示范引領(lǐng) 推動數(shù)字檔案資源建設(shè)

于華 張璐

摘要：室藏檔案數(shù)字化是新形勢下檔案工作發(fā)展的明確要求，是數(shù)字檔案館（室）一體化建設(shè)的重要組成部分，是檔案工作適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇。本文以豐臺區(qū)檔案局（館）為例，從數(shù)字化工作的組織與管理、標準規(guī)范及相關(guān)制度、檔案數(shù)字化主要環(huán)節(jié)等方面對室藏檔案數(shù)字化實踐經(jīng)驗進行研究總結(jié)，并提出在室藏檔案數(shù)字化工作中需注意確保檔案實體與檔案信息安全，嚴格執(zhí)行標準與規(guī)范，加強過程監(jiān)管與質(zhì)量控制等問題。

關(guān)鍵詞：檔案室 檔案數(shù)字化 實踐研究

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，檔案工作已逐步邁向信息化管理階段。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容之一，為加快推進信息技術(shù)與豐臺區(qū)檔案工作的深度融合，豐臺區(qū)檔案局（館）開拓創(chuàng)新，以局（館）檔案室為試點，歷時三個月完成傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工項目，為區(qū)屬立檔單位科學(xué)規(guī)范、安全有效地開展室藏檔案數(shù)字化工作做出示范。本文旨在對室藏檔案數(shù)字化實踐經(jīng)驗進行研究總結(jié)，供立檔單位參考借鑒。

一、室藏檔案數(shù)字化的必要性

（一）室藏檔案數(shù)字化是新形勢下檔案工作發(fā)展的明確要求

2014年，中辦、國辦印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求各檔案館（室）要加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作。2016年，《北京市“十三五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求有條件的檔案室要做到室藏檔案數(shù)字化率達到100%;市、區(qū)檔案館要依法開展對各種門類和載體檔案，尤其是電子檔案和檔案數(shù)字化副本的接收、檢驗工作。同年，《北京市豐臺區(qū)“十三五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求各立檔單位采取各種形式，加快開展室藏檔案數(shù)字化工作。有條件的檔案室室藏檔案數(shù)字化率要達到100%。立檔單位向區(qū)檔案館移交實體檔案的同時，移交檔案數(shù)字化副本。

（二）室藏檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館（室）一體化建設(shè)的重要組成部分

數(shù)字檔案資源包括傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化資源和各種類型的原生數(shù)字檔案資源，是數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的核心，是滿足檔案用戶利用需求的基礎(chǔ)保障。室藏檔案是館藏檔案的重要來源。統(tǒng)一、規(guī)范室藏檔案數(shù)字化工作，確保室藏檔案數(shù)字化質(zhì)量，是數(shù)字檔案館（室）一體化建設(shè)的重要組成部分，是區(qū)域數(shù)字檔案資源共建共享的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化的必要前提。

（三）室藏檔案數(shù)字化是檔案工作適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇

當前，“四個全面”戰(zhàn)略布局、國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的推進，深刻影響著檔案工作的理念、技術(shù)、方法及模式。傳統(tǒng)載體檔案只有經(jīng)過數(shù)字化加工，才能轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案信息，進而實現(xiàn)檔案信息組織與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案實體虛擬化、信息資源共享化、檔案利用知識化。室藏檔案數(shù)字化可在保護檔案原件的同時提高檔案檢索利用效率，有助于深入挖掘檔案信息資源，豐富檔案利用服務(wù)內(nèi)容，提高檔案遠程服務(wù)能力，充分發(fā)揮檔案作為國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源的重要作用。

二、室藏檔案數(shù)字化工作的組織與實施

（一）數(shù)字化工作的組織與管理

為確保室藏檔案數(shù)字化工作順利開展，豐臺區(qū)檔案局（館）領(lǐng)導(dǎo)高度重視、統(tǒng)籌規(guī)劃，投入專項資金，由辦公室牽頭組織，辦公室及業(yè)務(wù)指導(dǎo)科、收集科、保管保護科、信息化科等相關(guān)科室人員在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上共同參與制訂工作方案，并指派專人具體實施。

數(shù)字化加工項目采用外包方式，通過前期的充分調(diào)研論證，委托給通過認定資質(zhì)的企業(yè)及人員。在前期調(diào)研論證中，至少聯(lián)系三家檔案數(shù)字化公司，比對公司的工作經(jīng)驗及業(yè)務(wù)能力、整體方案設(shè)計、技術(shù)服務(wù)能力、承諾響應(yīng)能力以及價格等因素，篩選出綜合排名第一的公司。在項目實施過程中，公司操作人員嚴格執(zhí)行數(shù)字化規(guī)范，使用滿足數(shù)字化加工安全要求和技術(shù)需要的先進設(shè)備，在符合檔案保護及安全保密要求的專用場地進行檔案數(shù)字化加工。加工場所依據(jù)檔案數(shù)字化工作流程合理布局，設(shè)有檔案存放、數(shù)字化前處理、著錄打印、檔案掃描、圖像優(yōu)化、質(zhì)檢掛接等工作區(qū)域，并配備防火、防水、防有害生物、防盜報警等檔案安全管理設(shè)施設(shè)備以及可覆蓋全部場地的視頻監(jiān)控系統(tǒng)。

