高校檔案工作實(shí)現(xiàn)信息化管理的策略研究

趙梅娟

摘 要：近些年，隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，以及“互聯(lián)網(wǎng)+”的提出，為了緊跟時(shí)代的步伐，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，高校檔案工作實(shí)現(xiàn)信息化管理已經(jīng)勢(shì)在必行。文章主旨在于研究高校檔案工作實(shí)現(xiàn)信息化管理的策略，首先介紹了建設(shè)高校檔案信息化管理的意義，其次對(duì)現(xiàn)階段高效檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行了歸納總結(jié)，最后針對(duì)這些問(wèn)題，對(duì)高校檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理提出了針對(duì)性的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;信息化管理

高校進(jìn)行檔案信息化管理，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案信息化管理的本質(zhì)就是運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)實(shí)體的檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)數(shù)字儲(chǔ)存，使其更加容易保管，防止信息的遺落丟失，同時(shí)這種信息化管理還具有易于管理，提升檔案管理的效率的優(yōu)點(diǎn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，高校的檔案管理也應(yīng)逐步加快信息化進(jìn)程。檔案管理的信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，因此在這一長(zhǎng)期的建設(shè)過(guò)程中，需要采用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷的對(duì)檔案部門(mén)進(jìn)行強(qiáng)化。只有這樣，才能更好的促進(jìn)推進(jìn)高校的管理模式改革。

一、檔案信息化的意義

檔案信息化管理能夠提升高校檔案管理的工作效率，高校的檔案信息來(lái)源于各個(gè)部門(mén)，這就導(dǎo)致檔案室的工作量大、工作效率低。因此高校對(duì)于檔案管理必須進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)信息化管理;檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案的資源共享，檔案的信息化管理建設(shè)中，其主要核心在于資源的共享，通過(guò)利用信息技術(shù)優(yōu)化管理，提升檔案信息的利用率;檔案信息化管理能夠推進(jìn)高校的管理模式改革，傳統(tǒng)的檔案信息通常是封閉性的存放，缺少有效的利用，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，檔案施行信息化管理有效的提升了信息的利用率，對(duì)高校管理模式改革有著促進(jìn)的作用。

二、高效檔案信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）缺乏足夠的資金支持

在現(xiàn)階段，很多的高校存在信息化建設(shè)的成果并不理想，主要是由于缺乏足夠的資金作為支撐。資金缺乏的問(wèn)題，已經(jīng)成為了困擾各大高校信息化建設(shè)的主要難題之一。信息化管理需要大量的投入，主要用于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等管理系統(tǒng)的構(gòu)建。除此之外，由于電子設(shè)備有著非?？斓母?lián)Q代速度，根據(jù)摩爾定律，每18個(gè)月電子芯片的集成密度會(huì)增加一倍，這就導(dǎo)致了電子設(shè)備的維修與更換，在這個(gè)過(guò)程中必然會(huì)出現(xiàn)費(fèi)用。缺乏足夠的資金投入，造成了高校檔案室無(wú)法運(yùn)用最先進(jìn)的信息技術(shù)，基礎(chǔ)設(shè)施陳舊落后，檔案信息化管理無(wú)法達(dá)到預(yù)期效果。

（二）缺乏專業(yè)性人才

現(xiàn)階段，各高校的檔案管理人員存在專業(yè)水平較低的情況，缺乏相關(guān)方面的專業(yè)知識(shí)，無(wú)法熟練地操作信息化管理系統(tǒng)。這些人員一般缺乏相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，素質(zhì)水平較低，無(wú)法勝任本職位。這些管理人員不具備應(yīng)有的信息判斷能力，對(duì)于新事物的接受能力較差，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤操作以及違規(guī)操作，造成重大的檔案管理事故。除此之外，高校對(duì)于檔案管理相關(guān)人員缺乏有效的管理，待遇不高也是重要的因素。這種情況就導(dǎo)致了兩種情況，一種情況是高校無(wú)法留住相關(guān)的優(yōu)秀人才，造成嚴(yán)重的人才流失，另一情況是難以引進(jìn)優(yōu)秀人才，高校的待遇不能對(duì)優(yōu)秀人才造成吸引，從而導(dǎo)致了高校人才匱乏，管理人員缺乏專業(yè)水平的困境。

（三）缺乏必要的安全保障

檔案信息化管理的建設(shè)中，要重點(diǎn)關(guān)注檔案信息的保密性以及安全性，以免造成信息泄露或信息丟失。現(xiàn)階段我國(guó)的大多數(shù)高校在建設(shè)檔案信息化管理的過(guò)程中，對(duì)檔案信息的安全缺乏足夠的重視。信息化雖然提升了工作的效率，卻也帶來(lái)了一些問(wèn)題，例如電腦病毒、黑客攻擊以及非法訪問(wèn)等網(wǎng)絡(luò)特有的安全威脅。對(duì)這些問(wèn)題的忽視，往往會(huì)造成重要數(shù)據(jù)的丟失、損毀，嚴(yán)重的還會(huì)對(duì)學(xué)校造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

三、高效檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的對(duì)策

（一）加大資金投入，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施

要建設(shè)好檔案的信息化管理，必須要加大資金的投入力度，采用新型、先進(jìn)的信息技術(shù)，并保障基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為檔案管理的信息化提供必要的硬件支持。保證足夠的資金，是信息化管理體系構(gòu)建的基礎(chǔ)和前提，這就要求高校必須對(duì)檔案信息化的建設(shè)加以重視，保證資金的充足以及其他政策方面的傾斜，結(jié)合高校的實(shí)際情況，選擇與學(xué)校的實(shí)際情況相契合的信息管理系統(tǒng)以及安全系統(tǒng)，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集管理。除此之外，高校也應(yīng)對(duì)學(xué)校內(nèi)部的部門(mén)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行整合，完善學(xué)校內(nèi)部局域網(wǎng)，提升管理效率。

（二）積極引進(jìn)人才，加強(qiáng)人員專業(yè)素質(zhì)

基于各個(gè)高校檔案管理人員的現(xiàn)狀，應(yīng)從三個(gè)方面進(jìn)行解決：第一，對(duì)于高校內(nèi)部現(xiàn)有的檔案管理人員要進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)能力，轉(zhuǎn)變他們的思想，使其成為專業(yè)化、高水平、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍;第二，學(xué)校要提高相關(guān)人員的相關(guān)待遇，加強(qiáng)重視力度;第三，加大優(yōu)秀專業(yè)人才的引進(jìn)力度，制定完善的人才引進(jìn)措施。

（三）加強(qiáng)安保建設(shè)，建立監(jiān)管機(jī)制

對(duì)于高校檔案工作進(jìn)行信息化管理，相應(yīng)的安全措施是非常有必要的。校方應(yīng)對(duì)信心的安全加以重視，并建立完善的信息安全管理系統(tǒng)，對(duì)外界的入侵、破壞能夠進(jìn)行有效的防御抵抗。使檔案信息具有能夠被完好的進(jìn)行保存、備份，并對(duì)信息的密保性進(jìn)行加強(qiáng)，以保障信息不被泄露、丟失以及損毀。同時(shí)，僅僅建立安全防護(hù)措施是不夠的，還要對(duì)安全系統(tǒng)進(jìn)行定期檢測(cè)維護(hù)以及系統(tǒng)升級(jí)。

四、結(jié)語(yǔ)

高校進(jìn)行檔案管理信息化是高校發(fā)展的必然趨勢(shì)，運(yùn)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠有效的整合資源，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化管理模式，提高管理效率，應(yīng)進(jìn)行推廣普及。

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