高校特色檔案資源建設(shè)相關(guān)思考

周帆

摘 要： 本文以四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)建設(shè)特色檔案為例，針對(duì)高校此項(xiàng)工作的開(kāi)展情況進(jìn)行現(xiàn)狀分析并提出對(duì)策建議，以為我國(guó)高校開(kāi)展相關(guān)領(lǐng)域的檔案工作提供一定的參考。

關(guān)鍵詞： 高校檔案 特色檔案 資源建設(shè)

1.引言

高等學(xué)校檔案管理一直是一項(xiàng)重要的研究課題，它的重要性不言而喻，高校通過(guò)教學(xué)、管理、科研等一系列活動(dòng)，為學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)帶來(lái)有價(jià)值有意義的文字、圖表、聲像等歷史記錄。據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)分析，我國(guó)大部分高校對(duì)于檔案管理的方式基本相似，但各高校在發(fā)展過(guò)程中會(huì)形成帶有自身地域及文化等特征的檔案材料，這些材料是各高校開(kāi)展特色檔案資源建設(shè)的重要原始素材。然而，在實(shí)踐中各高校在開(kāi)展特色檔案建設(shè)方面確實(shí)存在各類問(wèn)題，因此有必要對(duì)特色檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析并提出存在問(wèn)題的對(duì)策建議，為開(kāi)展該工作提供參考。

2.高校特色檔案的內(nèi)涵和意義

2.1高校特色檔案的內(nèi)涵

高校特色檔案是指在常規(guī)檔案工作的基礎(chǔ)上，根據(jù)高校辦學(xué)特色專門(mén)收集和挖掘的檔案資料，它能夠反映學(xué)校的辦學(xué)理念、發(fā)展階段、專業(yè)特色、人物特色等。以四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)為例，四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)來(lái)自人民軍隊(duì)，辦學(xué)宗旨一直是為國(guó)家與人民軍隊(duì)提供優(yōu)秀的翻譯人才與綜合型人才，培養(yǎng)滿足國(guó)家和地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展需要的高素質(zhì)涉外人才。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，為適應(yīng)社會(huì)對(duì)涉外人才的新需求，學(xué)校傾力打造“國(guó)際導(dǎo)向，實(shí)用為主”的辦學(xué)特色，奮斗目標(biāo)主要是以建設(shè)外語(yǔ)學(xué)科為主，融相關(guān)學(xué)科于一體，在教學(xué)過(guò)程中重視創(chuàng)新與探索。學(xué)校自建校以來(lái)形成的各類檔案材料，從側(cè)面可體現(xiàn)國(guó)際化的教學(xué)特色，顯示在外國(guó)語(yǔ)言文學(xué)等優(yōu)勢(shì)學(xué)科發(fā)展上的成果和亮點(diǎn)，這些檔案材料屬于學(xué)校的特色檔案資源。

2.2高校特色檔案的內(nèi)容

高校特色檔案的內(nèi)容非常豐富，從反映高校特征的視角看，主要包括以下幾種類型：

（1）歷史檔案：記錄學(xué)校發(fā)展過(guò)程的重要檔案，如反映學(xué)校成立、更名、變遷、院系調(diào)整等內(nèi)容的文件、照片、圖紙等。（2）重大活動(dòng)檔案：學(xué)校舉辦重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案材料，如舉辦校慶、大型會(huì)議、論壇等形成的檔案材料。（3）人物檔案：主要包括學(xué)校知名教授、學(xué)科創(chuàng)始人、杰出校友及其他有影響力的人物形成的檔案材料。（4）成果檔案：主要是學(xué)校在教學(xué)、科研、競(jìng)賽等活動(dòng)中取得的成績(jī)，包括照片、影像、證書(shū)、獎(jiǎng)狀等。（5）其他檔案：學(xué)校對(duì)外交流的報(bào)道、照片、影像、禮品等。

2.3高校特色檔案建設(shè)的重要意義

高校檔案管理作為高校發(fā)展軌跡的記憶載體，真實(shí)記錄了學(xué)校的發(fā)展過(guò)程，是高校在創(chuàng)立和發(fā)展中形成的具有特色的歷史記錄，其功能主要包括以下幾方面：（1）體現(xiàn)高校的教育特點(diǎn)。特色檔案能集中反映出高校在管理水平、師資隊(duì)伍、教學(xué)科研、學(xué)生培養(yǎng)等方面的特征，通過(guò)特色檔案能直觀、快捷地了解高校的特色。（2）大力弘揚(yáng)辦學(xué)宗旨。各高校都有自己的辦學(xué)理念，通過(guò)學(xué)校的教育教學(xué)活動(dòng)得以體現(xiàn)。特色檔案資源記錄著學(xué)校的發(fā)展歷程，最能體現(xiàn)學(xué)校的治學(xué)精神，弘揚(yáng)學(xué)校的辦學(xué)理念。（3）凸顯文化校園。高校特色檔案反映了學(xué)校的發(fā)展歷程、辦學(xué)特色、科研成就等，具有深厚的文化價(jià)值，彰顯了校園文化底蘊(yùn)。

