科技期刊刊群采編系統(tǒng)建設研究
——以煤科總院出版?zhèn)髅郊瘓F具體實踐為例

■宮在芹 朱拴成 代艷玲 武英剛 張 揚

煤炭科學研究總院出版?zhèn)髅郊瘓F，北京市朝陽區(qū)和平街13區(qū) 100013

隨著互聯(lián)網和數字技術的發(fā)展，知識獲取方式的急速變化正在改變科技期刊出版單位的傳統(tǒng)經營模式。出版方式數字化、技術影響顯性化、傳播效應立體化、運營模式集群化、平臺功能集成化、內容組織語義化成為科技期刊發(fā)展的主要趨勢[1]，集群化發(fā)展理念已成為業(yè)內共識。近年來，我國已經形成了光學、醫(yī)學、生命科學、物理、數學、材料科學等具有國際影響力的科技期刊集群[2]。在刊群建設方面，科技期刊出版單位也進行了許多有益的探索。在早期探索階段，主要研究刊群建設的范疇、價值和內涵[3-4]，以及Elsevier、自然出版集團(Nature Publishing Group, NPG)等國外大型出版集團刊群經驗和模式[5-6]。到2010年左右，卓眾出版有限公司、《中國激光》雜志社、中華醫(yī)學會等期刊運營單位先后從實施角度提出品牌建設、數字化平臺建設、流程建設、制度建設等刊群建設路徑[7-9]。這些研究雖然為其他期刊探索集群建設和數字出版提供了寶貴的經驗，但大多集中于集約化建設方面，鮮有如何提高刊群中單刊的數字化出版水平，尤其是指導實踐方面的研究。另外，國內代表性的刊群建設單位在起步階段均獲得政策資金的投入和支持，對于沒有資金支持的出版單位，如何在財力有限的條件下，切實提高刊群中單刊的學術影響力及數字化水平，進而實現刊群的規(guī)模化、集約化、協(xié)同化發(fā)展，這是需要解決的實際問題。不管是期刊群，還是單刊，都應該以公益為先，以論文質量為期刊建設的主要標準[10]。作為科技期刊數字化出版體系的基礎，采編平臺是出版—發(fā)行—傳播平臺的前提，二者是前因后果的關系[11]。目前，國內期刊較少自主開發(fā)采編系統(tǒng)，大多數使用的是第三方開發(fā)的產品，使用比較廣泛的是中國知網騰云采編系統(tǒng)、瑪格泰克采編系統(tǒng)JournalX、勤云采編系統(tǒng)、三才采編系統(tǒng)等。北京瑪格泰克科技發(fā)展有限公司(以下簡稱“瑪格泰克公司”)是國內最早研發(fā)采編系統(tǒng)的企業(yè)，目前該公司開發(fā)的采編系統(tǒng)已經在1000多家雜志社投入使用，瑪格泰克采編系統(tǒng)支持單刊的稿件處理及多刊協(xié)同稿件處理。北京勤云科技發(fā)展有限公司(以下簡稱“勤云公司”)從2002年開始研發(fā)和推廣勤云采編系統(tǒng)，并在勤云采編系統(tǒng)的基礎上研發(fā)了“期刊界”垂直搜索引擎及期刊集群平臺等。中國知網騰云采編系統(tǒng)雖然研發(fā)時間較晚，但以海量數據為基礎開發(fā)的多項功能，極大地滿足期刊實際需求，目前已被越來越多的期刊使用[12]。

前人對采編系統(tǒng)的使用及功能已進行了許多研究。王燕等[13]對JournalX采編系統(tǒng)與Elsevier 2015年推出的EVISE采編系統(tǒng)進行對比分析。張瑞麟等[14]對國內外期刊廣泛使用的網絡采編系統(tǒng)種類及功能進行比較和分析。申軼男等[15]分析中國知網騰云網絡采編系統(tǒng)在運行中存在的一些問題,并提出相應的解決建議。王雪峰等[16]分析在網站和采編系統(tǒng)的升級和數據轉換工作中常見的問題及解決方案。張曉麗等[17]研究通過采編系統(tǒng)實現多期刊協(xié)同化辦公、資源共享。梁潔[18]指出，數字化環(huán)境下采編系統(tǒng)應加強與其他數字出版技術的融合，實現編、排、發(fā)一體化。這些研究主要是解決單刊采編系統(tǒng)問題或對采編系統(tǒng)未來發(fā)展的展望，鮮有關于刊群采編系統(tǒng)建設優(yōu)化的研究。

