試論信息化條件下會計檔案電子化管理問題

孫海媛

摘 ? 要：隨著計算機信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)工作已經(jīng)全面進入信息化，會計檔案管理也進入了電子化管理時代。在信息化條件下，傳統(tǒng)手工記賬時代已經(jīng)一去不復返，取而代之的是無紙化財務(wù)信息共享空間，這種情況下，企業(yè)會計檔案電子化管理問題也引起了廣泛關(guān)注，本文對信息化條件下會計檔案電子化管理進行了詳細的分析和闡述，首先闡述了信息化條件下會計檔案電子化管理的基本特征，接著提出了信息化條件下會計檔案電子化管理中的問題，最后針對問題，提出了相應的解決對策，以供同行商榷。

關(guān)鍵詞：信息化時代 ?會計 ?檔案管理 ?電子化

中圖分類號：F230 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）11（b）-0170-02

1 ?信息化條件下會計檔案電子化管理的特征

（1）對環(huán)境要求高。電子檔案的管理對空間大小的要求不高，分類與查閱也相對簡單，但是存儲于硬盤或光盤這些介質(zhì)中的信息，需要一些適宜的環(huán)境條件來保證信息的完整性。

（2）電子文檔易篡改。電子化會計檔案信息的集中度很高，幾乎都是存儲于磁介質(zhì)中。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，最大的區(qū)別在于一旦被篡改，不容易被發(fā)現(xiàn)，大大降低了檔案信息的真實性。

（3）具有共享性和高效性。電子化會計檔案管理工作都是依靠相應的計算機軟件完成，所以在管理效率和信息整合速度方面都比傳統(tǒng)方式快很多，具有明顯高效性。絕大部分財務(wù)信息都可以通過網(wǎng)絡(luò)向外傳遞，會計信息的價值得到了充分的利用，提高了檔案信息的共享性。

2 ?信息化條件下會計檔案電子化管理中的問題

（1）存儲環(huán)境不理想。由于傳統(tǒng)檔案都是紙質(zhì)的，對其的存儲較為簡單，而電子檔案比較特殊，所以對電子檔案的存儲要求也較高?，F(xiàn)階段，很多企業(yè)對電子檔案的存儲不夠規(guī)范，存儲方式陳舊，所以電子檔案信息丟失和被篡改的可能性也越來越大，存儲方式不恰當，存儲介質(zhì)受到溫度、磁場、濕度等的影響，最終導致了電子檔案信息的不真實。在有的企業(yè)中，對電子檔案的管理權(quán)限沒有做出相應的規(guī)范，對操作者也沒有進行規(guī)范，所以電子檔案面臨的處境很危險。

（2）缺乏完善的檔案管理制度。目前，企業(yè)中都已經(jīng)進入了信息化的階段，但是在對會計檔案的管理工作中，仍舊延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理制度，而沒有根據(jù)信息化的發(fā)展步伐對制度進行調(diào)整，對電子檔案的管理始終處在探索中。企業(yè)中對于電子檔案的認識不夠全面，認為只要有管理制度就可以，沒必要進行調(diào)整。而在實際的工作中，由于電子檔案是完全區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的，而管理制度如果不更換，則會形同虛設(shè)，沒有任何的約束力和控制力。所以電子檔案信息的不完善，不規(guī)范等，都會在日常工作中顯露出來。

（3）數(shù)據(jù)備份工作不夠及時到位。無論是傳統(tǒng)的會計，還是進入信息化條件下的會計，會計檔案都是記錄企業(yè)中所發(fā)生的一切經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息，而會計檔案的備份工作顯得尤為重要，對會計檔案進行備份和完善，是規(guī)避會計風險的有效途徑。但是在實際工作中，由于會計檔案管理人員對會計電子檔案的認識不夠全面，沒有認識到會計電子檔案備份的重要性，所以在很多情況下都會出現(xiàn)會計數(shù)據(jù)丟失和不真實的現(xiàn)象。

（4）缺乏專業(yè)的計算機操作人員。企業(yè)進入信息化條件下，會計電子檔案工作人員，除了要具備專業(yè)的會計知識和技能外，還要熟練掌握計算機的相關(guān)操作，而在操作計算機的過程中，由于計算機和網(wǎng)絡(luò)本身的特性，也給會計檔案電子化管理帶來了諸多的問題，如：黑客入侵、病毒威脅等，這些都會對會計檔案信息造成一定的影響，所以對計算機的日常維護也非常重要。而在現(xiàn)階段，企業(yè)中維護計算機的專業(yè)人員較為匱乏，往往都是計算機出現(xiàn)故障后，才會找專業(yè)人員進行檢修，所以這也增加了企業(yè)會計信息泄露的可能性。

