高校圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)研究

化秀玲

摘要：高校圖書(shū)檔案是文化的重要載體，但當(dāng)前的高校圖書(shū)檔案管理工作發(fā)展比較滯后。高校圖書(shū)檔案管理工作必須不斷適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展。加強(qiáng)高校圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)是高校圖書(shū)檔案管理工作有效發(fā)展的一條可行之路，其對(duì)高校圖書(shū)檔案管理工作有重要的意義，有利于原始檔案資料的保存，有利于高校圖書(shū)檔案資料在更大范圍和領(lǐng)域內(nèi)的傳播、應(yīng)用、發(fā)展、交流，能夠切實(shí)提升高校的文化軟實(shí)力，從而使高校不斷為地方經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校圖書(shū)檔案數(shù)字化;文化傳播;文化高地

文化興則國(guó)運(yùn)興，文化強(qiáng)則民族強(qiáng)。時(shí)任河南省委書(shū)記謝伏瞻在河南省第十次黨代會(huì)上提出，未來(lái)五年河南要打造“三個(gè)高地”，其中之一就是要加快構(gòu)筑全國(guó)重要的文化高地。加快構(gòu)筑全國(guó)重要的文化高地，實(shí)現(xiàn)中原文化高地建設(shè)，這充分體現(xiàn)了河南省委對(duì)文化建設(shè)的熱切盼望、高度重視，有利于推動(dòng)河南由文化資源大省向文化資源強(qiáng)省轉(zhuǎn)變。

高校的圖書(shū)館、檔案館是文獻(xiàn)信息的重要集散地，是一個(gè)專(zhuān)門(mén)收集、整理、保存和傳播文獻(xiàn)的科學(xué)機(jī)構(gòu)、文化機(jī)構(gòu)、教育機(jī)構(gòu)以及科研機(jī)構(gòu)。圖書(shū)館、檔案館保存著豐富的文化遺產(chǎn)，推進(jìn)高校圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)，對(duì)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展而言，在消除數(shù)字鴻溝，推動(dòng)知識(shí)創(chuàng)新、信息交流、人才培養(yǎng)、素質(zhì)教育、決策咨詢(xún)、信息收集、知識(shí)信息轉(zhuǎn)化等方面具有重要的作用。加快高校圖書(shū)檔案的數(shù)字化建設(shè)，促進(jìn)文化傳播，能夠提升高校文化軟實(shí)力，助推中原文化高地建設(shè)。

一、高校圖書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

（一）現(xiàn)行的高校圖書(shū)檔案管理工作發(fā)展比較滯后

從內(nèi)容來(lái)看，當(dāng)前高校圖書(shū)檔案大多數(shù)是文本檔案，也有少數(shù)電子信息檔案，這些檔案都需要及時(shí)歸檔和保存。然而，隨著高校的迅速發(fā)展，招生數(shù)量的擴(kuò)大和學(xué)科建設(shè)等都使高校在學(xué)生管理與活動(dòng)等方面產(chǎn)生大量新的檔案，同時(shí)，高校為學(xué)科服務(wù)的圖書(shū)檔案資料也在急劇增多。以華北水利水電大學(xué)為例，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，學(xué)校每年增加的各類(lèi)圖書(shū)、國(guó)內(nèi)外電子資源文獻(xiàn)、光盤(pán)等數(shù)量超過(guò)10萬(wàn)，檔案館每年新收集到的各學(xué)院、團(tuán)委、學(xué)生處、財(cái)務(wù)部門(mén)等各類(lèi)檔案達(dá)到幾十卷。而且，這些數(shù)量龐大的圖書(shū)檔案還是以不同形式存在的，除了常見(jiàn)的文本資料，還包括大量的音像資料、數(shù)字資料等。此外，大量圖書(shū)資料的存在要求有更大的儲(chǔ)存空間，這也是當(dāng)下很多高校在圖書(shū)檔案管理工作上面臨的問(wèn)題。

（二）高校圖書(shū)檔案的利用率快速增長(zhǎng)

