標(biāo)簽技術(shù)在高校文檔知識(shí)管理中的應(yīng)用研究

王雁軍 黃儒樂(lè)

摘 ?要：該文介紹了文檔知識(shí)管理和標(biāo)簽技術(shù)背景，分析了高校文檔知識(shí)管理的現(xiàn)實(shí)需求和應(yīng)用難點(diǎn)，結(jié)合文檔知識(shí)管理和標(biāo)簽技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀，從個(gè)人應(yīng)用和學(xué)校應(yīng)用兩個(gè)角度闡述了高校文檔知識(shí)管理中應(yīng)用標(biāo)簽技術(shù)的具體思路，研究了標(biāo)簽體系設(shè)計(jì)、平臺(tái)一體化設(shè)計(jì)等關(guān)鍵問(wèn)題和解決思路，提出了“云平臺(tái)+終端應(yīng)用”的架構(gòu)設(shè)計(jì)思路。

關(guān)鍵詞：標(biāo)簽 ?文檔管理 ?知識(shí)管理 ?高校

中圖分類(lèi)號(hào)：G64 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）12（c）-0198-03

高校作為國(guó)家人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的重要基地，是典型的知識(shí)密集型組織，無(wú)論從個(gè)人還是學(xué)校各級(jí)組織，每天都要處理大量的文檔，分類(lèi)復(fù)雜、搜索不便、協(xié)作共享困難等問(wèn)題成為高校文檔知識(shí)管理的核心問(wèn)題。標(biāo)簽技術(shù)提供了便捷有效的文檔知識(shí)組織與管理手段，利用標(biāo)簽技術(shù)提高學(xué)校文檔知識(shí)管理水平對(duì)提升師生的學(xué)習(xí)效率以及學(xué)校的管理與工作效率具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

1 ?相關(guān)技術(shù)概述

1.1 文檔知識(shí)管理

知識(shí)管理（Knowledge Management， KM）是涉及人、知識(shí)管理技術(shù)和組織的一種管理思想與方法， 組織可以通過(guò)知識(shí)管理實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新， 提高競(jìng)爭(zhēng)力[1]。知識(shí)管理包括顯性知識(shí)管理和隱性知識(shí)管理。知識(shí)管理系統(tǒng)是知識(shí)管理的技術(shù)手段和核心工具，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的創(chuàng)造、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)移和應(yīng)用。

文檔知識(shí)管理屬于顯性知識(shí)管理，主要管理用戶(hù)自己創(chuàng)建或經(jīng)常使用的文檔資料，如Word文檔和PDF等各種格式的文檔[2]。文檔知識(shí)管理是知識(shí)管理的重要組成部分，以文檔為核心，實(shí)現(xiàn)文檔的科學(xué)高效的組織、歸檔、分類(lèi)、檢索與查閱。目前，語(yǔ)義、人工智能、數(shù)據(jù)挖掘等新技術(shù)逐漸應(yīng)用到文檔知識(shí)管理系統(tǒng)建設(shè)中。

1.2 標(biāo)簽技術(shù)

標(biāo)簽（也成標(biāo)注）是指用戶(hù)自定義標(biāo)簽，即用戶(hù)使用自定義的標(biāo)簽詞語(yǔ)對(duì)網(wǎng)絡(luò)或系統(tǒng)中的資源進(jìn)行標(biāo)注、管理[3]。這里的用戶(hù)可以是資源的管理者，也可以是資源的使用者。標(biāo)簽技術(shù)本質(zhì)上是一種分類(lèi)法，通過(guò)群體自發(fā)的標(biāo)注行為對(duì)資源進(jìn)行分類(lèi)也稱(chēng)為社會(huì)標(biāo)注系統(tǒng)或協(xié)同標(biāo)注系統(tǒng)。隨著Web2.0的發(fā)展，標(biāo)簽技術(shù)廣泛應(yīng)用于博客、知乎、豆瓣等應(yīng)用，通過(guò)對(duì)資源使用相關(guān)性關(guān)鍵字標(biāo)注，有助于資源的描述和分類(lèi)，便于檢索和分享。

