大數(shù)據(jù)環(huán)境下創(chuàng)新高校干部人事檔案管理的實現(xiàn)途徑研究

李明 湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院

2019年3月中共中央印發(fā)修訂了《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》，條例的出臺是我國干部人事制度改革的進一步深化改革，如何利用大數(shù)據(jù)做好組織對干部個人全過程的跟蹤監(jiān)督管理，有效利用干部人事檔案，是我們值得探討的重要議題。作為高校我們更應(yīng)適應(yīng)時代與國家大政方針需要，不斷提升高校干部人事檔案管理工作實效與水平，充分利用大數(shù)據(jù)引入現(xiàn)代化化管理理念和信息化管理技術(shù)為高校干部人事工作選人用人提供有效、安全、便捷的信息科學(xué)決斷。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校干部人事檔案管理信息化的作用

(一) 有效保護紙質(zhì)載體的干部人事檔案

在高校，隨著我國高校改革步伐的加速，對人才的管理顯得愈益重要，高校中人才流動的加大、教職工的職務(wù)調(diào)動、因干部考察、職稱評聘等對紙質(zhì)干部人事檔案的查閱需求也進一步增大，僅每年人事工作中對每份紙質(zhì)干部人事檔案的查檔每本至少達到2-3 次。紙質(zhì)干部人事檔案的人為使用損毀、使用過程中的檔案材料遺失、檔案紙質(zhì)介質(zhì)老化、字跡不清等紙質(zhì)檔案損壞屢見不鮮。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對檔案管理也提出了更高要求，利用現(xiàn)代科技，做好干部人事檔案信息化建設(shè)能夠有效避免紙質(zhì)干部人事檔案的直接接觸，最大程度降低對紙質(zhì)檔案的損壞程度。

(二)提升干部人事檔案利用的時效性

在大數(shù)據(jù)背景下高校干部檔案信息化管理能夠有效提升干部人事檔案利用的時效性。大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校干部人事檔案管理信息化能夠根據(jù)用戶權(quán)限，分級導(dǎo)入干部人事檔案信息，包括干部本人也可以及時了解本人基本信息，在信息更新過程中如發(fā)現(xiàn)個人基本信息有誤也能夠及時予以更正，保障干部人事檔案信息的時效性。

(三)提升檔案管理水平與檔案人員工作效率

實現(xiàn)高校干部人事檔案信息化管理后，電子數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和歸檔可使高校干部人事檔案管理區(qū)域自動化、批量化、網(wǎng)格化，干部人事信息精準錄入一次后即實現(xiàn)多重更新、獲取、共享與利用，高校干部人事檔案信息檢索和查詢工作流程簡化，逐步擺脫時空與繁冗查閱申請流程影響，無論是高校干部人事檔案管理還是檔案管理專員，工作成效都是顯而易見的。

(四)提供科學(xué)決斷，精準“選人用人”

自2014年，中央組織部在省、市、縣逐級開展干部人事檔案專項審查工作，在“選人用人”工作中如何科學(xué)決斷，精準“選人用人”，對人事檔案管理工作也提出了更高要求，高校干部人事檔案管理信息化能夠及時有效實現(xiàn)干部人事檔案的信息資源共享，為相關(guān)組織(人事)部門和領(lǐng)導(dǎo)考察各級干部工作情況和干部隊伍現(xiàn)狀提供有效依據(jù)，為組織“選人用人”提供可靠保證。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下創(chuàng)新高校干部人事檔案管理信息化的構(gòu)建內(nèi)容

目前，高校干部人事檔案管理信息化建設(shè)仍比較滯后，大部分高校能夠開展相應(yīng)高校干部人事管理信息化工作，但工作內(nèi)容僅限于基本的信息錄入、由原始紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案的過程，難以達到真正無紙化辦公要求，為上級組織“選人用人”提供真實有效的決策信息。因此，我們亟需促進高校干部檔案管理信息化進程，轉(zhuǎn)變原有干部人事檔案管理模式，我們可以主要從以下幾個方面來具體構(gòu)建：

