高校檔案信息化管理的趨勢、困境與對策分析

潘秀明

[摘 要]高校檔案信息化管理是檔案工作科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求。本文從高校檔案信息化管理的趨勢入手，對檔案信息化管理面臨的困境進行簡要分析，從制度建設(shè)、系統(tǒng)建設(shè)等功能規(guī)劃的角度探討了加強高校檔案信息化管理的措施，旨在不斷提升高校的檔案信息化管理水平。

[關(guān)鍵詞]高校;檔案;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.04.079

[中圖分類號]G647.2;G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）04-0-02

0 ? ? 引 言

高校檔案記錄了學校的科研活動、教學活動、師生資料等重要信息，是學校進行科研、教學、管理、建設(shè)的重要依據(jù)。自從2000年國家檔案局提出“檔案信息化”的概念后，高校開始逐步推進檔案信息化建設(shè)，取得了豐碩的建設(shè)成果。目前，隨著信息技術(shù)的不斷進步和國民檔案意識的逐漸加強，高校檔案信息化管理出現(xiàn)了管理模式系統(tǒng)化、管理系統(tǒng)集成化、信息運維專業(yè)化的趨勢。因此，高校檔案管理部門應在日益復雜的檔案管理環(huán)境下把握新趨勢、發(fā)現(xiàn)新問題、提出新辦法，從而促進高校檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化。

1 ? ? 高校檔案信息化管理的趨勢

1.1 ? 管理模式協(xié)同化、項目化

檔案信息化管理涉及計算機、網(wǎng)絡(luò)、管理、檔案等多學科交叉。管理模式的協(xié)同化表現(xiàn)在以下幾點。首先，表現(xiàn)在工作人員上，即檔案信息化管理需要多種知識背景和專業(yè)能力的人參與工作。同時，隨著信息技術(shù)的不斷進步和檔案業(yè)務(wù)的拓展，檔案信息化建設(shè)程度逐漸加深，工作環(huán)境、工作內(nèi)容、工作模式會更加復雜化、專業(yè)化。在此種環(huán)境下，高校想要做好檔案管理工作，需要運用項目化管理的思維建立動態(tài)管理聯(lián)盟。在動態(tài)聯(lián)盟的協(xié)同工作模式下，各成員、部門承擔著不同的管理責任，確保檔案信息化管理工作正常開展。其次，由于各成員和部門知識背景、專業(yè)能力存在差異，只有在對應業(yè)務(wù)領(lǐng)域下，才能充分發(fā)揮專業(yè)性。例如，在建設(shè)數(shù)字檔案館涉及方案論證、立項、招標、系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)等多領(lǐng)域的知識，此時就需要一個跨學科、跨領(lǐng)域的聯(lián)盟進行協(xié)同化和項目化管理，以提高建設(shè)效率、降低建設(shè)成本。最后，檔案服務(wù)的多元化要求高校檔案管理部門協(xié)同化工作。

1.2 ? 管理系統(tǒng)建設(shè)集成化、通用化

檔案業(yè)務(wù)的日益多元化要求檔案管理系統(tǒng)具有更強的適應性，集成更多的功能。首先，高校檔案管理工作涉及的范圍廣泛，包括學生檔案、教師檔案、城建檔案、財務(wù)檔案等多個領(lǐng)域，為了提高管理效率、提升協(xié)同管理能力，各部門管理系統(tǒng)要實現(xiàn)集成化、通用化發(fā)展。其次，高校檔案管理系統(tǒng)在多個檔案領(lǐng)域下通用，同時在檔案收集、歸檔、分類等操作上實現(xiàn)標準化和規(guī)范化，使各部門檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，為檔案協(xié)同化工作奠定基礎(chǔ)。同時，由于管理系統(tǒng)功能的集成化，檔案業(yè)務(wù)逐漸實現(xiàn)多元化發(fā)展，除傳統(tǒng)管理系統(tǒng)的自動歸檔、自動排序、自動整理外，可視化界面、數(shù)據(jù)分析等功能也是其發(fā)展趨勢。最后，由于師生的檔案意識逐漸增強，開展檔案社會化工作成為高校檔案管理工作的必然趨勢，建立個性化檔案、實時反饋、智能化調(diào)閱等應用要求檔案管理系統(tǒng)在服務(wù)模塊要集成化、通用化發(fā)展。