煤炭科學研究總院出版?zhèn)髅郊瘓F(以下簡稱“煤科總院出版?zhèn)髅郊瘓F”)是中國煤炭科工集團有限公司所屬期刊的業(yè)務歸口管理單位，下設20個期刊編輯部，分布在中國煤炭科工集團有限公司下屬14家子企業(yè)中，編輯出版人員80余人[19]。20種期刊中，EI收錄期刊2種，中文核心期刊8種，中國科技核心期刊11種。無論是在學術質量還是數字出版方面，20種期刊的發(fā)展極不均衡。2017年，《煤炭學報》《煤炭科學技術》入選中國“百強報刊”，在數字出版方面進行了有益探索；《水力采煤與管道運輸》《煤礦爆破》稿源缺乏，辦刊經費緊張，瀕臨?？?。在采編系統(tǒng)使用方面，《煤炭學報》《煤炭科學技術》雖已使用瑪格泰克采編系統(tǒng)多年，但其參考文獻審校、作者發(fā)文檢索無法依靠系統(tǒng)完成；《煤礦爆破》《能源環(huán)境保護》等期刊編輯部一直通過電子郵件與作者、專家溝通，稿件刊登周期長，編輯工作效率低。隨著網絡技術的發(fā)展，煤炭科技成果層出不窮，各刊對采編系統(tǒng)的功能提出新的需求。為提升20種科技期刊數字出版的整體水平、實現資源共享，煤科總院出版?zhèn)髅郊瘓F對所屬期刊采編系統(tǒng)進行統(tǒng)一建設優(yōu)化，為沒有采編系統(tǒng)的期刊開通騰云采編系統(tǒng)，要求使用其他系統(tǒng)的期刊統(tǒng)一變更為騰云采編系統(tǒng),為已經使用騰云采編系統(tǒng)的期刊進行功能上的升級。據《中國科技期刊發(fā)展藍皮書》統(tǒng)計，截至2017年年底，我國科技期刊數量為5052種，結合中國知網、瑪格泰克公司、勤云公司等采編系統(tǒng)開發(fā)公司公布的服務期刊數量，我國還有相當數量的期刊沒有使用采編系統(tǒng)，這些期刊可能與煤科總院出版?zhèn)髅郊瘓F部分期刊有相同的問題，如財力有限、認為系統(tǒng)開通過于復雜等。因此，本研究將歸納總結煤科總院出版?zhèn)髅郊瘓F科技期刊刊群采編系統(tǒng)的建設和優(yōu)化經驗，為刊群的數字化轉型提供參考。

1 騰云采編系統(tǒng)的特點及優(yōu)勢

騰云采編系統(tǒng)是由中國知網于2011年開發(fā)的集采、編、發(fā)于一體的集成化信息平臺。經歷22次功能升級后，該系統(tǒng)已經由最初的V1.0版升級為V8.01版。目前有2000多種期刊在使用騰云采編系統(tǒng)，騰云采編系統(tǒng)的特點和優(yōu)勢主要體現在以下幾方面。

(1) 系統(tǒng)免費，開通便捷。目前，編輯部均可免費使用中國知網開發(fā)的騰云采編系統(tǒng)及期刊門戶系統(tǒng)。編輯部在中國知網首頁—出版平臺—期刊出版欄目中下載并填寫《采編系統(tǒng)使用申請表》《采編系統(tǒng)建設需求書》，描述期刊采編需求后反饋至中國知網云出版平臺開發(fā)與服務部，由中國知網工程師按照需求進行采編系統(tǒng)配置及期刊官方網站的開通，編輯部確認符合要求后，即可正式上線使用。

(2) 簡化編輯對稿件進行學術不端檢測的流程。國內期刊大多使用中國知網開發(fā)的“科技期刊學術不端文獻檢測系統(tǒng)”對來稿進行學術不端檢測[20]。若編輯部未使用騰云采編系統(tǒng)，編輯則需將每篇稿件從系統(tǒng)中下載到本地計算機，再上傳到科技期刊學術不端文獻檢測系統(tǒng)中進行檢測，工作效率明顯降低。騰云采編系統(tǒng)通過與科技期刊學術不端文獻檢測系統(tǒng)進行關聯(lián)，可自動對稿件進行學術不端檢測，并提供學術不端檢測報告，省去編輯上傳稿件的步驟。

(3) 快速、個性化的稿件參考文獻審校功能。參考文獻是論著的重要組成部分。編輯在對稿件進行編校時，需花費大量時間校對參考文獻[21]。騰云采編系統(tǒng)依托中國知網龐大的數據庫對論文參考文獻進行審校。期刊可建立專屬參考文獻比對源庫，比對源庫可將校對過的參考文獻直接應用到期刊參考文獻的審校，可顯著減少期刊編輯審校參考文獻的工作量。