(一)高校干部人事檔案管理信息化硬件設(shè)施

信息化硬件設(shè)施建設(shè)主要包括辦公軟硬件環(huán)境、電子檔案機房、控制室、信息安全與信息共享標準局域網(wǎng)、高校干部人事檔案信息管理服務(wù)平臺等用于高校干部人事檔案信息化管理的技術(shù)規(guī)范與數(shù)據(jù)庫設(shè)計的統(tǒng)一標準等。如借助大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)建立干部人事檔案實體的智能感知網(wǎng)絡(luò)，改變以往干部人事檔案儲存方式，對易受損毀、重復(fù)使用率高的重要檔案，通過網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等信息技術(shù)處理，創(chuàng)建具有能夠儲存電子檔案及物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)的基于大數(shù)據(jù)的云計算存儲平臺，隨時為高校干部人事檔案信息管理服務(wù)平臺提供利用、分析、預(yù)測等全方位信息服務(wù)。

(二)高校干部人事檔案管理信息化專業(yè)團隊

在高校干部人事檔案管理信息化建設(shè)中不但涉及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)專業(yè)知識，如檔案信息化管理實際工作中也涉及到原始檔案數(shù)字化、電子檔案的信息獲取、信息共享、信息利用、信息保密與信息安全等問題，也涉及到檔案管理專業(yè)知識，如高校干部人事檔案歸檔、檢索方式、查閱等問題，檔案、信息技術(shù)專業(yè)知識的應(yīng)用里不用人的管理。因此，高校干部人事檔案管理信息化專業(yè)團隊建設(shè)也是大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校干部人事檔案管理信息化建設(shè)的重要一環(huán)。

(三)高校干部人事檔案管理信息化標準體系

以往高校干部人事紙質(zhì)檔案存在數(shù)量龐大、存量大、占據(jù)空間大、干部檔案史料參考價值小、管理、查閱難度大等諸多問題，歸其根本還在于其標準體系建設(shè)存在缺陷。因此，在高校干部人事管理信息化工作中需以標準體系建設(shè)為保障，各項工作開展均需要進行有效標準論證后嚴格統(tǒng)一執(zhí)行。

(四)高校干部人事檔案管理信息化安全保障體系

與其它檔案信息相比，高校干部人事檔案信息直接關(guān)系高校干部“選人用人”的公平公正與科學(xué)決斷，而海量的電子文檔信息在帶來時效性強、受地域影響小、查檔范圍廣等檔案信息獲取與共享便利的同時也存在檔案信息的篡改、偽造、泄露、竊取的保密和安全等問題，因此，通過高校干部人事檔案管理信息化安全保障體系建設(shè)應(yīng)及時納入高校干部人事管理信息化建設(shè)范疇之內(nèi)。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下創(chuàng)新高校干部人事檔案管理信息化的實現(xiàn)途徑

(一)建立高校干部人事檔案信息化管理制度體系

高校應(yīng)根據(jù)干部人事檔案管理信息化工作實際，對高校干部人事進行制度約束與規(guī)范，建立高校干部人事檔案信息化管理制度體系。首先，依托原有干部人事檔案信息資源，不斷完善與細化干部人事檔案工作中各類安全管理、干部人事檔案備份、借閱、共享、信息恢復(fù)等工作標準；其次，明確干部人事檔案管理信息化工作中的具體流程、目標、任務(wù)，設(shè)置各層級干部人事檔案管理權(quán)限，建立科學(xué)可行的干部人事檔案信息化工作規(guī)范；再次，高校應(yīng)將干部人事檔案信息化規(guī)范逐步形成制度，使各部門在高校干部人事檔案管理信息化工作中有章可循，逐步形成高校自身的干部人事檔案信息化管理制度體系，不斷提高干部人事檔案綜合管理水平。

(二)優(yōu)化高校干部人事檔案信息化管理人才隊伍

實現(xiàn)高校干部人事檔案信息化管理的關(guān)鍵在于專業(yè)團隊的建設(shè)，因此要加強檔案管理專員的招聘職數(shù)、職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)能力培訓(xùn)等規(guī)劃設(shè)計。第一，擇優(yōu)人才選配。高校應(yīng)按照每千卷檔案不少于一名檔案管理專員負責(zé)的職數(shù)要求，擇優(yōu)選配政治素質(zhì)過硬、有責(zé)任心、保密意識強等職業(yè)素質(zhì)良好的人員，嚴格遵守高校干部人事檔案信息化管理制度，做到干部人事檔案信息嚴格保密；第二，檔案專業(yè)能力與信息技術(shù)能力雙重培養(yǎng)。要實現(xiàn)檔案信息化離不開信息技術(shù)應(yīng)用，在科技飛躍發(fā)展今天，就要求檔案管理專業(yè)定期參加檔案專業(yè)培訓(xùn)同時也需及時掌握前沿信息技術(shù)技能，以確保高校干部人事檔案信息化工作的有序推進；第三，加強檔案管理相關(guān)人員約束。在進行高校干部人事檔案管理信息化的進程中，對于周邊檔案管理相關(guān)人員應(yīng)予以相關(guān)培訓(xùn)，制定相關(guān)涉密規(guī)定與制度，嚴格按程序規(guī)定(如嚴禁更改數(shù)據(jù)、嚴謹截圖拍照、嚴禁接觸高校干部人事檔案管理信息化服務(wù)平臺終端設(shè)備等)有效合理使用高校干部人事檔案。