高校圖書(shū)檔案的主要服務(wù)對(duì)象是廣大師生。近年，許多高校擴(kuò)招，急劇增加的學(xué)生數(shù)量使得圖書(shū)檔案的利用率快速增長(zhǎng)，而很多學(xué)生對(duì)圖書(shū)檔案使用更多的是數(shù)字化的圖書(shū)檔案。據(jù)統(tǒng)計(jì)，高校的數(shù)字化圖書(shū)檔案在查詢(xún)、下載和打印等方面的需求都有明顯的增長(zhǎng)，這也對(duì)高校圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)提出了更高的要求。

（三）高校圖書(shū)檔案的使用范圍不斷擴(kuò)大

高校圖書(shū)檔案曾經(jīng)在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)都只為本校廣大師生和相關(guān)部門(mén)服務(wù)。當(dāng)前高校的圖書(shū)管理工作的范圍已不僅局限于本校師生，高校圖書(shū)館聯(lián)盟的發(fā)展，也使本校圖書(shū)檔案資源面向聯(lián)盟學(xué)校學(xué)生開(kāi)放。逐漸對(duì)外開(kāi)放的態(tài)勢(shì)加大了高校圖書(shū)檔案管理工作的壓力，對(duì)圖書(shū)檔案管理工作提出了更高的要求。另外，隨著高校服務(wù)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的加強(qiáng)，越來(lái)越多的公眾需要到高校圖書(shū)館查閱資料。這對(duì)高校圖書(shū)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，也是一個(gè)龐大的服務(wù)群體，圖書(shū)檔案在這樣的背景下也不斷擴(kuò)大其應(yīng)用和使用范圍。為此，高校圖書(shū)檔案非常有必要加快數(shù)字化建設(shè)。

二、高校圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)的注意要點(diǎn)

（一）高校圖書(shū)檔案數(shù)字化的開(kāi)放性

高校圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)最重要的目的是使圖書(shū)檔案管理適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化和需求，使圖書(shū)檔案資料發(fā)揮更大的作用。因此，圖書(shū)檔案數(shù)字化后除了更好地為高校師生服務(wù)，還應(yīng)盡可能地實(shí)現(xiàn)圖書(shū)檔案資料的開(kāi)放和共享。在圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，高校要做到數(shù)字化資源在網(wǎng)站系統(tǒng)的及時(shí)更新和分享，從而為高校師生和社會(huì)大眾提供便捷的圖書(shū)檔案資料的查閱、下載等服務(wù)，提高數(shù)字化后的圖書(shū)檔案的利用效率，最大限度地體現(xiàn)其使用價(jià)值。

（二）高校圖書(shū)檔案數(shù)字化的安全性

高校有著海量的、各種類(lèi)型的圖書(shū)檔案，這對(duì)圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)龐大的、長(zhǎng)期的工作。為了確保高校圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)的有序進(jìn)行，除了要做好圖書(shū)檔案的保管、保密工作，高校還應(yīng)保證數(shù)字化建設(shè)所涉及的軟件和硬件設(shè)施的安全。從數(shù)字化建設(shè)的硬件要求來(lái)看，主要是要求相關(guān)的硬件設(shè)備要符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，能夠滿(mǎn)足圖書(shū)檔案保管的各項(xiàng)要求，同時(shí)要具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)應(yīng)用功能。從數(shù)字化建設(shè)的軟件要求來(lái)看，則要確保軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)合理、完善，如能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)安全、自由地連接、下載等，對(duì)圖書(shū)檔案資料分級(jí)別地進(jìn)行保密等。只有做好高校圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)的各項(xiàng)安全工作，才能真正實(shí)現(xiàn)圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義。

三、高校圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)的具體措施

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多行業(yè)和領(lǐng)域都以逐步發(fā)展和提高數(shù)字化水平來(lái)滿(mǎn)足現(xiàn)代化發(fā)展的新需求。為了緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，提高高校圖書(shū)檔案的管理質(zhì)量和管理效率，高校必須開(kāi)展圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)，具體可以從以下三個(gè)方面入手。