在不同的應(yīng)用場(chǎng)景中，標(biāo)簽的過(guò)程可分為人工標(biāo)注和自動(dòng)標(biāo)注兩大類(lèi)，人工標(biāo)注是用戶(hù)手工確定關(guān)鍵字對(duì)資源進(jìn)行標(biāo)注;自動(dòng)標(biāo)注則是采用自動(dòng)識(shí)別或語(yǔ)義分析等技術(shù)對(duì)目標(biāo)資源進(jìn)行標(biāo)注。傳統(tǒng)的社會(huì)標(biāo)注系統(tǒng)一般采用用戶(hù)人工標(biāo)注方式，標(biāo)簽采用扁平化結(jié)構(gòu)來(lái)組織，標(biāo)簽之間無(wú)語(yǔ)義或語(yǔ)用關(guān)系，這種無(wú)結(jié)構(gòu)標(biāo)簽集在一些應(yīng)用場(chǎng)景中也帶來(lái)難以維護(hù)、價(jià)值降低、檢索效率較低等問(wèn)題。

2 ?高校文檔知識(shí)管理的需求分析

2.1 個(gè)人文檔知識(shí)管理

多維度的文檔分類(lèi)需求。隨著電子化辦公的不斷普及和發(fā)展，高校師生越來(lái)越依賴(lài)計(jì)算機(jī)開(kāi)展日常學(xué)習(xí)、工作和科研，產(chǎn)生大量辦公文檔、課件、作業(yè)、論文、科研報(bào)告等電子文檔，并日積月累不斷增加，文檔的分類(lèi)存放變得越來(lái)越復(fù)雜。不少用戶(hù)甚至習(xí)慣性堆放信息，即將文檔堆積在計(jì)算機(jī)桌面或某個(gè)臨時(shí)目錄，管理和使用都很混亂;有經(jīng)驗(yàn)一點(diǎn)的用戶(hù)采用樹(shù)狀多級(jí)目錄結(jié)構(gòu)來(lái)管理文檔，還有的采用時(shí)間順序目錄結(jié)構(gòu)來(lái)管理，無(wú)論是樹(shù)狀結(jié)構(gòu)還是時(shí)間順序結(jié)構(gòu)，都無(wú)法很好地解決文檔的多維度交叉分類(lèi)問(wèn)題，比如“2018年工作總結(jié)”文檔，業(yè)務(wù)屬性上它應(yīng)屬于樹(shù)狀目錄中的工作總結(jié)子目錄，可時(shí)間上它又屬于2018年目錄，除非復(fù)制兩份，否則我們無(wú)法將其同時(shí)歸屬到兩個(gè)維度的目錄結(jié)構(gòu)中來(lái)管理。

文檔快速查找定位需求。在計(jì)算機(jī)中查找文檔是每個(gè)人日常使用的高頻操作，傳統(tǒng)的查找方式包括根據(jù)自己的記憶和經(jīng)驗(yàn)逐級(jí)展開(kāi)樹(shù)形目錄，找到相應(yīng)的文件;或者基于目錄名、文件名、文件后綴進(jìn)行搜索，這些查找定位方式要么操作復(fù)雜、要么不夠精確，查找效率較低，而且無(wú)法解決多維度綜合查找的需求。

2.2 學(xué)校文檔知識(shí)管理

學(xué)校文檔知識(shí)管理屬于組織內(nèi)的文檔管理，如職能部門(mén)、學(xué)院的內(nèi)部文檔管理，或者全校層面的某類(lèi)文檔管理，如檔案、教學(xué)課件等。學(xué)校文檔知識(shí)管理其定位是服務(wù)于學(xué)校層面、部門(mén)層面及全體師生，和個(gè)人文檔知識(shí)管理的需求相比，學(xué)校文檔知識(shí)管理具有集中存儲(chǔ)、文檔量大、管理要求嚴(yán)謹(jǐn)?shù)忍攸c(diǎn)。除了常規(guī)的多維度分類(lèi)、查找定位以外，還有文檔知識(shí)庫(kù)管理、更復(fù)雜更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉?biāo)簽分類(lèi)體系、存檔與分享、智能搜索、知識(shí)挖掘等需求。

另外，高校存在大量信息化系統(tǒng)，例如OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、圖書(shū)資源系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)也產(chǎn)生大量文檔，如何將這些文檔納入到學(xué)校文檔知識(shí)管理，實(shí)現(xiàn)集成的、統(tǒng)一的、標(biāo)簽化管理，成為高校文檔知識(shí)管理一個(gè)很棘手的特色需求。

