)節(jié)中起到“守門員”的關(guān)鍵作用，嚴(yán)格把關(guān)各個環(huán)節(jié)，保證教學(xué)有質(zhì)有量的完成，因此，建設(shè)一支思想政治覺悟高、人員穩(wěn)定、業(yè)務(wù)強(qiáng)、創(chuàng)新意識強(qiáng)同時擁有豐富的專業(yè)知識與技能的高素質(zhì)教學(xué)秘書隊(duì)伍是非常有必要的。

2高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀

目前隨著我國高等教育的不斷改革，相應(yīng)高校教學(xué)管理工作也迎來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，對教學(xué)秘書的工作要求更加嚴(yán)格，縱觀目前高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)情況，還存在很多問題

2.1 教學(xué)秘書隊(duì)伍缺乏專業(yè)化

高校長期以來受“重教學(xué)、輕管理”思想的影響，對教學(xué)秘書的工作缺乏正確、公正的認(rèn)識和評價，[3]重視教師隊(duì)伍的發(fā)展建設(shè)，而忽視教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，認(rèn)為教學(xué)秘書是重復(fù)簡單的事務(wù)性工作，比如，接打電話，傳達(dá)通知、收集資料等沒有技術(shù)含量的事務(wù)性工作，所以在教學(xué)秘書配備上對于學(xué)歷、專業(yè)沒有硬性的要求，據(jù)文獻(xiàn)顯示，教學(xué)秘書的來源包括：（1）剛畢業(yè)的本科生、研究生；（2）從其他行政崗位上轉(zhuǎn)過來的行政人員；（3）引進(jìn)人才、博士后的配偶；（4）由于各種原因暫時代替本部門教學(xué)秘書從事教學(xué)管理工作的教師。[4]大部分高校教學(xué)秘書不具有教育學(xué)、管理學(xué)知識，缺乏教學(xué)管理方面的經(jīng)歷，并且其專業(yè)與所在學(xué)院的專業(yè)不相符，對于所在學(xué)院開設(shè)的課程不是很熟悉，教學(xué)秘書隊(duì)伍缺乏專業(yè)化，會影響學(xué)院教學(xué)管理工作的有效運(yùn)行。

2.2 工作繁重、職業(yè)壓力大、無創(chuàng)新意識

隨著高校的不斷擴(kuò)招，教學(xué)秘書作為教學(xué)管理的基礎(chǔ)管理人員，肩負(fù)的工作越來越多，其工作性質(zhì)具體、繁瑣、時效性強(qiáng)，為兼顧質(zhì)量和效率的要求，教學(xué)秘書需要保質(zhì)、保量的完成教學(xué)管理的各項(xiàng)工作，繁重的工作任務(wù)，需要承擔(dān)的責(zé)任重，稍微的紕漏可能會發(fā)生教學(xué)事故，教學(xué)秘書長期處于這種緊張壓抑的狀態(tài)，他們漸漸失去主動、積極的工作心態(tài)。由于教學(xué)管理工作的繁重、瑣碎，教學(xué)秘書每天機(jī)械的忙于各種日常的、重復(fù)性的工作，沒有時間對于教學(xué)管理過程中一些案例和資料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)研究， 沒有科學(xué)研究就沒有科學(xué)成果，缺乏科學(xué)成果做理論指導(dǎo)，進(jìn)而導(dǎo)致教學(xué)秘書的教學(xué)管理工作缺乏創(chuàng)新性。

2.3 工作不被重視、職業(yè)發(fā)展困難

目前，大部分高校對教學(xué)秘書工作的認(rèn)同感低，認(rèn)為教學(xué)秘書工作是簡單的、瑣碎的事務(wù)性工作，對于教學(xué)秘書工作職責(zé)權(quán)限界定不清晰，教學(xué)秘書隊(duì)伍考核評價機(jī)制不夠完善，沒有專門制定教學(xué)秘書隊(duì)伍的考核評價制度和保障性政策，致使教學(xué)秘書考核結(jié)果不能準(zhǔn)確的反應(yīng)教學(xué)秘書的工作質(zhì)量。教學(xué)秘書在職稱評定上屬于社會科學(xué)研究系列，由于教學(xué)秘書工作繁雜、細(xì)致而且具有時效性，教學(xué)秘書用于從事科研的時間很少，研究成果比較少，在職稱評定上特別是高級職稱上很困難，致使教學(xué)秘書的薪金待遇不高。在職業(yè)規(guī)劃上，由于教學(xué)秘書的工作業(yè)績不易彰顯，工作屬性不被重視，科研成果少，教學(xué)秘書工作從屬管理崗，與教師、機(jī)關(guān)人員、輔導(dǎo)員競爭管理崗處于劣勢，其崗位可發(fā)展的空間較小。

2.4 教學(xué)秘書的知識更新不足，難以滿足新時期下高校教學(xué)管理的要求

高校對教學(xué)秘書“重使用、輕培養(yǎng)”，高校缺乏制定教學(xué)秘書培訓(xùn)制度和計(jì)劃，教學(xué)秘書出去參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)、交流進(jìn)修的機(jī)會很少，現(xiàn)代化信息意識薄弱。由于教學(xué)秘書不能參加高校教育管理的系統(tǒng)培訓(xùn)，不能夠及時接觸到新的教育管理理念，導(dǎo)致教學(xué)秘書知識不能及時更新，難以滿足新時期下高校教學(xué)管理的要求。