(4) 協(xié)助編輯遴選審稿專家。期刊的學術水平取決于載文的學術質量，審稿專家則是論文學術質量的把關人。審稿專家的選擇途徑有多種，隨著數字化資源的豐富和更新，利用數據庫篩選審稿專家的方式日益流行[22]。編輯可以根據稿件關鍵詞、題名、主題、基金項目等信息在采編系統(tǒng)“專家遴選中心”篩選合適的審稿專家。

2 煤科總院出版?zhèn)髅郊瘓F期刊采編系統(tǒng)建設

2.1 煤科總院出版?zhèn)髅郊瘓F采編系統(tǒng)方案選擇

煤科總院出版?zhèn)髅郊瘓F所屬20種期刊的數字化、網絡化、信息化建設極不均衡。有的期刊早在2006年就已開通采編系統(tǒng)并積累了豐富的經驗，有的期刊由于人力少、辦刊經費緊張、刊物內容定位跟不上技術發(fā)展、對數字化發(fā)展不重視等原因，沒有建立期刊官方網站及采編系統(tǒng)。表1為采編系統(tǒng)建設優(yōu)化前煤科總院出版?zhèn)髅郊瘓F所屬20種期刊采編系統(tǒng)及官方網站的使用情況。

表1 建設優(yōu)化前煤科總院出版?zhèn)髅郊瘓F所屬20種期刊采編系統(tǒng)及官方網站使用情況

注： 重慶同數*是指重慶同數科技有限公司開發(fā)的采編系統(tǒng)。

從表1可以看出，煤科總院出版?zhèn)髅郊瘓F所屬20種科技期刊中，6種期刊使用瑪格泰克公司開發(fā)的采編系統(tǒng)及官方網站；7種期刊使用中國知網開發(fā)的官方網站，僅有2種期刊使用騰云采編系統(tǒng)；5種期刊既沒有官方網站也沒有采編系統(tǒng)。

科技期刊官方網站是期刊宣傳自身品牌及形象的重要窗口，也是采編系統(tǒng)依托的平臺。采編系統(tǒng)和官方網站兼有的期刊學術影響力大，辦刊經費充裕且重視科研成果的網絡傳播，這類期刊大多使用的是瑪格泰克公司開發(fā)的付費采編系統(tǒng)及官方網站。中國知網免費為期刊建設官方網站，通過與中國知網的網絡數據庫關聯(lián)，可實現期刊官方網站網刊內容的自動更新，為缺乏資金支持及人員較少的期刊編輯部提供極大的方便。

對于單刊，采編系統(tǒng)為作者、編輯、審稿專家、編委的協(xié)作化、網絡化、角色化提供服務平臺。通過采編系統(tǒng)實現收稿、送審、退修改、終審、編輯加工、錄用等流程管理。對于煤科總院出版?zhèn)髅郊瘓F刊群而言，采編系統(tǒng)除了能滿足單刊的功能需求外，還是整體提升刊群質量的重要工具。

在對瑪格泰克、中國知網、勤云等系統(tǒng)提供商進行調研，并綜合考慮開發(fā)成本及系統(tǒng)功能后，煤科總院出版?zhèn)髅郊瘓F最終確定選擇騰云采編系統(tǒng)。20種期刊采編系統(tǒng)建設內容不完全相同，主要有以下類型。(1)使用瑪格泰克等非騰云采編系統(tǒng)及官方網站的期刊。此類期刊官方網站使用時間較長，品牌形象已經被用戶接受，因此其建設優(yōu)化方案為繼續(xù)使用原官方網站，但采編系統(tǒng)使用騰云采編系統(tǒng)。(2)既沒有官方網站又沒有采編系統(tǒng)的期刊。此類期刊除涉及采編系統(tǒng)的配置外，還需要根據各刊實際需求設置官方網站。(3)已經使用中國知網建立官方網站，但未開通采編系統(tǒng)的期刊。

2.2 采編系統(tǒng)開通及變更常見問題

(1) 采編系統(tǒng)流程模型無法對接編輯業(yè)務流程。煤科總院出版?zhèn)髅郊瘓F所屬期刊的編輯業(yè)務流程不盡相同，反映在騰云采編系統(tǒng)中的業(yè)務模型也不同。如要求作者在投稿時根據“計劃欄目”自主選擇欄目投稿、由“收稿編輯”進行分稿、編輯人員根據外審意見對稿件進行退稿處理或將所有審回的稿件交由主編決策。在采編系統(tǒng)中通過構建模型來滿足期刊的個性化需求，是稿件能在系統(tǒng)中完成從投稿到錄用(退稿)全流程的關鍵。

