淺談當(dāng)代信息技術(shù)在高校成人教育檔案管理中的應(yīng)用

田園

摘 要：隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，特別是當(dāng)今信息技術(shù)全面普及的時代，對人才素養(yǎng)和綜合能力水平的要求，也在不斷提升，不僅包括普通在校學(xué)生，同樣也滲透在高校成人教育事業(yè)。為了確保成人教育的可持續(xù)發(fā)展，各高校逐漸對其教育檔案管理投入了更多關(guān)注，進(jìn)一步促使現(xiàn)階段高校成人教育體系開辟新格局，不斷優(yōu)化高校成人教育檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用，勢在必行。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 成人教育 檔案管理 高校

引 言

學(xué)習(xí)是永無止境的，隨著社會建設(shè)競爭力的不斷增加，成人教育高校的規(guī)模逐漸壯大。為了更好的滿足各用人單位對人才需求標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)信息技術(shù)在高校成人教育檔案管理中的應(yīng)用，既可以充分確保工作效率和質(zhì)量，又能夠在一定程度上，豐富檔案管理的工作形式。進(jìn)而，有效打破傳統(tǒng)高校成人教育檔案管理工作的弊端，推動其更長遠(yuǎn)的持續(xù)發(fā)展。

一、高校成人教育檔案管理中的不足

（一）檔案管理工作改革不徹底

雖然很多成人教育高校，都認(rèn)識到了檔案管理工作的重要性，但是未能及時跟隨信息技術(shù)時代的前進(jìn)腳步，進(jìn)行徹底改革。再加上專項(xiàng)資金和實(shí)際成人教育檔案管理情況，都在一定程度上減緩信息技術(shù)，在高校成人教育檔案管理工作中的落實(shí)進(jìn)程。例如，信息技術(shù)帶來工作便利的同時，也直接導(dǎo)致了管理人員的過度依賴，不僅對檔案管理人員素養(yǎng)提升無益，而且還會直接導(dǎo)致人員分配等問題混亂，為高校成人教育檔案管理的信息化發(fā)展形成了嚴(yán)重阻礙。

（二）傳統(tǒng)檔案管理模式影響深遠(yuǎn)

由于傳統(tǒng)管理形式和思想的長時間禁錮，即便是高校成人教育檔案管理工作，正面臨著改革，但是仍有大部分高校未能完全執(zhí)行。人工管理檔案模式，一方面整理歸類工作效率極低，無法及時滿足成人教育檔案快速更新?lián)Q代的需求，另一方面會導(dǎo)致檔案管理工作準(zhǔn)確性失去保障。[1]此外，年代久遠(yuǎn)的檔案更是會出現(xiàn)破損、丟失、模糊等現(xiàn)象，為后續(xù)查閱造成不便，也為修復(fù)工作帶來很大難度，影響高校成人教育的順利發(fā)展。

（三）檔案管理人員素質(zhì)整體偏低

高校成人教育檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，就要求工作人員必須具備良好的計算機(jī)操作能力，以及信息化素養(yǎng)。但是很多檔案管理人員都是高校中的老教師，信息技術(shù)掌握使用能力有所欠缺，無法滿足高校成人教育檔案信息化管理的發(fā)展需求。[2]再加上大部分高校缺乏完善的檔案管理機(jī)制，所以工作人員也就在一定程度上，沒有明確的執(zhí)行參考標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)秩序混亂的管理問題，不利于信息技術(shù)在高校成人教育中的有效應(yīng)用。

二、信息技術(shù)在高校成人教育檔案管理中的應(yīng)用

結(jié)合高校成人教育檔案信息化管理的實(shí)際情況，不難得出，其具有一定的分散性和多樣性，這也就意味著高校成人教育檔案管理工作，存在不小難度。為此，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，非常有必要，能夠充分提高檔案管理的信息化水平，同時可以為高校成人教育的順利有序開展，做好鋪墊。

