長沙火宮殿有限公司人力資源管理信息系統(tǒng)應(yīng)用探析

姜卉

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，在現(xiàn)代科技信息技術(shù)應(yīng)用廣泛的大背景下，人力資源管理信息系統(tǒng)是未來人力資源發(fā)展的趨勢。建立高效人力資源管理信息系統(tǒng)并應(yīng)用到實際工作中成為企業(yè)人力資源管理所要重視的問題。本文以長沙火宮殿為例，針對其目前應(yīng)用所出現(xiàn)的問題提出對策，為相關(guān)企業(yè)和部門提供參考。

關(guān)鍵詞：長沙火宮殿;人力資源管理;信息系統(tǒng)

在企業(yè)的日常管理與發(fā)展中，人力資源管理在企業(yè)中的角色會不斷變化。同時作為人力資源管理輔助工具，人力資源管理信息系統(tǒng)也隨著人力資源管理者角色的轉(zhuǎn)變而不斷改良并應(yīng)用于工作中。企業(yè)通過人力資源管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)精確分析與規(guī)范管理，提高人力資源管理效率，使企業(yè)整體得以穩(wěn)定發(fā)展。

一、人力資源管理信息系統(tǒng)研究概述

人力資源管理信息系統(tǒng)（HRMIS， Human Resources Management Information System）是指現(xiàn)代科學(xué)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與人力資源管理相結(jié)合的一種新型管理方式。通過人力資源管理信息系統(tǒng)，能優(yōu)化人力資源管理日常工作，提供更加專業(yè)、客觀、精確的數(shù)據(jù)分析以降低錯誤率，提高工作效率，一定程度上減少人力成本，為人力資源管理工作由單一傳統(tǒng)事務(wù)型向多元新興戰(zhàn)略型發(fā)展提供助力。

二、長沙火宮殿人力資源管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀

長沙火宮殿是一家餐飲公司，公司旗下有總店、分店、品牌連鎖等，員工數(shù)量約900名，基層人員占比約75%，員工流動性大。隨著企業(yè)的發(fā)展擴大，為了有效的進行管理，公司在2016年引進了人力資源管理信息系統(tǒng)，目前信息系統(tǒng)還在應(yīng)用的初期。

（一）中高層管理者未使用人力資源管理信息系統(tǒng)

長沙火宮殿有限公司的管理中，公司中高層管理人員還暫未參與人力資源管理信息系統(tǒng)的使用。管理層作決策時仍然是沿用傳統(tǒng)方式，依靠實地調(diào)研，人工收集與分析數(shù)據(jù)等作為決策依據(jù)。極少會關(guān)注到人力資源管理信息系統(tǒng)所整合的資源信息，制定公司發(fā)展戰(zhàn)略時，也未將信息系統(tǒng)分析數(shù)據(jù)作為決策依據(jù)。

（二）信息繁雜工作量增大

長沙火宮殿有限公司員工數(shù)量多，層級復(fù)雜。員工信息變化多樣，人力資源部無法時時追蹤更新。另外員工信息都是用word和Excel文檔保存在電腦里或者以紙質(zhì)文件的方式保存在檔案柜中，再手動錄入到人力資源管理信息系統(tǒng)中。這種方式雖然信息有雙重保障，不易丟失。但對于人力資源管理工作來說人力資源系統(tǒng)并沒有起到簡化工作流程的作用，反而增加負擔(dān)HR的工作負擔(dān)。

（三）人力資源管理信息系統(tǒng)功能未全部啟用

目前長沙火宮殿人力資源管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用還在初級階段，仍有一些功能和區(qū)域未完全啟用。其中員工基本信息管理與薪資管理功能使用程度較高，員工培訓(xùn)管理和組織結(jié)構(gòu)管理只涉及小部分功能，合同管理功能未啟用。此外，人事異動與員工管理功能有重疊情況，辦理員工離職手續(xù)較煩瑣。沒有啟用的功能模塊，仍然以傳統(tǒng)的方式手工操作。

（四）人力資源信息系統(tǒng)管理權(quán)限混亂

公司所有管理者都有權(quán)限可以查看公司的所有信息，如公司的組織構(gòu)成、所有人員的人事信息，員工工資明細等。所有管理者都有權(quán)限可以任意修改、刪除、導(dǎo)入導(dǎo)出信息。甚至存在多個管理人員共享同一個管理賬號和密碼。信息系統(tǒng)管理不嚴格，導(dǎo)致信息泄露等問題。

三、長沙火宮殿人力資源管理信息系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題

（一）管理信息系統(tǒng)未有效發(fā)揮決策支持作用

目前長沙火宮殿在人力資源管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用上，只停留在表面操作功能，沒有深入挖掘潛在功能。特別是作為管理層，在需要做一些重大決定時，沒有考慮到人力資源管理信息系統(tǒng)中的信息量龐大，擁有傳統(tǒng)模式所難收集的客觀性數(shù)據(jù)，并能精準分析數(shù)據(jù)作為參考。造成人力資源管理信息系統(tǒng)未發(fā)揮出其決策支持工具的作用，不利于企業(yè)的長期發(fā)展。