3 ?會計信息化下電子檔案管理的對策

（1）完善會計檔案電子化管理制度。企業(yè)必須根據(jù)實際情況去全面分析會計檔案管理工作中的問題，制定具有針對性的詳細的執(zhí)行方案，建立貼合企業(yè)會計檔案工作情況的管理制度和解決方案，必要時還可以學習并借鑒相關(guān)企業(yè)成功的做法和已有的管理經(jīng)驗。

（2）建立會計檔案風險防范系統(tǒng)。雖然會計檔案電子化管理給會計的相關(guān)工作帶來了非常大的便利，但是由于計算機處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，加之網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息時代下的會計檔案往往存在著一定的安全隱患，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)容易受到黑客的入侵，病毒的侵襲等，所以企業(yè)中更應該重視會計檔案信息的完整性和安全性。這種情況下，企業(yè)中應該針對會計檔案的管理建立相應的風險防范體系，如建立防火墻、定期查殺病毒等，與此同時，企業(yè)中更應該加強對會計檔案的管理和保存，最大限度的保護會計檔案的安全。對于會計檔案中較為重要的信息數(shù)據(jù)，應該設(shè)立專人專崗制，建立風險防范預警系統(tǒng)，對檔案工作的流程實行監(jiān)控，最大的保護重要檔案信息的安全，降低風險發(fā)生的概率。

（3）優(yōu)化會計檔案電子化管理模式。由于傳統(tǒng)的會計檔案管理工作模式較為簡單，所以在檔案電子化管理模式下，必須要更改傳統(tǒng)的工作模式，結(jié)合實際情況，采取較為有效的措施。首先在檔案信息的存儲方式上要有所改變，在信息化條件下，檔案信息的存儲需要通過計算機進行儲存，而傳統(tǒng)的會計檔案儲存不僅費時費力，同時也占用了大量的空間，而會計檔案電子化管理實現(xiàn)了信息的集中式的存儲和處理，給信息使用者提供了便利;另外，會計檔案電子化管理是紙質(zhì)資料向數(shù)字信息轉(zhuǎn)化的過程，在傳統(tǒng)檔案存儲時期，檔案信息的收集和整理工作需要耗費大量的人力和時間，工作量較大，且工作效率不高，這個過程中，對相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力也提出了更高的要求，所以進入信息化時代，利用計算機的相關(guān)技術(shù)，將紙質(zhì)化的會計檔案轉(zhuǎn)化為電子化、數(shù)字化，不僅提高了工作的效率，同時工作質(zhì)量也得到了提高。最后，電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者相比較，由于電子檔案是存儲在計算機或者磁介質(zhì)中，不會受到磨損，且存儲時間較長，而紙質(zhì)會計檔案如果遇到搬遷或者是存儲時間長等，可能會出現(xiàn)磨損或者字跡模糊等情況，所以電子檔案本身可以備份，為會計檔案的保存提供了可靠的保障。

（4）致力于提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。在信息化條件下，對會計檔案電子化管理人員的要求也越來越高，不僅要掌握管理的一些內(nèi)容，同時還要掌握計算機的相關(guān)知識，只有這樣才能更好的從事會計檔案電子化管理工作。對于會計檔案管理的相關(guān)人員，企業(yè)應該定期開展培訓，結(jié)合信息化發(fā)展的相關(guān)特征，開展會計相關(guān)技能和計算機知識的培訓，全面提升財務(wù)人員的綜合水平，最終提升會計檔案電子化管理的水平。同時，對于會計檔案電子化管理的工作人員，在學習新知識的同時，要結(jié)合工作的需要，應用到實際工作中，完成電子檔案的管理和備份工作，規(guī)避工作中的一些風險問題，提高工作效率。另外，檔案電子化管理人員也應該學習一些簡單的計算機硬件和軟件的維護技能，提高計算機的使用率，提高計算機的安全性能。

4 ?結(jié)語

綜上所述，在進入信息時代后，企業(yè)應該將會計檔案的電子化管理提升日程，并將其作為重要的工作內(nèi)容之一。企業(yè)中全體員工，無論是領(lǐng)導層還是普通員工，都應該有信息化的意識，跟上時代發(fā)展的步伐，不斷的學習新知識。對于會計檔案電子化管理人員而言，更要根據(jù)信息化的相關(guān)內(nèi)容，建立完善的會計檔案管理系統(tǒng)，不斷的提高工作的效率和質(zhì)量，緊隨時代的步伐，為企業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

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