試談公文格式的規(guī)范化

王倩

[摘要]公文一般指機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和國(guó)有企事業(yè)單位在處理各種公務(wù)時(shí)使用的書(shū)面文字工具，在我國(guó)，公文是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)在領(lǐng)導(dǎo)黨的事業(yè)和治理國(guó)家的工作中，用以表達(dá)意志、傳遞策令的文字工具和手段。公文作為一種特定體式的文體，在國(guó)家政治生活、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)管理活動(dòng)中起著十分重要的作用，不僅體現(xiàn)公文的法定權(quán)威性和約束力，而且有利于提高工作效率，保證政令暢通。

[關(guān)鍵詞]公文;文字工具;提高效率

一、引言

公文有廣義與狹義之分。廣義的公文既包括新《條例》中所規(guī)定的15種公文，又泛指機(jī)關(guān)常用應(yīng)用文，也有人稱(chēng)為“事務(wù)文書(shū)”或“準(zhǔn)公文”。狹義的公文則指黨和國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理法規(guī)中所規(guī)定的正式的主要文種。文中所提及的公文主要是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及其它社會(huì)團(tuán)體所應(yīng)用的文書(shū)，公文除了需要具備程序性、權(quán)威性以及規(guī)范性等特點(diǎn)之外，最為主要的是發(fā)揮出推動(dòng)和指導(dǎo)工作以及處理問(wèn)題的作用。

二、公文格式規(guī)范化的必要性

公文格式規(guī)范化的必要性首先是由公文的性質(zhì)決定的，黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)過(guò)程中形成的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)，布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。

其次是公文格式專(zhuān)指法定文種外形結(jié)構(gòu)的組織與安排，以及公文的書(shū)寫(xiě)、字體、用紙的規(guī)格和樣式等。公文格式是公文具有法定權(quán)威性和組織約束力在形式上的表現(xiàn)，是區(qū)別公文與一般文章的重要標(biāo)志，也是保證公文質(zhì)量和提高辦公效率的重要手段。公文作為一種特定體式的文體，在國(guó)家政治生活、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)管理活動(dòng)中起著十分重要的作用。規(guī)范的公文格式不僅體現(xiàn)公文的法定權(quán)威性和約束力，而且有利于提高工作效率，保證政令暢通。公文格式不規(guī)范不僅影響公文的質(zhì)量和美觀，更重要的是會(huì)影響公文的效力，甚至由于格式不規(guī)范而造成各種謬誤，直接影響公文的嚴(yán)肅性和應(yīng)有作用的發(fā)揮，有時(shí)還會(huì)因此造成重大失誤。

再次由中共中央辦公廳秘書(shū)局、國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局和中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化研究院共同負(fù)責(zé)組織起草，國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》已于2012年6月29日起正式發(fā)布。它從黨政兩大系統(tǒng)公文格式實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、用紙紙型、排布規(guī)則、印刷要求到格式各個(gè)要素的標(biāo)志術(shù)語(yǔ)、標(biāo)志位置，都出現(xiàn)了一系列重大的突破與變化。這種突破與變化是改革開(kāi)放發(fā)展的必然，是公文處理工作朝著科學(xué)化、規(guī)范化、制度化前進(jìn)的需要，使其實(shí)用性十分突出，可操作性更強(qiáng)。

以中鐵十九局集團(tuán)有限公司公文處理為例，以加強(qiáng)機(jī)關(guān)的公文處理工作，實(shí)現(xiàn)公文處理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化為目的，制定公文規(guī)范。

三、規(guī)范公文用紙及版面要求

（一）公文用紙

采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙（210mm×297mm），紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。

（二）公文版面

天頭（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。如無(wú)特殊說(shuō)明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋GB2312（以下簡(jiǎn)稱(chēng)仿宋）體字，文字顏色均為黑色。一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿(mǎn)版心。文件中的“行”指一個(gè)3號(hào)漢字的高度加3號(hào)漢字高度7/8的距離（約10.39mm）。

（三）印制要求

雙面印刷;頁(yè)碼套正，兩面誤差不超過(guò)2mm;印品著墨均勻，版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚;尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。

（四）裝訂要求

左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)，兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm;騎馬訂或平訂的公文，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm：包本裝訂公文的封皮（封面、書(shū)脊、封底）與書(shū)芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。

這些量化指標(biāo)確保了公文形式的嚴(yán)肅性與公文物質(zhì)材料的高質(zhì)量。

四、規(guī)范文件格式種類(lèi)

一份完整的文件，除特定的版頭外，一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成，其中每一部分都有具體的規(guī)范和要求。《中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)<黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例>的通知》中確定了黨政機(jī)關(guān)常用的15種文種，同時(shí)對(duì)每個(gè)文種的運(yùn)用范圍作了明確的規(guī)定，我們應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格以此規(guī)定為準(zhǔn)，不能用錯(cuò)和濫用。同是文件，“通知”，“通報(bào)”輕重有別，“報(bào)告”，“請(qǐng)示”處理的方式不同，分量就迥異。如果文種使用不準(zhǔn)確，不但有失規(guī)范，也直接影響領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件的權(quán)威性。為此，應(yīng)當(dāng)一絲不茍、嚴(yán)格劃清各類(lèi)文種使用界限，使每份文件對(duì)號(hào)入座，各得其所。

五、規(guī)范公文格式各要素

（一）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志規(guī)格

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，顏色為紅色，使用小標(biāo)宋體字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志過(guò)長(zhǎng)時(shí)，可編排成兩行。下級(jí)單位的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志字號(hào)原則上不能大于上級(jí)單位的發(fā)文標(biāo)志字號(hào)。

聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)排列在前;“文件”二字應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)為準(zhǔn)上下居中排布。

