科技期刊編輯部的稿件規(guī)范化管理方法

李 莉，黃祖賓，程 紅，周翠鳴，蔣巧媛

(1.《廣西植物》編輯部編輯，廣西 桂林 541006;2.《廣西民族大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部,廣西 南寧 530006;3.《東北林業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部，黑龍江 哈爾濱 150040)

稿件是科技期刊的重要組成部分，如何實(shí)現(xiàn)稿件的規(guī)范化管理是每個(gè)編輯部都要思考的問(wèn)題.目前關(guān)于稿件計(jì)算機(jī)管理以及網(wǎng)絡(luò)化管理方面的報(bào)道有：王艷玲等、[1]劉運(yùn)飛等、[2]劉巖等、[3]張建榮等[4]應(yīng)用Excel進(jìn)行稿件的計(jì)算機(jī)管理；劉為清[5]為編輯部稿件數(shù)據(jù)庫(kù)管理的網(wǎng)絡(luò)編程；秦文貴等、[6]回文廣等、[7]陳家駿、[8]鄧大玉[9]則將數(shù)據(jù)庫(kù)程序Access應(yīng)用于稿件管理；張前鋒等、[10]胡祥培等、[11]李莉等[12]設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)稿件管理系統(tǒng).隨著采編系統(tǒng)的廣泛采用，上述很多方法都被采編系統(tǒng)所替代.但是，隨著各種優(yōu)先出版平臺(tái)的出現(xiàn)和對(duì)編輯部版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、作者聲明的重視，采編系統(tǒng)已不是萬(wàn)能，目前仍有不少科技期刊編輯部在稿件管理中還存在不規(guī)范的現(xiàn)象，從而影響了科技期刊的編輯與出版.為了更加全面、規(guī)范化地管理科技期刊的稿件，文章結(jié)合《廣西植物》期刊編輯部的稿件管理實(shí)踐，探討科技期刊編輯部的稿件規(guī)范化管理模式(充分利用采編系統(tǒng)，以稿簽、稿件柜、錄用稿件Excel流程記錄和檔案保存為輔助)來(lái)實(shí)現(xiàn)編輯部稿件日常處理規(guī)范化管理，以供各編輯部同仁參考.

1 稿件管理存在的主要問(wèn)題

因?yàn)榫庉嫴孔陨砬闆r的多樣性，所以，稿件管理的問(wèn)題也不盡相同，有的只有一種問(wèn)題，有的是多種問(wèn)題并存.通過(guò)調(diào)研和走訪不同學(xué)科的一些編輯部，表現(xiàn)出以下主要問(wèn)題.

1.1 不夠重視稿件管理

編輯部認(rèn)為只要有稿源，出好刊已經(jīng)足夠，把稿件處理得井然有序并不可能.因?yàn)榫庉嫴康母寮幚憝h(huán)節(jié)紛繁復(fù)雜，編輯都忙于處理各種流程、服務(wù)于作者的各種需求，無(wú)暇顧及太多，所以沒有把稿件管理當(dāng)作一項(xiàng)重要工作來(lái)抓.

1.2 稿件放置混亂

一般來(lái)講，編輯部每個(gè)編輯負(fù)責(zé)一部分稿件，將稿件手工記錄或者存在自己的電腦上.有的編輯可能對(duì)每個(gè)流程并沒有詳細(xì)的記錄，丟失稿件情況時(shí)有發(fā)生.即使有的編輯在記錄稿件進(jìn)程時(shí)都很詳細(xì)準(zhǔn)確，但是，不能讓所有稿件都放在一個(gè)整體的流程中顯示出來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)在制定排刊計(jì)劃時(shí)，還是不能掌握全部稿件的情況，容易出現(xiàn)漏排等問(wèn)題.