1.3 ? 信息化運維工作專業(yè)化、平臺化

檔案信息化管理協(xié)同化、集成化的趨勢使檔案管理工作涉及更多的部門，采用的硬件、軟件和技術(shù)也更加復雜。高校檔案管理部門的軟件系統(tǒng)和信息化設(shè)備只依靠自身的運營和維護是遠遠不夠的，因此，依靠外力幫助高校檔案信息化管理成為其未來發(fā)展的必然趨勢。引入第三方單位進行運維工作的好處主要有兩點。一是更加專業(yè)化。相比高校檔案管理部門，第三方機構(gòu)往往在某一特定領(lǐng)域經(jīng)營多年，具有豐富的運維經(jīng)驗，在面臨各種運維風險上有較為完備的應對機制，其技術(shù)積累、人員配備、管理經(jīng)驗比較完善，能夠更好地融入檔案協(xié)同化管理，彌補檔案管理部門存在的不足。二是能夠在一定程度上節(jié)省成本。在進行新系統(tǒng)開發(fā)和軟硬件維護時，引入第三方機構(gòu)能夠緩解成本壓力，但從人力成本上看，高校檔案管理部門通常缺少開發(fā)人員，無法承擔系統(tǒng)開發(fā)工作。因此，對于規(guī)模較小、財務(wù)狀況不佳的高校來說，人力、財力、物力等各項資源配置存在矛盾時，應該借助第三方機構(gòu)。

2 ? ? 高校檔案信息化管理的困境

2.1 ? 制度建設(shè)滯后

高校檔案信息化管理協(xié)同化、項目化等發(fā)展趨勢涉及多個管理主體之間的溝通協(xié)同，需要在管理層面予以制度引導，但從高校檔案信息化制度建設(shè)的現(xiàn)狀看，管理制度缺乏相應的創(chuàng)新和改革。目前，高校檔案信息化的管理制度還沿用傳統(tǒng)管理環(huán)境下的制度，隨著高校檔案信息化建設(shè)的不斷推進和檔案業(yè)務(wù)的多元化發(fā)展，檔案管理的標準、規(guī)范、要求等都隨之變化，滯后的管理制度將無法滿足現(xiàn)實工作的要求，導致檔案管理的工作受到阻礙。此外，隨著高校在檔案細分領(lǐng)域制度建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)多元化拓展使檔案工作面臨很多新問題，如信息化建設(shè)下信息安全制度的更新，科研檔案開發(fā)與利用涉及的知識產(chǎn)權(quán)問題等。因此，高校檔案管理部門的制度建設(shè)要考慮不斷變化的信息化環(huán)境。

2.2 ? 信息化建設(shè)不平衡、缺乏協(xié)調(diào)性

從高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀看，高校檔案管理存在信息化建設(shè)不平衡、各部門之間缺乏協(xié)調(diào)性的情況，主要表現(xiàn)在兩個方面。一是高校內(nèi)部信息化建設(shè)不平衡、各部門信息資源沒有系統(tǒng)化整合。高校檔案信息化管理范圍和內(nèi)容在不斷擴大，如財務(wù)檔案、城建檔案、科研檔案等，但由于每個檔案涉及的部門管理方式不同，檔案管理標準缺乏規(guī)范化，導致其在資源整合上存在很多困難。同時，各部門管理人員的管理水平參差不齊，各部門管理系統(tǒng)的類型、功能、版本存在差異，不利于檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，降低了檔案管理的效率。此外，協(xié)同化、項目化的管理趨勢要求高校各職能部門之間通力合作，但是各職能部門之間的利益沖突、人員配備等問題限制了檔案信息化管理的進一步發(fā)展。二是高校外部的不平衡。高校檔案信息化管理的協(xié)同化發(fā)展涉及與政府、企業(yè)等社會機構(gòu)的溝通和協(xié)調(diào)，但由于高校之間的建設(shè)水平參差不齊和各機構(gòu)的建設(shè)重點不同，導致協(xié)同化發(fā)展面臨很多考驗。

2.3 ? 信息化管理系統(tǒng)功能規(guī)劃不合理

管理系統(tǒng)建設(shè)的集成化和通用化要求系統(tǒng)功能要具有現(xiàn)實性和廣泛性，但目前高校檔案管理系統(tǒng)的功能規(guī)劃存在以下兩個問題。一是重保管輕利用。長期以來我國高校檔案管理部門存在“重保管輕利用”的思想，對管理信息系統(tǒng)的功能建設(shè)具有一定的影響。管理系統(tǒng)的功能建設(shè)圍繞收集、保管類檔案業(yè)務(wù)，缺乏對檔案資源價值進行深度挖掘，缺乏檔案利用類的開發(fā)功能。同時，檔案服務(wù)類的業(yè)務(wù)比較簡單，還局限于檔案查詢、檢索類功能。系統(tǒng)功能單一在一定程度上限制了檔案管理工作的多元化發(fā)展，導致信息化建設(shè)的效果不理想。二是一味追求功能的大而全卻忽略系統(tǒng)功能的現(xiàn)實性。部分高校檔案管理在進行系統(tǒng)功能的規(guī)劃時沒有調(diào)研和分析系統(tǒng)需求，導致系統(tǒng)功能使用頻率低、可行性差，同時過多的功能配置不但會增加系統(tǒng)和服務(wù)器的負擔，還會大大提升建設(shè)成本。