（一）建立健全高校圖書(shū)檔案管理制度

為了做好圖書(shū)檔案的數(shù)字化建設(shè)，高校要先從圖書(shū)檔案的管理制度入手，只有建立健全圖書(shū)檔案管理制度，做好紙質(zhì)圖書(shū)和紙質(zhì)檔案的完善管理，才能為圖書(shū)檔案的數(shù)字化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。因此，高校在紙質(zhì)圖書(shū)檔案的采購(gòu)、采編、收集、歸檔、保存、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)要有規(guī)范的流程管理。同時(shí)，對(duì)于圖書(shū)檔案管理人員，高校也要進(jìn)行規(guī)范化管理，確保管理人員在管理紙質(zhì)圖書(shū)檔案保存、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作無(wú)誤。

（二）科學(xué)合理安排高校圖書(shū)檔案的數(shù)字化進(jìn)程

高校圖書(shū)檔案主要服務(wù)廣大師生以及社會(huì)公眾，而圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)又是一項(xiàng)龐大的工程。因此，為了確保圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)的有序開(kāi)展，高校應(yīng)該從圖書(shū)檔案的服務(wù)對(duì)象即廣大師生及社會(huì)公眾出發(fā)，科學(xué)合理安排高校圖書(shū)檔案的數(shù)字化進(jìn)程。其進(jìn)程安排可分為以下幾個(gè)步驟：首先進(jìn)行數(shù)字化處理的應(yīng)該是最具有保存價(jià)值的，且保存無(wú)多的圖書(shū)檔案;其次是具有保存價(jià)值且保存期限要求較長(zhǎng)的圖書(shū)檔案;再次，數(shù)字化處理一些廣大師生和社會(huì)公眾經(jīng)常使用的、需求比較大的圖書(shū)檔案;最后，完成所有圖書(shū)檔案的數(shù)字化處理。顯然，科學(xué)合理地安排高校圖書(shū)檔案數(shù)字化處理工作，能夠提高數(shù)字化處理的效率，提高高校圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。

（三）充分發(fā)揮高校圖書(shū)檔案的使用價(jià)值

長(zhǎng)期以來(lái)，高校圖書(shū)檔案管理都是片面注重對(duì)圖書(shū)檔案的妥善保管，而忽視了檔案使用價(jià)值的發(fā)揮，使圖書(shū)檔案應(yīng)有的價(jià)值和作用沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)。圖書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，高校在數(shù)字化圖書(shū)檔案的管理上應(yīng)該主動(dòng)轉(zhuǎn)變之前的思想，使數(shù)字化圖書(shū)檔案能夠真正為廣大師生和社會(huì)大眾提供咨詢(xún)、查閱、下載等服務(wù)，提高數(shù)字化圖書(shū)檔案的使用效率和使用價(jià)值。圖書(shū)檔案管理人員也要主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，緊跟數(shù)字化管理要求，能夠積極主動(dòng)地為有需求的用戶(hù)提供服務(wù)。在對(duì)圖書(shū)檔案的日常管理中，圖書(shū)檔案管理人員也要做好圖書(shū)檔案的分類(lèi)等科學(xué)管理工作，以方便用戶(hù)能夠快捷便利地尋找到所需要的資料，進(jìn)一步提高數(shù)字化圖書(shū)檔案的使用價(jià)值。

四、圖書(shū)檔案數(shù)字化對(duì)文化高地建設(shè)的影響

高校圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)，非常有利于文化傳播，對(duì)打造中原文化高地的影響主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面。

（一）有利于保存珍貴的圖書(shū)檔案

圖書(shū)檔案記錄著重要的原始文獻(xiàn)資料，是文化保存和文化傳播的重要載體。然而，大多數(shù)檔案都是有且只有一份原件，一旦損壞，就很難修補(bǔ)，這很容易造成無(wú)法挽回的損失，因此，保護(hù)檔案原件特別是一些珍貴的圖書(shū)檔案原件至關(guān)重要。高校圖書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，圖書(shū)檔案的原件便可以不再提供查閱服務(wù)，或者可以大大減少原件的查閱使用次數(shù)，如此則使檔案原件得到較好的保護(hù)，有利于長(zhǎng)期保存。