1.3 錄用后的稿件流程有疏漏

有的編輯認(rèn)為，只要稿件錄用就萬(wàn)事大吉，于是放松了后續(xù)工作，可是當(dāng)已經(jīng)進(jìn)入到下一個(gè)步驟時(shí)，才發(fā)現(xiàn)前面的一個(gè)或者多個(gè)步驟都漏掉了.例如：有的稿件已經(jīng)排好刊期，校稿時(shí)卻不見紙稿，或者沒有送給作者校對(duì)，作者還沒有?；?，作者提供的作圖源文件不符合要求，這樣就會(huì)造成流程銜接不上，比較混亂.

1.4 稿件檔案不全

每篇稿件都應(yīng)該有由始而終的檔案，包括退稿和撤稿的稿件.有的編輯部不打印稿簽，有的對(duì)送審和退修情況也不做詳細(xì)記錄，有的甚至把退稿和撤稿的稿件直接扔掉，有的校對(duì)稿也不存檔，有的編輯部根本就不要版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議和作者聲明.短期內(nèi)相關(guān)負(fù)責(zé)人員可能還會(huì)記得當(dāng)時(shí)的情況，但是很久以后，根本查不到.

2 稿件規(guī)范化管理的重要性和必要性

稿件管理是編輯部的基本工作，也是稿件錄用與否和制定刊發(fā)計(jì)劃的依據(jù).規(guī)范化的稿件管理可以更好、更快地服務(wù)于廣大作者，還可以提高編輯部的整體工作效率.稿件的規(guī)范化管理包括完整的稿件流程記錄、穩(wěn)而有序的稿件放置和完整的稿件檔案保管.有了規(guī)范化管理既可以確保每一篇稿件都能走完應(yīng)有流程的所有步驟，確保責(zé)編工作流程的順暢，確保主編和各個(gè)編輯之間工作的完美銜接，確保排刊計(jì)劃和熱點(diǎn)專題的順利制定.[13]版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議和作者聲明的有效保管還可以維護(hù)編輯部應(yīng)有的合法權(quán)益，有利于加強(qiáng)學(xué)術(shù)規(guī)范、凈化學(xué)術(shù)環(huán)境、加強(qiáng)科研誠(chéng)信.[14]

如果編輯部沒有規(guī)范化地管理稿件，有可能在出現(xiàn)比較棘手的問(wèn)題時(shí)，無(wú)法處理妥當(dāng).例如：文章發(fā)表后若作者發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)，如果是由于作者的原因而造成的損失，那么此時(shí)若編輯部能拿出檔案來(lái)看，就有憑有據(jù)，不會(huì)給期刊編輯部帶來(lái)太多的麻煩；若編輯部拿不出校對(duì)稿件的檔案，即使責(zé)編記得此事，也無(wú)憑無(wú)據(jù).還有一個(gè)就是稿件的版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議書和作者投稿聲明的規(guī)范化管理，如果作者投稿時(shí)是一稿多投，而編輯部查重時(shí)沒有顯現(xiàn)出來(lái)，待文章發(fā)表后才發(fā)現(xiàn)，即使作者的投稿日期是早于其他刊物的，但此時(shí)若沒有版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議和作者聲明，就只能將此文章從本刊上撤下來(lái)，并寫撤稿聲明，有苦說(shuō)不出.

3 稿件的規(guī)范化管理

筆者從事科技期刊編輯出版工作多年，結(jié)合多年的辦刊實(shí)踐，介紹科技期刊稿件規(guī)范化管理的一些方法，即充分利用采編系統(tǒng)，以稿簽、稿件柜、錄用稿件Excel流程記錄和檔案保存為輔助的綜合管理模式.

3.1 采編系統(tǒng)

近幾年來(lái)，編輯部采編系統(tǒng)的啟用，省去原來(lái)手工或者電腦零散記錄的一些稿件檔案，給編輯工作提供了便利，節(jié)省了時(shí)間，使煩冗復(fù)雜的工作變得井然有序，提高了工作效率.