(三)加大對高校干部人事檔案管理工作的政策引導(dǎo)與資金支持

高校干部人事檔案信息化建設(shè)是一項長期規(guī)劃性系統(tǒng)工程，因此，必須獲得上級有關(guān)部門與高校自身政策引導(dǎo)與資金支持。一方面，干部人事檔案管理部門應(yīng)積極獲取上級政策支持，只有自上而下落實好了相關(guān)政策，才能確保高校干部人事檔案管理信息化工作有序開展，確保高校干部人事檔案管理信息化服務(wù)平臺價值得到有效發(fā)揮；另一方面，高校干部人事檔案管理信息化設(shè)備的采購以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)支撐與建設(shè)、高校干部人事檔案管理信息化服務(wù)平臺的投入、構(gòu)建、運轉(zhuǎn)、更新、維護均需要大量資金投入，高校干部人事檔案管理部門也應(yīng)提前做好資金準備與資金規(guī)劃，如前期建設(shè)投入大主要以財政資金為主，后期維護性投入可考慮其它融資性渠道。此外，還應(yīng)注重資金使用過程中的監(jiān)督與審計，確保高校干部人事檔案管理信息化工作的穩(wěn)步推進。

(四)構(gòu)建高校干部檔案信息安全保護屏障

高校干部人事檔案關(guān)系著高校干部“選人用人”的公平公正與科學(xué)決斷，決定著高校未來的發(fā)展方向。第一，源頭信息安全保障。高校干部人事檔案從生成數(shù)據(jù)的源頭起，檔案管理專員就應(yīng)嚴格各項操作程序，確保在數(shù)字檔案的鑒定、生成、歸檔、管理等每一項程序中的數(shù)據(jù)真實可靠并以只讀模式并添加水印等防偽手段將數(shù)字檔案存儲于私有云等安全儲存平臺中；第二，構(gòu)建高校干部人事管理信息安全保護系統(tǒng)。干部人事相關(guān)管理部門可通過構(gòu)建該系統(tǒng)確保高校干部人事檔案管理信息化服務(wù)平臺等軟件系統(tǒng)的安全保護，通過對主數(shù)據(jù)庫和備用數(shù)據(jù)庫方式備份信息、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防火墻等手段提高系統(tǒng)軟硬件的安全性能；第三，明確數(shù)字檔案查閱權(quán)限與查閱標準化流程。應(yīng)對相關(guān)查閱人員進行查閱權(quán)限分級與設(shè)置，如設(shè)置雙人雙重密碼、分級閱檔等，以防查閱單位和查閱部門在相關(guān)查閱數(shù)字檔案過程中越級和竊取行為。

(五)充分利用大數(shù)據(jù)助推高校干部人事檔案管理信息化工作

要實現(xiàn)干部任用的地域界限實現(xiàn)干部檔案信息的區(qū)域共享，提升高校干部人事檔案信息的共享能力，提升檔案管理質(zhì)量，提升檔案信息獲取的有效性與利用率，促進高校干部人事檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。高校干部人事管理部門只有通過大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，不斷深挖檔案信息、提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量才能實現(xiàn)。同時，我們也應(yīng)不斷開拓干部人事檔案管理創(chuàng)新思維，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)加強信息深度挖掘，組建大數(shù)據(jù)中心與數(shù)據(jù)服務(wù)終端，通過對高校干部檔案大數(shù)據(jù)分析，總結(jié)相關(guān)的規(guī)律，提取有效信息，以制定高校干部“選人用人“的規(guī)章與制度管理。

總之，大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校干部人事檔案管理信息化建設(shè)，需要從檔案信息化管理制度體系、管理人才隊伍、政策引導(dǎo)與資金、信息安全保護、大數(shù)據(jù)信息技術(shù)等方面不斷努力，需要自上而下全員參與，才能形成良好管理格局，全面提升高校干部人事檔案管理信息化。