在黨的十九大精神“新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義文化建設(shè)”、“堅(jiān)定文化自信”等背景下，深入研究高校特色檔案資源建設(shè)，為豐富檔案工作內(nèi)涵、提高高校檔案管理水平、搶救和保護(hù)校史文化遺產(chǎn)及傳承與弘揚(yáng)高校歷史文化等方面提供重要的理論和現(xiàn)實(shí)意義。

3.高校特色檔案資源建設(shè)的現(xiàn)狀

3.1高校特色檔案資源建設(shè)取得的實(shí)踐成果

近年來(lái)，各高校在常規(guī)檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)上，開(kāi)始重視對(duì)本校特色檔案資源的開(kāi)發(fā)，結(jié)合本校實(shí)際，利用自身發(fā)展優(yōu)勢(shì)滿足國(guó)家和地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展需要。

3.1.1特色檔案資源建設(shè)記錄辦學(xué)沿革，彰顯辦學(xué)效益。四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)檔案館在積極挖掘特色檔案的基礎(chǔ)上，通過(guò)編輯出版特色檔案史料、開(kāi)展特色檔案文化宣傳活動(dòng)、舉辦專題展覽等形式展示學(xué)校特色檔案，宣傳學(xué)校辦學(xué)歷史、教學(xué)特色、科研成果等，促進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。學(xué)?，F(xiàn)有4個(gè)國(guó)家級(jí)特色專業(yè)建設(shè)點(diǎn)、8個(gè)省級(jí)特色專業(yè)建設(shè)點(diǎn)、1個(gè)外國(guó)語(yǔ)言文學(xué)省級(jí)一流學(xué)科、5個(gè)省級(jí)重點(diǎn)學(xué)科。2017年，依托學(xué)校優(yōu)質(zhì)外語(yǔ)資源，我校獲準(zhǔn)增設(shè)以國(guó)際化雙語(yǔ)型人才培養(yǎng)為特色的學(xué)前教育專業(yè)，這是我校適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需求、服務(wù)社會(huì)的重要舉措。這些特色檔案從各個(gè)側(cè)面反映了學(xué)校良好的辦學(xué)效益，記錄了學(xué)校的辦學(xué)沿革。

3.1.2特色檔案資源的開(kāi)發(fā)利用推動(dòng)校史編研工作。特色檔案資源是隨著學(xué)校的發(fā)展而不斷積累起來(lái)的，真實(shí)地反映了學(xué)校發(fā)展的特色。很多高校在特色檔案資源積累到一定程度，都編輯出版了校史編研成果。近年來(lái)，四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及檔案館非常重視特色檔案的資源建設(shè)，積極開(kāi)展校史研究工作，編輯出版史志資料，以此鼓勵(lì)師生員工，增強(qiáng)社會(huì)關(guān)注度。2010年學(xué)校60周年校慶之際，學(xué)校校史編委會(huì)編撰出版了《四川外語(yǔ)學(xué)院校史1950-2010》、2016年四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)口述校史項(xiàng)目正式啟動(dòng)、2017年校級(jí)科研項(xiàng)目《四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)口述校史檔案資源開(kāi)發(fā)與利用研究》立項(xiàng)獲批。由此可見(jiàn)，特色檔案資源越豐富，越能推動(dòng)和促進(jìn)校史研究和編撰工作。

3.1.3特色檔案發(fā)揮文化育人功能。文化的基本功能在于育人，高校特色檔案由于自身的特殊性，在校園文化中發(fā)揮育人功能方面有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，這對(duì)于大學(xué)生樹(shù)立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀具有潛移默化的熏陶作用。四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)非遺推廣基地的師生們，堅(jiān)持保護(hù)和傳承中國(guó)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)，定期舉辦主題沙龍活動(dòng)，引進(jìn)書(shū)法、篆刻、面塑、蜀繡、京劇、昆曲、重慶金錢(qián)板、綦江版畫(huà)等具有代表性的非遺藝術(shù)。在活動(dòng)分享和交流中，學(xué)生從中體會(huì)到中國(guó)特色傳統(tǒng)文化的魅力，對(duì)中國(guó)傳統(tǒng)文化有更深刻的了解和思考，也增強(qiáng)學(xué)生保護(hù)中國(guó)傳統(tǒng)文化的責(zé)任感和使命感。

由此可見(jiàn)，這些珍貴的特色檔案記錄了大學(xué)生在“第二課堂”的學(xué)習(xí)和實(shí)踐成效，潛移默化地影響了學(xué)生的思想觀念，豐富了師生的精神世界，助推了校園文化的發(fā)展與繁榮。