（二）員工信息管理滯后準確率低

長沙火宮殿員工約900人，龐大的員工數(shù)量導(dǎo)致員工信息多數(shù)在入職時錄入人力資源管理信息系統(tǒng)后再次修改難度大，員工個人信息更新不能同步到系統(tǒng)，信息滯后準確率低，造成管理不便，溝通困難，甚至影響企業(yè)發(fā)展。例如員工更換手機號碼后，系統(tǒng)中仍然是員工舊號碼，發(fā)生突發(fā)事件無法聯(lián)系。

（三）人力資源管理信息系統(tǒng)功能利用程度低

長沙火宮殿在引入人力資源管理信息系統(tǒng)時，投入大量人力物力。如定期的系統(tǒng)維護，使用人員的工作對接，購買系統(tǒng)的資金等。公司預(yù)期在引入人力資源管理信息系統(tǒng)后，不但能提高HR工作效率，降低人力成本，更重要的是能從人力資源角度進一步促進公司可持續(xù)性穩(wěn)步發(fā)展。實際上系統(tǒng)功能僅能滿足HR對于員工信息管理維護和員工入離職、結(jié)算工資等日常操作。培訓(xùn)管理、報表管理等功能模塊形同虛設(shè)，造成人力資源管理信息系統(tǒng)功能的利用率遠低于預(yù)期效果。

（四）人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息缺乏保密性

長沙火宮殿的人力資源管理信息系統(tǒng)使用的是B/S結(jié)構(gòu)，所有管理者通過瀏覽器登錄就能進入系統(tǒng)看到信息，且后臺沒有賬號登錄的歷史記錄，無法確切知悉操作人及操作目的。B/S結(jié)構(gòu)安全性和穩(wěn)定性差，無法保護系統(tǒng)中員工個人信息，公司的資金技術(shù)，人力資源等重要信息，也沒有針對此問題做出相應(yīng)的保密措施。因此一旦被競爭對手打探到重要信息，將嚴重影響公司在行業(yè)的競爭力，造成巨大損失。

四、長沙火宮殿人力資源管理信息系統(tǒng)應(yīng)用存在問題的原因分析

（一）管理層對人力資源管理信息系統(tǒng)缺乏有效認知

在企業(yè)中，企業(yè)管理者需要有長遠的眼光看待問題才可以讓企業(yè)更長久的發(fā)展。企業(yè)的人力資源是否合理，人才的儲備是否充足等，企業(yè)的人力資源管理系統(tǒng)的應(yīng)用情況也需要有中高層的重視與參與。在此之前，長沙火宮殿高層將重點放在經(jīng)營上，忽視了人力資源的管理。同時，第一長沙火宮殿的管理層平均年齡偏大，無法快速接受新興事物，適應(yīng)人力資源管理信息系統(tǒng)需要一段時間。第二管理層沒有專門培訓(xùn)學(xué)習(xí)相關(guān)知識和實際操作，對系統(tǒng)了解程度有限。因此管理層對人力資源管理信息系統(tǒng)缺乏有效認知，在決策時無法運用到人力資源管理信息系統(tǒng)作為支撐。

（二）管理人員與員工之間信息溝通渠道單一

長沙火宮殿員工多數(shù)為初中學(xué)歷，普遍素質(zhì)不高。員工沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，人力資源管理信息系統(tǒng)操作流程對于他們來說過于復(fù)雜，不能參與到系統(tǒng)中，使用系統(tǒng)完善自己的個人信息，特殊假在線申請，反饋意見和建議等。企業(yè)管理者想要了解員工情況時，只能通過與員工面對面逐個調(diào)查詢問。員工想調(diào)換部門，病假孕假申請或者對工作有任何情況反映，都需要經(jīng)過煩瑣的手續(xù)后才交由人事部處理。人事部和員工雙方的溝通渠道單一且復(fù)雜，沒有有效利用人力資源管理信息系統(tǒng)增加新的溝通渠道以促進雙方信息交流。

（三）管理信息系統(tǒng)與公司實際不匹配

長沙火宮殿在系統(tǒng)應(yīng)用的初期時，企業(yè)管理人員沒有缺乏對公司情況的合理分析判斷，在于系統(tǒng)工作人員溝通對接時，人力資源管理信息系統(tǒng)沒有根據(jù)公司情況來修改相應(yīng)功能，造成信息系統(tǒng)與公司實際不匹配。公司使用過程中，系統(tǒng)功能之間存在重疊或功能達不到企業(yè)管理要求，公司不適用的系統(tǒng)功能被閑置等情況。