3 ?標(biāo)簽在高校文檔知識(shí)管理中的應(yīng)用思路

3.1 個(gè)人文檔管理中的標(biāo)簽應(yīng)用

高校個(gè)人文檔管理的目標(biāo)群體主要包括老師、學(xué)生和各類(lèi)工作人員，傳統(tǒng)的基于資源管理器的文檔管理無(wú)法滿(mǎn)足多維分類(lèi)、便捷查找的需求。標(biāo)簽化管理可以很好地解決這些問(wèn)題，在面向個(gè)人文檔知識(shí)管理中應(yīng)用標(biāo)簽技術(shù)時(shí)，需要考慮如下功能定位。

（1）層級(jí)標(biāo)簽體系。支持多層級(jí)（樹(shù)形結(jié)構(gòu)）的標(biāo)簽體系，標(biāo)簽之間可以建立層級(jí)語(yǔ)義關(guān)系。

（2）多維度標(biāo)注。支持對(duì)文件或目錄的多維度標(biāo)簽描述，對(duì)一個(gè)文檔使用多個(gè)標(biāo)簽，將同一標(biāo)簽應(yīng)用到不同文檔。

（3）自動(dòng)標(biāo)注。除了手工標(biāo)注外，支持基于文檔的基本屬性進(jìn)行自動(dòng)標(biāo)注，通過(guò)分析文件名、文件類(lèi)型、時(shí)間甚至文檔內(nèi)容自動(dòng)打標(biāo)簽。

（4）綜合搜索。支持多維度標(biāo)簽組合搜索，支持標(biāo)簽間的繼承關(guān)系，提供合并、排除等復(fù)雜搜索規(guī)則。

（5）標(biāo)簽備份和導(dǎo)入?？蓪⑽臋n的所有標(biāo)簽數(shù)據(jù)導(dǎo)出備份或恢復(fù)。

（6）可替代資源管理器。在工具中能夠提供文件和目錄的基礎(chǔ)管理功能，如創(chuàng)建、復(fù)制、粘貼、移動(dòng)、刪除等，從而替代資源管理器。

目前面向個(gè)人文檔知識(shí)管理的工具軟件主要有Tabbles、TagLyst、TagSpaces等，有的工具只能運(yùn)行在Windows系統(tǒng)中，有的支持Windows、OS X、Linux等跨平臺(tái)使用。從功能上來(lái)看，這些工具基本可以滿(mǎn)足高校師生基于標(biāo)簽的個(gè)人文檔管理，但無(wú)法同時(shí)滿(mǎn)足學(xué)校組織層面的文檔管理應(yīng)用，從統(tǒng)一平臺(tái)、集成共享的角度需要通過(guò)定制開(kāi)發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

3.2 學(xué)校文檔管理中的標(biāo)簽應(yīng)用

（1）基于標(biāo)簽的高校圖書(shū)館個(gè)性化知識(shí)服務(wù)。

高校圖書(shū)館提供圖書(shū)、電子圖書(shū)、論文等大量文檔和知識(shí)資源，傳統(tǒng)的圖書(shū)管理與服務(wù)信息系統(tǒng)使用的是傳統(tǒng)的資源分類(lèi)方式，用戶(hù)參與度不高?？梢栽诂F(xiàn)有圖書(shū)信息系統(tǒng)中的知識(shí)組織、信息檢索、知識(shí)服務(wù)等功能中擴(kuò)展標(biāo)簽服務(wù)，提升圖書(shū)資源的個(gè)性化知識(shí)服務(wù)。

建立用戶(hù)可參與的圖書(shū)資源自主標(biāo)簽機(jī)制，用戶(hù)根據(jù)自己的理解，對(duì)圖書(shū)資源進(jìn)行個(gè)性化標(biāo)注，形成用戶(hù)自主創(chuàng)建的扁平化標(biāo)簽集，和圖書(shū)資源已有的層次化主題分類(lèi)體系相結(jié)合，提供基于標(biāo)簽云的一種新的資源檢索和定位服務(wù)。對(duì)用戶(hù)創(chuàng)建的標(biāo)簽進(jìn)行關(guān)聯(lián)挖掘，還可以找出資源之間的隱性關(guān)聯(lián)以及用戶(hù)的隱性需求[3]。根據(jù)用戶(hù)在圖書(shū)信息系統(tǒng)中的資源瀏覽、借閱等訪問(wèn)行為，自動(dòng)給用戶(hù)添加標(biāo)簽，建立系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)注的用戶(hù)畫(huà)像標(biāo)簽集，為基于智能推薦算法的個(gè)性化服務(wù)提供基礎(chǔ)。

