探討醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

徐國(guó)棟

[摘要] 信息技術(shù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化?，F(xiàn)如今，醫(yī)院檔案管理應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求，因此信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理的影響逐漸加大。檔案管理工作要積極應(yīng)對(duì)信息化進(jìn)程中出現(xiàn)的挑戰(zhàn)，同時(shí)利用信息技術(shù)發(fā)展帶來(lái)的機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理;信息化;機(jī)遇;挑戰(zhàn)

[中圖分類(lèi)號(hào)] G275;R197.3? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] C? ? ? ? ? [文章編號(hào)] 1673-9701（2019）03-0142-03

[Abstract] The development of information technology has realized the informationization of archive management. Nowadays， hospital archive management should conform to the development requirements of the information age， so the influence of informationization on hospital archive management is gradually increasing. The archive management work should actively respond to the challenges that arise in the process of informationization. And at the same time， the opportunities brought about by the development of information technology should be taken advantage of to realize the transformation of the traditional archive management model to the information management mode.

[Key words] Archive management; Information; Opportunity; Challenge

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院發(fā)展歷程，其存儲(chǔ)內(nèi)容不僅包括醫(yī)院各種文史資料，還包括醫(yī)療相關(guān)科學(xué)成果，記錄和見(jiàn)證了醫(yī)院的成長(zhǎng)發(fā)展歷程，具有重要的參考查詢價(jià)值和較高的保存價(jià)值。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分[1]。醫(yī)院檔案管理的水平在一定程度上能夠反映醫(yī)院的管理水平，在醫(yī)院管理過(guò)程中越來(lái)越受到重視。尤其是近年來(lái)，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使信息化手段成為重要工具，在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，信息化是一把雙刃劍，既為醫(yī)院管理提供方便，但同時(shí)也帶來(lái)挑戰(zhàn)。本文從信息化角度出發(fā)，全面分析信息化給醫(yī)院檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，在分析各種利弊的同時(shí)，力圖使醫(yī)院檔案管理得到更好的更快發(fā)展。

1 檔案信息化的概念

檔案信息化是在檔案管理活動(dòng)中充分利用現(xiàn)代化的信息手段和處理技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和分析。實(shí)質(zhì)上就是將檔案管理模式由傳統(tǒng)的實(shí)物保管為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)化為檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)與分析處理，并為社會(huì)提供服務(wù)[2]。檔案管理信息化的顯著特征是以信息技術(shù)為載體，在提高檔案信息共享程度的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)收集率和利用率的提高。檔案管理信息化包含四個(gè)方面內(nèi)容：數(shù)據(jù)資料信息化、工作流程信息化、檔案檢索和利用信息化、檔案管理人才信息化[3]。檔案管理信息化對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變具有重要意義，同時(shí)有助于提高檔案資源的利用率，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享水平。

2 信息化給醫(yī)院檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇

2.1實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資料的長(zhǎng)期保存

檔案的保管工作是檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，只有有了完整的檔案，才能有健全的檔案工作。醫(yī)院檔案保管工作關(guān)系到檔案維護(hù)的完整與安全，只有檔案被完好無(wú)損的保存下來(lái)，才能被迅速、準(zhǔn)確的利用[4]。利用數(shù)字化設(shè)備對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行掃描，以電子文件形式進(jìn)行保存和利用，經(jīng)過(guò)信息化處理的醫(yī)院檔案，能夠減少損毀和丟失的風(fēng)險(xiǎn)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的長(zhǎng)久保存。另外，隨著信息系統(tǒng)在檔案管理中的使用，建立了完善的檔案管理信息數(shù)據(jù)平臺(tái)，云端系統(tǒng)的使用，使得上述電子文件能夠輕松地保存至云端，節(jié)省了查找、保管、整理等工作所需的時(shí)間，提高了檔案管理效率[5]，避免了傳統(tǒng)實(shí)物檔案對(duì)保存條件的嚴(yán)苛要求。

2.2改善檔案資料的歸檔方式，減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度

醫(yī)院工作種類(lèi)繁多復(fù)雜，檔案管理工作更是門(mén)類(lèi)復(fù)雜，涉及面廣，從事檔案管理的工作人員任務(wù)繁重、壓力很大。傳統(tǒng)的檔案管理工作沒(méi)有借助現(xiàn)代化手段，完全利用人力借助簡(jiǎn)單的工具進(jìn)行純手工的檔案整理，目錄的整理、編號(hào)等繁雜工作完全由人工進(jìn)行操作，花費(fèi)的時(shí)間較多且出錯(cuò)率較高[6]。檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)后，手工操作被計(jì)算機(jī)運(yùn)算取代，工作人員可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)處理，使得工作流程被簡(jiǎn)化，工作效率提高，極大地改善了檔案管理人員的工作條件，減輕了檔案管理工作人員的壓力。另外，二維碼技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得醫(yī)院檔案管理工作更容易進(jìn)行。二維碼技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，配合管理系統(tǒng)的檔案收集、整理、保管等功能，在提高檔案管理效率的同時(shí)也提高了準(zhǔn)確率，這對(duì)于檔案歸檔方式是一個(gè)巨大的改進(jìn)。

