關(guān)于工程項目管理中電子文件管理的探討

胡娜

[摘 要]在工程項目管理中，電子文件管理至關(guān)重要，因為它能夠記錄工程項目的許多細(xì)節(jié)，這正是工程項目合同簽訂和控制的關(guān)鍵，但是電子文件的管理難度較大。為了提高企業(yè)對電子文件管理的重視程度，使電子文件管理工作更加系統(tǒng)，本文重點分析了電子文件管理的優(yōu)勢和劣勢，并提出了加強(qiáng)電子文件管理的策略。

[關(guān)鍵詞]工程項目管理;電子文件;管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.04.081

[中圖分類號]TP399[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）04-0-02

電子文件管理對于工程項目管理至關(guān)重要，電子文件管理能夠滿足工程項目管理對于工作系統(tǒng)性和精密性的要求，電子文件管理是順應(yīng)時代發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展的。與紙質(zhì)文件不同，電子文件雖然具有快捷便利、省時、省地、節(jié)省資源等優(yōu)勢，但是也存在容易遺失、易被剽竊等缺點。完善電子文件管理工作，就是要克服它的缺點，發(fā)揮它的優(yōu)點。

1 ? ? 工程項目管理中電子文件管理的優(yōu)勢

1.1 ? 占用空間小，存儲能力強(qiáng)

工程項目管理作為一項系統(tǒng)化、精細(xì)化的管理工作，必然會產(chǎn)生龐大的數(shù)據(jù)。如果沒有或者不使用電子文件管理，那么如此龐大的數(shù)據(jù)只能通過紙質(zhì)文件呈現(xiàn)，要使用很多紙質(zhì)文件才能達(dá)到詳細(xì)記錄的目的。紙質(zhì)文件會占用大量的空間，保存起來也非常麻煩，不但需要專門的倉庫、專門的設(shè)備，還需要專業(yè)人員進(jìn)行護(hù)理，一旦紙質(zhì)損壞、受潮，珍貴的數(shù)據(jù)就會遺失，很難恢復(fù)。在節(jié)省空間和存儲能力方面，電子文件管理擁有紙質(zhì)文件管理無法比擬的優(yōu)點。

1.2 ? 檢索便捷，重復(fù)利用

紙質(zhì)文件不但占用的空間大，檢索起來也極不方便，必須要花費大量的人力、物力。使用電子文件檢索可能只需要幾分鐘，同樣的內(nèi)容，要在紙質(zhì)文件中檢索，大概需要查找?guī)讉€星期，甚至幾個月。大量花費時間精力不說，如果遇上特別緊急的情況，后果不堪設(shè)想。在檢索的快捷性上，電子文件管理也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了紙質(zhì)文件。

在利用率上，電子文件也略勝一籌。紙質(zhì)文件雖然也能相互傳閱、重復(fù)利用，但由于紙質(zhì)文件中的數(shù)據(jù)載體是易損壞的紙張，數(shù)據(jù)的保存時間必然是有限的，而電子文件卻可以不限次地傳播。紙質(zhì)文件由于受數(shù)量限制，無法實現(xiàn)同時多人共享（如果通過增加紙質(zhì)文件數(shù)量達(dá)到了多人共享，勢必要占用更多的空間），但是紙質(zhì)文件卻可以利用復(fù)制功能和互聯(lián)網(wǎng)同時多人共享。尤其對于設(shè)計院來說，已歸檔圖紙的重復(fù)調(diào)曬使用率非常高，多個項目同時使用一套圖紙的情況十分常見，如果使用紙質(zhì)的硫酸圖紙進(jìn)行復(fù)曬無疑會提高抽圖人員的重復(fù)工作率，并且不停復(fù)曬會導(dǎo)致原圖磨損。同時，電子文件可以直接打印藍(lán)圖或白圖，從而可以有效提高工作效率，再加上能夠保存原圖，可謂一舉多得。從目前信息化的程度來看，電子文件存檔也是大勢所趨，從橫向和縱向來看，電子文件的利用率更勝一籌。

