淺議企業(yè)預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)和管理措施

何志強(qiáng)

摘?要：預(yù)付款作為一種在貿(mào)易往來中常見的結(jié)算方式，與貨到付款相比增加了預(yù)付款企業(yè)的壞賬風(fēng)險(xiǎn)和資金占用。本文從企業(yè)整體流程的緯度，描述了如何通過企業(yè)內(nèi)部跨部門的業(yè)務(wù)流程協(xié)作，來控制預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：預(yù)付款;供應(yīng)商管理;風(fēng)險(xiǎn)控制;資金成本

一、預(yù)付款簡介

預(yù)付款是指在買賣雙方簽訂購銷合同后，在買方未實(shí)際收到貨物/服務(wù)時(shí)，按合同約定的條款和金額將相關(guān)款項(xiàng)先支付給賣方的一種付款結(jié)算方式。

預(yù)付款和貨到付款的主要區(qū)別：

二、預(yù)付款存在的主要風(fēng)險(xiǎn)和弊端

任何方式的付款都有各自的風(fēng)險(xiǎn)，與貨到付款方式相比對于采用預(yù)付款結(jié)算方式的購銷合同而言，支付預(yù)付款的一方承擔(dān)了更大的風(fēng)險(xiǎn)。主要體現(xiàn)在增加了付款企業(yè)的壞賬損失風(fēng)險(xiǎn)和資金占用成本：

1.款項(xiàng)預(yù)付后供應(yīng)商因意外情況導(dǎo)致無法按合同約定條款履約，如企業(yè)破產(chǎn)、倒閉，國家法律法規(guī)方面的變化、?；飞a(chǎn)企業(yè)發(fā)生火災(zāi)、爆炸，商業(yè)詐騙等情況，將可能導(dǎo)致預(yù)付款項(xiàng)無法收回或無法全額收回。

2.款項(xiàng)預(yù)付后，但因缺少對供應(yīng)商的制造監(jiān)管或缺少對供應(yīng)商運(yùn)營情況的及時(shí)跟進(jìn)，到最終交貨期才發(fā)現(xiàn)無法按合同的約定時(shí)間供貨，會影響企業(yè)原定生產(chǎn)計(jì)劃或項(xiàng)目進(jìn)度，將會給企業(yè)造成嚴(yán)重?fù)p失。

3.對于大額的長期資金預(yù)付一方面增加了企業(yè)的資金占用成本，另一方面也增加了企業(yè)后續(xù)的管理及跟進(jìn)成本。從合同生效支付預(yù)付款開始到最終結(jié)算和清賬通常按照以下流程執(zhí)行：

整個(gè)過程結(jié)算時(shí)間通常會較長，并且在此過程中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時(shí)都需要企業(yè)與供應(yīng)商之間反復(fù)溝通，并將導(dǎo)致延長最終的結(jié)算時(shí)間，增加了企業(yè)的額外資金占用成本。同時(shí)由于資金流和實(shí)物流不同步，經(jīng)常會出現(xiàn)企業(yè)已經(jīng)收到貨但由于未收到發(fā)票和相關(guān)的結(jié)算單據(jù)，造成預(yù)付款項(xiàng)沒有被及時(shí)沖銷形成長期掛賬，最終影響企業(yè)會計(jì)信息質(zhì)量。

4.存在營私舞弊的可能性。如果企業(yè)對合同審批或預(yù)付款的管理不嚴(yán)，會給企業(yè)高管或有權(quán)人帶來舞弊的機(jī)會，通過簽訂虛假合同條款，達(dá)到轉(zhuǎn)移、挪用和變相占用企業(yè)資金的目的，給企業(yè)造成重大的損失。

三、企業(yè)加強(qiáng)預(yù)付款管理的意義

1.加強(qiáng)預(yù)付款管理對企業(yè)優(yōu)化資金籌劃和占用，降低資金成本具有重要意義。企業(yè)管理以財(cái)務(wù)管理為中心，而在財(cái)務(wù)管理中資金管理又居于核心地位。企業(yè)所有業(yè)務(wù)活動背后都是以資金推動，預(yù)付款除了本身增加企業(yè)的資金占用成本（如增加企業(yè)貸款利息），帶來壞賬損失風(fēng)險(xiǎn)外，也會造成其他的投資機(jī)會損失。如果因?yàn)榇箢~的資金預(yù)付造成企業(yè)整體的資金管理和運(yùn)作出現(xiàn)問題，將會給企業(yè)的運(yùn)營和發(fā)展帶來重大的風(fēng)險(xiǎn)。