3.1.1 稿件處理

通過(guò)系統(tǒng)，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)任務(wù)，及時(shí)處理.還沒在系統(tǒng)上指定責(zé)編的稿件，可在“新收稿”或者“收稿登記”中處理.已經(jīng)指定責(zé)編的稿件，該編輯在“我的任務(wù)”中處理審回、俢回、?；氐母寮妥髡吡粞缘?同樣，副主編和主編在“我的任務(wù)”中分別處理需要復(fù)審和終審的稿件.在“審稿管理”中查看初審、外審、復(fù)審和終審的“未審回” “已退審” “已審回”.責(zé)編應(yīng)定期檢查已經(jīng)送審的稿件，如果其中有快要到期或者已經(jīng)超期未審回的，就應(yīng)及時(shí)催審審稿專家，有電話號(hào)碼的打電話催審，沒有電話的可以點(diǎn)擊“手工催審”，若專家沒有收到郵件，可以直接點(diǎn)擊“重新發(fā)送審稿通知”；多次催審未審回和已退審的及時(shí)更換審稿專家；已審回的要查看專家的意見是否填寫完整，審稿意見中是否提及審改稿，而附件中卻沒有，這樣就應(yīng)及時(shí)與專家聯(lián)系，請(qǐng)其將附件上傳或者發(fā)到指定郵箱，因?yàn)橛械膶＜以趯復(fù)旮搴?，過(guò)段時(shí)間可能會(huì)在自己電腦上刪除審改稿，如果責(zé)編發(fā)現(xiàn)不及時(shí)，就浪費(fèi)了審稿專家的寶貴時(shí)間，也會(huì)耽誤下一步作者返修的效果.責(zé)編要檢查已俢回的稿件是否按照專家意見認(rèn)真修改，修改是否到位，或者有不符合本刊標(biāo)準(zhǔn)的地方，點(diǎn)擊“再退修”一并返回作者再次修改；沒有及時(shí)修回的點(diǎn)擊“催修”，長(zhǎng)時(shí)間未修回的按退稿處理.稿件錄用后的步驟有“版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議和作者聲明”“編輯再退修”“校對(duì)”和“優(yōu)先發(fā)表”.首先要看一下作者是否上傳版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議和作者聲明，若沒有要求其上傳，若有直接進(jìn)行到下一步編輯再退修，將終審意見(若有)和本刊關(guān)于中英文摘要、圖表和參考文獻(xiàn)的格式要求等一并返回作者修改.

系統(tǒng)上會(huì)記錄每篇稿件每一步的進(jìn)展信息，例如：收稿、送審和退修的相關(guān)郵件，稿件編號(hào)、收稿日期、文章題名、作者信息等，錄用前的所有步驟和錄用后的部分步驟都可以在系統(tǒng)上操作并留有詳細(xì)記錄，如錄用前送審、審回意見、退修、修回，以及錄用后編輯再退修、校對(duì)、版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議和作者聲明流程的操作人、內(nèi)容和時(shí)間等.

3.1.2 系統(tǒng)設(shè)置

通過(guò)系統(tǒng)可以將編輯部針對(duì)處于不同階段稿件的固定要求和意見設(shè)置在不同用途的郵件模板、打印模板上，和作者、編輯、副主編和主編的系統(tǒng)操作頁(yè)面上.同時(shí)，可以將稿件模板、關(guān)于中英文摘要的寫作要求和參考文獻(xiàn)等的要求放在網(wǎng)站的下載中心里以便作者參考.這樣可以省去同一內(nèi)容的重復(fù)輸入時(shí)間，方便、快捷，提高工作效率.因?yàn)橛幸恍┩鈱弻＜铱赡懿粫?huì)在規(guī)定的審稿期限內(nèi)審回，可以在系統(tǒng)上設(shè)置自動(dòng)催審的日期和催審次數(shù)，也可以點(diǎn)擊“審稿管理”進(jìn)入“未審回”中進(jìn)行手工催審.審回后，編輯可以同時(shí)將多個(gè)外審意見、復(fù)審意見和終審意見一鍵組合起來(lái)，返回給作者修改.主編終審結(jié)論為錄用時(shí)，系統(tǒng)會(huì)按照郵件模板內(nèi)容自動(dòng)給作者發(fā)郵件告知此文章已經(jīng)采用.之后提交版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議和作者聲明，校對(duì)和優(yōu)先發(fā)表都可以在系統(tǒng)上進(jìn)行.不足的是，這里的優(yōu)先發(fā)表僅限于此系統(tǒng)網(wǎng)站上的優(yōu)先發(fā)表，而其他優(yōu)先發(fā)表需在網(wǎng)站上“在線數(shù)字優(yōu)先出版”板塊中設(shè)置鏈接才可.