1.3 ? 數(shù)據(jù)安全有保障，損失數(shù)據(jù)易找回

紙質(zhì)文件在借閱過程中容易出現(xiàn)損壞、遺失、篡改，但是電子文件幾乎不存在這樣的問題。通過使用電子文件的拷貝功能，電子文件可以備份，只要不是在數(shù)據(jù)庫全部崩潰的極端情況下，只要采用有效的備份措施，電子文件管理可以較為有效地防止數(shù)據(jù)遺失，并且通過采取一些網(wǎng)絡(luò)加密措施，電子文件可以實現(xiàn)只借閱而無法編輯，以防重要數(shù)據(jù)被改動。

無論是紙質(zhì)文件，還是電子文件，都存在數(shù)據(jù)遺失的風(fēng)險。紙質(zhì)文件一旦遺失，要找回幾乎是不可能的事，但是電子文件則不然，因為它以數(shù)據(jù)的形式存在于電子設(shè)備中，所以通過一些專業(yè)軟件還是能夠找回電子文件的，操作也更快捷。

1.4 ? 展示方式多，傳播效果好

在工程項目管理中，紙質(zhì)文件的展示方式非常有限，除了突出顏色、文字、風(fēng)格等視覺效果，幾乎別無他法。但是通過電子文件管理，則可以以動態(tài)的、更加多樣的方式展示數(shù)據(jù)和信息，如音頻、視頻、動畫等，與紙質(zhì)文件較為古板、傳統(tǒng)的展示方式相比，顯然更容易引起人的注意，也會取得更好的傳播效果。

2 ? ? 工程項目管理中電子文件管理的劣勢

電子文件管理也存在一定的劣勢，對它的劣勢進(jìn)行分析，并不等于否定電子文件管理，而是通過分析缺點找到克服的方法，從而不斷提高電子文件管理水平。

2.1 ? 信息來源龐雜，分類不夠明晰

電子文件不是紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件可以落實到工程項目的某個部門，以部門為單位派送文件。但是電子文件則不同，由于具有便捷性，打破了以部門為單位的文件呈送形式，各個部門、各個部門成員之間可以跨級、跨部門相互呈送文件，形成了錯綜復(fù)雜的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，來源龐雜不易分類。因為在很短的時間就可能產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，想要對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)歸類也不夠現(xiàn)實，所以電子文件管理分類是一大問題，由于缺乏良好、及時的歸類措施，成為電子文件管理的一大缺陷。

2.2 ? 信息安全意識淡薄，易泄露、遺失、被盜竊

電子文件的便捷性，在一定程度上也縱容了一些管理人員的大意、輕心。調(diào)查顯示，電子文件更容易發(fā)生泄漏、遺失、被盜竊等現(xiàn)象。一方面是由于管理人員疏漏，另一方面則是由于互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，既為電子文件管理提供了便利之處，也成為一些不法之徒盜竊信息的不法手段。

3 ? ? 工程項目管理中的電子文件管理策略

3.1 ? 加強(qiáng)電子文件鑒定管理

隨著電腦等一系列電子設(shè)備的出現(xiàn)，人們記錄數(shù)據(jù)的效率越來越高，但是電腦等電子設(shè)備并不是100%無誤的，高速度帶來的可能是高錯誤率，在數(shù)據(jù)更新越來越快的時代，人們往往極端地追求速度而忽略質(zhì)量。以檔案管理收集電子文件為例，收集圖紙的電子文件時，確實發(fā)現(xiàn)有很多圖紙的電子文件存在圖號誤寫、圖框信息漏寫等情況，這些看似無關(guān)緊要的錯誤，往往事關(guān)全局，影響重大。因此，電子文件歸檔和存儲前，對電子文件進(jìn)行鑒定至關(guān)重要。電子文件鑒定十分重要，不能為了降低成本而隨意雇傭人工進(jìn)行鑒定，必須要由相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行鑒定，要經(jīng)過一系列嚴(yán)格的審核和復(fù)查。只有通過專業(yè)人員鑒定，才能夠及時、準(zhǔn)確地找出電子文件中不易被人發(fā)現(xiàn)的格式錯誤、字句錯誤、版本不兼容等相關(guān)問題，以便為后續(xù)的數(shù)據(jù)審查、借閱掃清障礙。

