高中學(xué)校檔案管理工作存在的問題與措施

付祥文

摘 要：高中學(xué)校的檔案管理工作包括對教師的檔案管理以及對學(xué)生的檔案管理。作為整個檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，高中階段的檔案管理具有十分重要的意義，高中階段檔案管理成效在一定程度能影響學(xué)生的高考以及學(xué)生以后的人生。故此，高中階段必須加強(qiáng)對于檔案管理工作的開展。本文從實(shí)際調(diào)查研究作為切入點(diǎn)，分析高中檔案管理工作所具有的積極意義，分析在高中檔案管理工作過程中存在的問題，并提出相關(guān)的解決措施。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)校；檔案管理；問題與措施

在現(xiàn)代社會中，檔案對于一個人的學(xué)習(xí)生活都有著多方面的影響，人生中升學(xué)、求職、晉升等等環(huán)節(jié)都會受到檔案的影響。而高中階段的檔案管理工作，有著承上啟下的作用，它作為學(xué)生考入大學(xué)的依據(jù)之一，具有十分重要的意義。然而，從我國目前許多高中學(xué)校的現(xiàn)行檔案管理制度來看，仍然有許多問題存在，影響著檔案管理工作的實(shí)際開展成效[1]。筆者在此提出相關(guān)分析和意見，與讀者共同探究高中階段的檔案管理工作，以期為我國高中學(xué)校的檔案管理工作提供一定的助力。

1 高中檔案管理工作的重要意義

高中階段的檔案管理工作包含著許多方面，首先是對學(xué)校檔案的管理工作，對于學(xué)校檔案的良好管理有利于記錄學(xué)校的發(fā)展歷史，總結(jié)學(xué)校所實(shí)行的教育體制的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為學(xué)校提供良好的教育體制改革依據(jù)，能切實(shí)保障學(xué)校教學(xué)水平的提高以及學(xué)校整體良好運(yùn)作與發(fā)展。其次是對教師檔案的管理工作，良好的教師檔案管理工作能對教師的教育教學(xué)評估起到一定的輔助作用，同時還有助于學(xué)校的人力資源管理以及人力資源配置的建設(shè)，保證教學(xué)團(tuán)隊(duì)的質(zhì)量[2]。最后是對學(xué)生檔案的管理工作，對于學(xué)生檔案的管理工作是高中學(xué)校檔案管理中的最重要一環(huán)，良好的檔案管理能準(zhǔn)確的映射出學(xué)生整體學(xué)習(xí)成績以及道德品質(zhì)等元素，對于學(xué)生的綜合素質(zhì)評估起到至關(guān)重要的作用。

2 高中學(xué)校檔案管理工作存在的問題

2.1 對檔案管理工作的重要意義認(rèn)識不足

在現(xiàn)階段的高中檔案管理工作中，普遍存在的一個問題是對于檔案管理所具有的重要意義認(rèn)識不足。由此容易導(dǎo)致對于檔案管理相關(guān)工作的開展力度以及開展成效難以得到保證，學(xué)校的檔案管理工作缺乏整體的制度性保障，檔案管理工作的開展沒有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程要求，導(dǎo)致檔案管理工作的許多環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，從而給高中學(xué)校的檔案管理工作開展增加了嚴(yán)重的內(nèi)部阻力，制約檔案管理的實(shí)際成效[3]。

2.2 檔案資料收集不精準(zhǔn)

目前高中學(xué)校的檔案管理工作開展過程中，對于檔案內(nèi)資料的精準(zhǔn)度把控不足，許多學(xué)校甚至存在畢業(yè)前由學(xué)生自主填寫檔案的情況，其主要表現(xiàn)形式有二種：其一，日常的檔案資料歸集整理過程中把控不足，許多檔案內(nèi)容在錄入的過程中缺乏核實(shí)工作，導(dǎo)致檔案失去應(yīng)有的意義，不能真實(shí)的映射出學(xué)生的真實(shí)情況。其二，由于高中學(xué)校學(xué)生眾多，每個學(xué)生都需要進(jìn)行大量的檔案信息的錄入，導(dǎo)致高中階段的檔案信息錄入工作繁復(fù)枯燥，容易使人產(chǎn)生懈怠的工作態(tài)度，降低了錄入信息的精確性。