豐臺區(qū)檔案局（館）在室藏檔案數(shù)字化工作過程中，注重通過一系列科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度，進行有效的質(zhì)量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控、協(xié)調(diào)溝通，并完善問題反饋機制等，保障檔案實體和檔案信息全流程安全管理和數(shù)字化成果質(zhì)量。室藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程如圖1所示。

（二）數(shù)字化標準規(guī)范及相關(guān)制度

豐臺區(qū)檔案局（館）室藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作貫徹實施《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017），并綜合《北京數(shù)字檔案館目錄數(shù)據(jù)庫建庫標準》等，編制了《豐臺區(qū)室藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作手冊》（試行），明確人員崗位責(zé)任制度、場地安全管理制度、設(shè)備安全管理制度、數(shù)據(jù)規(guī)范化管理制度、檔案實體管理制度，對工作流程和每個工作環(huán)節(jié)都提出具體的技術(shù)要求，做到質(zhì)量檢查標準化及質(zhì)量可控化，并要求在實踐中嚴格執(zhí)行數(shù)字化標準規(guī)范及相關(guān)制度，留存工作文件和元數(shù)據(jù)等可追溯憑證，確保檔案數(shù)字化工作達到預(yù)期目標。

（三）檔案數(shù)字化主要環(huán)節(jié)

1.檔案出庫。檔案員可以按照工作方案結(jié)合數(shù)字化工作進度，分批調(diào)取、清點、登記數(shù)字化對象。檔案出庫要嚴格按照檔案庫房管理規(guī)定辦理檔案出庫手續(xù)，與數(shù)字化加工人員共同清點無誤、簽字確認后再交接出庫。檔案在數(shù)字化過程中，臨時存放在加工場所中的指定檔案柜內(nèi)。對領(lǐng)取與歸還要進行嚴格管理，確保檔案實體安全。

2.數(shù)字化前處理。前處理是檔案數(shù)字化過程中的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案成果質(zhì)量和數(shù)字化檔案利用效果的基礎(chǔ)性工作。在前處理階段中，一要從滿足檔案利用需求的核心目標出發(fā)，綜合考慮檔案的保管期限及利用價值再次確認數(shù)字化對象。二要對確定為數(shù)字化對象的檔案保管期限進行鑒定，對不符合保管期限的檔案進行相應(yīng)調(diào)整。三要嚴格按照技術(shù)標準確定掃描頁、編制頁號、目錄數(shù)據(jù)準備、拆除裝訂、技術(shù)修復(fù)等。其中，為保證檔案信息的完整性和連續(xù)性，應(yīng)將編有頁號的檔案頁面進行全部掃描。有必要將不符合整理規(guī)范的檔案進行規(guī)范化整改，并依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）及目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照檔案原件內(nèi)容規(guī)范檔案目錄內(nèi)容。是否拆除裝訂應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，以保護原件為原則，避免因數(shù)字化工作損毀檔案原件或影響檔案原件的長期保存。對存在老化、破損、字跡褪色等現(xiàn)象的檔案進行登記;對破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙張，專業(yè)技術(shù)人員可進行技術(shù)修復(fù)后再進行數(shù)字化：對有不耐久字跡的頁面，可參考檔案保管期限確定是否打印數(shù)字化復(fù)制件，將復(fù)制情況在備考表中詳細說明。

3.數(shù)字化加工。檔案數(shù)字化加工是數(shù)字化工作的核心環(huán)節(jié)，主要包括目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作流程，須嚴格按照標準規(guī)范進行操作。這里特別強調(diào)以下幾點：一是目錄數(shù)據(jù)庫建立同樣應(yīng)嚴格遵守DA/T18對檔案著錄的要求，確保著錄項目完整，目錄數(shù)據(jù)準確、規(guī)范，對不符合標準的要進行修改或補充錄入，使檔案目錄滿足對檔案數(shù)字化成果管理和利用的需要。為提高工作效率及依照檔案室要求調(diào)整目錄格式，可采用先在Excel表中形成目錄數(shù)據(jù)，再導(dǎo)入數(shù)字化管理軟件的方法。二是掃描設(shè)備的選用應(yīng)根據(jù)檔案幅面大小及檔案實際情況而定，盡可能減少對檔案實體的損壞。例如掃描已拆除裝訂且紙張狀況較好的檔案可以使用高速掃描儀，但對不宜拆除裝訂或年代久遠、紙張較軟的檔案要優(yōu)先選用平板掃描儀。掃描參數(shù)的設(shè)置需綜合考慮檔案長期保存及后期利用方式等因素。如豐臺區(qū)檔案局（館）檔案數(shù)字化選擇的是彩色掃描模式，文書檔案和照片檔案的分辨率分別為300dpi和600dpi，其中照片檔案以檔號為基礎(chǔ)，按照檔號與圖像流水號組合命名圖像，存儲格式為通用格式JPEG，并將圖像轉(zhuǎn)換為PDF及雙層PDF格式，實現(xiàn)OCR識別。三是掃描后需按照技術(shù)要求對圖像進行拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等優(yōu)化處理，確保數(shù)字圖像清晰、完整，與檔案原件排列順序一致。四是要建立科學(xué)的數(shù)字圖像存儲路徑，確保目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像準確對應(yīng)，數(shù)字圖像能夠正常打開且與實際掃描數(shù)量相一致。

