人才市場檔案管理工作中的問題及策略

趙艷清

摘 要：在人才市場管理工作中，檔案是最重要的組成部分之一。隨著當前市場經(jīng)濟與信息網(wǎng)絡建設的快速發(fā)展，人才市場檔案管理既迎來了一些空前的機遇，又面臨著一些新的挑戰(zhàn)。本文主要分析了現(xiàn)階段人才市場的檔案管理工作現(xiàn)存的主要問題，并針對這些問題，提出了幾點合理的、可行的應對策略，僅供參考。

關鍵詞：人才;檔案;管理

引言：

記錄人才信息的主要載體，就是人事檔案，它能將個人的基本信息反映出來，是各個企業(yè)著手人才選擇、考察的重要依據(jù)。而伴隨進入到信息化時代，人才市場人事檔案管理工作，也出現(xiàn)了諸多問題，給人才市場檔案管理工作的有序開展形成了一定限制。故此，伴隨市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，人才市場檔案管理工作也須進行不斷改進、更新，以能夠良好滿足當前人事檔案管理工作的實際需求。

一、人才市場檔案管理工作現(xiàn)存的主要問題

人才市場檔案管理工作中，學生檔案信息占據(jù)了很大一部分，其中多為歷屆畢業(yè)生檔案信息，記載著畢業(yè)生的學習成績、政治面貌、思想品德、個人經(jīng)歷等個人信息，可以說將畢業(yè)生的個人素質(zhì)全面反映了出現(xiàn)，這些都是企業(yè)用人、選人的重要數(shù)據(jù)。但是，在管理這些檔案的具體工作中，仍有一些不足之處，筆者認為大致可分為如下幾點：

（一）檔案管理模式滯后

在信息化時代下，檔案管理工作中廣泛地運用了信息技術，這使得檔案管理工作的綜合水平得以顯著提升。然而，在人才市場檔案管理工作中，由于一些因素的制約，當前仍有部分人才市場使用者以往老舊的檔案管理模式，使用著手工操作與單一的分類管理方法，這無疑會給檔案信息的查詢形成較大影響，難以達到準確、快速[1]。同時，由于學校專業(yè)類型的差異，人才分類也不盡相同，但是，在實際檔案管理工作中，卻未曾開展信息分類，進而導致了難以有效、及時地提供信息服務，給信息查詢形成阻礙。

（二）檔案管理缺乏規(guī)范性

人才市場檔案管理工作相對繁雜，因而，在實際工作中難免會出現(xiàn)管理操作不規(guī)范的情況。比如，人才市場未能嚴格根據(jù)實施細則操作人事檔案管理工作，沒有及時有效地展開檔案的整理、收集或是歸檔等工作。此外，檔案管理人員在實際工作中，也存在有對自身缺乏約束的情況，比如，在接收學生檔案的時候，只是在原始檔案上展開編號，這就會影響到檔案信息的查詢，并導致檔案信息內(nèi)容不全面，從而給檔案管理的服務質(zhì)量形成很大影響。

（三）檔案管理人員不夠?qū)I(yè)

現(xiàn)階段，我國的人才市場檔案管理部門中，存在著人員素質(zhì)參差不齊的情況，很多都不具有專業(yè)的檔案管理知識。并且，個別檔案管理人員，在工作中顯得積極性缺失，沒能充分認識到檔案管理工作的重要性，甚至連自身的職業(yè)道德素養(yǎng)都無法堅守。這些因素，自然會給檔案管理工作的有序進行形成制約，給檔案數(shù)據(jù)、信息的高效使用帶來影響，減弱了檔案的信息服務功能，也就無法良好地為檔案信息使用者提供有效的信息。

（四）檔案管理信息化建設落后

現(xiàn)代化管理發(fā)展的必然趨勢之一，就是檔案信息化，加快推動檔案信息化管理，可以使檔案管理工作的效率、質(zhì)量得以顯著提升。但是，人才市場檔案管理當前卻存在著，檔案信息化建設落后的情況，比如信息化軟件薄弱、缺少統(tǒng)一的規(guī)范與標準、檔案管理人員現(xiàn)代化信息技術水平不高、數(shù)據(jù)保存存在風險和漏洞等，上述這些都較大程度影響到了人才市場檔案信息化的建設。

二、新形勢下人才市場檔案管理工作應對措施探討

伴隨經(jīng)濟全球化的不斷深入，改進、完善人才市場檔案管理工作，既是為了有效滿足人才市場管理良性發(fā)展要求，又有助于市場服務質(zhì)量地提高，以及市場資源配置的優(yōu)化。因而，人才市場檔案管理部門，應對檔案信息化建設與管理的意義有一個清晰地認識，以實現(xiàn)檔案管理工作健康發(fā)展。要做到這一點，筆者提出了如下幾點應對策略：