（2）電子檔案標(biāo)簽服務(wù)。

隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，高校檔案管理逐漸進(jìn)入電子化發(fā)展階段，除了紙質(zhì)檔案外，各類(lèi)Office文檔、電子圖片、視頻、紙質(zhì)檔案掃描件等電子文檔成為高校檔案管理的重要資源。通過(guò)在檔案信息系統(tǒng)中應(yīng)用標(biāo)簽技術(shù)，可以擴(kuò)展電子檔案的分類(lèi)方式，提供多維度的檔案分類(lèi)組織，實(shí)現(xiàn)便捷的電子檔案檢索和關(guān)聯(lián)性查找。

由于檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)務(wù)工作，和圖書(shū)資源的標(biāo)簽技術(shù)應(yīng)用不同，檔案的標(biāo)簽不能采用開(kāi)放式的社會(huì)標(biāo)注系統(tǒng)，用戶(hù)自發(fā)的標(biāo)注關(guān)鍵詞隨意性大、描述準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)度不高，容易衍生出標(biāo)簽集混亂等問(wèn)題。因此，管理員標(biāo)注方式是檔案管理標(biāo)簽技術(shù)的首選，應(yīng)用樹(shù)形結(jié)構(gòu)化標(biāo)簽體系比扁平化標(biāo)簽體系要更適合這一場(chǎng)景，當(dāng)然，適當(dāng)通過(guò)自動(dòng)標(biāo)注方式提供一些基礎(chǔ)性標(biāo)簽服務(wù)，可以降低管理員手工標(biāo)注的工作量。

（3）文檔知識(shí)庫(kù)標(biāo)簽服務(wù)。

高校日常教學(xué)、管理、科研活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生大量電子文檔，如教學(xué)活動(dòng)中的課件、教學(xué)視頻、講義、作業(yè)、實(shí)習(xí)報(bào)告、課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)論文;管理工作中的日常辦公文檔（收文、發(fā)文、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、辦事流程、新聞稿、工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要）、項(xiàng)目文檔（可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)書(shū)、專(zhuān)家評(píng)審書(shū)、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）、年鑒、大事記、發(fā)展規(guī)劃、黨建工作文檔、工作照片、視頻;科研活動(dòng)中的項(xiàng)目申報(bào)、中期檢查、結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收、研究資料、研究成果、學(xué)術(shù)報(bào)告等。這些文檔具有個(gè)人文檔和組織（部門(mén)或?qū)W校）文檔雙重特征，通過(guò)學(xué)校、部門(mén)分級(jí)應(yīng)用或教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)條線應(yīng)用，組成了高校內(nèi)部的重要文檔知識(shí)庫(kù)。

在高校文檔知識(shí)庫(kù)的管理中引入標(biāo)簽技術(shù)很有必要，通過(guò)個(gè)人標(biāo)注、官方標(biāo)注相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文檔知識(shí)庫(kù)的多層級(jí)、多維度分類(lèi)和高效檢索，而且隨著文檔的積累，針對(duì)海量級(jí)的文檔利用NLP等技術(shù)進(jìn)行特征挖掘并自動(dòng)標(biāo)簽標(biāo)注，找出文檔的隱性關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)文檔價(jià)值的進(jìn)一步提升。

3.3 關(guān)鍵問(wèn)題和解決思路

3.3.1 標(biāo)簽體系設(shè)計(jì)

