檔案管理制度體系的構(gòu)建及優(yōu)化路徑

李軍艷

摘? 要：信息技術(shù)覆蓋的領(lǐng)域比較多，檔案管理在不間斷的創(chuàng)新發(fā)展中也實(shí)現(xiàn)了信息資源的數(shù)字化建設(shè)和各項(xiàng)工作的整合管理。檔案管理模式和手段發(fā)生了變化，想要將現(xiàn)代化管理理念充分落實(shí)到檔案管理工作中，促進(jìn)各項(xiàng)工作的規(guī)范化進(jìn)行，就需要結(jié)合單位發(fā)展的實(shí)際情況，建立一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理制度體系，以此為基礎(chǔ)來(lái)開(kāi)展各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作行為的約束管理。管理制度體系在應(yīng)用的過(guò)程中還要不斷進(jìn)行優(yōu)化和完善，這樣才能將檔案管理制度體系的作用充分體現(xiàn)出來(lái)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;制度體系;優(yōu)化路徑

檔案管理制度體系的構(gòu)建是檔案工作順利開(kāi)展的前提，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利開(kāi)展，就一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度體系構(gòu)建的重視。檔案是單位中的重要信息資源，以往應(yīng)用的管理制度體系需要進(jìn)行更新完善，才能推動(dòng)事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。如何對(duì)檔案管理制度體系進(jìn)行完善和構(gòu)建是管理人員需要研究的問(wèn)題，在制定管理制度體系的過(guò)程中也需要建立優(yōu)化思路，明確檔案管理制度體系的重要性，實(shí)現(xiàn)制度體系的科學(xué)構(gòu)建。

一、 建立現(xiàn)代檔案管理制度體系的必要性

1、 單位改革需要檔案管理制度的創(chuàng)新

單位在發(fā)展的過(guò)程中，內(nèi)部的運(yùn)管機(jī)制和管理制度都進(jìn)行了更新和完善，而檔案在其中起到了不可替代的作用，其可以為單位各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展、發(fā)展決策的制定和保障單位自身權(quán)益提供重要的參考依據(jù)，是單位其他工作有序開(kāi)展的基礎(chǔ)，只有不斷對(duì)檔案制度體系進(jìn)行創(chuàng)新，才能推動(dòng)單位的變革發(fā)展。

2、單位的現(xiàn)代化建設(shè)需要檔案管理制度的新思路

傳統(tǒng)檔案管理模式制約著單位的發(fā)展，檔案部門是單位管理工作中的重要組成部分，檔案部門想要適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展形式，就一定要提出新的發(fā)展思路，對(duì)以往應(yīng)用的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，以此實(shí)現(xiàn)制度的完善和創(chuàng)新，這樣才能促進(jìn)單位的現(xiàn)代化發(fā)展和建設(shè)。

3、檔案管理制度的強(qiáng)弱決定著檔案工作的質(zhì)量

檔案管理制的有效落實(shí)可以對(duì)檔案工作進(jìn)行有效管理，也可以在一定程度上保障檔案管理工作的質(zhì)量，對(duì)提高服務(wù)質(zhì)量和水平有著積極影響。

二、新形勢(shì)下，建立現(xiàn)代單位檔案管理制度體系

檔案管理制度的建設(shè)是科學(xué)規(guī)范開(kāi)展檔案工作、加強(qiáng)單位信息檔案資源建設(shè)工作的首要環(huán)節(jié)。因?yàn)橹贫仁腔A(chǔ)保證和根本保障，它使各項(xiàng)工作有章可循、有法可依。現(xiàn)代檔案管理制度體系的建設(shè)應(yīng)包含檔案工作規(guī)章、檔案管理制度、檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和重點(diǎn)檔案工作制度等方面的內(nèi)容。其中檔案工作規(guī)章包括各級(jí)、各部門檔案工作人員責(zé)任及文件形成歸檔責(zé)任制度、檔案工作規(guī)定、資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等方面，檔案管理制度具體又涵蓋了檔案管理辦法、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度等制度內(nèi)容，檔案業(yè)務(wù)規(guī)范則又囊括了檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范、檔案全宗管理辦法等內(nèi)容。

