中小企業(yè)人力資源外包的風(fēng)險及防范對策問題研究

(廣西城市職業(yè)學(xué)院 廣西 崇左 530000)

一、中小企業(yè)實施人力資源外包的優(yōu)勢

(一)精簡企業(yè)規(guī)模、促使機(jī)構(gòu)重組。通過人力資源外包，企業(yè)的人力資源部門就可以從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來，調(diào)整組織結(jié)構(gòu)、精簡對企業(yè)可有可無的員工，進(jìn)而使人力資源部門的人員專注于戰(zhàn)略層次的人力資源管理工作。除此之外，成功的外包服務(wù)也可以帶動企業(yè)其他部門的員工，激發(fā)他們工作潛能和工作熱情，提升工作效率。同時，當(dāng)企業(yè)面臨并購、重組等問題的時候，重要信息是相互保密的，需要有第三方來做資料收集與分析等工作，并提供專業(yè)化意見。第三方人力資源外包機(jī)構(gòu)能夠站在公正的立場上做專業(yè)化的處理，合作雙方會更容易接受并取得互贏的結(jié)果。

(二)聚焦企業(yè)開展核心業(yè)務(wù)。在競爭激烈的生存環(huán)境中，中小企業(yè)的精力是有限的，沒有過多的時間和精力去關(guān)注能為企業(yè)帶來價值以外的工作，如人事檔案管理工作、員工培訓(xùn)工作等非核心工作。中小企業(yè)只有與人力資源外包機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，通過外包機(jī)構(gòu)提供的專業(yè)的人力資源管理方案，完善企業(yè)管理機(jī)制，以確保企業(yè)核心業(yè)務(wù)的突出和績效的有效提升。通過人力資源外包，中小企業(yè)由此可以謀求到更大的利益。

(三)有助于企業(yè)獲取高素質(zhì)精英。在信息技術(shù)與知識經(jīng)濟(jì)的推進(jìn)下，人力資源管理職能的運行需要向科技化、數(shù)字化、虛擬化發(fā)展。比如ERP系統(tǒng)、HR數(shù)據(jù)庫等,通過編寫新的程序，開發(fā)相關(guān)的軟件,將人力資源管理程序數(shù)字化,為企業(yè)的員工和管理人員提供個性化的自助服務(wù),并通過創(chuàng)建員工職位信息電子數(shù)據(jù)庫,高效地管理員工。①通過運用電子化人力資源管理的手段，建立員工信息數(shù)據(jù)庫和各種管理系統(tǒng)，使得人力資源管理工作更加規(guī)范化、數(shù)據(jù)化。因此，人力資源外包就成為了讓企業(yè)獲取技術(shù)支持和數(shù)據(jù)服務(wù)的最佳途徑。

二、中小企業(yè)人力資源外包風(fēng)險分析

(一)中小企業(yè)人力資源外包風(fēng)險類型

1.外包機(jī)構(gòu)選擇的風(fēng)險。不同的中小企業(yè)出于不同目的的考慮來實施人力資源外包，有的是為了戰(zhàn)略化經(jīng)營，將事務(wù)性的工作外包出去，有的是為了壓縮管理成本，有的是為了減小管理壓力。然而，如果企業(yè)在自己都不清楚為什么要外包時候就盲目地實施這一戰(zhàn)略，那么，這只會造成人力資源管理部門管理混亂，企業(yè)信息外泄的嚴(yán)重后果。因此，中小企業(yè)決定人力資源外包的時候要考慮到是否符合中小企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展需求。

2.組織變革的風(fēng)險。當(dāng)中小企業(yè)實施人力資源外包的同時，企業(yè)管理系統(tǒng)也面臨著變革的問題。原有的工作流程和工作重點都有所變化，事務(wù)性的部門面臨著重組和解體，一部分員工也同樣面臨著調(diào)離崗位或辭退的風(fēng)險。如果企業(yè)在這個時候不拿出具體的組織變革的方案，就會導(dǎo)致中小企業(yè)的員工缺乏安全感，增加員工的流失率。此外，為了與外包機(jī)構(gòu)默契地共同管理，在合作初期，企業(yè)會花一些時間與外包機(jī)構(gòu)共同商討管理方案、管理流程等事宜，投入一些基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)新的管理系統(tǒng)，這無疑會增加中小企業(yè)的成本。