2.加強(qiáng)預(yù)付款管理對保證企業(yè)會計(jì)信息質(zhì)量具有重要意義。從財(cái)務(wù)會計(jì)角度分析，企業(yè)支付預(yù)付款時(shí)在期末會計(jì)報(bào)表中列入公司“資產(chǎn)”中，物資到貨后由倉庫人員對貨物進(jìn)行驗(yàn)收、入庫。按合同條款，如果貨物的風(fēng)險(xiǎn)和控制權(quán)此時(shí)已完全轉(zhuǎn)到購買方企業(yè)，則按企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則的要求，在期末計(jì)入企業(yè)的“存貨”和“應(yīng)付賬款”兩個(gè)會計(jì)科目。但按前文所述，由于使用預(yù)付款方式采購貨物時(shí)，售貨方已經(jīng)提前收到款項(xiàng)，所以通常票據(jù)結(jié)算會滯后，整個(gè)結(jié)算期也會拖延的較長。在正式結(jié)算之前購貨方的會計(jì)報(bào)表中“資產(chǎn)”和“負(fù)債”會出現(xiàn)同時(shí)虛高的情況，如果企業(yè)采用預(yù)付款方式較多，將影響企業(yè)會計(jì)信息質(zhì)量。

對于因?qū)Ψ狡髽I(yè)破產(chǎn)、倒閉等原因無法按合同供貨或無法退回預(yù)付款時(shí)，如果沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)將會導(dǎo)致企業(yè)一定時(shí)間內(nèi)虛增利潤，影響企業(yè)具體的損益計(jì)算，也會造成會計(jì)信息使用者的誤判。

3.加強(qiáng)預(yù)付款管理是企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。隨著企業(yè)的發(fā)展，越來越多的大型企業(yè)在內(nèi)部控制管理過程中打破基于部門的橫向管理模式，而采用縱向業(yè)務(wù)流程管理模式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管控。通常將“采購-付款業(yè)務(wù)流程”作為企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程之一。因?yàn)?，一方面采購付款所涉及的資金量占到企業(yè)全部對外支付資金的80%以上;另一方面“采購-付款業(yè)務(wù)流程”幾乎涉及了企業(yè)所有的業(yè)務(wù)部門，通常采購申請由業(yè)務(wù)需求部門提出，招投標(biāo)、合同等由商務(wù)部門主導(dǎo)，物資驗(yàn)收入庫又涉及物流倉儲部門，到最終款項(xiàng)支付由財(cái)務(wù)部門完成。由于預(yù)付款是先付錢后收貨，對企業(yè)來說本身就存在較大風(fēng)險(xiǎn)。所以，對預(yù)付款方式的管控是否有效，對企業(yè)整體內(nèi)控建設(shè)的效果有著舉足輕重的影響。

四、加強(qiáng)預(yù)付款管理的措施

雖然預(yù)付款與貨到付款相比存在以上風(fēng)險(xiǎn)和弊端，但在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營過程中，基于市場或技術(shù)條件，為了采購到必要的物資又不可避免地會需要采用預(yù)付款方式進(jìn)行結(jié)算。因此企業(yè)應(yīng)該重視并加強(qiáng)對預(yù)付款的管理。

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，明確企業(yè)各部門在預(yù)付款結(jié)算過程中的職責(zé)

（1）企業(yè)應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)的《預(yù)付款管理制度》，明確在預(yù)付款過程中各部門的職責(zé)和義務(wù)。預(yù)付款管理不僅僅是財(cái)務(wù)部門的責(zé)任，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)對預(yù)付款結(jié)算方式的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行確認(rèn)，負(fù)責(zé)按合同約定條款跟進(jìn)供應(yīng)商供貨情況，供貨完成后及時(shí)完成預(yù)付款的結(jié)算和清理;財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照合同和審批完備的預(yù)付款申請表辦理款項(xiàng)的支付，負(fù)責(zé)維護(hù)預(yù)付款臺賬并及時(shí)向業(yè)務(wù)部門反饋預(yù)付款的賬齡信息和清理進(jìn)度。在整個(gè)預(yù)付款結(jié)算流程中，業(yè)務(wù)部門是預(yù)付款的形成和關(guān)閉的責(zé)任部門，財(cái)務(wù)部門則是預(yù)付款的提醒和監(jiān)督部門。

（2）企業(yè)應(yīng)建立規(guī)范的《供應(yīng)商管理制度》。加強(qiáng)對供應(yīng)商的資質(zhì)、能力及準(zhǔn)入審核，在與供應(yīng)商開展業(yè)務(wù)活動前應(yīng)嚴(yán)格按照管理制度對供應(yīng)商的股東情況、注冊資本、財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)能力和資質(zhì)等情況進(jìn)行審核，以降低風(fēng)險(xiǎn)。