為了避免系統(tǒng)漏洞或更換系統(tǒng)和執(zhí)行人在操作系統(tǒng)時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)漏，為了讓各個(gè)階段不同操作人之間的工作能夠更好地銜接，在稿簽上標(biāo)注總的流程備案還是必要的.系統(tǒng)上稿簽的設(shè)計(jì)也要全面，主要包括三部分：(1)從系統(tǒng)中直接提取的內(nèi)容，如稿件編號(hào)、收稿日期、文章題名、第一作者、通訊作者和投稿作者信息(姓名、單位、電話、郵箱)；(2)編輯需要勾選或登記的內(nèi)容，如責(zé)任編輯、推薦審稿人，是否優(yōu)先發(fā)表、送排版、排回、送校、?；?、版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議和作者聲明是否符合標(biāo)準(zhǔn)，以及重復(fù)率等記錄；(3)稿件處理情況，如送審專家姓名和時(shí)間及審回、送修、修回、復(fù)審、終審、錄用時(shí)間等.

3.2 稿件柜

采編系統(tǒng)上的記錄已經(jīng)很全，但由于采編系統(tǒng)公司制作的系統(tǒng)是統(tǒng)一模式的，有的步驟與編輯部的實(shí)際操作不相符，又不能單獨(dú)更改.同時(shí)，為了防患于未然，如更換系統(tǒng)后不能提取原系統(tǒng)的所有信息或者原系統(tǒng)公司不同意把服務(wù)器的全部數(shù)據(jù)都導(dǎo)出給編輯部，那以后就無(wú)法查閱每篇稿件的詳細(xì)操作步驟及所有附件.所以，與傳統(tǒng)稿件處理模式相結(jié)合，編輯部的工作效率更佳，檔案保管更具安全性.編輯部應(yīng)有專門放置稿件的柜子，主要放置稿簽.此柜子是主編和編輯工作銜接的重要樞紐.稿件柜有多個(gè)隔層，每個(gè)隔層放置一個(gè)步驟的稿簽，在中間的隔板上貼上每個(gè)步驟的名稱，可使整個(gè)稿件流程一目了然.編輯處理完的稿件全部放到這個(gè)稿件柜，主編再?gòu)母寮衲米吒搴炦M(jìn)行稿件處理，之后再放回稿件柜，然后編輯再拿走進(jìn)行下一步的工作，之后再放回來(lái)，如此循環(huán).稿件柜最好是玻璃門的，從外面就可以看到里面各個(gè)步驟是否有稿件，以便及時(shí)處理稿件.除了設(shè)有放置錄用前稿簽的稿件柜，還有一個(gè)專門放置錄用后稿簽和稿件的柜子，可以放置每個(gè)責(zé)編負(fù)責(zé)稿件的編輯再退修、修回、優(yōu)先、送排、排回、送校、?；馗鱾€(gè)流程的稿簽和稿件，還有各個(gè)專欄的稿件，還可以按順序放置安排好刊期的稿簽和稿件.稿件排回后，為方便后續(xù)流程的順暢，將稿簽和打印的紙稿用膠水在左上角粘在一起，確定刊期最后編輯部校稿時(shí)再撕下來(lái)，這樣可以輕易分辨哪些送排，哪些沒有送排，不會(huì)出現(xiàn)忘記送排的情況(若編輯部有專門排版人員，可以從系統(tǒng)上直接送排；若沒有，則系統(tǒng)上體現(xiàn)不出來(lái))；使稿簽和稿件成為一體，也方便在完成每一步后及時(shí)在稿簽上勾選相應(yīng)的步驟，稿件流程進(jìn)展到哪一步在稿簽上都能一一體現(xiàn)出來(lái)，使錄用后的稿件處理方便、快捷、高效.