3.2 ? 加強(qiáng)電子文件歸檔管理

（1）文件歸檔務(wù)必要準(zhǔn)確合理。為了方便以后對文件進(jìn)行檢索利用，文件歸檔務(wù)必要準(zhǔn)確合理，否則會為后期檢索帶來不必要的麻煩。電子文件儲存應(yīng)該按一定的分類進(jìn)行，不能歸錯類，比如本應(yīng)為燒結(jié)類項目被歸入環(huán)保類，那么在檢索燒結(jié)類項目時就會出現(xiàn)信息空白，而在檢索環(huán)保類時又會出現(xiàn)大量燒結(jié)類的信息，增加了檢索難度。無論是哪種情況，都會降低工作效率，令檢索者產(chǎn)生焦慮心態(tài)，喪失對電子文件管理的信任和好感。

（2）建立局域網(wǎng)。為了保證信息安全和便于高效檢索，在進(jìn)行信息歸檔時，工作人員務(wù)必要設(shè)置權(quán)限，公司也應(yīng)在工程項目管理部門建立局域網(wǎng)，一方面便于電子文件在各個部門之間傳輸，另一方面可以禁止外網(wǎng)訪問，保證公司機(jī)密和數(shù)據(jù)安全。特別對于一些重要信息而言，例如涉及公司知識產(chǎn)權(quán)的核心技術(shù)、公司的專有技術(shù)等，如果無法有效防止外網(wǎng)訪問，信息可能被不法之徒盜竊，公司技術(shù)也會泄露，造成重大損失;更有甚者，電子信息可能會被不法之徒進(jìn)行篡改而公司毫無知覺，使公司在不知情的情況下蒙受損失。

3.3 ? 加強(qiáng)電子文件管理

如果說電子文件的鑒定和歸檔是電子文件有效、安全利用的基礎(chǔ)，那么電子文件的管理就是日常生活中隨時影響著電子文件的安全和使用的一舉一動。電子文件的日常管理是電子文件管理過程中所費功夫最多、花費時間最長的一環(huán)，從電子文件經(jīng)過鑒定后歸檔開始，電子文件就開始處于日常管理中，即使在鑒定和歸檔中做得再好，如果忽略電子文件的日常管理，電子文件仍然得不到安全保障和高效率利用。

加強(qiáng)電子文件管理要做好以下工作。首先，工程項目工作人員在訪問電子文件相關(guān)網(wǎng)頁時要使用局域網(wǎng)，避免使用外網(wǎng)以防止信息外泄和信息損失。日益發(fā)展的科技在造福人類的同時，也被不法之徒當(dāng)作利刃從事不法行為，如果載有重要信息的電子設(shè)備同不安全的網(wǎng)絡(luò)相連，可能導(dǎo)致設(shè)備中毒、信息被盜。其次，重要信息務(wù)必多次備份，同時管理好信息的使用權(quán)限，避免無關(guān)人員瀏覽信息導(dǎo)致信息外泄。再次，在電子文件日常管理中，要做好電子文件的保密、防盜工作，如果必須外部傳閱，務(wù)必要注明版權(quán)。最后，為減少信息被盜竊和抄襲的機(jī)會，必要時可以添加標(biāo)志性的隱形水印，既不影響閱讀，同時萬一信息被盜竊、抄襲，也能使用法律途徑及時解決。

4 ? ? 結(jié) 語

在工程項目管理中，電子文件管理的重要性已經(jīng)不言而喻，電子文件管理的誕生和發(fā)展一方面使工程項目管理和相關(guān)的工作人員大大受益，另一方面，它又在施行過程中暴露出了一些缺點，通過應(yīng)用相關(guān)技術(shù)能夠有效克服電子文件管理中的某些缺陷。

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