供應(yīng)商管理制度中應(yīng)明確要求對供應(yīng)商進(jìn)行年度考評，在考評時(shí)應(yīng)將預(yù)付款的結(jié)算情況作為一項(xiàng)考核指標(biāo)，對于無正當(dāng)理由又不及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)，導(dǎo)致長期占用企業(yè)資金的供應(yīng)商，在年度評審時(shí)應(yīng)予以體現(xiàn)并記錄。

2.業(yè)務(wù)層面應(yīng)從業(yè)務(wù)源頭加強(qiáng)對預(yù)付款方式的使用控制

財(cái)務(wù)部門在日常工作中應(yīng)及時(shí)和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行宣貫和溝通，讓業(yè)務(wù)部門及時(shí)理解預(yù)付款方式存在的風(fēng)險(xiǎn)和弊端，并推動業(yè)務(wù)部門在洽談合同時(shí)，從源頭就最大化地減少使用預(yù)付款付款方式。

對于通用材料和設(shè)備采購，原則上不使用預(yù)付款。對于獨(dú)家供貨、進(jìn)口/代理采購等供應(yīng)商一定要求采用預(yù)付款結(jié)算方式的，可與供應(yīng)商在進(jìn)行合同條款談判時(shí)，適當(dāng)降低預(yù)付款的比例或要求供應(yīng)商提供合適的預(yù)付款保函等其他降低風(fēng)險(xiǎn)的手段，并且應(yīng)最大化地縮短預(yù)付到供貨之間的時(shí)間間隔，以降低資金占用時(shí)間。同時(shí)，合同條款中應(yīng)全面約定供應(yīng)商的違約賠償責(zé)任，以減少意外發(fā)生時(shí)對企業(yè)造成的損失。

3.嚴(yán)格按程序辦理預(yù)付款的支付審批手續(xù)，加強(qiáng)交貨進(jìn)度管理

業(yè)務(wù)部門在發(fā)起預(yù)付款申請前，應(yīng)根據(jù)合同條款要求合同方，按合同條款提交相關(guān)的支持文件（如預(yù)付款通知書、收據(jù)、預(yù)付款保函等），并按企業(yè)權(quán)限指引的要求得到適當(dāng)?shù)膶徟?，才能提交?cái)務(wù)部門進(jìn)行入賬核算和款項(xiàng)支付。財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司付款程序和具體的合同條款認(rèn)真對照審核后再正式進(jìn)行賬務(wù)處理和對外支付。

款項(xiàng)支付后，預(yù)付款發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)合同條款積極跟進(jìn)合同方的供貨進(jìn)度，及時(shí)組織交貨、驗(yàn)收、入庫。并在供貨完成后及時(shí)和供應(yīng)商進(jìn)行費(fèi)用核對，以便于能盡早開具發(fā)票進(jìn)行最終結(jié)算。

4.加強(qiáng)預(yù)付款的賬齡管理

財(cái)務(wù)部門應(yīng)每月逐筆對預(yù)付款項(xiàng)的賬齡進(jìn)行跟蹤、分析并建立臺賬，臺賬每月應(yīng)發(fā)給業(yè)務(wù)部門的責(zé)任人分析未能及時(shí)結(jié)算的具體原因，并要求其盡快完成結(jié)算。

每年年末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對所有未清理的預(yù)付款項(xiàng)進(jìn)行全面清查，特別要關(guān)注超過合同約定結(jié)算時(shí)間的未清賬項(xiàng)，將其記錄在《非正常未清賬項(xiàng)清單》中。年末關(guān)賬前按負(fù)責(zé)人歸類后將清單發(fā)給相關(guān)人員，責(zé)任人需要逐筆落實(shí)原因并由業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)簽署后提交財(cái)務(wù)部門。

5.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)和業(yè)務(wù)部門溝通，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠

結(jié)合掛賬時(shí)間和未能清賬的原因，對于確實(shí)無法收回的預(yù)付款，應(yīng)按程序?qū)ω?zé)任人員問責(zé)后（如需）及時(shí)按企業(yè)制度辦理核銷審批和賬務(wù)處理，不應(yīng)長期在賬面掛賬。