（二）有利于提高圖書(shū)檔案的使用效率

通常情況下，若需要查閱檔案資料，查閱人員往往需要親自到檔案館或圖書(shū)館進(jìn)行查閱。但由于檔案館的地理位置、開(kāi)放時(shí)間等方面的限制，查閱者需要花費(fèi)很多時(shí)間、金錢(qián)和精力，這顯然是不太方便的，并且高校擁有的圖書(shū)檔案往往數(shù)量十分龐大，若是按平常的查閱方式來(lái)尋找，查閱者的查閱效率也會(huì)比較低。而經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后的圖書(shū)檔案，可以向需要查閱檔案資料的使用者提供這些檔案原件的掃描信息和圖像，不僅在使用上快捷便利，還擴(kuò)大了這些檔案資料的使用范圍，甚至可以在同一時(shí)間供不同國(guó)家和地區(qū)的查閱者使用。顯然，數(shù)字化處理后的高校圖書(shū)檔案非常有利于文化的傳播和發(fā)展。

（三）有利于擴(kuò)大圖書(shū)檔案資料的影響

傳統(tǒng)的檔案?jìng)鞑シ绞街饕峭ㄟ^(guò)手工抄寫(xiě)或是印刷生產(chǎn)。然而，手工抄寫(xiě)方式所獲得的檔案資料是極少數(shù)的，而批量印刷也有一定的限制，無(wú)法做到檔案資料的廣泛傳播。特別是一些珍貴的圖書(shū)檔案資料，更是只收藏于某幾個(gè)檔案館里且只供館內(nèi)查閱。顯然，這不利于檔案資料的傳播和交流。數(shù)字化處理后的圖書(shū)檔案資料卻能有效地解決這一問(wèn)題，以華北水利水電大學(xué)為例，校圖書(shū)館和檔案館合并管理后，共同推出了微信服務(wù)。廣大師生和用戶(hù)通過(guò)App能夠非常便捷有效地查詢(xún)、查閱到相關(guān)圖書(shū)檔案信息，下載、閱讀、使用都非常方便，若有人需要使用紙質(zhì)原件，可以再到圖書(shū)檔案館進(jìn)行取件。使用者只需登錄相關(guān)的網(wǎng)站或系統(tǒng)，便可下載打印需要的檔案資料，這大大提高了圖書(shū)、檔案資料的使用價(jià)值，也有利于圖書(shū)、檔案文化的進(jìn)一步傳播。

（四）有利于檔案資料在其他領(lǐng)域的使用

檔案資料作為原始文獻(xiàn)資料有著相當(dāng)高的真實(shí)性和價(jià)值意義，在很多領(lǐng)域都需要應(yīng)用檔案資料。比如，在學(xué)校教育上，高校和教師可以將這些珍貴的影片資料、文字資料等作為課堂教學(xué)素材，教師可以在課堂播放開(kāi)國(guó)大典上毛主席的建國(guó)宣言，影像的直觀沖擊能使學(xué)生真切感受到那段歲月，激起學(xué)生熱愛(ài)祖國(guó)的熱情，收到教材內(nèi)容所達(dá)不到的效果。又如，在現(xiàn)今的影視劇中，特別是歷史劇中，檔案資料的保存可以為這些歷史類(lèi)題材的影視劇提供真實(shí)可靠的參考。比如，查閱檔案資料可知，我們所熟悉的玉米、番薯等都是明清時(shí)期才傳入中國(guó)的，那么唐宋時(shí)期甚至更早出現(xiàn)玉米、番薯等情節(jié)便是違背史實(shí)、需要糾正的。這些檔案資料在學(xué)校教育、影視作品等中的應(yīng)用，無(wú)形中也使檔案信息所包含的文化通過(guò)學(xué)校教育和影視作品得到了傳播。

五、結(jié)語(yǔ)

高校積極開(kāi)展圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)，是時(shí)代發(fā)展的要求，數(shù)字化建設(shè)使圖書(shū)檔案的應(yīng)用范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，使用價(jià)值得到極大提升。這不僅有利于原始檔案資料的保存，更有利于高校圖書(shū)檔案資料在更大范圍和領(lǐng)域內(nèi)的傳播、應(yīng)用。圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)，將有力地提升高校文化軟實(shí)力，更大限度地發(fā)揮文化建設(shè)的教育職能，有利于構(gòu)筑中原文化高地建設(shè)的信息重地，使高校成為中原文化高地建設(shè)的重要宣傳陣地，促進(jìn)文化發(fā)展，為中原文化高地建設(shè)做出重要貢獻(xiàn)。

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