(2) 人員信息的丟失。這類問題存在于使用非騰云采編系統(tǒng)的期刊，尤其是《煤炭學報》《煤炭科學技術》，兩刊使用瑪格泰克采編系統(tǒng)已有10年之久，系統(tǒng)內累積了大量的審稿專家和作者信息。如何完整、準確地將舊系統(tǒng)中的專家、作者信息遷移到騰云采編系統(tǒng)中是需要解決的主要問題。

(3) 郵件模板、單據等在新采編系統(tǒng)中的建立。電子郵件對于數字化、網絡化環(huán)境下的學術期刊編輯部十分重要[23]。編輯在采編系統(tǒng)中利用電子郵件對稿件進行送審以及通知作者稿件修改、錄用事宜等，其中大部分采用相同格式的郵件模板。如何在新系統(tǒng)中繼續(xù)沿用舊系統(tǒng)中的單據、如何為新開通采編系統(tǒng)的期刊選擇(建立)適宜的單據是實現編輯、作者、專家順利溝通的基礎。

(4) 用戶不適應新采編系統(tǒng)。從新、舊采編系統(tǒng)并行開始，準確、及時地引導作者到新系統(tǒng)中投稿；減少審稿專家在新舊兩個系統(tǒng)中審稿的不適應；期刊編輯人員對新采編系統(tǒng)使用問題的快速響應等。

3 采編系統(tǒng)建設中常見問題解決方案

3.1 編輯業(yè)務流程的建立

騰云采編系統(tǒng)實現編輯流程的個性化配置，從作者投稿到錄用、退稿等工作流程，均可在系統(tǒng)中通過業(yè)務模型描述出來。《“騰云”期刊協(xié)同采編系統(tǒng)(中國知網版)建設需求書V8.01》共提供“兩審制(無分稿)”“兩審制(有分稿)”“三審制(無分稿)”“三審制(有分稿)”4種應用廣泛的工作流程模板供期刊選擇，若4種模板均無法滿足期刊的業(yè)務流程需求，可選擇最相近的模板進行改動。在采編系統(tǒng)中要準確實現實際編輯業(yè)務流程，就要求參與系統(tǒng)建設的編輯人員需要非常熟悉所屬期刊的業(yè)務流程，準確描述各流程之間的關系以及一項操作之后稿件的走向等。同時，采編系統(tǒng)中的編輯業(yè)務流程不是一成不變的，在使用過程中，可根據編輯部工作需要隨時修改，但應盡量避免較大的改動。

3.2 人員信息的整體遷移

各種類型的采編系統(tǒng)均提供人員信息導出功能。利用瑪格泰克系統(tǒng)管理員身份可以批量導出系統(tǒng)中的審稿專家和作者信息表，在導出前勾選所需人員信息的相應字段，如姓名、郵箱、研究領域、研究方向等。

騰云采編系統(tǒng)設置“批量導入用戶信息”功能。使用編輯身份登錄系統(tǒng)，在“用戶中心”選擇需要導入的用戶角色，如“專家”，根據系統(tǒng)提供的模板，對其他系統(tǒng)中導出的專家表格進行調整，即可一鍵導入全部專家信息，但此時專家并不知曉自己在新系統(tǒng)中的賬號情況。在騰云采編系統(tǒng)中導入專家信息后，期刊編輯需要在新系統(tǒng)中建立“專家投、審稿賬號的通知”郵件，通過系統(tǒng)發(fā)送給專家，告知期刊已經啟用新的采編系統(tǒng)，并提供專家在新系統(tǒng)中的賬號信息。在《煤炭學報》《煤炭科學技術》采編系統(tǒng)的交接中，利用以上操作已成功在騰云采編系統(tǒng)中導入約2000名審稿專家的信息，并及時將新系統(tǒng)中的賬號信息告知了相關專家。

3.3 各種單據在新系統(tǒng)的建立

在騰云采編系統(tǒng)中，通過編輯身份登錄系統(tǒng)，在“交互中心”模塊，系統(tǒng)已經預置期刊與作者、專家溝通常用的郵件模板，編輯部可直接使用，也可以對預置模板進行修改，以符合編輯部的工作需要。對于系統(tǒng)中沒有的郵件模板，編輯部可以創(chuàng)建新的郵件模板。