3高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的思考

3.1 加強(qiáng)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的專業(yè)化

高校應(yīng)該肯定教學(xué)秘書的重要性和必要性，給予教學(xué)秘書充分的尊重和認(rèn)可，在教學(xué)秘書薪金、職稱、級別上給予相應(yīng)的政策傾斜，充分調(diào)動教學(xué)秘書的積極性和主動性，同時為豐富教學(xué)秘書隊(duì)伍做好鋪墊。對于教學(xué)秘書招聘和任用上嚴(yán)格把關(guān)，選拔具有教育學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)、秘書學(xué)或者相關(guān)學(xué)院的專業(yè)背景的碩士畢業(yè)生，選擇綜合素質(zhì)高、服務(wù)意識強(qiáng)的優(yōu)秀人才充實(shí)教學(xué)秘書隊(duì)伍，保證教學(xué)秘書隊(duì)伍的專業(yè)化。

3.2 增加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流機(jī)會，提高教學(xué)秘書隊(duì)伍綜合素養(yǎng)

新時期高校發(fā)展形勢中，傳統(tǒng)模式的教學(xué)管理已不能適應(yīng)高校的發(fā)展，教學(xué)管理模式急需改革，新時期教學(xué)管理模式對于高校教學(xué)秘書的的職能、角色、能力提出了新的要求。從知識、技能、素質(zhì)方面入手，高校應(yīng)該有計(jì)劃、有針對性的、有目的的為教學(xué)秘書制定培訓(xùn)計(jì)劃，包括不定期的崗位培訓(xùn)、專題研討會、專題講座、組織學(xué)術(shù)活動、校內(nèi)或者校外的學(xué)習(xí)交流工作經(jīng)驗(yàn)、參觀學(xué)習(xí)，為教學(xué)秘書以多層次、多渠道、多種形式提供繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會和條件，開拓視野，增長見識，使教學(xué)秘書通過培訓(xùn)和交流能夠比較系統(tǒng)地學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理理論和管理手段，提高了其業(yè)務(wù)能力、研究能力及文化素養(yǎng)，進(jìn)而有效的促進(jìn)教學(xué)秘書隊(duì)伍專業(yè)化的發(fā)展，便于高校教學(xué)管理工作有效、順利的進(jìn)行。

3.3 重視工作地位，提供職業(yè)發(fā)展方向

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對教學(xué)秘書工作的重視，明確教學(xué)秘書管理崗位的工作職責(zé)和工作重心，可以根據(jù)部門規(guī)模大小適當(dāng)補(bǔ)充教學(xué)秘書的配置，緩解教學(xué)秘書職業(yè)倦怠，理解教學(xué)秘書對教學(xué)管理工作的付出，并為教學(xué)秘書將來職業(yè)發(fā)展做充分的規(guī)劃，使教學(xué)秘書能夠感受到自己存在的價值，增加其工作價值的認(rèn)同度，調(diào)動教學(xué)秘書的積極性，培養(yǎng)職業(yè)歸屬感。為教學(xué)秘書搭建暢通多元的發(fā)展平臺，為能力強(qiáng)、貢獻(xiàn)多，文化素養(yǎng)高的教學(xué)秘書在職位上有晉升的空間，在職稱評定上有希望。

3.4 建立科學(xué)規(guī)范的評價機(jī)制，引入激勵機(jī)制

高校教學(xué)秘書工作瑣碎、繁冗，工作量不易量化，因此，高校應(yīng)該建立科學(xué)的、規(guī)范的、有效的評價機(jī)制，即建立科學(xué)的、規(guī)范的績效管理系統(tǒng)，以績效管理系統(tǒng)為依據(jù)用于教學(xué)秘書的晉升、晉級、獎勵、調(diào)資。對于責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力高、工作效率高、管理經(jīng)驗(yàn)豐富的教學(xué)秘書，給予精神或物質(zhì)的獎勵，并且晉升、晉級給予優(yōu)先權(quán)；對于那些工作懈怠、業(yè)務(wù)能力低、工作效率低的教學(xué)秘書予以處分，或者調(diào)離教學(xué)秘書崗位、解除合同，高校將績效考核與教學(xué)秘書的薪酬水平、職業(yè)發(fā)展掛鉤，激勵教學(xué)秘書能夠認(rèn)真對待本職工作，激發(fā)教學(xué)秘書的活力、自主提升意識、創(chuàng)新意識，充分調(diào)動教學(xué)秘書的積極性。

4結(jié)語

新時期下高校教學(xué)管理工作中，為了順利的開展教學(xué)活動，保證教學(xué)秩序穩(wěn)定、教學(xué)質(zhì)量的提高，高校教學(xué)管理隊(duì)伍中需要一支政治覺悟高、人員穩(wěn)定、業(yè)務(wù)強(qiáng)、創(chuàng)新意識同時擁有豐富的專業(yè)知識與技能的高素質(zhì)教學(xué)秘書隊(duì)伍?？v觀高校教學(xué)秘書隊(duì)伍還存在問題與不足，學(xué)校應(yīng)該針對問題，落實(shí)整改政策。高校教學(xué)秘書隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)是高等教育事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的問題，加強(qiáng)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)是保證高等教育質(zhì)量的需要。

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