3.2高校特色檔案資源建設(shè)面臨的問(wèn)題

3.2.1特色檔案歸屬不明。例如，四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)各職能部門(mén)歸屬行政，各二級(jí)學(xué)院歸屬教學(xué)單位，學(xué)生社團(tuán)歸屬團(tuán)委，國(guó)際交流歸屬國(guó)際合作與交流處，攝像報(bào)道歸屬宣傳部，基本建設(shè)歸屬后勤處，加上部門(mén)和機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，就直接造成特色檔案歸屬部門(mén)太多，檔案材料出現(xiàn)管理混亂、多頭保管等局面。

3.2.2特色檔案收集困難。特色檔案的收集是檔案館通過(guò)專兼職檔案員采取合理的收集方法，互相配合把分散在學(xué)校各部門(mén)具有體現(xiàn)高校辦學(xué)特色的檔案資料，集中到檔案館進(jìn)行保存的過(guò)程。一方面，特色檔案材料大多數(shù)產(chǎn)生于各個(gè)部門(mén)或二級(jí)學(xué)院，如果部門(mén)有人員變動(dòng)，檔案工作前后銜接不上，那么許多珍貴的一手檔案材料就有可能遭到遺失或損毀。另一方面，由于高校各部門(mén)或二級(jí)學(xué)院的檔案員一般都是兼職，檔案意識(shí)不強(qiáng)，這些不利因素將制約特色檔案材料的有效收集。

3.2.3特色檔案信息化建設(shè)任務(wù)艱巨。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推陳出新，社會(huì)進(jìn)入以“互聯(lián)網(wǎng)+”的信息化新時(shí)代，信息化技術(shù)需要更好地融入檔案工作中，提高管理工作的質(zhì)量與效率，目前看，高校對(duì)于信息化管理的重視度有一定的進(jìn)步，但未來(lái)的發(fā)展還需要進(jìn)一步的創(chuàng)新與探索。我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，特色檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期的持續(xù)性任務(wù)，無(wú)疑這一工作任務(wù)將面臨更大的困難與挑戰(zhàn)，任重而道遠(yuǎn)。部分高校已經(jīng)開(kāi)展數(shù)字化外包工作，但存在安全管理規(guī)范、檔案的歸屬與使用方面涉及的法律問(wèn)題等。

4.高校特色檔案資源建設(shè)的對(duì)策

4.1建立長(zhǎng)效管理機(jī)制和溝通協(xié)調(diào)機(jī)制

首先要確立高校檔案館在建設(shè)高校特色檔案中的主體地位，把特色檔案建設(shè)工作納入高?？傮w規(guī)劃、納入檔案工作重要日程，建立長(zhǎng)效管理機(jī)制。其次要建立有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，高校檔案館在建設(shè)特色檔案工作中，學(xué)校應(yīng)為檔案館與各部門(mén)或二級(jí)學(xué)院的溝通聯(lián)系提供制度保障，聯(lián)合多方力量，發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)共同做好特色檔案的保護(hù)和開(kāi)發(fā)工作。

4.2檔案收集的工作不容忽視

檔案工作若想實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，首先要采用多渠道的收集方式保證檔案收集的齊全完整，提升特色檔案的品質(zhì)。采用多種途徑進(jìn)行征集，如公開(kāi)發(fā)布征集公告，深入學(xué)校各個(gè)部門(mén)和二級(jí)學(xué)院收集等。其次是注意檔案材料的挖掘，隨時(shí)掌握活動(dòng)動(dòng)態(tài)，抓住有利時(shí)機(jī)，及時(shí)主動(dòng)地收集特色檔案材料。另外，還要保證檔案館與外界學(xué)院的聯(lián)絡(luò)與溝通，這樣對(duì)于收集特色檔案資料大有益處，并且可以改善收集難的現(xiàn)狀。

4.3將信息化建設(shè)融入特色檔案管理中

信息化的建設(shè)離不開(kāi)學(xué)校對(duì)物力、財(cái)力各方面保障檔案管理信息化建設(shè)的步伐。加大信息化的管理力度，使特色檔案可以用數(shù)字化的形式歸檔，并做到安全保存，這樣既保護(hù)檔案原件，方便查閱和使用。因此，高校開(kāi)展信息化建設(shè)的任務(wù)刻不容緩，在實(shí)踐中提升管理效率，進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)具有特色的檔案資源庫(kù)，最大限度地發(fā)揮館藏資源的價(jià)值，為高校教學(xué)、科研及社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的利用服務(wù)。

5.結(jié)語(yǔ)

高校檔案館應(yīng)充分利用學(xué)校豐富的檔案資源，將特色檔案資源建設(shè)與學(xué)校的歷史文化相結(jié)合，建設(shè)具有鮮明個(gè)性的特色檔案。同時(shí)以新時(shí)期面臨的新問(wèn)題為突破點(diǎn)，有計(jì)劃有步驟地開(kāi)展特色檔案資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)特色檔案資源價(jià)值的最大化，弘揚(yáng)學(xué)校的歷史文化，增強(qiáng)學(xué)校發(fā)展凝聚力，推動(dòng)學(xué)校健康快速地發(fā)展。

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