提升檔案管理水平做好重大建設項目檔案工作

摘 要：本文以武漢80萬噸/年乙烯項目檔案管理為例，闡述了重大建設項目建設過程中具體措施對重大建設項目檔案工作的影響。

關鍵詞：提升；檔案管理水平；重大建設項目工作

重大建設項目檔案是項目建設過程及結果的記錄，是投產后運行、維護、管理、改擴建的重要依據，反映著項目建設水平。武漢80萬噸/年乙烯項目（以下簡稱：重大建設項目） 2007年獲國家發(fā)改委核準，2007年12月開工，2008年6月項目部成立，2012年12月建成中交， 2013年8月13日產出合格乙烯，該項目形成單套紙質檔案16043卷，光盤587張，2016年7月項目檔案通過國家檔案局驗收。項目部成立后，筆者被派駐到該項目從事檔案管理工作，對檔案管理有以下幾點體會：

1 先進的檔案管理理念，集中統(tǒng)一管理項目文件

項目檔案作為項目管理的一個環(huán)節(jié)，領導的重視及先進的管理理念不可缺少，提出要求，配置工作資源，解決實際問題。重大建設項目先進的管理理念主要體現在三個方面：

1.1 項目建設期同步建設實施了文檔一體化管理系統(tǒng)

重大建設項目涉及單位眾多，交付文檔的內容、數量、格式、版本多樣，本著文檔一體化管理的原則，通過電子文檔系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的有機集成，建立一個協同共享的工作平臺，實現電子文件從生成、流轉到歸檔管理的全生命周期管理，滿足項目建設期及生產運行期各類文檔交付、查閱和歸檔要求。重大建設項目建設期間，除采購文件、招投標等涉密文件，電子文檔系統(tǒng)共接收管理類文件2.1萬份、技術文檔1.9萬份、綜合類文件1.2萬份，有效促進了資源共享，降低了紙質文件借閱率，更提高了檔案人員工作效率。

1.2 項目建設同步建設了符合檔案保管規(guī)范要求的檔案樓

重大建設項目同步設計并建設了符合規(guī)范、滿足使用功能的綜合性檔案樓。新建檔案樓共三層，占地面積1200平方米，建筑面積2200平米，每層主要由檔案庫區(qū)和辦公區(qū)組成，庫區(qū)設置了檔案庫房、電子介質庫、檔案裝具庫、掃描復印室、閱檔室。樓內安裝了恒溫空調、火災報警和七氟丙烷滅火系統(tǒng)；庫房全部采用密集架形式，能安全、集中地保存建設項目檔案并滿足今后20年使用需求。新建檔案樓投用，項目文件得以妥善保管。

1.3 專業(yè)化檔案管理模式，滿足項目檔案管理需求

重大建設項目遵循文檔一體化管理思路，根據項目檔案管理人員少的實際情況，結合專業(yè)化管理的優(yōu)勢，在充分發(fā)揮項目檔案機構監(jiān)管職能的基礎上，引進了專業(yè)檔案外包服務團隊。專業(yè)檔案外包服務團隊按照建設單位要求，在立項、設計、施工、監(jiān)理、驗收等各個階段、各相關方之間，建立滿足文檔全生命周期管理的文檔管理服務，協助重大建設項目做好項目前期文件、過程文件、電子數據、外事資料、設備文件、歸檔文件審核及整編、竣工驗收文件服務及其他服務，使項目建設單位在建設期的全部文件得到高效率管理和整編。

2 實施前端控制，有序開展項目檔案工作

重大建設項目部成立之初即設立了項目檔案管理機構，明確檔案機構職責，全面統(tǒng)管重大建設項目檔案工作，為檔案工作正常開展提供先決條件；明確項目檔案分管領導及其職責，設立兼職檔案員，建立項目檔案管理網絡圖，為檔案工作提供強有力的組織保障；發(fā)布《項目管理手冊》、《項目檔案管理制度》，為項目文件管理提供制度保障。

3 加強過程管理，確保項目檔案真實、規(guī)范

重大建設項目檔案專業(yè)性、成套性、現實性強，通過抓過程管理，有效維護項目文件真實、規(guī)范。重大建設項目檔案專題會多次強調，標準化、規(guī)范化是項目檔案管理的根本；在項目建設的不同節(jié)點，檔案部門采取不同應對措施。項目準備階段，檔案部門參與合同的簽訂，設立專門條款，對項目檔案的套數、版本質量、移交時間提出要求，明確承包單位歸檔文件編制和提交責任，罰則中明確項目文件提交占質量保證金的比例；項目設計階段，配合設計部門對設計文件編碼、竣工圖編制等作出統(tǒng)一規(guī)定；施工階段，檢查項目檔案整理情況，及時發(fā)現和解決承包單位檔案整編問題。重大建設項目建設期間，檔案部門深入施工現場，對承包單位答疑30余次；組織大規(guī)模標準規(guī)范培訓2次；參加各專業(yè)資料審查會幾十次。重大建設項目建設期間，檔案部門編制發(fā)布了《關于規(guī)范項目及主項名稱的通知》、《項目交工技術文件編制細則》、《項目竣工圖編制要求》、《項目文件審查、移交流程》等制度文件，指導承包單位項目文件編制，為項目交工文件真實規(guī)范打下基礎。

4 實施考核，促進項目文件優(yōu)質高效提交

重大建設項目后期，項目管理部根據各承包單位合同執(zhí)行情況，重申各承包單位的合同履行職責，出臺考核細則，明確考核內容和考核程序，加大合同執(zhí)行情況考核力度，促進重大建設項目文件優(yōu)質高效提交。

5 結束語

通過重大建設項目檔案管理，筆者深深體會到，做好項目檔案工作，是項目自身的需求，是國家法律法規(guī)的要求，是各級領導和廣大參建人員“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的具體實踐。做好項目檔案工作，領導的重視，先進的管理理念是做好項目檔案工作的前提，操作性強的管理制度是做好項目檔案工作的基礎，過程控制是做好項目檔案工作的關鍵，實施考核是做好項目檔案工作的保障。

作者簡介

孔海英，女，中韓（武漢）石油化工有限公司，信息中心。