（四）未根據(jù)數(shù)據(jù)重要性對其分類設(shè)置安全保護

長沙火宮殿在人力資源信息系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)時，為了便于管理者的搜索查找等，沒有對數(shù)據(jù)進行分類管理，也沒有根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度的不同設(shè)置相應(yīng)的安全保護措施，導(dǎo)致管理者缺乏對重要數(shù)據(jù)的安全保護意識，沒有做到安全操作，安全管理，導(dǎo)致公司存在數(shù)據(jù)泄露等隱患。

五、長沙火宮殿人力資源管理信息應(yīng)用的優(yōu)化對策

（一）提高管理層對人力資源管理信息系統(tǒng)的使用意識

管理者將先進的系統(tǒng)引入后需要有先進的思想意識與之匹配。對人力資源管理信息系統(tǒng)的功能模塊和具體操作不夠了解就盲目引入，無法發(fā)揮其作用促進公司發(fā)展。首先中高層管理應(yīng)該主動學(xué)習(xí)關(guān)于人力資源管理信息系統(tǒng)知識，提高自身參與意識，熟悉系統(tǒng)操作。再次應(yīng)加強管理隊伍的建設(shè)，在長沙火宮殿公司內(nèi)部開設(shè)人力資源管理信息系統(tǒng)相關(guān)培訓(xùn)課程。人力資源管理系統(tǒng)不但能優(yōu)化管理者日常工作流程，更重要的是進一步發(fā)揮系統(tǒng)數(shù)據(jù)整合功能，幫助中高層制定企業(yè)戰(zhàn)略性目標。

（二）建立員工自助服務(wù)平臺

通過在人力資源管理信息系統(tǒng)里建立員工自助平臺，每位員工都可以在電腦端和手機端登錄工號查看自己的信息，發(fā)現(xiàn)信息有誤及時申報和完善，實時更新與即時反饋可提高員工信息的精準度。另外，員工還可以在系統(tǒng)內(nèi)辦理入離職，提交休假申請，崗位調(diào)動申請等。同時，管理人員也可通過平臺發(fā)布重要通知，保證每位員工第一時間獲知消息。建立員工自助服務(wù)平臺能優(yōu)化流程，節(jié)約時間，信息得到及時更新，促進了雙方的溝通交流，提高人事工作效率。另外自助相關(guān)流程盡量簡單容易操作，如果有個別員工確實無法操作，可由主管代為更新反饋。

（三）加強系統(tǒng)工作人員與管理人員的溝通協(xié)作

對于人力資源管理信息系統(tǒng)的使用需要由系統(tǒng)工作人員主講，針對管理人員組織專門的培訓(xùn)課程。管理人員將公司實際情況與公司對于系統(tǒng)應(yīng)用的期望效果與系統(tǒng)工作人員溝通對接，系統(tǒng)工作人員根據(jù)反映的情況修改系統(tǒng)功能，直至系統(tǒng)與公司實際情況相匹配，能最大限度的發(fā)揮系統(tǒng)各功能的作用，同時將系統(tǒng)功能之間緊密聯(lián)系，簡化功能重疊部分。

（四）設(shè)置多重安全保障措施

人力資源管理信息系統(tǒng)后臺根據(jù)信息重要程度設(shè)置不同等級的安保措施，例如公司財務(wù)情況、經(jīng)營戰(zhàn)略布局、核心人才信息設(shè)置一級安保措施，一般管理人員無法查看。普通員工個人信息、培訓(xùn)信息、工資信息設(shè)置三級安保措施，一般管理人員有需要時可查看修改。系統(tǒng)后臺會顯示每個用戶賬號登錄的時間、IP地址、操作記錄等并保留，有異常情況及時阻止并凍結(jié)賬號。

科技飛速發(fā)展的今天，各類管理軟件的不斷涌現(xiàn)，人力資源管理信息系統(tǒng)成為一種潮流被應(yīng)用于企業(yè)的日常管理中，其科學(xué)合理性使企業(yè)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化。但需要注意的是初始人力資源管理信息系統(tǒng)并不是為某一企業(yè)量身打造，需要根據(jù)在每個企業(yè)的應(yīng)用情況做出不斷地修改和優(yōu)化。同時企業(yè)應(yīng)重視系統(tǒng)的應(yīng)用，加強對員工的培訓(xùn)，保障系統(tǒng)應(yīng)用過程中的安全與穩(wěn)定。逐步實現(xiàn)人力資源信息系統(tǒng)為企業(yè)長期戰(zhàn)略發(fā)展服務(wù)。

參考文獻：

[1] 顏政紅.S公司人力源管理信息系統(tǒng)應(yīng)用優(yōu)化研究[D].蘇州大學(xué)，2017.

[2] 華秀平.人力資源管理信息系統(tǒng)的功能拓展與趨勢研究[J].現(xiàn)代信息科技，2018，2（7）：124-128.

[3] 扶淑榮.人力資源管理信息化的實踐分析——以人力資源信息管理系統(tǒng)為例[J].人力資源，2018（8）：141-142.