（一）加強對人才市場檔案管理的重視度

做好檔案管理工作的首要前提，就是加強對人事檔案管理工作的重視度。因而，可通過提高檔案管理工作宣傳力度，來促使檔案管理重視程度地提升。同時，要注重檔案管理人員個人素質(zhì)地強化，以能更好應對新形勢下的新要求、新情況、新問題[2]。另外，檔案管理人員應有意識著手工作模式地創(chuàng)新，旨在將人事檔案的價值充分發(fā)揮出來。

（二）加快人才市場檔案管理規(guī)范化建設

要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化建設，筆者認為可從如下三點著手：首先，推行專人管理，統(tǒng)一整理人事檔案，按照類別、專業(yè)、系別、院校、性質(zhì)等，分類歸納人事檔案，以實現(xiàn)多種信息檢索路徑地創(chuàng)建;其次，在收集檔案時展開精細化操作，對人才信息檔案做不斷優(yōu)化、完善，并不斷補充信息內(nèi)容缺少的檔案，以使檔案可對畢業(yè)人才的個人素質(zhì)做客觀與真實地反映;最后，對于那些無用的人事檔案，在整理檔案時應做相應剔除，將某些無效的信息內(nèi)容及時銷毀，并且保證及時更新檔案信息。

（三）定期核查與修復檔案

上述提到，人才市場檔案管理工作較為繁雜，時常會出現(xiàn)丟失檔案、損壞檔案的情況，因而，定期核查與修復檔案，就成了實際人才市場檔案管理工作中不可忽視的一個環(huán)節(jié)，要對人事檔案做定期的清點與核對。同時，要確保檔案安全，檔案管理人員應留意其與基本原始記錄是否相符，以保障資料不丟失。此外，在檔案信息發(fā)生變動時，為了確保資料的真實、完善，一定要在第一時間進行更正。并且，對檔案進行定期核查與修復的同事，也要分類存放檔案信息，規(guī)范化管理不同的人事檔案，展開合理分類，以使檔案管理的時效性得以有效提升。

（四）加強檔案鑒定工作方面的投入

有效篩選檔案信息的重要步驟，就是檔案鑒定，這項工作對于檔案后期的查找等都有著輔助作用。但是，由于人才市場檔案管理部門檔案信息量大、內(nèi)容多、工作重，常常忽略了對檔案鑒定方面的投入，只關注檔案的收集與管理。如此一來，就會出現(xiàn)把不同信息、不同價值檔案歸在一起的情況，使得檔案查詢變得混亂，給快速查找相關檔案信息形成影響[3]。故而，為了提升檔案保管的價值，應對檔案鑒定工作加大投入，細分檔案，始終堅持檔案鑒定原則，規(guī)范檔案鑒定程序。

（五）創(chuàng)新管理模式，推動檔案管理信息化建設

為了有效滿足新形勢下，人才市場檔案管理工作的新要求，就必須創(chuàng)新管理模式，推動檔案管理信息化建設。應充分考慮將信息化的優(yōu)勢發(fā)揮出來，以實現(xiàn)檔案信息化建設工作有序進行。對此，應做好以下幾方面工作：

一方面，重視信息錄制的規(guī)范性。在計算機檔案管理系統(tǒng)中，錄入數(shù)據(jù)，形成可用信息數(shù)據(jù)，在錄入的時候一定要結(jié)合檔案管理的實際需要，以確保信息的準確性、完整性。同時，對錄制的數(shù)據(jù)，要展開統(tǒng)一的存儲及備份，以推動檔案信息化儲存的規(guī)范化建設，使信息數(shù)據(jù)的安全新得以更好保障。

另一方面，加強檔案管理人員培訓，展開信息化培訓，以促使檔案管理人員信息專業(yè)化知識、技能地顯著提升。而檔案管理人員對于自身也需嚴格要求，要以飽滿的熱情投入到工作實際中，確保整個信息錄入的準確性，提升檔案管理服務質(zhì)量，使人才市場檔案管理的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

結(jié)語：

總而言之，新形勢下的人才市場檔案管理工作，可謂機遇與挑戰(zhàn)并存。為了更好地抓住機遇，就必須及時發(fā)現(xiàn)當前所存在的問題，并積極探討相應的解決措施，如此一來，才能良好滿足當前人事檔案管理工作的實際需求。

參考文獻：

[1]李明竹.人才市場的檔案信息化管理方法分析[J].民營科技，2017（1）：107-107.

[2]姜婷婷.優(yōu)化人才市場檔案管理的有效策略[J].辦公室業(yè)務，2018（13）：90-90.

[3]劉紅，路思，張秋霞.論我國人才市場檔案管理工作中的現(xiàn)存問題和對策[J].云南檔案，2014（5）：46-48.