現(xiàn)有的單位檔案管理制度，在各個(gè)環(huán)節(jié)和實(shí)施中，要想使其更加的具有執(zhí)行力和操作力，單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)先進(jìn)行檔案管理制度的規(guī)范和深化，利用新型的科技電子管理設(shè)備不斷對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的整理分配，同時(shí)在時(shí)代的督促下加大對(duì)管理制度的革新，使其隨著時(shí)代的進(jìn)步不斷具有新鮮的活力和動(dòng)力，能夠在日益變化的社會(huì)中保持其先進(jìn)的管理水平。除此之外，單位在進(jìn)行檔案管理制度的創(chuàng)新和制定時(shí)，管理者要充分結(jié)合單位的實(shí)際工作，采取因地制宜的管理方式，促使檔案管理制度能夠得到最有效的深化，并積極配合單位制度建設(shè)工作。結(jié)合檔案工作的特點(diǎn)難點(diǎn)，單位在貫徹制度建設(shè)的總體部署和要求的前提下，檔案工作人員勤做功課，積極調(diào)研。檔案管理人員工作職責(zé)、檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等等規(guī)范，奠定了檔案管理工作的基礎(chǔ)，初步在制度建設(shè)和執(zhí)行環(huán)節(jié)層面上打造了閉環(huán)管理平臺(tái)。進(jìn)一步強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，嚴(yán)格工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作很快上了一個(gè)新的臺(tái)階。

三、優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理制度體系

1、制度創(chuàng)新戰(zhàn)略實(shí)用化

制度創(chuàng)新著眼點(diǎn)在于組織內(nèi)部。機(jī)制與制度是密切相關(guān)的。機(jī)制是由制度內(nèi)化而來(lái)的，檔案管理制度是否符合本單位運(yùn)行規(guī)律，這是檔案管理機(jī)制創(chuàng)新能否實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。沒(méi)有永久不變的制度，只要是符合本單位實(shí)際情況的，可以進(jìn)一步提高效率的就是好制度。制度創(chuàng)新的成果要經(jīng)得起實(shí)踐的考驗(yàn)。在檔案館看來(lái)有效可行的制度，未必在基層單位檔案室能順利推廣和應(yīng)用。檔案人員一定要深入學(xué)習(xí)和研究本單位的當(dāng)前發(fā)展戰(zhàn)略和中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃。

2、實(shí)現(xiàn)檔案的復(fù)合化管理

新技術(shù)革命是各行各業(yè)發(fā)展的必然時(shí)趨勢(shì)，推動(dòng)了各項(xiàng)工作的現(xiàn)代化、自動(dòng)化發(fā)展。檔案工作實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化管理，應(yīng)用的范圍也愈加廣泛，不再只局限于檔案室中，可以應(yīng)用到各個(gè)地方，檔案管理工作的重要性也愈加凸顯。在進(jìn)行檔案工作信息化和現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，一定不能完全去除傳統(tǒng)的檔案管理模式，需要在傳統(tǒng)模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，將現(xiàn)代化技術(shù)和管理手段應(yīng)用到其中，實(shí)現(xiàn)二者的有機(jī)融合。讓紙質(zhì)檔案和電子檔案的作用都可以體現(xiàn)出來(lái)，采用不同的管理手段對(duì)其進(jìn)行管理，構(gòu)建一個(gè)完善的管理制度體系，促進(jìn)檔案工作的良性發(fā)展。

3、全面整合檔案資源，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與共享服務(wù)

整合檔案資源，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，是檔案工作的最終目的與方向。它是以檔案管理系統(tǒng)軟件為橋梁，通過(guò)電子數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、與單位主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的接口鏈接開(kāi)發(fā)等手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面整合，通過(guò)條目檢索與全文檢索，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享服務(wù)。在信息化的現(xiàn)代單位，要配置適合信息量大、傳播速度快、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理的軟硬件設(shè)施設(shè)備，開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)與單位主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)接口，通過(guò)創(chuàng)建數(shù)字化檔案室與檔案登記備份，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案、單位各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，各類電子文件等檔案資源的全面整合與網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)，構(gòu)建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化收集、管理、存儲(chǔ)、服務(wù)等各環(huán)節(jié)的管理體系。

由此可見(jiàn)，檔案管理模式與管理體制是動(dòng)態(tài)發(fā)展的，需要結(jié)合先進(jìn)理念和具體實(shí)際，不斷補(bǔ)充，推進(jìn)單位檔案管理模式與管理體制研究的不斷深入。和諧社會(huì)背景下需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全新的思考和改革，這既是社會(huì)主義和諧社會(huì)民主法治、公平正義、誠(chéng)實(shí)守信等社會(huì)內(nèi)涵對(duì)檔案管理工作的內(nèi)在要求，又是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制對(duì)檔案管理工作提出的新的挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)

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