2.3提高檔案信息共享程度，實(shí)現(xiàn)檔案利用最大化

整合后的檔案在有效性、共享性和系統(tǒng)性方面均有較大提升，因此經(jīng)過(guò)信息化處理后的電子檔案在利用程度和范圍上均要高于未處理過(guò)的檔案原件。打破了傳統(tǒng)檔案管理中檔案資料大多以隱性方式存儲(chǔ)在資料獲得者的腦海中的局限，由此一來(lái)各部門(mén)、各科室的工作人員可以在電腦上根據(jù)自己的需要檢索瀏覽電子檔案，實(shí)現(xiàn)按照需要進(jìn)行存取，使檔案資料的使用率大幅提高，從而導(dǎo)致共享程度的提高。信息技術(shù)和檔案管理工作的結(jié)合，構(gòu)建了更加靠譜的醫(yī)療管理平臺(tái)，有利于檔案管理工作跟上時(shí)代發(fā)展的步伐[7]。特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，高效率的資源共享和傳輸體系為醫(yī)院檔案資源的整合和共享創(chuàng)造了無(wú)限可能。

2.4創(chuàng)造了醫(yī)院檔案管理的服務(wù)模式，提高利用率

以往檔案主要以紙張為載體，歸檔方式以紙質(zhì)化形式存在，保管檔案資料的庫(kù)房對(duì)溫濕度和防蟲(chóng)提出了很高的要求[8]。存儲(chǔ)空間大、管理成本高、使用效率低、原件容易損壞，借閱者必須親自到檔案室進(jìn)行借閱或復(fù)印。信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使得檔案資料的電子化和數(shù)據(jù)化成為可能，進(jìn)而推進(jìn)了檔案管理數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式的發(fā)展，這種模式以信息化為基礎(chǔ)，充分結(jié)合醫(yī)院運(yùn)行實(shí)況，將信息技術(shù)融于檔案管理工作中[9]，建立以數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)的檔案資料有利于進(jìn)行查閱和檢索[10]，進(jìn)而有助于檔案資料的利用。同時(shí)利用電子檔案可與載體分離的特點(diǎn)及資源的可復(fù)制性和共享性等特點(diǎn)，由傳統(tǒng)的提供實(shí)體檔案到電子數(shù)據(jù)和實(shí)體檔案并用服務(wù)，由平面服務(wù)轉(zhuǎn)化為與網(wǎng)絡(luò)空間結(jié)合的立體服務(wù)[11]。檔案管理的信息化，節(jié)省了大量的存儲(chǔ)空間，提高了檔案資料的運(yùn)行效率，同時(shí)為醫(yī)院不同部門(mén)間的流通提供了便利，更好地為患者服務(wù)，提升醫(yī)院的管理水平，同時(shí)電子檔案更容易安全備份[12]。

2.5 有利于實(shí)現(xiàn)區(qū)域資源的共享與利用

檔案管理的最終目的是使檔案得到充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享[13]?，F(xiàn)代公立醫(yī)院的信息化發(fā)展是大勢(shì)所趨，特別是當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，如何進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)整理、搜集以及歸納直接決定了醫(yī)院的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，而龐大的數(shù)據(jù)就是醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力，這些數(shù)據(jù)不僅僅是醫(yī)院高層決策的重要依據(jù)，同時(shí)也是醫(yī)院自身實(shí)力的重要體現(xiàn)[14]。信息化技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了檔案管理的自動(dòng)化發(fā)展[15]，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的自動(dòng)存儲(chǔ)與實(shí)時(shí)檢索，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的自動(dòng)提取，進(jìn)而提高檔案信息的數(shù)據(jù)分析及共享[16]。認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，各個(gè)醫(yī)院都傾向于加大信息化建設(shè)的投入，在實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理方面投入更多的資金，目的就是為了推動(dòng)檔案信息資源共享的進(jìn)程。資金投入的加大為檔案管理實(shí)現(xiàn)區(qū)域共享和利用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)

3.1對(duì)檔案安全性帶來(lái)的挑戰(zhàn)