標(biāo)簽體系設(shè)計(jì)是高校文檔知識(shí)管理中的重要基礎(chǔ)，需要設(shè)計(jì)一套科學(xué)合理、運(yùn)行有效的標(biāo)簽管理體系來(lái)適應(yīng)個(gè)人文檔管理、學(xué)校文檔管理等不同應(yīng)用場(chǎng)景。標(biāo)簽體系設(shè)計(jì)可以采取受控標(biāo)簽和非受控標(biāo)簽相結(jié)合的方式，受控標(biāo)簽是學(xué)校官方提供的，符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)簽，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，不完全開(kāi)放維護(hù);非受控標(biāo)簽是用戶(hù)自定義的標(biāo)簽，全體用戶(hù)范圍內(nèi)開(kāi)放性維護(hù);如檔案管理應(yīng)用中應(yīng)以受控標(biāo)簽為主，用戶(hù)自定義標(biāo)簽為輔，個(gè)人文檔管理則可以使用用戶(hù)自定義標(biāo)簽為主，受控標(biāo)簽為輔。

標(biāo)簽管理可以采取標(biāo)簽云和標(biāo)簽樹(shù)結(jié)合，用戶(hù)自定義標(biāo)簽主要采用扁平化標(biāo)簽云結(jié)構(gòu)，管理簡(jiǎn)單，維護(hù)方便;受控標(biāo)簽主要采用層次結(jié)構(gòu)的標(biāo)簽樹(shù)，邏輯清晰，管理嚴(yán)謹(jǐn)。在標(biāo)簽標(biāo)注方式上，應(yīng)采取自動(dòng)標(biāo)注和人工標(biāo)注相結(jié)合，研究人工智能技術(shù)的融合應(yīng)用。

3.3.2 平臺(tái)化一體化設(shè)計(jì)

高校文檔知識(shí)管理應(yīng)作為一個(gè)整體來(lái)規(guī)劃和設(shè)計(jì)，采用統(tǒng)一平臺(tái)、整合共享、個(gè)性應(yīng)用的理念，融合個(gè)人文檔知識(shí)管理和學(xué)校文檔知識(shí)管理的需求，實(shí)現(xiàn)一體化文檔存儲(chǔ)、管理、分享、歸檔和個(gè)性化服務(wù)。

在平臺(tái)架構(gòu)上是一個(gè)“云平臺(tái)+終端應(yīng)用”的結(jié)構(gòu)，云平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文檔的云端存儲(chǔ)、應(yīng)用部署、服務(wù)接入、交換共享、標(biāo)簽體系管理等功能，終端應(yīng)用是根據(jù)個(gè)人文檔管理、學(xué)校文檔管理的特殊場(chǎng)景需求設(shè)計(jì)的桌面程序、手機(jī)APP等，和日常學(xué)習(xí)、工作中的電腦使用、手機(jī)使用深度結(jié)合，提供便捷的文檔本地化加載、管理、上傳下載、文檔標(biāo)注等功能。

平臺(tái)一體化設(shè)計(jì)中還有一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)是和學(xué)校各類(lèi)資源、信息系統(tǒng)的集成、對(duì)接和共享，建立和教學(xué)平臺(tái)、圖書(shū)館系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等各類(lèi)信息系統(tǒng)的接口對(duì)接，各系統(tǒng)中產(chǎn)生的文檔直接可以進(jìn)入文檔管理云平臺(tái)，打通文檔的產(chǎn)生、標(biāo)注、上云、下載、分享、檢索等應(yīng)用的全過(guò)程。

4 ?結(jié)語(yǔ)

標(biāo)簽技術(shù)為高校文檔知識(shí)管理提供了新的組織管理方式，是提升高校文檔知識(shí)管理水平的有效技術(shù)手段。標(biāo)簽技術(shù)目前在高校領(lǐng)域的應(yīng)用還處于發(fā)展初期階段，具有廣泛的應(yīng)用前景。高校文檔知識(shí)管理需充分考慮個(gè)人和學(xué)校的雙重需求和不同應(yīng)用場(chǎng)景的適用性。應(yīng)用受控標(biāo)簽和非受控標(biāo)簽相結(jié)合、標(biāo)簽云和標(biāo)簽樹(shù)相結(jié)合、自動(dòng)標(biāo)注和人工標(biāo)注相結(jié)合的設(shè)計(jì)理念，采用“云平臺(tái)+終端應(yīng)用”的一體化設(shè)計(jì)架構(gòu)可以更好地解決高校文檔知識(shí)管理中的難點(diǎn)問(wèn)題。

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