2.3 檔案管理人才缺失

目前，我國許多高中在招聘人才時，忽視對于檔案管理相關(guān)人才的引入，在一定程度上延緩了學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。從我國高中學(xué)校檔案管理工作的人員實(shí)際情況來看，大部分從事檔案管理工作的人員實(shí)際是由在職教師兼任，并不具備專業(yè)的管理知識，難以對檔案信息進(jìn)行有效的整合提煉，并精準(zhǔn)的錄入檔案中，對于高中學(xué)校檔案管理工作的開展起到了嚴(yán)重的掣肘作用。

2.4 對于數(shù)據(jù)化的先進(jìn)管理體系應(yīng)用不足

近些年來，隨著社會的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)化的管理體系正在逐漸普及，高中學(xué)校的檔案管理工作具有工作量大，信息繁雜等特征，對于數(shù)據(jù)化的管理體系是非常適用的。然而，許多高中目前仍然沿用傳統(tǒng)的人力管理模式，導(dǎo)致檔案信息歸集整理精準(zhǔn)度缺失，檔案信息錄入效率低下。同時也容易引發(fā)因檔案管理不善而導(dǎo)致的檔案信息丟失，使得高中學(xué)校整體的檔案管理工作顯得混亂不堪。

3 高中學(xué)校檔案管理工作問題的解決措施

3.1 加強(qiáng)對于檔案管理工作重要意義的認(rèn)識

為保證高中學(xué)校對于檔案管理工作的開展能取得良好的實(shí)際成效，首先要提升學(xué)校全體人員對于檔案管理工作所具有的重要意義的認(rèn)識。首先，校領(lǐng)導(dǎo)要積極進(jìn)行自我提升，加強(qiáng)對于檔案管理工作重要意義的了解程度，并通過會議以及相關(guān)校內(nèi)文件、宣傳欄等形式將這一思想逐級傳遞。同時學(xué)校還要抽調(diào)專業(yè)的檔案管理人才，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定一套適用性高的檔案管理制度，為學(xué)校檔案管理工作的開展提供良好的基礎(chǔ)。

3.2 提升檔案資料的精確度

首先，學(xué)校要制定相關(guān)的檔案資料審核制度，對于即將錄入檔案內(nèi)的信息予以準(zhǔn)確的核實(shí)，保證錄入信息的真實(shí)性與精確性。其次，要將檔案錄入信息進(jìn)行充分的精煉，避免繁復(fù)冗雜的檔案信息出現(xiàn)，減少錄入工作所帶來的不利影響，從而提升檔案資料的精確度。

3.3 強(qiáng)化檔案管理人才的培養(yǎng)與引入

要保證檔案管理工作的良好展開，學(xué)校必須在用人方面提出一定的改進(jìn)措施。首先要加強(qiáng)檔案管理人才的引入工作，在學(xué)校進(jìn)行招聘的過程中，要特別留意具有一定檔案管理經(jīng)驗(yàn)，受過相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)的人才。同時學(xué)校還應(yīng)注重對于檔案管理人才的培養(yǎng)，通過定期組織相關(guān)員工進(jìn)行培訓(xùn)，觀摩先進(jìn)的檔案管理實(shí)踐活動，來對自身的檔案管理能力進(jìn)行提高，從而優(yōu)化高中學(xué)校的整體檔案管理工作。

3.4 積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)

在數(shù)據(jù)化的時代，要想做好高中學(xué)校的檔案管理工作，必須引進(jìn)一套先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)。學(xué)校要充分考慮自身的實(shí)際情況，根據(jù)自身的實(shí)際情況來對系統(tǒng)進(jìn)行針對性的修改，使得引入的系統(tǒng)能更優(yōu)質(zhì)的為學(xué)校的檔案管理工作服務(wù)。同時，要積極利用先進(jìn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)化的優(yōu)勢，加強(qiáng)檔案的利用與保存工作，從而達(dá)到提升學(xué)校整體檔案管理工作質(zhì)量的目的。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作對于高中學(xué)校來說具有十分重要的意義，學(xué)校必須積極分析在檔案管理過程中存在的各方面問題，并及時的實(shí)施解決策略，保證學(xué)校檔案管理工作有一個良好的內(nèi)部環(huán)境，從而為學(xué)校、教師以及學(xué)生檔案的保護(hù)與利用提供一定的保障。

參考文獻(xiàn)

[1]李桂蓮.高中學(xué)校檔案管理與工作效率的提升對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（13）：125.

[2]葛英豪，潘雪萍.新時代背景下高中學(xué)校檔案管理工作的完善策略[J].新教育時代電子雜志（教師版），2018，（22）：111.

[3]宣勇.淺談高中學(xué)校檔案管理工作的數(shù)字化創(chuàng)新發(fā)展[J].赤子，2017，（25）：189.