（二）發(fā)文字號(hào)的具體要求

發(fā)文字號(hào)由機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。發(fā)文字號(hào)的作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.便于文件的發(fā)出。通過(guò)發(fā)文編號(hào)使文件在文書(shū)部門(mén)掛號(hào)登記，文書(shū)部門(mén)就得履行職責(zé)按時(shí)將文件組織發(fā)出。

2.便于掌握、統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量。發(fā)文多的單位，一看發(fā)文編號(hào)就知道整個(gè)單位及部門(mén)發(fā)出多少份文件。

3.便于查詢(xún)引用。

4.利于保管的系統(tǒng)性。

（三）公文標(biāo)題的重要作用

標(biāo)題是公文的“眼睛”，在公文中具有非常重要的作用。具體包括以下四點(diǎn)：

1.傳神。向閱者傳遞公文的基本精神和中心思想，即寫(xiě)作主體通過(guò)公文的全部?jī)?nèi)容所表現(xiàn)出來(lái)的一種貫穿全文的基本精神與中心思想。

2.顯性。即顯露公文的性質(zhì)、特點(diǎn)。公文標(biāo)題中都標(biāo)注有文種的名稱(chēng)，公文的閱者通過(guò)看標(biāo)題中的文種，就可以準(zhǔn)確地把握這份公文的性質(zhì)和特點(diǎn)。

3.好記。標(biāo)題是一份公文的名字，有了這個(gè)名字，收發(fā)文機(jī)關(guān)才便于登記管理。

4.便用。在日常查詢(xún)、起草公文和講話(huà)時(shí)引用起來(lái)非常方便，而且也便于事后對(duì)其進(jìn)行立卷、歸檔。

（四）公文小標(biāo)題的擬定

小標(biāo)題對(duì)長(zhǎng)篇文章相間有序地設(shè)置這樣的“窗口”會(huì)產(chǎn)生疏朗項(xiàng)目的美感，尤其是那些頭緒復(fù)雜、內(nèi)容豐富、篇幅較長(zhǎng)的公文，精心撰擬小標(biāo)題，以概括揭示某一段落或?qū)哟蔚闹行膬?nèi)容，突出某一件事或某項(xiàng)工作進(jìn)程的階段性，強(qiáng)調(diào)某種思想觀點(diǎn)、措施或問(wèn)題，從而讓閱者準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)公文內(nèi)容，是十分重要的。小標(biāo)題對(duì)于本段所寫(xiě)的內(nèi)容主旨而言，必須概括得準(zhǔn)確無(wú)誤、恰如其分、明確集中、相互呼應(yīng)、符合邏輯，整齊均勻、具有藝術(shù)。

（五）正文的構(gòu)成

正文是一份公文具體敘事、明理、提出要求的文字表達(dá)部分。公文正文一般由三個(gè)部分構(gòu)成：

1.開(kāi)頭部分，其內(nèi)容或是引據(jù)，或是講明背景、原委，或是概述情況，或是篇前撮要，或是明了目的。

2.主題部分，內(nèi)容或是針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析，在分析問(wèn)題、講明道理的基礎(chǔ)上提出解決問(wèn)題的辦法：或是直陳要求、意見(jiàn)：或是提出主張、列擺措施、講明辦法。

3.結(jié)尾部分，這部分的用語(yǔ)要適應(yīng)不同文種的需要而異，切不可千篇一律。

（六）發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、印章的編排

加蓋印章的公文，成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章，單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，印章端正，居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)距正文一行之內(nèi)。

（七）規(guī)范頁(yè)碼標(biāo)注

頁(yè)碼是公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)，一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線(xiàn)，一字線(xiàn)上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。

公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。

公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

六、結(jié)束語(yǔ)

總之，規(guī)范公文格式，便于降低公文成本。公文是人類(lèi)活動(dòng)中為處理各種事務(wù)的需要而形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄，其作用主要是記載事項(xiàng)、約束行為、傳遞信息、反映情況、指導(dǎo)工作，公文的全面系統(tǒng)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，使人們的工作行動(dòng)合乎這些規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范公文格式，便于發(fā)揮公文的作用。公文的作用在于領(lǐng)導(dǎo)工作、規(guī)范行為、聯(lián)系公務(wù)及傳遞信息。在現(xiàn)代社會(huì)中，高效的工作就是完成既定任務(wù)，實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的前提與保證。各單位、各項(xiàng)目日常工作的處理程序中，都離不開(kāi)公文這一管理工具。如果公文格式不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，公文的實(shí)際作用就不能得到正常的發(fā)揮，工作效率勢(shì)必受到影響。規(guī)范公文格式，便于提高工作效率。提高公文制發(fā)效率的現(xiàn)實(shí)性及必要性，而公文格式的發(fā)展和改革正式順應(yīng)了這一形勢(shì)，其方向是規(guī)范、簡(jiǎn)化、高效，實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的一個(gè)重要途徑就是實(shí)現(xiàn)公文的自動(dòng)化處理，改變傳統(tǒng)公文處理模式，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。規(guī)范公文格式，便于公文的歸檔和檢索。公文按照立卷程序要逐年移交給機(jī)關(guān)的檔案室集中保管，便于利用者查找利用，通過(guò)編制文件檢索工具，利用計(jì)算機(jī)或其他現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)公文進(jìn)行檔案管理，便于提高公文檢索處理的速度。由此可見(jiàn)，公文格式標(biāo)準(zhǔn)化所起的作用是多方面的，公文管理更加科學(xué)規(guī)范，政務(wù)管理水平提高，使行政機(jī)關(guān)的各項(xiàng)事務(wù)都朝著規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的方向推進(jìn)。