信息化在不斷提高醫(yī)院檔案利用率和公開(kāi)程度的同時(shí)，也給數(shù)字化檔案的安全管理和隱私管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)[2]。隱私和安全是信息化時(shí)代檔案管理工作面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，這不僅是指理論和技術(shù)層面，同時(shí)也涉及法律問(wèn)題[17]。實(shí)體檔案的安全性一般指保管安全，實(shí)體檔案一旦損壞丟失，彌補(bǔ)將非常困難。相對(duì)于實(shí)體檔案，電子檔案的安全性理解起來(lái)較為抽象。電子檔案與實(shí)體檔案最大的區(qū)別在于易改性[2]。實(shí)體檔案的修改容易進(jìn)行鑒別，而電子檔案修改后鑒定困難，這就對(duì)檔案的真實(shí)性提出了較大要求。另外，由于醫(yī)院電子檔案涉及患者隱私及醫(yī)院管理問(wèn)題的特殊性決定了其成為黑客、病毒等網(wǎng)絡(luò)非法入侵的攻擊對(duì)象。因此加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)十分重要。第三，醫(yī)院檔案的特殊性，要求必須做好檔案資料的備份工作，如果醫(yī)院檔案丟失，給醫(yī)院和患者帶來(lái)的損失是巨大的。保證醫(yī)院管理工作中的數(shù)據(jù)安全成為重大問(wèn)題，醫(yī)院的檔案管理工作的核心向保證檔案資料的安全傾斜[18]。大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)信息容易丟失、損壞甚至遭到黑客的攻擊，因此需要構(gòu)建一套符合信息化時(shí)代的檔案信息資源共享的安全保障體系[19]。

3.2 對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求

由于檔案管理工作在醫(yī)院管理中不受重視的尷尬現(xiàn)狀，一定程度上導(dǎo)致醫(yī)院從事該項(xiàng)工作的工作人員專業(yè)素養(yǎng)差、專業(yè)能力低，檔案管理崗位成為無(wú)足輕重的養(yǎng)老崗位，不少不具備檔案管理專業(yè)知識(shí)的人員由于各種原因進(jìn)入醫(yī)院檔案管理部門(mén)，這部分人員由于不具備專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作沒(méi)有深入了解，安于現(xiàn)狀，只進(jìn)行表面工作，從來(lái)不考慮醫(yī)院檔案管理的未來(lái)發(fā)展。另外，信息化水平的提高使得檔案管理人員面臨前所未有的挑戰(zhàn)，較高的專業(yè)知識(shí)水平是必備條件，除此之外還必須擁有一定的檔案專業(yè)能力。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，同樣要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的捕捉新技術(shù)的能力，要求檔案管理人員能夠勇于接受新技術(shù)，善于利用新科技，從而利用這些新技術(shù)、新科技為醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)。上述人員恰恰缺乏這種創(chuàng)新能力。以上現(xiàn)狀直接導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理工作的落后[20]。 綜上所述，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)尤為重要，這里所說(shuō)的職業(yè)素養(yǎng)不僅包括檔案管理專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能，還包括勇于創(chuàng)新，敢于使用新技術(shù)的能力。

3.3 對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了新的要求

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式的目的在于供人們傳閱和查詢，更多的是保護(hù)和收藏檔案。在這種模式下，人們查閱和利用檔案是有門(mén)檻和限制的，檔案并不對(duì)社會(huì)公開(kāi)，從而導(dǎo)致效率低、公開(kāi)性差。信息化時(shí)代的到來(lái)，每個(gè)人都是信息的制造者，人們利用和查閱檔案的方式多樣，檔案資料的神秘面紗被逐步揭掉，更多地面向公眾，使用率也逐漸提高。除此之外，檔案管理查詢服務(wù)越來(lái)越成為衡量一家醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵因素，越來(lái)越多的患者要求較高的服務(wù)體驗(yàn)度。所有這些都對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式提出新的要求，檔案管理模式應(yīng)該向一種更加積極的、開(kāi)放的方向發(fā)展。

醫(yī)院檔案管理信息化是大勢(shì)所趨，是提高醫(yī)院整體競(jìng)爭(zhēng)力的歷史必然。重視檔案管理，正確面對(duì)信息化對(duì)檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，加強(qiáng)資金投入，提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，保證信息系統(tǒng)的安全性，充分利用信息化帶來(lái)的機(jī)遇，使檔案管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，從而提高醫(yī)院總體競(jìng)爭(zhēng)水平，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。另外，加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變醫(yī)院服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理由單純化走向信息化管理，檔案利用從封閉型轉(zhuǎn)向開(kāi)放型，這些均是當(dāng)前醫(yī)院檔案工作需要思考和解決的問(wèn)題。

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（收稿日期：2018-08-22）