農(nóng)業(yè)科研檔案管理面臨的難題及對策

林秀霞

【摘要】伴隨著全球化經(jīng)濟(jì)的推進(jìn)，我國經(jīng)濟(jì)受到了較大影響，其中有利有弊，但是利大于弊，尤其是農(nóng)業(yè)信息技術(shù)推動了農(nóng)業(yè)科研檔案管控能力的提高。檔案管控是農(nóng)業(yè)科學(xué)管理工作的主要構(gòu)成內(nèi)容，可以為農(nóng)業(yè)科研工作提供豐富的資料依據(jù)，確保農(nóng)業(yè)科研朝著正確的方向發(fā)展。因此，本文首先介紹農(nóng)業(yè)科研檔案管理的重要性，然后分析農(nóng)業(yè)科研檔案管理面臨的難題，最后提出農(nóng)業(yè)科研檔案管理的優(yōu)化對策。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)科研;檔案管理;難題;對策

農(nóng)業(yè)是我國三大產(chǎn)業(yè)之一，不管是農(nóng)業(yè)生產(chǎn)信息資源，還是農(nóng)業(yè)科研活動的展開，都離不開農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作。對于農(nóng)業(yè)科研檔案管理而言，它主要以文字、聲音、圖片的形式存在，在一定程度上指導(dǎo)著農(nóng)業(yè)科研單位的可持續(xù)發(fā)展。當(dāng)然，任何事情都需要科學(xué)的工作方法，農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作更應(yīng)如此，只有合理地進(jìn)行管理，才能將所研究的資料進(jìn)行推行和應(yīng)用，不斷實現(xiàn)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營的現(xiàn)代化，這也是農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的價值所在。鑒于此，本文主要針對農(nóng)業(yè)科研檔案管理面臨的難題及對策進(jìn)行研究，以供相關(guān)人員參考。

一、農(nóng)業(yè)科研檔案管理的重要性

作為科技檔案和農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展的重要組成部分，農(nóng)業(yè)科研檔案管理具有舉足輕重的作用。大體上講，農(nóng)業(yè)科研檔案管理的內(nèi)容豐富、涉及范圍廣泛，比如：科研課題的可行性研究報告、課題論證、各種農(nóng)業(yè)科研實驗記錄、課題成果驗收、鑒定材料、申報材料、科研成果的推廣方案等，這些都是農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員經(jīng)常整理的內(nèi)容?，F(xiàn)階段，各行業(yè)都圍繞著科學(xué)技術(shù)進(jìn)行發(fā)展，科學(xué)技術(shù)可以改變?nèi)祟惖拿\(yùn)，能夠讓世界變得更加美好，更能促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技現(xiàn)代化的進(jìn)程。不管怎么講，農(nóng)業(yè)科技產(chǎn)業(yè)化已是大勢所趨，這也使得檔案管理在農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)中的重要價值愈來愈明顯。一方面，進(jìn)一步規(guī)范農(nóng)業(yè)科研檔案，有助于提升農(nóng)業(yè)科研工作的效率;另一方面，對農(nóng)業(yè)科研檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，可以展示一個國家農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的學(xué)術(shù)水平，從而為農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的創(chuàng)新發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障，所以，農(nóng)業(yè)科研檔案管理極其重要。

二、農(nóng)業(yè)科研檔案管理面臨的難題

（一）檔案管理意識不足。目前，農(nóng)業(yè)科研工作人員的檔案管理意識不足，幾乎不關(guān)心相關(guān)資料的收集、整理和歸檔，認(rèn)為這些屬于檔案管理員的職責(zé)，與己無關(guān)。同時，還有一部分科研工作人員將重要資料留在自己手中，進(jìn)行自行保管，極不利于農(nóng)業(yè)科研檔案的綜合管理，嚴(yán)重影響農(nóng)業(yè)科研檔案資料的完整性，也加大了檔案管理人員收集歸檔資料的難度。此外，農(nóng)業(yè)是一個特殊的行業(yè)，容易受到天氣的影響，它具有一定的季節(jié)性和農(nóng)時性，農(nóng)業(yè)科研人員必須進(jìn)行大量的田間試驗，方可以完成海量工作，但大量材料的收回是農(nóng)業(yè)科研檔案人員的難題。

（二）檔案管理手段滯后。一般來說，許多單位將檔案管理工作派給年齡大的員工進(jìn)行管理，他們覺得年齡大的人比較穩(wěn)重、認(rèn)真、細(xì)心，而這些人往往采用的是傳統(tǒng)的科研檔案管理手段。但是，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理手段變得力不從心，一切都以網(wǎng)絡(luò)化為中心，年齡大的人大多不懂電腦的使用，就算會使用，也只是皮毛，無法從真正意義上進(jìn)行電子化檔案管理，無法滿足現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的需要，也不利于檔案管理的信息化建設(shè)。不難想象，年齡大的工作人員管理檔案時，主要采用紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)檔案容易破損或丟失，從而造成檔案資料的殘缺不全;同時，傳統(tǒng)檔案管理室也不符合標(biāo)準(zhǔn)，缺乏防火、防霉、防盜、防蟲的有效措施，影響了檔案資料的安全，管理人員也無可奈何。