3.3 用稿件Excel流程記錄

為了能全面了解稿件錄用后的流程，可以用Excel進(jìn)行記錄，方便隨時(shí)查詢.錄用前的稿件流程可以在稿簽和采編系統(tǒng)上查到，但是稿件錄用后的步驟還是比較多，不做詳細(xì)記錄很容易出紕漏.原來(lái)排版和校對(duì)可能是稿件錄用后的最后兩個(gè)步驟，但是隨著采編系統(tǒng)的普及和各種優(yōu)先出版的出現(xiàn)，還有刊物對(duì)印刷質(zhì)量要求的提高，錄用后的稿件除了排版、校對(duì)、要作圖源文件，還需要編輯要對(duì)將要優(yōu)先發(fā)表的稿件先進(jìn)行編修，必須符合優(yōu)先出版平臺(tái)的各種要求.《廣西植物》加入的優(yōu)先發(fā)表平臺(tái)有3個(gè)：中國(guó)知網(wǎng)學(xué)術(shù)論文“錄用定稿網(wǎng)絡(luò)首發(fā)”平臺(tái)、中國(guó)科學(xué)院科技論文預(yù)發(fā)布平臺(tái)、本刊采編網(wǎng)站網(wǎng)絡(luò)預(yù)發(fā)表平臺(tái).其中后兩個(gè)平臺(tái)發(fā)表的時(shí)間一定要在中國(guó)知網(wǎng)學(xué)術(shù)論文“錄用定稿網(wǎng)絡(luò)首發(fā)”平臺(tái)發(fā)表時(shí)間之后，不能同時(shí)發(fā)表，更不能在其之前.優(yōu)先發(fā)表之前，還有非常重要的一步，即要求作者提供版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議，核對(duì)其有效性(所有作者手寫簽名、日期、第一單位蓋章)后存檔，才能優(yōu)先發(fā)表.因?yàn)橛械淖髡咝枰暾?qǐng)專利等，不能先讓文章優(yōu)先發(fā)表，否則申請(qǐng)的專利通不過(guò)；如果沒有版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議和作者聲明編輯部就將文章優(yōu)先發(fā)表，作者肯定是要求撤下優(yōu)先發(fā)表的，但是如果當(dāng)時(shí)在優(yōu)先發(fā)表平臺(tái)上已經(jīng)有下載量了，就很難辦，所以一定要先有版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議再優(yōu)先發(fā)表，最重要的是這樣還可以避免學(xué)術(shù)不端一稿多投給編輯部帶來(lái)的不良后果.

錄用后的流程，即錄用—編輯再退修—作圖源文件—排版—版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議/作者聲明—各種優(yōu)先，步驟看似不多，因?yàn)樯婕暗墓ぷ魅藛T不止一個(gè)，各種優(yōu)先的順序還有所不同，所以中間的銜接很容易出現(xiàn)脫軌或順序混亂的情況.因此，除了在稿簽上勾選相應(yīng)的項(xiàng)目外，應(yīng)用Excel來(lái)記錄這些步驟的細(xì)節(jié)是有必要的，這樣可以將所有錄用后稿件的情況整合到一起，一目了然，隨時(shí)搜索查詢，為下一步的工作提供了根據(jù)和便利.需要根據(jù)稿件編號(hào)和第一作者姓名記錄的步驟有：編輯再退修、修回、作圖源文件、版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、作者聲明、優(yōu)先發(fā)表(知網(wǎng)“網(wǎng)絡(luò)首發(fā)”、中科院預(yù)發(fā)布、本網(wǎng)站預(yù)發(fā)表)、送排、排回、送校、校回，步驟比較多.因?yàn)檫@個(gè)流程中只有排版不是由責(zé)編負(fù)責(zé)，所以要登記送排時(shí)間，以便有稿件沒有及時(shí)排回時(shí)責(zé)編方便向排版人員查詢，其他步驟只要勾選即可.