3.4 采編系統(tǒng)交接、開通消息的及時高效通知

新舊采編系統(tǒng)的并行是期刊更換采編系統(tǒng)的必經環(huán)節(jié)，只有當舊采編系統(tǒng)中已投稿件全部處理完成后，才可將舊系統(tǒng)關閉。當新采編系統(tǒng)的各項功能滿足期刊使用需求時，需要通過各種渠道通知作者、專家到新系統(tǒng)中進行投稿、審稿，主要采用以下方式。(1)對于采編系統(tǒng)交接的期刊，在期刊官方網站“雜志社新聞”欄目中發(fā)布“期刊使用新采編系統(tǒng)”的通知，通知作者舊采編系統(tǒng)將停止接收投稿，請作者到新系統(tǒng)中投稿。首次使用采編系統(tǒng)的期刊應在期刊官方網站“雜志社新聞”欄目中發(fā)布“期刊啟用采編系統(tǒng)，將不接收郵箱投稿”的通知。(2)并行期間，在期刊網站采編系統(tǒng)版塊，按照作者、專家角色分別列出新、舊采編系統(tǒng)的入口鏈接。(3)修改舊采編系統(tǒng)“收稿通知”郵件模板，在郵件中用醒目字體標注“此系統(tǒng)已停止接收新的投稿，請將您的稿件投到我刊新的采編系統(tǒng)中，新采編系統(tǒng)地址為......”的提示內容。(4)在微信、微博中發(fā)布采編系統(tǒng)交接、啟用的通知信息。

3.5 利用“測試賬號”快速響應采編系統(tǒng)出現的問題

用戶在使用騰云采編系統(tǒng)時可能會出現各種問題[11]。為快速解決不同用戶的問題，可在新采編系統(tǒng)中設立“測試編輯”賬號，賦予該賬號編輯、作者、專家、主編等身份的權限，利用“測試編輯”的作者身份在系統(tǒng)中投稿，即“測試稿件”。當不同的用戶出現問題時，“測試編輯”將身份切換至與該用戶相同。此時，“測試編輯”的工作桌面與用戶工作桌面完全相同，能直觀了解用戶遇到的問題，并快速解決。

4 結論與展望

經過1年多的改造，《煤炭學報》《煤炭科學技術》等使用瑪格泰克采編系統(tǒng)的期刊已順利完成采編系統(tǒng)的過渡。新開通的騰云采編系統(tǒng)運行良好，不但延續(xù)了舊系統(tǒng)中的各項業(yè)務流程，還結合騰云采編系統(tǒng)的個性化配置特點，開發(fā)出更多適合期刊業(yè)務需求的功能，進一步提高期刊的辦公自動化水平。對于《煤礦開采》《潔凈煤技術》《煤質技術》等初次使用騰云采編系統(tǒng)的期刊，業(yè)務流程更加規(guī)范，稿件處理過程清晰可查；與采編系統(tǒng)同時開通的期刊官方網站提升了期刊顯示度，避免虛假網站對作者的侵害。對于《煤礦爆破》《水力采煤與管道運輸》等稿源匱乏、難以自負盈虧的期刊，在最大程度降低開發(fā)經費投入的前提下，通過期刊官方網站提高了科研成果的傳播，提升期刊顯示度，為期刊數字化、網絡化發(fā)展奠定基礎。

“一木不成林，百花方為春?！笨萍计诳夯底只l(fā)展的根本目的是利用信息技術，通過優(yōu)勢互補更好地提高刊群內單刊的影響力。作為20種期刊的業(yè)務歸口管理單位，煤科總院出版?zhèn)髅郊瘓F雖有《煤炭學報》《煤炭科學技術》《煤田地質與勘探》等在行業(yè)內有較高影響力的期刊，但也有《煤礦爆破》《能源環(huán)境保護》這類需要大力扶持的期刊。采編系統(tǒng)的建設優(yōu)化,增強了各刊的凝聚力。后期集團將繼續(xù)對平臺進行開發(fā)，實現以下功能。

(1) 在統(tǒng)一采編平臺的基礎上，通過作者“志愿投稿”實現稿件共享。作者在采編系統(tǒng)投稿時，可選擇多種目標刊物，按志愿排序，若稿件被第一志愿刊物拒稿，系統(tǒng)自動將稿件投至第二志愿刊物并附帶第一志愿刊物的審稿意見，解決部分期刊稿源缺乏的問題。

(2) 通過采編系統(tǒng)，引入“授權機制”。各刊在完成稿件審理流程并完成組稿后，將要刊登的稿件通過采編系統(tǒng)提交到總編室進行審核。總編室對稿件質量和創(chuàng)新性進行把關，對有異議的論文，可回溯該篇論文的學術不端檢測情況、專家審稿意見等，可對問題論文進行否決，對符合刊登條件的論文授權刊登，從而進一步提高期刊學術質量。