4.檔案數(shù)字化成果驗收與移交。豐臺區(qū)檔案局（館）安排專門人員對室藏檔案數(shù)字化成果進行驗收。驗收內(nèi)容主要包括：對照標準逐條查驗檔案目錄數(shù)據(jù)內(nèi)容、格式等的準確性、規(guī)范性、完整性;元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性：數(shù)字圖像掃描參數(shù)、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性及圖像質(zhì)量：目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像掛接的準確性;工作文件的完整性、規(guī)范性;存儲載體的可用性，有無病毒;檔案整理的規(guī)范化等。其中，對目錄數(shù)據(jù)及檔案整理情況的查驗比率達100%，對不符合標準要求的進行標識或現(xiàn)場直接指導(dǎo)整改，并進行再次查驗，直至合格率達100%。對文書檔案、照片檔案圖像文件及數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量的查驗比率均不低于數(shù)字圖像總頁數(shù)的10%，抽檢合格率達到99.7%以上才通過驗收。

按照檔案數(shù)字化工作方案，驗收合格的數(shù)據(jù)使用光盤和移動硬盤進行多套備份。每套備份數(shù)據(jù)中均包含原始掃描數(shù)據(jù)、優(yōu)化數(shù)據(jù)、掛接后數(shù)據(jù)、PDF數(shù)據(jù)、OCR數(shù)據(jù)。備份數(shù)據(jù)至少3套，分別滿足提供利用、本地封存、異地備份需要。

5.檔案歸還入庫。檔案數(shù)字化加工完成后，檔案人員同樣須嚴格按照檔案庫房管理規(guī)定對檔案質(zhì)量和數(shù)量進行清點驗收，如檢查拆除過裝訂物的檔案是否重新裝訂且盡量保持檔案原貌，是否做到安全、準確、無遺漏等。經(jīng)檢查和清點，準確無誤、簽字確認后再將檔案歸還入庫。

三、室藏檔案數(shù)字化工作中需注意的問題

（一）確保檔案實體與檔案信息安全

檔案實體與檔案信息安全至關(guān)重要。外包檔案數(shù)字化加工項目需要與外包企業(yè)及人員簽訂檔案安全保密協(xié)議，要求并監(jiān)督其嚴格執(zhí)行協(xié)議要求及有關(guān)規(guī)章制度。在數(shù)字化加工現(xiàn)場需配齊有關(guān)檔案安全管理的設(shè)施設(shè)備，例如至少要安裝1個360度無死角的監(jiān)控攝像頭。在檔案數(shù)字化各個環(huán)節(jié)中都要采取有效措施，加強對檔案實體的安全保護和對檔案信息及其載體的安全管理，確保檔案實體與檔案信息絕對安全。

（二）嚴格執(zhí)行標準與規(guī)范

為確保檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量，室藏檔案數(shù)字化工作流程中的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)該嚴格執(zhí)行技術(shù)標準及質(zhì)量要求，特別是在檔案出入庫、檔案鑒定、整理、著錄、數(shù)字化加工、成果及驗收、數(shù)字檔案信息管理利用等方面均應(yīng)科學(xué)、規(guī)范。從區(qū)域數(shù)字檔案資源共建共享角度出發(fā)，區(qū)域內(nèi)各立檔單位檔案室的檔案數(shù)字化工作應(yīng)嚴格執(zhí)行統(tǒng)一的標準與規(guī)范，以利于實現(xiàn)館（室）藏檔案數(shù)字化成果有效對接，促進區(qū)域數(shù)字檔案信息資源的整合和開發(fā)利用。

（三）加強全過程監(jiān)管與質(zhì)量控制

全過程監(jiān)管及質(zhì)量控制，是確保檔案數(shù)字化質(zhì)量的重要措施。在此過程中，一是要確保檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)工作有效執(zhí)行相應(yīng)的管理制度及標準規(guī)范。二是要加強對設(shè)備和軟件的監(jiān)管，確保成品數(shù)據(jù)安全、穩(wěn)定及數(shù)字化的質(zhì)量。三是要對數(shù)字化加工人員開展如檔案整理、著錄等方面的專項培訓(xùn)，確保數(shù)字檔案檢索質(zhì)量。四是要在檔案數(shù)字化加工過程中，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通、交流、反饋，避免返工，確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量及效率。

作者單位：北京市豐臺區(qū)檔案局（館）