3 ? ? 高校檔案信息化管理的對策

3.1 ? 加強制度建設(shè)

高校應加強檔案信息化管理制度建設(shè)，要在“信息化環(huán)境”和“檔案業(yè)務(wù)多元化”的發(fā)展中找準平衡點。如今，不斷豐富的檔案業(yè)務(wù)要求管理制度具備更強的適應性和靈活性。因此，高校檔案管理部門需要在現(xiàn)有管理制度的基礎(chǔ)上制定多層次的管理制度，形成從縱向到橫向、從宏觀到微觀、從集中到分散的檔案管理制度，從而保證高校檔案信息化管理工作能夠順利開展。第二，不斷完善制度內(nèi)容。隨著高校檔案業(yè)務(wù)的不斷拓展和信息化管理環(huán)境的變化，檔案資源、檔案管理方式等問題所呈現(xiàn)的特點不是一成不變的，因此，高校應及時學習新出臺的政策法規(guī)，充分了解行業(yè)信息化政策、檔案管理規(guī)定，從而保證檔案管理工作的政策性和連續(xù)性。第三，細化檔案制度建設(shè)工作，將各類型檔案工作根據(jù)其知識領(lǐng)域進行細分，根據(jù)保密程度、收益預期、信息安全等指標進行等級劃分，并在此基礎(chǔ)上制定各細分領(lǐng)域下的檔案管理制度，以適應檔案多元業(yè)務(wù)和復雜的信息化管理環(huán)境。

3.2 ? 推動信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展

針對高校內(nèi)部各管理主體協(xié)調(diào)性不佳的問題，高校信息管理部門應著力推動各部門信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。首先，在檔案資源的收集和整理上，要保持各管理主體格式、形式上的統(tǒng)一。其次，在信息化硬件購置和軟件開發(fā)時，要注重各部門之間的設(shè)備、功能實現(xiàn)同步，讓每個部門都參與檔案的協(xié)同化管理。同時，針對各部門管理人員管理水平參差不齊的問題，要在制度建設(shè)的基礎(chǔ)上注重提升各部門人員的綜合素質(zhì)。在信息化管理的背景下，培訓內(nèi)容要囊括管理人員的業(yè)務(wù)知識、信息素養(yǎng)、項目化管理思維等。培訓的主體要層次分明，主管部門對各部門人員進行集中化培訓，各管理部門對內(nèi)部人員進行長期化培訓，從而保證在規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)上結(jié)合部門工作的要求和特點開展培訓工作。最后，加強高校檔案管理部門與政府、企業(yè)和社會機構(gòu)的溝通與合作，通過檔案資源共享與開發(fā)不斷推進高校檔案管理工作的社會化和大眾化。

3.3 ? 優(yōu)化管理系統(tǒng)功能建設(shè)

管理系統(tǒng)功能建設(shè)要把握“功能不足”和“功能過多”的平衡性問題。第一，把需求調(diào)查和分析貫穿管理系統(tǒng)的開發(fā)、更新和維護的全過程。在管理系統(tǒng)建設(shè)的初期，要根據(jù)學校檔案管理工作的整體規(guī)劃設(shè)計功能框架，即從系統(tǒng)設(shè)計的角度搭建需要實現(xiàn)基礎(chǔ)功能的系統(tǒng)框架，之后結(jié)合各階段的需求分析結(jié)果進行階段性的功能開發(fā)，進而在后續(xù)開發(fā)中提高開發(fā)效率、降低開發(fā)成本，如檔案共享系統(tǒng)需要同步各管理主體數(shù)據(jù)庫接口的數(shù)據(jù)。第二，注重管理系統(tǒng)功能的全面性，在基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)功能建設(shè)的基礎(chǔ)上，逐步拓展檔案利用、檔案服務(wù)方面的功能。其中，要重點完善檔案服務(wù)功能，在需求分析、各部門信息化建設(shè)情況的基礎(chǔ)上進行資源統(tǒng)籌，著重開發(fā)檔案資源共享、個性化、智慧檔案等服務(wù)。同時，要加強管理系統(tǒng)功能的維護和更新，定期對各系統(tǒng)模塊的使用情況進行全面的數(shù)據(jù)分析，并根據(jù)結(jié)果對系統(tǒng)功能進行優(yōu)化和調(diào)整，從而不斷適應工作要求。

主要參考文獻

[1]孫艷麗.高校檔案信息化建設(shè)的影響因素分析與對策研究[J].情報科學，2012（2）.

[2]王玉玲.高校檔案機構(gòu)職能延伸的困境與出路[J].檔案學通訊，2013（2）.