（三）檔案分類不清。農(nóng)業(yè)科研檔案管理是一個非常重要的工作，也是一個需要細(xì)心對待的工作，工作人員必須對其進(jìn)行有效的分門別類，同時要研究依據(jù)科研方向、年份、內(nèi)容、科研規(guī)模等進(jìn)行分類整理，以便為檔案資料的良好開發(fā)提供文獻(xiàn)支持。不過，當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研檔案管理效率不高，出現(xiàn)了檔案分類不清的現(xiàn)象，這是因為當(dāng)前的科研項目增多，資料隨處可見，再加上農(nóng)業(yè)科研項目的內(nèi)容、分類界限處于模糊狀態(tài)，不利于工作人員進(jìn)行檔案資料的收集，從而直接導(dǎo)致了檔案資料收集工作也變得模糊化。此外，農(nóng)業(yè)科研檔案的信息非常繁雜，一不留神，就會出現(xiàn)分類漏洞，使得農(nóng)業(yè)科研檔案資料極易出現(xiàn)收集不完整的情況，時間一久，不完整的資料越積越多，分類不清。

三、農(nóng)業(yè)科研檔案管理的優(yōu)化對策

（一）加強(qiáng)檔案管理意識。優(yōu)化農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，需要加強(qiáng)檔案管理意識，這一點(diǎn)對于提高當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的工作時效性具有重要作用。首先，積極轉(zhuǎn)變“口頭督促”現(xiàn)象，不斷增強(qiáng)管理人員的科研檔案管理意識，從思想上讓他們更加重視這方面的工作。其次，重視人事檔案材料的管理，不斷增強(qiáng)管理人員在這方面的管理意識，增強(qiáng)保密程度，只有為農(nóng)業(yè)科研工作人員的檔案信息進(jìn)行保密，才能讓他們安心地工作，避免其將不開心的事情帶入工作狀態(tài)中，同時也能在很大程度上提高科研工作人員的積極性。一句話，檔案管理意識必須增強(qiáng)，這也是每一個農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員需要高度重視的事項。

（二）明確歸檔要求。在農(nóng)業(yè)科研檔案管理方面，歸檔需要科學(xué)合理，不可隨意放置資料。首先，嚴(yán)格遵循檔案材料的規(guī)章制度和管理要求，行之有效地建立檔案材料。其次，針對日常歸檔的材料，一定要及時、迅速地放入檔案之中，避免檔案材料的空缺與遺落。再次，檔案材料的大項和小項需要仔細(xì)劃分，并在此基礎(chǔ)上根據(jù)檔案材料要求的各個項目建全檔案材料，防止檔案材料丟失或破損，真正實現(xiàn)檔案材料的完整性與準(zhǔn)確性。最后，歸檔過程中，也要注意檔案材料內(nèi)容是否準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否充分，以便更好地使用檔案材料。

（三）創(chuàng)建系統(tǒng)性檔案材料。檔案材料需要具有系統(tǒng)性，由于農(nóng)業(yè)科研檔案材料是相關(guān)人員進(jìn)行決策的重要依據(jù)，只有不斷優(yōu)化農(nóng)業(yè)科研檔案材料，才有助于我國農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的穩(wěn)定與可持續(xù)發(fā)展。首先，不斷完善每一階段的檔案材料，將系統(tǒng)性檔案材料的整理與歸檔作為重點(diǎn)內(nèi)容，并且要仔細(xì)核對，檢查漏洞，從而為農(nóng)業(yè)科研單位領(lǐng)導(dǎo)和職工提供高質(zhì)量的檔案材料。其次，針對農(nóng)業(yè)科研檔案中的醫(yī)保檔案管理人員，必須健全系統(tǒng)性檔案材料，不定期進(jìn)行核查，從而為公司領(lǐng)導(dǎo)提供參考價值更高的數(shù)據(jù)和圖片，不斷促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研單位醫(yī)保事業(yè)的發(fā)展。

（四）制定農(nóng)業(yè)科研檔案管理制度。為了更好地做好農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理制度，這一點(diǎn)也非常重要。首先，嚴(yán)格依據(jù)農(nóng)業(yè)科研檔案管理政策的基本要求，定期或不定期培養(yǎng)職工，讓他們熟知相關(guān)的法律法規(guī)，真正遵守單位的檔案管理規(guī)定。其次，進(jìn)一步優(yōu)化農(nóng)業(yè)科研檔案管理制度，約束職工的投機(jī)取巧行為，不斷實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的正規(guī)化，這也是農(nóng)業(yè)科研檔案管理得以穩(wěn)定進(jìn)行的基本保障。

（五）努力提升檔案管理人員的素質(zhì)。農(nóng)業(yè)科研檔案管控工作者應(yīng)當(dāng)具有豐富的農(nóng)業(yè)知識，應(yīng)當(dāng)對已有從業(yè)者實施理論知識的全面培訓(xùn)，尤其是側(cè)重本部門農(nóng)業(yè)知識的培訓(xùn)，讓檔案管理人員有較高的檔案管理水平和健全的專業(yè)知識架構(gòu)，確保可以對專業(yè)材料加以精準(zhǔn)歸納、鑒別和歸檔。

四、結(jié)束語

綜上所述，中國是一個以農(nóng)業(yè)為主的國家，在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，農(nóng)業(yè)科研工作起著十分關(guān)鍵的推動功能，抓好農(nóng)業(yè)科研檔案管控是基礎(chǔ)。從某個方面而言，農(nóng)業(yè)科研檔案管控是探究農(nóng)業(yè)課題的主要媒介，一方面是農(nóng)業(yè)科研課題推廣的主要資料，一方面又是職工工作得以穩(wěn)定的前提條件，本文主要通過四個方面研究了農(nóng)業(yè)科研檔案管理的優(yōu)化對策，即加強(qiáng)檔案管理意識、明確歸檔要求、創(chuàng)設(shè)系統(tǒng)性檔案材料、制定農(nóng)業(yè)科研檔案管理制度等，希望為相關(guān)人員提供一定的新思路和新方法，促使農(nóng)業(yè)科研單位緊跟時代發(fā)展的步伐。

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