如因?qū)Ψ皆蛟斐傻念A(yù)付款無法收回，并已盡追索義務(wù)的，應(yīng)按權(quán)限指引中相關(guān)權(quán)限得到管理層審批后以壞賬處理予以核銷。對于已確認(rèn)為壞賬并已核銷的預(yù)付款，一旦有重新收回的可能，企業(yè)各部門應(yīng)相互配合，最大化地進(jìn)行追索。對于已確認(rèn)的壞賬損失部分，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門提供稅收法規(guī)方面所要求的支持文件，以便于向稅務(wù)局辦理所得稅前扣減的相關(guān)手續(xù)。（根據(jù)《國家稅務(wù)總局關(guān)于印發(fā)〈企業(yè)資產(chǎn)損失稅前扣除管理辦法〉的通知》企業(yè)應(yīng)收、預(yù)付賬款發(fā)生符合壞賬損失條件的，申請壞賬損失稅前扣除，應(yīng)提供相關(guān)依據(jù)，包括工商部門的注銷、吊銷證明或其他相關(guān)證明）。

五、實(shí)際采取的做法和取得成效的分析

1.基于以上分析，X公司加強(qiáng)對預(yù)付款的管理采取以下具體措施：

（1）完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，完善相關(guān)流程，從企業(yè)層面進(jìn)行跨部門的制度修訂，主要涉及公司《付款程序》、《供應(yīng)商管理制度》和《合同管理制度》。

通過修訂《付款程序》，細(xì)化所有預(yù)付款支付審批過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)，從采購申請、授權(quán)審批、賬齡跟進(jìn)和往來對賬等方面加強(qiáng)對預(yù)付款的管理。

通過修訂《供應(yīng)商管理辦法》，采用統(tǒng)一的、管理層接受的標(biāo)準(zhǔn)，從供應(yīng)商源頭加以把關(guān)，確保所有入網(wǎng)供應(yīng)商符合企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，以降低供應(yīng)商資質(zhì)審查和供貨質(zhì)量方面的風(fēng)險(xiǎn)。

通過修訂《合同管理制度》，建立企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)采購合同條款，并對預(yù)付款使用條件進(jìn)行約定，確保不會出現(xiàn)因高管或業(yè)務(wù)授權(quán)人的舞弊，而采用預(yù)付款方式進(jìn)行結(jié)算。

（2）從業(yè)務(wù)源頭嚴(yán)格控制預(yù)付款結(jié)算方式的使用。在與合同方談判以及新簽訂合同時(shí)嚴(yán)格審核合同結(jié)算條款并最大化減少預(yù)付款結(jié)算方式。對于因?yàn)槭袌龌蚣夹g(shù)等原因?qū)е乱欢ㄒ崆爸Ц额A(yù)付款時(shí)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體情況和內(nèi)部管理制度采取適當(dāng)?shù)慕档惋L(fēng)險(xiǎn)措施，包括但不限于要求對方先提供預(yù)付款保函、在合同中約定供貨方違約條款、降低預(yù)付款金額等做法。

（3）加強(qiáng)對預(yù)付款往來賬齡的管理，企業(yè)財(cái)務(wù)部門每月對所有未清理的預(yù)付款往來賬項(xiàng)建立跟進(jìn)臺賬?；谂_賬，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)相關(guān)人員每月對未清理賬項(xiàng)的未清原因進(jìn)行跨部門的分析，共同關(guān)注“非正?！钡念A(yù)付款往來賬項(xiàng)。

目前該企業(yè)沒有發(fā)生一起，無法收回預(yù)付款壞賬和合同方未及時(shí)供貨的情況。

2.資金占用情況分析

以X公司的預(yù)付款數(shù)據(jù)為例，2017之前每年的預(yù)付款余額平均在5億元以上。從2017年開始公司加強(qiáng)預(yù)付款項(xiàng)的管理，預(yù)付款余額從2017年7月開始大幅下降，2017年7月-12月的預(yù)付款平均余額下降到1.7億元左右。按年化5%的資金取得成本估算，每年能為企業(yè)節(jié)約1600萬元左右的資金占用成本。

六、結(jié)論

綜上所述，加強(qiáng)預(yù)付款管理無論從企業(yè)資金籌劃還是內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理方面，都有著舉足輕重的作用。并且預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)管理不僅僅只是企業(yè)財(cái)務(wù)部門的職責(zé)，我們應(yīng)從企業(yè)整體流程上加強(qiáng)管控，從制度上控制預(yù)付款結(jié)算方式的使用條件，并從貿(mào)易源頭開始最大化地減少采用預(yù)付款。對于確定要采用預(yù)付款結(jié)算方式的合同，應(yīng)合同條款中適當(dāng)增加企業(yè)的保護(hù)措施。同時(shí)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)從供應(yīng)商準(zhǔn)入審查、合同供貨跟進(jìn)、款項(xiàng)支付及賬齡分析等整個(gè)過程的管理，以達(dá)到降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)和資金占用成本的目的。

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