3.4 檔案保存

檔案保存主要包括兩部分：檔案裝訂和電子檔案.檔案裝訂主要包括三部分：流程檔案、原稿、退稿和撤稿.每期刊物印刷出來(lái)后，將此期的樣刊、排刊計(jì)劃表、稿簽、校對(duì)稿、版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議和作者聲明按照順序裝訂成冊(cè)，其中的校對(duì)稿包括第一次的?；馗搴偷诙涡?duì)中修改較多以及編輯部修改較多的部分.因?yàn)樵遢^多，不便與流程檔案一起裝訂，所以另外單獨(dú)裝訂成冊(cè).撤稿和退稿的稿件分別按照月份順序每半年裝訂一次.不同的檔案冊(cè)先分別置于檔案盒中，并在其側(cè)面注明標(biāo)簽(流程檔案、原稿、退稿和撤稿)，然后再分別按照年份和刊期的順序放置在專門的檔案柜里，便于日后查找.

電子檔案，是將每期最后定稿所有相關(guān)文件以及版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議和作者聲明分別存檔保存在一個(gè)專用硬盤中，由專人負(fù)責(zé)保管并及時(shí)更新，便于不方便或不能查閱紙質(zhì)檔案時(shí)使用.

4 采編系統(tǒng)待開發(fā)

采編系統(tǒng)給編輯工作提供了便利，提高了工作效率，其發(fā)展方向是編輯部無(wú)紙化辦公，但是就目前為止，編輯工作還不能應(yīng)用采編系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)徹底無(wú)紙化，原因有兩個(gè)：一是采編系統(tǒng)不能完全與編輯部工作流程完全契合，有些步驟還有待開發(fā).就現(xiàn)在的采編系統(tǒng)而言，系統(tǒng)公司不愿或者不能因某一編輯部的工作流程不同而更改系統(tǒng)，比如無(wú)法按照編輯部要求來(lái)實(shí)現(xiàn)稿件錄用后的多種優(yōu)先發(fā)表，無(wú)法在稿件發(fā)表后提取稿件經(jīng)過(guò)的一系列流程概要情況形成單篇稿件流程概要檔案；二是編輯部無(wú)法定期提取稿件所有數(shù)據(jù).如果系統(tǒng)有專門的按鈕可以一鍵提取每篇稿件的所有檔案資料，包括上述單篇稿件流程概要檔案、作者原稿、修改稿、審稿意見、審改稿、校對(duì)稿、作圖源文件、版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議和作者聲明等.那么上述編輯部稿件管理中輔助管理的稿簽、稿件柜和檔案保存就可以不用，編輯部只要定期提取稿件信息作檔案管理即可.但是可能由于系統(tǒng)公司更想要編輯部信息的主動(dòng)權(quán)，不愿設(shè)計(jì)這樣的程序，有的原系統(tǒng)公司甚至在編輯部更換新采編系統(tǒng)后不愿把原系統(tǒng)的稿件信息導(dǎo)出或者根本無(wú)法全部導(dǎo)出，這樣一來(lái)，編輯部就要在日常工作中準(zhǔn)備稿件的紙質(zhì)檔案和電子檔案，無(wú)法實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公.

5 結(jié)語(yǔ)

科技期刊編輯部重視稿件的規(guī)范管理，既能使工作流程制度化，又是對(duì)每一篇稿件做到認(rèn)真負(fù)責(zé).《廣西植物》編輯部的稿件管理也是從原來(lái)的手寫登記、電腦記錄，變成現(xiàn)在使用采編系統(tǒng)記錄稿件的流程和相關(guān)檔案，從多年的工作中摸索出一套適合自己編輯部工作流程的、規(guī)范的、高效的稿件管理方法，即采編系統(tǒng)+稿件柜+錄用稿件Excel流程記錄+檔案保存.這套稿件管理方法適用于大部分已經(jīng)啟用采編系統(tǒng)的科技期刊編輯部.同時(shí)，也希望采編系統(tǒng)能夠更加完善，編輯部早日實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公.