三、中小企業(yè)應(yīng)對人力資源外包風(fēng)險的有效防范措施

(一)人力資源外包實施的可行性分析。在實施人力資源管理外包前，必須具有明確的目標(biāo)，詳細(xì)分析中小企業(yè)進(jìn)行人力資源外包的動因和戰(zhàn)略發(fā)展需求，不能只為了推脫人力資源管理部分職能的責(zé)任而盲目實施。此外，企業(yè)還要對人力資源外包活動進(jìn)行成本——效益的分析和企業(yè)適應(yīng)程度分析。例如，企業(yè)的人力資源外包活動是否劃算，是否在企業(yè)開銷的預(yù)算之內(nèi)。但外包效益不能只從利潤的角度出發(fā)，也要從考慮人力資源外包附加的戰(zhàn)略價值，如外包機(jī)構(gòu)提供的高質(zhì)量服務(wù)提高本企業(yè)的綜合管理水平、企業(yè)內(nèi)部員工核心業(yè)務(wù)能力的提高等。企業(yè)的適應(yīng)程度主要體現(xiàn)在企業(yè)能否適應(yīng)人力資源外包帶來的一系列改變、能否與外包機(jī)構(gòu)建良好穩(wěn)定的合作關(guān)系等。

(二)簽署細(xì)致的人力資源外包合同。合同是聯(lián)系企業(yè)與外包機(jī)構(gòu)之間的重要紐帶，象征著合作的開始。合作雙方在人力資源外包過程中是委托代理關(guān)系，因此外包合同的簽訂可以維持這種良好的關(guān)系向規(guī)范化發(fā)展，同時也保證了合作者間的合作關(guān)系，雙方的權(quán)利與義務(wù)就受到了法律的約束。同時，合同也是保證人力資源外包過程有效的措施之一，促進(jìn)了人力資源外包業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。因此，合作雙方一定要制定出一份詳盡的協(xié)議。

在簽訂外包合同時，企業(yè)要重點保護(hù)商業(yè)機(jī)密，一定要制定相關(guān)的制度維護(hù)企業(yè)的核心商業(yè)機(jī)密。為了避免人力資源外包市場中的不正當(dāng)競爭，外包機(jī)構(gòu)有義務(wù)保密被服務(wù)企業(yè)的信息安全。

(三)進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)工作。企業(yè)進(jìn)行人力資源外包會對內(nèi)部員工的工作造成不小的影響，甚至部分員工將面臨丟工作的風(fēng)險，這使得他們感到非常不安，情緒波動較大，影響工作質(zhì)量。因此，中小企業(yè)在實施人力資源外包之前，要妥善安置即將面臨下崗的員工，在力所能及的情況下，應(yīng)盡可能提供一些物質(zhì)補(bǔ)償，給離職的員工一系列的離職補(bǔ)貼，以便保證這些員工在找到新工作前有一些保障，減輕其恐慌。勢必要與內(nèi)部面臨工作調(diào)換的員工提前疏導(dǎo)和妥善安排，以達(dá)到打消員工顧慮，減少抵觸情緒作用。

(四)參與外包工作全過程、動態(tài)管理外包項目。雖然外包把人力資源部門從繁瑣的日常工作解放出來，但人力資源部門的管理人員還是要參與和監(jiān)控外包的全部過程。通過和外包機(jī)構(gòu)不斷進(jìn)行一些業(yè)務(wù)上的交流，企業(yè)可以從外包機(jī)構(gòu)那邊獲取一些專業(yè)知識和管理經(jīng)驗,提升自身的人力資源管理能力和業(yè)務(wù)水平，防止人力資源管理部門職能朝邊緣化發(fā)展。與此同時，企業(yè)通過參與人力資源外包的整個過程,企業(yè)還要實時監(jiān)控外包機(jī)構(gòu)的服務(wù)進(jìn)展情況,針對外包效果與企業(yè)需求目標(biāo)之間的差異,共同探新改進(jìn),協(xié)助外包機(jī)構(gòu)修改工作流程和工作方法，從而不斷迎合企業(yè)自身的戰(zhàn)略目標(biāo)。

(五)建立定期報告、驗收評估制度、擬定備用應(yīng)急方案。各中小企業(yè)與外包服務(wù)機(jī)構(gòu)可以經(jīng)過協(xié)商，建立一套雙方都可以接受的定期報告制度，通過及時有效的信息反饋，企業(yè)隨時掌握外包實施的具體情況，與外包服務(wù)機(jī)構(gòu)一同解決出現(xiàn)的各種問題，幫助其不斷地調(diào)整服務(wù)方式，保證企業(yè)與服務(wù)機(jī)構(gòu)的順利合作。

【注釋】

①張翔.企業(yè)將流行人事外包.經(jīng)貿(mào)導(dǎo)刊,2003(4):44-44