（一）加強(qiáng)管理人員的信息化意識

高校成人教育檔案信息化管理，隨著時代的發(fā)展進(jìn)步，競爭力也在不斷加強(qiáng)，但是大部分管理人員，并沒有給予檔案管理工作足夠的重視。進(jìn)而在很大程度上，抑制了檔案管理工作人員的配合參與熱情，以及良好的信息化管理意識。為了進(jìn)一步優(yōu)化高效檔案管理觀念，培養(yǎng)工作人員的正確意識理念，加強(qiáng)其檔案管理責(zé)任心。高校成人教育檔案管理中，需要制定完善制度，同時不斷提高管理人員的信息化意識，充分發(fā)揮信息技術(shù)在高校成人教育檔案管理中的實(shí)用價值。

（二）充分提高檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合當(dāng)今社會實(shí)際情況，假學(xué)歷、文憑等事件層出不窮，既不利于高校成人教育檔案信息化管理的持續(xù)發(fā)展，又會對成人教育高校聲譽(yù)，以及用人單位對檔案真實(shí)度的信任程度，造成直接影響。為了妥善解決這一問題，從根本上打消高校成人教育檔案管理中，信息技術(shù)應(yīng)用不良喜現(xiàn)象，就要盡可能提高檔案信息化管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

首先，學(xué)歷證書的電子信息注冊，必不可少。將通過教育考核的個人檔案信息，錄入學(xué)信網(wǎng)，方便后續(xù)使用時精確查詢，由此，充分提高了成人教育答案管理的權(quán)威性和真實(shí)性，有效加強(qiáng)用人單位等機(jī)構(gòu)，對高校成人教育檔案信息化管理的信服。[3]可以通過多元化途徑對學(xué)生檔案信息，進(jìn)行全面采集，確保其真實(shí)性和健全性，爭取做到對每一位高校成人教育學(xué)生負(fù)責(zé)。

其次，有效加強(qiáng)高校成人教育檔案信息化管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。通過先進(jìn)、規(guī)范的檔案管理軟件，像是“成人教育學(xué)籍系統(tǒng)”，盡可能保證檔案信息的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，及統(tǒng)籌管理精確性。利用對應(yīng)信息技術(shù)，對新生入學(xué)、成績記錄、學(xué)籍變動、畢業(yè)學(xué)歷等信息，按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行錄入，盡可能全面保證檔案信息查詢系統(tǒng)的準(zhǔn)確無誤。

（三）優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)

信息技術(shù)在高校成人教育檔案管理中的應(yīng)用，離不開高素質(zhì)高能力的工作人員，，再加上檔案管理工作逐漸向復(fù)雜、現(xiàn)代化和多樣性發(fā)展，對管理技術(shù)水平要求在不斷提高，由此可見，優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)的重要性。需要高校引進(jìn)優(yōu)秀師資，并定期組織其參與培訓(xùn)和講座，充分提升自身創(chuàng)新理念和檔案管理意識，切實(shí)加強(qiáng)高校成人教育檔案管理水平。[4]

另一方面，還要對成人教育檔案信息化管理加大投資，加強(qiáng)硬件設(shè)備建設(shè)，像是高配置的計算機(jī)和掃描設(shè)備，一方面提高工作效率，另一方面確保檔案信息由紙質(zhì)變?yōu)殡娮影娴臏?zhǔn)確性，方便歸檔、搜索和刪改。同樣，信息化軟件建設(shè)也不能忽視，檔案管理網(wǎng)站和信息數(shù)據(jù)庫等，都能充分體現(xiàn)高校成人教育檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用的數(shù)字化價值。

結(jié)束語

總而言之，當(dāng)代信息技術(shù)，對高校成人教育檔案管理起到直接推動作用，是確保自身發(fā)展進(jìn)程，為用人單位培養(yǎng)合格人才的良好基礎(chǔ)。高校務(wù)必借助多元化有效途徑，加強(qiáng)高校成人教育檔案信息化管理，提高檔案管理工作的整體水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 馮有輝.論當(dāng)代信息技術(shù)在高校成人教育檔案管理中的應(yīng)用[J].檔案天地，2016（3）：60-61.

[2] 牛函娟.現(xiàn)代信息管理技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用研究[J].中國管理信息化，2015，18（24）：197-197.

[3] 呂冬梅.現(xiàn)代信息技術(shù)在高校成人教育學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用[J].中國成人教育，2014（3）：64-65.

[4] 賴麗麗.進(jìn)一步加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中應(yīng)用的對策思路[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2010（6）：158-159.